Настраиваем карточки в CRM Битрикс24
Инструкция по настройке карточек сущностей в CRM Битрикс24.
Чем полезна данная настройка?
Карточка сущности CRM – это место, где хранится информация по Лидам, Сделкам, Контактам и Компаниям. Чрезвычайно важно, чтобы хранящаяся и периодически пополняемая информация была структурирована и организована наилучшим образом, иначе вы будете тратить время для поиска и фиксации важной информации.
Карточка CRM — мощнейший инструмент для повседневной работы менеджеров. Бывает двух видов — общая и персональная.
Переключить режим можно с помощью шестерёнки:
Мой вид карточки каждый сотрудник настраивает под себя сам. Это нужно для того, чтобы пользователь мог организовать представление информации в карточке удобным для него способом.
Пользователь может совершать следующие действия:
- Переименовывать разделы и поля:
- Перетаскивать и менять местами разделы и поля:
- Создавать и удалять разделы:
- Скрывать, настраивать (переименовывать) и настраивать отображение полей:
У администратора есть возможность создавать неограниченное количество представлений карточек CRM. Для этого необходимо выбрать опцию «Создать новое представление»:
Откроется окно, в которое необходимо будет внести название представления и пользователей, которым будет доступно использование этого представления:
Нажав кнопку «Сохранить», откроется новое представление карточки. Вы можете изменить или удалить создаваемые представления, выбрав одноименную опцию:
Откроется список со всеми вашими созданными представлениями карточек. Здесь вы можете удалить или подключить представление (иконка «+») сотрудникам, группам или целым отделам:
Общий вид карточки настраивает администратор и устанавливает для всех сотрудников с помощью опции «Установить общую карточку для всех пользователей»:
Опция «Сбросить настройки на начальный вид» карточки позволяет вернуть текущий вид карточки на общий:
Примечание: Карточка для обычных и повторных лидов настраивается по отдельности.
Примечание: Если вы изменили структуру полей и разделов в карточке лида, то эти изменения вступят в силу для всех лидов. Это касается и других элементов CRM: Компания, Контакт и Сделка.
Добавление и скрытие созданных ранее полей
Добавлять и скрывать созданные ранее поля в общем виде карточки могут только те пользователи, для которых в правах доступа установлена галочка Разрешить изменять настройки :
В персональном представлении карточки добавлять и скрывать ранее созданные поля могут все пользователи.
Для того, чтобы добавить ранее созданное поле, нажмите кнопку «Выбрать поле»:
Перед вами откроется список со скрытыми полями. Если вы хотите добавить поле из другого раздела, нажмите «Выбрать из другого раздела».
Если вы хотите скрыть поле, нажмите шестеренку напротив нужного поля и выберете пункт «Скрыть»:
Значение при данном действии не затирается в скрытом поле. вы легко можете вернуть поле, нажав кнопку «Выбрать поле» в конце каждого раздела.
Добавление новых полей из карточки и из настроек CRM
Создавать пользовательские поля могут только те пользователи, для которых в правах доступа установлена галочка «Разрешить изменять настройки».
Существует два способа создания полей:
Выберете действие в карточке «Создать поле»:
Откроется окно со списком возможных типов полей с их кратким описанием:
Так, например, выбрав тип поля Список, будут предложены следующие настройки поля:
- Название — название нового поля;
- Обязательное – данное поле будет обязательным для заполнения в случае, если оно создано для сделок и лидов, либо начиная с определенной стадии, либо для всех стадий. В случае контактов и компаний, вы не сможете создать новые сущности, если не заполните эти поля.
Примечание: Сделать поле обязательным для конкретных стадий вы можете только на тарифах Старт+, CRM+, Команда и Компания.
- Множественное – выбрав этот пункт, вы сможете добавлять неограниченное множество строк данного поля, нажимай кнопку «Добавить»:
- Показывать всегда – Данное поле будет отображаться даже тогда, когда оно будет не заполнено. По умолчанию, при просмотре карточки мы видим только заполненные поля. К примеру, если из трех полей Фамилия, Имя, Отчество заполнена только фамилия – в карточке будет показана только она. Однако бывают ситуации, когда требуется пустое поле, которое при необходимости можно заполнить «на лету». В этом случае выберем для поля опцию «Показывать всегда».
- Ограничить видимость поля – данная опция дает возможность сделать поле и его содержимое видимым только для тех сотрудников, кого вы определите:
Особенности ограничения видимости полей:
Опция «Ограничить видимость поля» влияет только на возможность увидеть поле и его содержимое. Для редактирования поля необходимы права на изменение элемента CRM.
Если к полю с ограничением видимости применить опцию «Сделать поле обязательным со стадии», то она сработает только для тех сотрудников, которые видят это поле.
Администратор портала видит все поля вне зависимости от настроек.
Примечание: Ограничивать видимость полей можно только на тарифе Компания.
Перейдите в раздел CRM — Настройки — Настройки форм и отчётов — Пользовательские поля:
В данном разделе вы выбираете, для какой сущности CRM будут создаваться поля. Создадим поле для контакта, нажав кнопку «Добавить поле»:
- Сортировка — определяет порядок поля;
- Задать названия для всех языков — поставьте галочку, чтобы ввести название нового поля на других языках. После этого при заполнении поля необходимо будет указывать значения для всех языков;
- Название — название нового поля;
- Обязательное — укажите, будет ли поле обязательным к заполнению;
- Множественное — в этом случае для поля можно будет указать несколько значений;
- Показывать в фильтре — выберите опцию, если поле будет участвовать в фильтрации;
- Показывать в списке — выберите опцию, чтобы показать это поле в режиме отображения Список;
- Тип — тип значения для нового поля. Список дополнительных настроек зависит от выбранного типа;
- Значение по умолчанию – значение, которое будет подставляться в поле в случае, если его не заполнить.
Типы полей
Строка
Обычный текст. Для строки надо будет дополнительно указать Количество строк в поле ввода. Это определит высоту поля ввода. Если символов в поле будет больше, чем вмещается в заданное количество строк, то появится полоса прокрутки.
Список
Поле для списка значений. Для этого типа нужно будет указать несколько дополнительных параметров.
Первый — Внешний вид. Выберите как будет выглядеть
Тип Набираемый список изменяет внешний вид для множественного списка. В этом случае он будет выглядеть вот так:
Второй параметр — Высота списка. Он определяет, сколько значений списка будет доступно без прокрутки.
Например, если выставить значение высоты списка 4, то при отображении список будет выглядеть следующим образом:
В параметре Подпись при отсутствии значения задайте фразу, которая будет показана, если не выбрано никакое значение из списка.
Перейдите на вкладку Список чтобы добавить значения в создаваемый список:
Зеленые стрелочки слева от текстового поля позволяют управлять положением значения в списке.
Ссылка Импортировать списком открывает большое текстовое поле, куда можно вводить значения списка, причем каждая строка является отдельным значением списка. Это удобно если у вас список с большим количеством пунктов.
После того, как вы указали несколько значений списка и нажали Применить\Сохранить, выберите значение по умолчанию. Для этого на вкладке Список кликните по ссылке Значение по умолчанию и выберите нужный пункт:
Дата/Время
Поле для ввода даты и времени. К примеру можно указывать для элемента время его создания. (Для указания только даты используйте тип Дата, настройки которого производятся аналогично.)
Для этого типа задаются два дополнительных параметра: Значение по умолчанию и Значение.
Кликните на стрелку рядом с полем Значение по умолчанию и выберите один из вариантов:
Нет — по умолчанию никакого значения стоять не будет.
Текущее время — автоматически будет подставлено текущее время.
Заданное значение — в этом случае можно по умолчанию задать фиксированную дату.
Поле для загрузки файлов
Например, можно добавить к элементу договор или чертёж. Новое поле будет выглядеть следующим образом:
Нажав на кнопку Обзор можно выбрать необходимый файл на вашем компьютере.
Если вы загрузите изображение — для него прямо в форме будет доступен предпросмотр. Для остальных типов будет выводиться ссылка на файл.
Стоит учесть, что хотя формат и размер прикрепляемых к сущностям файлов не ограничивается, суммарный объем таких файлов может превысить доступное по тарифу место в облаке.
Привязка к пользователю
Поле для привязки любого пользователя системы к элементу CRM:
Привязка к разделам/элементам информационных блоков
С помощью этого типа вы можете привязать элемент, например, к подразделению или конкретному бизнес-процессу.
Укажите тип инфоблока, сам инфоблок и значение по умолчанию:
Показывать только активные элементы
В этом случае будут выводиться только разделы, указанные администратором как активные.
Привязка к элементам CRM
Поле для привязки текущего элемента к другому элементу системы — лиду, контакту, компании или сделке.
Удаление полей
Чтобы удалить поля, перейдите в CRM — Настройки — Настройки форм и отчётов — Пользовательские поля. Затем выберите раздел, в котором они находятся, нажмите кнопку «Список полей»:
Чтобы удалить одно поле, зайдите в его настройки и выберите Удалить:
Чтобы удалить сразу нескольких полей, отметьте их галочкой и нажмите на крестик:
Примечание : поля могут содержать важную информацию, которую не получится восстановить после удаления.
Для того, чтобы избежать потери данных, выберите тип представления сущностей в CRM в виде списка, затем нажмите шестеренку:
Перед вами откроется окно со всеми полями данной сущности CRM. Выберете поле/поля, которые хотите удалить. После чего изучите столбец с этим полем на наличие данных. Если данных нет, можно смело удалять поле не боясь, что будут утеряны какие-то сведения. В случае, если данные есть, зафиксируйте их в удобное для вас место, после чего удалите поле.
Благодаря такому значительному количеству различных настроек в карточках CRM вы самостоятельно или обратившись к нам, можете организовать свою работу максимально комфортно и самое главное продуктивно.
Источник
