Диадок как настроить маршрут

Настройка условий запуска маршрута

Условия запуска маршрута настраиваются через редактор маршрута при создании или изменении маршрута.
Как создать и настроить маршрут согласования →

С помощью условий можно ограничить набор документов, которые будут двигаться по маршруту.

Можно не накладывать ограничения на маршрут и выбрать «Все документы». Тогда по маршруту может быть запущен любой входящий или исходящий документ.

Но если в вашей организации большой входящий или исходящий трафик, существуют разные процессы для разных потоков документов, то мы советуем создавать несколько маршрутов и назначать им условия и порядок запуска (Управление порядком запуска автоматических маршрутов).

• Условия при ручном запуске маршрутов. Облегчат работу ответственного сотрудника при ручной постановке документов на маршрут. При запуске документов по маршруту сотрудник будет видеть только те маршруты, условиям которых удовлетворяют документы. Например, у вас есть несколько маршрутов для актов, и сотрудник выбирает маршрут в зависимости от типа оказанной услуги.
• Условия при автоматическом запуске маршрутов. Помогут построить процесс автоматической постановки входящих документов на нужный маршрут.

Типы условий

• По типу документа . Вы можете выбрать такой тип документа, как «Акт», «Счёт-фактура» и другие заявленные в Диадоке типы документов. Можно выбрать несколько типов документов.
  
• По контрагенту . Вы можете выбрать одного или нескольких контрагентов. Список доступных компаний ограничен списком «Ваши контрагенты».
  
• По группе контрагентов . Вы можете выбрать одну или несколько групп КА, настроенных в вашей организации. Подробнее про группы контрагентов →
  
• По итоговой сумме . Вы можете задать диапазон суммы. Под действие условия будут попадать документы со значением суммы в заданном диапазоне. Сумма проверяется в документах в формате ФНС и в документах с дополнительными данными, например, Акт сверки, Договор и другие. Валюта при проверке не учитывается.
  

Разные значения внутри одного типа условия сочетаются по правилу «ИЛИ». Для маршрута одновременно можно задать несколько разных условий. Между собой они будут сочетаться по правилу «И». Например, зададим условия «Торг-12 или Акт от ООО «Василек», ООО «Открытые технологии» или Поставщиков хозтоваров на сумму до 50 000 рублей»

Изменение условий в ранее созданном маршруте

Условия маршрута можно редактировать после сохранения маршрута.

Если маршрут настроен на автоматический запуск — будьте внимательны при создании и редактировании условий. Новые условия применятся автоматически только к тем входящим документам, которые появятся в ящике после сохранения условий.

Источник

Настройка типа запуска маршрута

Ручной запуск маршрута

Ручной запуск используют, когда для определения маршрута необходимо участие сотрудника. Это возможно, если не хватает комбинации формальных условий, по которым Диадок автоматически запускает документы по маршруту. Например, выбор маршрута зависит от информации в названии документа или в его содержании.

Вручную запустить документ по маршруту можно через веб-интерфейс сервиса или через API. В модуле 1С ручной запуск пока не поддерживается.

Внимание: и сходящие документы можно запускать по маршрутам только вручную.

Автоматический запуск маршрута

Автоматический запуск используют, когда для запуска документа по маршруту достаточно сочетания формальных условий.
Как настроить условия запуска маршрута

В этом случае Диадок сам запустит документ по маршруту, когда входящий документ появится в ящике. Для документа будет выбран первый по порядку маршрут, условиям которого удовлетворяет документ.
Как управлять порядком запуска автоматических маршрутов

Внимание: автоматический запуск пока доступен только для входящих документов.

Как снять документ с маршрута

Чтобы снять документ с маршрута, откройте документ и нажмите ссылку «Снять с маршрута»:

Кто может снять документ с маршрута:

• сотрудник, который запустил документ по маршруту
• любой пользователь с правами администратора

Источник

Настройка шагов маршрута

Шаги настраиваются через редактор маршрута при создании маршрута. Как создать и настроить маршрут согласования →

Исполнитель

Конкретный сотрудник

Если документ должен увидеть и обработать конкретный человек. Никто, кроме указанного сотрудника, не сможет совершить действие с документом на этом шаге.

Подразделение

Если документ на шаге может обработать любой сотрудник подразделения. В качестве подразделения в сервисе могут быть настроены:

— Отдел компании с несколькими сотрудниками . Например, «отдел юристов». В данном случае неважно, какой именно юрист обработает документ. Все сотрудники подразделения получат уведомление, а обработает документ тот, кто сделает это быстрее.

— Функциональная роль . Например, подразделение «Подписант». Доступ к подразделению может иметь один человек. При этом если он уйдёт на больничный или в отпуск, то дать доступ к документам подразделения можно другому сотруднику (например, заместителю), не меняя маршрут.
Как настроить доступ сотрудника к документам подразделений →

Автоматическое действие

Сервис может автоматически переместить документы из одного подразделения в другое без участия пользователей. В качестве подразделения в сервисе могут быть настроены:

— Отдел компании с несколькими сотрудниками . Перемещение документа в отдел следующего согласователя может очистить видимость предыдущему для новых документов. В таком случае перемещение документа настраивается как промежуточный шаг между основными в маршруте.

— Подразделение-папка для хранение документов . «Архив», «Бухгалтерия», «Обработанные», «Отказанные». Эти подразделения могу быть финальными пунктами документа, после его обработки.

Документ может быть перемещён просто для хранения или для внимания бухгалтера, чтобы занести в учётную систему. При этом документ будет виден только сотрудникам с доступом в подразделение.

Действия

После выбора исполнителя нужно определить, что он будет делать с документом. Доступные действия — это то, что сможет сделать исполнитель, когда получит документ на обработку. Набор действий зависит от прав сотрудника. Как настроить права сотрудника →

Действия, результаты которых увидят только сотрудники вашей компании:

— Согласовать
— Отказать в согласовании
— Отказать в запросе подписи

Действия, результаты которых получит контрагент:

— Подписать без завершения документооборота *
— Подписать и завершить документооборот
— Отказать контрагенту в подписи

Только для ящиков с подключенной функцией множественной подписи документов.

Переходы после совершения действий

У каждого доступного действия должен быть настроен переход — это указание на шаг, куда перейдет документ после совершения действия. Доступные типы переходов:

— Переход на следующий шаг маршрута
— Переход на конкретный шаг
— Закончить маршрут

Есть специальные переходы:

— Перейти на доп. шаги после завершения документооборота. Переход можно настроить только для действий «Подписать и завершить документооборот» и «Отказать контрагенту в подписи».
— Завершить маршрут и вернуть документ в подразделение инициатора. Переход можно настроить только для действий «Отказать в согласовании» и «Отказать в запросе подписи». При нем сервис автоматически переместит документ в то подразделение, в котором он находился в момент запуска маршрута.

Сроки обработки

Срок обработки — это время, за которое исполнитель шага должен обработать документ.

Зачем нужны сроки обработки . С помощью сроков вы сможете перенести правила организации, согласно которым ответственные должны обработать документ за определенное время. И автоматически напоминать о сроках всем заинтересованным.

Где и как настроить срок обработки . Срок обработки можно настроить для каждого шага в маршруте, кроме шагов, на которых сервис автоматически перемещает документ в подразделение.

Настройка срока состоит из 3 параметров: размер срока, типы уведомлений и кто получит уведомления.

Размер срока . Размер срока устанавливается в рабочих днях. Срок может быть от 1 до 99 дней. Отсчет срока начинается с момента, когда документ попадает на шаг.

Типы уведомлений . Если срок обработки настроен, то Диадок автоматически уведомит пользователей о том, что:

• Остался 1 день на обработку документа
• Срок обработки документа только что истек
• Срок обработки истек 1 рабочий день назад

Должен быть выбран хотя бы 1 тип уведомления.

Кто получит уведомления . Уведомления по маршруту может получать любой сотрудник или подразделение организации. Если выбрано подразделение — уведомления получат все его сотрудники. Если выбран сотрудник, то он получит уведомления не только по документам, которые находятся в его подразделении, но и по тем документам в подразделениях, к которым он имеет доступ.

Диадок отправляет уведомления о сроках обработки на электронную почту.

Для того, чтобы сотрудник смог получить уведомления, проверьте настройки уведомлений сотрудника:

• Если пользователь — исполнитель на шаге маршрута, то пользователь должен быть подписан на уведомления «О документах, переданных мне на подпись или согласование»
• Если пользователь не является исполнителем, то он должен быть подписан на уведомления «О результате согласования документа»

На странице маршрута показывается суммарный срок обработки со всех шагов.

Дополнительные шаги

Это шаги, по которым сможет идти документ после совершения действия «Подписать и завершить документооборот» и «Отказать контрагенту в подписи».

По умолчанию дополнительные шаги содержат только автоматические действия. Это значит, что после завершения документооборота документ можно только переместить в нужное подразделение для хранения или для проводки в учётной системе.

Редактирование шагов

После сохранения маршрута шаги можно отредактировать. Для этого откройте маршрут, внесите изменения и нажмите «Сохранить».

Но обратите внимание, после сохранения изменений маршрута документы, которые были уже запущены на маршрут, продолжат движение по той версии маршрута, на которую они были поставлены.

Если вы выбрали подразделение в качестве исполнителя, то вы можете изменить исполнителей без редактирования шагов. Для этого смотрите «Кто обработает документ. Подразделение. Функциональная роль»

Источник

Передача по маршруту

Передача документа (документов) по маршруту из главного окна

Чтобы вручную запустить один или несколько полученных или отправленных документов по маршруту согласования:

Выберите один или несколько документов и нажмите «Согласование» → «Передать по маршруту».

В открывшемся окне выберите маршрут, ранее настроенный в web-версии Диадока. При необходимости укажите комментарий.

Документы отправлены на согласование по маршруту.

Передача документа по маршруту из карточки документа

Также передать документ по маршруту можно из карточки пакета документов:

Откройте документ, дважды нажав на него левой кнопкой мыши. Нажмите «Согласование» → «Передать по маршруту».

В открывшемся окне выберите маршрут, ранее настроенный в web-версии Диадока. При необходимости укажите комментарий.

Документы отправлены на согласование по маршруту.

Источник