Аутлук как настроить правило папки
Если в ваши ящики приходит много писем, то пользуясь почтовым клиентом Outlook легко потерять важное письмо, если они все «валятся» в одну папку. Потому я рекомендую создать папки и настроить правила, чтобы, к примеру, письма рассылок складывались в свои папки и не мешали работать с другими сообщениями.
Для того, чтобы в Outlook создать новую папку для писем, нужно нажать правой кнопкой мыши на папку «Входящие» и создать новую папку (Рис.1). Введите название папки, например, «Рассылки».
Рисунок 1. Создание папки в Outlook
Первая часть выполнена. Теперь нужно настроить правило, чтобы письма в созданную папку отправлялись автоматически. Outlook помогает при создании таких правил.
Для того, чтобы создать правило, нужно в закладке «Главная» нажать на кнопку «Правила» и выбрать пункт «Создать правило» (Рис.2).
Рис.2. Добавление правила сортировки
В открывшемся окне нужно ввести параметры для правила, т.е. указать те значения тех свойств письма (отправитель, заголовок, тема), которые нужно перемещать в папку (Рис.3). И не забудьте указать, что письма нужно перемещать в созданную папку. Если при нажатии кнопки «Создать правило» будет выбрано письмо, которое вы хотели б переместить, то Outlook подставит несколько значений для настройки правила. Вам надо будет только немного отредактировать их.
Источник
Правила для папки «Входящие» в Outlook Web App
Правило — это действие, которое автоматически Outlook Web App для входящих и исходяющих сообщений. Например, вы можете создать правило, чтобы автоматически перемещать все сообщения, отправленные группе, в которая вы входите, в определенную папку, или удалять все сообщения с текстом «Купить сейчас» в теме.
Чтобы создавать правила для папки «Входящие» и управлять ими в классической программе Outlook, см. статью Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.
Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Microsoft 365 или Exchange Server 2016, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Для получения справки по Outlook в Интернете см. раздел Получение справки по Outlook в Интернете.
В браузере войдите в Outlook Web App, используя URL-адрес, предоставленный пользователем, который управляет электронной почтой вашей организации. Введите имя пользователя и пароль и нажмите кнопку Войти.
В верхней части страницы щелкните значок Параметры и выберите пункт Параметры.
В разделе Параметры последовательно выберите пункты Упорядочить электронную почту > Правила папки «Входящие».
В разделе «Правила папки «Входящие»» отображаются все правила для папки входящих сообщений. Здесь вы можете просматривать или изменять существующие правила, создавать новые, удалять ненужные, а также включать или выключать их.
Используйте эту кнопку, чтобы создавать правила папки «Входящие».
Выделив правило, выберите его, чтобы просмотреть или изменить сведения о нем.
Выделите правило и выберите «Удалить», чтобы удалить его.
Перемещает выбранное правило вверх по списку. Правила обрабатываются сверху вниз.
Перемещает выбранное правило вниз по списку.
Обновляет список правил.
Установите флажок возле правила, чтобы включить его, или снимите флажок, чтобы выключить правило.
Чтобы создать пустое правило на странице правил для почтового ящика, выберите .
Окно нового правила состоит из трех разделов:
После получения сообщения и:
Задайте имя правила.
Здесь можно выбрать условия для своего правила. С помощью стрелки вниз просмотрите и выберите условия, которые нужно использовать.
Если у критериев есть дополнительные параметры, введите их в открывшемся окне.
Вот что нужно сделать:
Здесь можно выбрать действие, которое должно выполняться после поступления сообщения, соответствующего выбранным условиям.
В разделе «Дополнительные параметры» можно:
добавить в правило дополнительные условия или действия;
добавить в правило исключения, выбрав Добавить исключение;
включить или включить параметр остановки дальнейшей обработки правил. По умолчанию этот параметр включен. При включенном параметре, если поступает сообщение, соответствующее условиям одного или нескольких правил, применяется только первое правило. Если этот параметр не установлен, применяются все правила, условиям которых удовлетворяют сообщения.
Например, если выбрано правило для перемещения всех сообщений, отправленных в обную группу, в определенную папку, и другое правило для перемещения всех сообщений от руководителя в другую папку, а затем руководитель отправляет сообщение в эту группу, вы найдете его копию в обеих папках. Если вы хотите применить только правило, перемещающие сообщения от руководителя, поместите его выше по списку, чем правило, которое перемещает сообщения, отправленные в группу, и отредактируем первое правило, чтобы добавить параметр остановки обработки правил.
назначить правилу пользовательское имя.
Можно изменить любое правило, выбрав его и щелкнув
Если правило больше не нужно, вы можете выбрать его, а затем
При создании нового правила в Outlook Web App может возникнуть предупреждение о том, что некоторые правила, созданные в Outlook и отключенные в данный момент, будут удалены. Прежде чем удалять эти правила, может потребоваться войти в свою учетную запись с помощью Outlook и проверить правила, чтобы узнать, нужно ли их хранить. Включите все правила, которые вы хотите сохранить.
Правила выполняются сверху вниз в порядке их отображения в окне «Правила». Чтобы изменить порядок правил, выберите правило, а затем выберите стрелку
Некоторые типы сообщений не приводят к срабатыванию правил для папки «Входящие». К ним относятся:
уведомления о доставке, включающие отчеты об ошибке доставки и системные сообщения;
уведомления о прочтении и доставке, отправляемые почтовым клиентом;
некоторые автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте).
Для создания правила не нужно использовать вкладку «Правила для входящих». Правила также можно создавать непосредственно из сообщений. Чтобы создать правило непосредственно из сообщения:
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в общем списке и выберите пункт Создать правило.
Или откройте сообщение в области чтения, выберите меню дополнительных действий
Все созданные правила появятся в скрытой области почтового ящика. Размер этой области ограничен 64 КБ. Фактический размер пространства, используемый правилом, зависит от нескольких факторов, таких как длина имени и количество примененных условий. Когда вы достигните ограничения в 64 КБ, появится предупреждение о невозможности создавать дополнительные правила. В таком случае вам придется удалить или упростить некоторые из существующих правил, прежде чем можно будет создавать дополнительные правила. Вот несколько способов, которые помогут сократить пространство, занимаемое правилами:
удалите правила, которые вам больше не нужны;
сократите имена правил;
объедините несколько правил, выполняющих одно и то же действие;
удалите из правил условия.
При создании правила пересылки можно указать несколько адресов для пересылки. В зависимости от параметров учетной записи количество адресов может быть ограничено. Если вы добавите больше адресов, чем разрешено, правило пересылки не будет работать. Создав правило пересылки с несколькими адресами, проверьте его в действии и убедитесь, что оно работает.
Источник
Упорядочение электронной почты с помощью правил для папки «Входящие» в Outlook в Интернете
Используйте правила для папки «Входящие» для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями электронной почты, которые в нее поступают. Например, вы можете создать правила, которые будут изменять уровень важности поступающих сообщений, автоматически перемещать их в другие папки или удалять на основе определенных критериев.
Правила применяются только к папке «Входящие». Они не применяются к другим папкам.
Примечание: Если вы используете для работы или учебной учетной записи вход в Microsoft 365, вы используете Outlook в Интернете. Если вы используете учетную запись Outlook.com, Hotmail, Live и MSN, ознакомьтесь со статьей Использование правил папки «Входящие» в Outlook.com.
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.
Чтобы быстро создать правило, перемещающее все сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку, в списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду Создать правило.
Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК.
Нажмите ОК. Это правило будет применяться для всех входящих сообщений. Если вы хотите сразу же применить правила для папки «Входящие», установите флажок Выполнить это правило в папке «Входящие» прямо сейчас.
Примечание: В настоящее время вы можете применить только те правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно применить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.
Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры. Откроется меню настройки правил.
У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения из условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.
Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см. в статье Остановка дальнейшей обработки правил в Outlook в Интернете.
Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.
В верхней части страницы выберите Параметры
Выберите Почта > Правила.
В правиле, который вы хотите изменить, выберите
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.
Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook в Интернете. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook в Интернете.
В верхней части страницы выберите Параметры
Выберите Почта > Правила.
В правиле, который вы хотите удалить, выберите
Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, щелкните переключатель рядом с ним.
Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке «Правила для папки «Входящие»». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие».
В верхней части страницы выберите Параметры
Выберите Почта > Правила.
Выберите правило и щелкните значок со стрелкой вверх или стрелкой вниз, чтобы изменить порядок, в котором оно будет применяться к входящим сообщениям.
По умолчанию в папке «Входящие» применяется правило на входящие сообщения после того, как вы создали правило. Чтобы применить правило к существующим сообщениям:
В верхней части страницы выберите Параметры
Выберите Почта > Правила.
Выберите
Примечание: В настоящее время можно выполнить только правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно запустить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
Выберите Параметры
Выберите Почта, которая откроет панель Параметры слева. Выберите Почта > Автоматическая обработка > Правила для папки «Входящие» и очистки.
Выберите Добавить
Введите имя правила в поле Имя, а затем выберите условие и действие из соответствующих раскрывающихся списков.
Вы можете добавить дополнительные условия или действия, выбрав Добавить условие или Добавить действие.
Добавьте исключения в правило, щелкнув Добавить исключение и выбрав одно из значений в меню Добавить исключение.
По умолчанию установлен флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Если поступает сообщение, соответствующее условиям нескольких правил, применяется только первое правило. Если этот флажок не установлен, применяются все правила, условиям которых удовлетворяет сообщение.
Вы можете изменить любое правило, выбрав его и выбрав изменить
Если правило больше не нужно, вы можете выбрать его, а затем
Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке Правила для папки «Входящие». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие»:
Выберите Параметры
Выберите Почта, которая откроет панель Параметры слева. Выберите Почта > Автоматическая обработка > Правила для папки «Входящие» и очистки.
В спискеПравила для почтового ящика выберите правило, которое вы хотите переместить, а затем выберите стрелку вверх или вниз
Выберите Параметры
Выберите Почта, которая откроет панель Параметры слева. Выберите Почта > Автоматическая обработка > Правила для папки «Входящие» и очистки.
Выберите Добавить
В поле Имя введите имя правила.
В разделе Если поступило сообщение и выберите оно содержит эти слова и в теме.
Укажите слово или фразу, которые должны быть в строке темы перемещаемых сообщений, выберите Добавить
В разделе Выполнить следующие действия выберите Переместить, скопировать или удалить и Переместить сообщение в папку.
Выберите папку, в которую нужно перемещать сообщения, и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку ОК в верхней части диалогового окна.
Выберите Параметры
Выберите Почта, которая откроет панель Параметры слева. Выберите Почта > Автоматическая обработка > Правила для папки «Входящие» и очистки.
Выберите Добавить
В поле Имя введите имя правила.
В разделе Если поступило сообщение и выберите оно содержит эти слова и в теме.
Укажите слово или фразу, которые должны быть в строке темы перемещаемых сообщений, выберите Добавить
В разделе Выполнить следующие действия выберите Переместить, скопировать или удалить и Переместить сообщение в папку.
Выберите папку, в которую нужно перемещать сообщения, и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку ОК в верхней части диалогового окна.
Источник