Для каких сущностей срм можно настроить тип отображения канбан

Что такое Канбан в CRM?

У успешных компаний, которые продают товары и услуги, есть выстроенный процесс работы с клиентами. Он состоит из регламентов, стадий работы. Не важно, какой размер или сфера деятельности компании. Во всех случаях есть общие точки контакта с клиентами: звонки, встречи, письма, смс, договоры или счета.

Компании, которые используют Битрикс24, повышают эффективность работы с клиентами и получают инструменты для контроля продаж. Один из таких инструментов — Канбан.

В Канбане вы последовательно двигаете сделки по стадиям, пока они не достигнут одного из результатов. Вы, по сути, создаете правила, по которым менеджеры обрабатывают сделки. В дальнейшем вы сможете анализировать, на какой стадии сделки срываются или задерживается их обработка. Канбан не только регламентирует работу, но и позволяет найти точки роста в работе со сделками.

Канбан будет особенно полезен компаниям, в которых менеджеры работают с большим количеством сделок. Когда их число превысит десятки или сотни, менеджер не запомнит информацию обо всех клиентах и обязательно кого-нибудь забудет. Придя утром на работу, ему хватит одного взгляда на Канбан чтобы вспомнить, с кем сегодня запланированы встречи или подписание договора.

Далее мы подробно разберем как правильно работать в Канбане и какую пользу это может принести.

Источник

Канбан в задачах

Канбан — это виртуальная доска проекта. Все задачи, выполняемые в рамках проекта, можно вручную разделить на этапы, которые руководитель проекта или администратор портала могут определить самостоятельно. Это удобно, так как можно создавать задачи на нужном этапе и добавлять уникальный цвет, делая работу более наглядной.

Как работать в Канбане

Перейдите в раздел Задачи и Проекты > Проекты и выберите нужный проект.

Находясь в проекте откройте режим Канбан.

Вы можете создавать задачи в Канбане. Для этого нажмите кнопку под выбранной колонкой и укажите название задачи.

Чтобы редактировать параметры задачи, нажмите на её название.

В открывшейся форме кликните Редактировать и внесите нужные настройки.

Как добавить новую стадию в Канбане

Добавьте свою стадию выполнения задач. Для этого нажмите кнопку справа от колонки и укажите название.

Чтобы изменить цвет, название или удалить лишние колонки, нажмите на значок карандаша.

Как искать задачи в Канбане

Чтобы найти задачи, используйте стандартный набор фильтров.

Также вы можете искать задачи с помощью строки поиска. Введите слово или часть слова, чтобы найти нужную задачу.

Источник

Методология Kanban: введение

Одним из моих профессиональных интересов, как координатора команды тестировщиков, являются методологии разработки программного обеспечения. В настоящее время все большую популярность приобретают так называемые Agile-методологии, в особенности Scrum и Kanban. На «раcпиаренных» терминах играют недобросовестные «тренеры», семинары и сертификации («сертифицированный Scrum-мастер», «сертифицированный Product owner» и т.д.) растут как на дрожжах.

В большинстве недобросовестных статей и тренингах любая методология представляется как магическая серебряная пуля, которая мигом решит проблемы коммуникации, враз спасет от некомпетентности отдельных членов команды. В общем, поможет именно вам решить именно ваши проблемы. В текущем году я поступаю в магистратуру Белорусский Государственный Университет по специальности «технологии управления персоналом» и планирую рассмотреть подробно плюсы и минусы, а также ограничения применимости наиболее распространенных методологий разработки программного обеспечения.

В процессе работы я часто сталкивался с непониманием и неверным трактовкам инструментов методологий, применения модной методологии без учета контекста. После прочтения статьи я понял что проблема скорее глобальная, чем локальная. Предлагаю сегодня немного рассмотреть Kanban, его историю, основные принципы, и возможные границы применения.

Если вам не хочется читать — я сделал видео, где на пальцах описываю историю и основные принципы метода Канбан.

История термина

Kanban – японский термин, который начали использовать применительно к производству в 60-х годах 20-го века в компании Toyota. В основу данного принципа положен конвейерный метод производства, а также различные скорости выполнения отдельных технологических операций на производстве. Попробую объяснить на пальцах. При любом производстве есть основное производство («главный конвейер») и дополнительное производство («дополнительные конвейеры»). Темп выпуска конечных изделий задает главный конвейер, в то время как дополнительные конвейеры не могут ускорить темп выпуска изделия, но могут замедлить его, в случае несвоевременного выпуска требуемых деталей.

Дополнительно, при производстве может произойти смена приоритетов. К примеру выяснилось что станция, которая производила левые зеркала произвела 20 шт., а станция производившая правые зеркала — 10 шт., в то время как на конвейере находятся 15 автомобилей и необходимо 15 штук зеркал обоих типов. Налицо конфликт метрики — количественно производство не упало (дополнительные конвейеры выпустили 30 изделий в срок), но производство все равно рискует остановится. Kanban призван помочь с этой проблемой.

В упрощенном варианте, Kanban включает в себя два простых правила:

• производственная станция имеет план производства деталей («backlog»). План отсортирован по приоритету, и может меняться в любое время (к примеру станция производящая слишком много левых зеркал должна иметь возможность переключиться на правые как можно скорее);
• количество задач, выполняемых на станции одновременно ограничено (т.е. производить не более заданного количества зеркал одновременно). Это ограничение необходимо для управления скоростью производства на станции, а также скоростью реагирования на изменения плана.

Настоящее время

В последнее время, Kanban набирает большую популярность в производстве программного обеспечения. Некоторые команды считают эту методологию исключительно полезной, некоторые используют по принципу «культа Карго». Основываясь на моем эмпирическом опыте чистый Kanban плохо работает для продуктовых команд (читай — «основной конвейер»), но отлично работает с командами поддержки, такими как:

• группы поддержки программного обеспечения, где не важен «план», но важна скорость реагирования на изменения;
• группы тестирования, работающие отдельно от групп разработки;
• службы поддержки;
• другие примеры «неосновных производств».

Отдельно необходимо отметить, что Kanban хорошо работает в стартапах, не имеющих четкого плана, но активно работающих над разработкой. Предлагаю рассмотреть пример использования Kanban в разработке программного обеспечения. Заранее прошу простить за некрасивые иллюстрации. Давайте представим себе команду из одного разработчика, работающего над небольшим проектом. План разработки (backlog) отсортирован в порядке приоритета кусков работы, лимит команды на задачи в процессе — 1 шт.

Для управления процессом руководитель проекта может:

1. изменить лимит на количество задач в работе;
2. добавить задачу с более высоким приоритетом (к примеру p0) для того чтоб она была взята как можно скорее;

В процессе работы может так произойти, что работа заблокирована (сломался хостинг, не скачан нужный framework и т.д.). В общем случае, заблокированная работа возвращается в backlog, и выбирается новая задача, с максимальным приоритетом. В зависимости от характера задач и типа команды лимит может быть увеличен или уменьшен. К примеру, наш разработчик может одновременно рисовать форму регистрации и смотреть за процессом развертывания нового сервера. Тем не менее, если время завершения задач будет меньше требуемого, руководитель проекта может уменьшить лимит, или увеличить команду. Таким образом, при грамотном руководстве, Kanban обеспечивает максимально возможную для данной команды скорость работы, максимальную скорость реагирования на изменения и в то же время сократить «расходы» на поддержку методологии. В общем все! Kanban — это не просто, просто. Это очень просто!

К ограничениям Kanban’а при использовании его в продуктовых командах можно отнести:

• данная методология плохо работает с большими командами (больше 5 человек);
• в чистом виде, Kanban плохо работает с кросс-функциональными командами. Т.е. в отличие от Scrum, тяжело совместить тестирование и разработку в одной команде. Более удачной мыслью является разбить процесс на «станцию» разработки и «станцию» тестирования с отдельными руководителями и backlog-ами;
• ввиду своей истории и специфики, Kanban не предназначен для долгосрочного планирования.

Заключение

В заключение, хочу добавить, что сравнение любых методологий по принципу «кто круче» не продуктивно и контр-конструктивно (капитан очевидность). Каждая, более-менее распространенная, методология имеет свои плюсы, минусы и границы применения. Дополнительно, Agile-методологии в принципе накладывают большие требования на сработанность и опыт членов команды.

В случае возникновения интереса к теме продолжу рассмотрение Kanban’a подробнее. В последствии, предлагаю разобрать по полочкам и картинкам Scrum и RUP.

Более подробно, и наглядно можно посмотреть в:

Источник

Канбан в Битрикс24 — понятно, просто и удобно

13 Августа 2020

Для контроля продвижения процессов придумано множество методов и Канбан, по праву, претендует на один из наиболее удобных. Его широко используют на производстве. что позволяет не просто следить за технологическим процессом, но и сразу видеть проблемные места или участки простоя. Битрикс24 внедряет у себя самые эффективные технологии, поэтому конбан также присутствует в Портале, а именно в разделе CRM и Задачах. При правильном использовании этого метода вы всегда будете понимать, что происходит или чему нужно уделять особое внимание.

Что такое канбан?

Этим почти японским словом принято называть метод визуализации прогресса любого процесса с помощью продвижения по шкале карточек. В оригинале это звучит “КаМбан”, однако ошибка в транскрипции японского слова, которое означает “доска объявлений” подарила миру конкретное новое понятие. Впервые в промышленных масштабах метод применили в 1959 году на сборочных линиях завода “Toyota” и это позволило значительно оптимизировать производство. Многие из нас также практикуют метод, зачто не зная его названия, когда переклеивают стикеры по мере продвижения какой-либо задачи.

Однако в отличии от бумажных листочков у электронного канбан есть множество преимуществ. Здесь ничего не отклеится, не потеряется, а при помощи автоматизации карточки даже будут двигаться сами после выполнения нужных действий вашими сотрудниками или реакции от клиентов. Виртуальный канбан легко настраивать, и ним просто управлять.

Канбан в СRM

Поскольку канбан хорошо подходит для визуализации общего прогресса дел в зависимости от составляющих процесса, этот метод отлично подходит для отображения продвижения по воронке продаж. В СRM этот метод встречается в Лидах и Сделках. Для того, чтобы увидеть канбан, необходимо выбрать в соответствующем разделе этот вид отображения вместо списка или календаря.

Канбан для Лидов

По сути, канбан в Лидах и Сделках является горизонтальной раскладкой структуры вашей воронки продаж. Здесь отображены столбцы с ее стадии и присвоенными вами названиями. По умолчанию в Битрикс24 уже существует заготовка стадий, а в отраслевых СRM разработчики или Партнеры уже предусмотрели все необходимое. У каждого столбца есть свой цвет, общий для всех карточек Лидов в нем, тоесть что-либо перепутать невозможно. При перетягивании карточки в соседний столбец цвет изменится автоматически. Давайте рассмотрим конкретный пример.

Представим простую воронку продаж из четырёх этапов:

Необработанный лид, который только попал в вашу СRM;

Проверка лида и его распределение между сотрудниками ответственным менеджером;

Связь сотрудника с лидом, общение и отправка коммерческого предложения для рассмотрения;

Создание сделки и конвертация лида в Контакт или Компанию.

Как видите, каждому этапу соответствует столбец стадии в канбан. Длина электронной доски канбан зависит от “глубины” воронки, для скроллинга в портале используются навигационные кнопки. Карточки лидов складируются по мере наполнения, их просмотр или редактирование возможно прямо здесь же в открывающемся окне слайдера.

Кроме контроля стадии продвижения в данном режиме мы сразу получаем дополнительную важную информацию. В данном случае видно, что на стадии распределения ответственных (1) карточек нет вообще, а на этапе отправки коммерческого предложения (2) “зависло” сразу три лида. Это нормальная рабочая ситуация, однако если ситуация долгое время не меняется, или карточки продолжают скапливаться в конкретном месте — это сигнал повышенного внимания руководителю.

Канбан для сделок

Аналогичную ситуацию мы наблюдаем и для Сделок в Битрикс24. Сюда попадают сделки после воронки Лидов или могут быть созданы быстрые сделки без участия потенциальных покупателей. Принцип работы метода остается неизменным: вы продвигаете карточку сделки по созданным ранее стадиям.

Однако в Битрикс24 доступно сразу несколько направлений сделок и для каждого из них канбан будет иметь разный вид.

Настройки канбан для Лидов и Сделок

Администратор Портала Битрикс24 и сотрудники, наделенные необходимыми правами доступа, могут редактировать многие параметры канбан:

Добавлять новые/удалять существующие стадии прямо во время просмотра информации, а также менять их цвет;

Менять внешний вид карточки Лида/Сделки, выводить нужные поля и скрывать менее важные;

Устанавливать правила, с каким минимальным или необходимым набором информации сотрудники должны создавать карточку Лида/Сделки;

Устанавливать правила, по которым будет возможно передвижение карточки и многое другое.

Следует отметить, что использование роботов и триггеров значительно улучшает работу сотрудников. Это больше касается темы автоматизации, а не канбан, однако всегда нужно быть готовым, что карточка может сама “перепригнуть” в соседний столбец, если для этого были произведены необходимые действия: получено одобрение руководителя, пришло электронное письмо от клиента и тому подобное.

Также нужно понимать, что если карточка не движется в желаемую стадию мышкой пользователя, это не проблемы с Битрикс24 — если не выполнены все необходимые действия на предыдущей стадии, в следующую (или через одну) карточка не переместится в любом случае.

Фильтрация

Сортировка и поиск нужной информации в режиме канбан также весьма удобная. У вас есть диалоговое окно, где можно задавать и комбинировать многие параметры поиска а канбан будет показывать вам результаты с раскладкой по стадиям, на которой находится карточка в данный момент.

Канбан для Задач

Метод канбан также отлично подходит для контроля выполнения задач по определенным статусам (для контроля по времени лучше использовать Гантт). Предпосылки к внедрению этого метода в раздел управления заданиями и проектами были давно, но лишь с марта 2020 года инструмент получил практическое применение.

Просто в подразделе “Задачи” канбан можно увидеть, задействовав виды “Сроки” и “Мой план”. В подразделе “Проекты” метод канбан доступен на ряду с другими видами при отображения задач: списком, планом, Ганттом и календарем. Как не запутаться:

Вид “Сроки” в Задачах и Проектах

Покажет вам доску канбан с задачами, разбитыми по отрезкам времени. На первом месте с красным цветом по умолчанию вы увидите все просроченные задачи. Желательно, конечно, чтобы этот столбец оставался всегда пустым, но бывают разные случаи. Далее следую стадии “На сегодня”, “На этой неделе”, “На следующей идее” и “Без строка”. В этом канбане вы не можете удалять или закрывать задачи методом перетягивания — электронная доска нужна лишь для мониторинга приблизительных сроков выполнения. Также следует отметить, что шкала продвижения тут направлена в обратную сторону — от неопределенного времени до сегодня и, как бы “на вчера”.

Вид “Мой план” в Задачах

Настраиваемая электронная доска, которая нужна для четкого планирования. Здесь вы можете быстро “набрасывать” задачи наперед по удобной для вас схеме. Поскольку длина канбана не лимитирована, вы можете выстраивать удобную для вас логику планирования и следовать ей.

Канбан

Эта доска выведена в верхнее меню в “Задачах” и является видом отображения задач в “Проектах”. Канбан показывает задачи по мере их продвижения по статусам и обязательно привязан к проекту или группе.

Если вы создадите задачу вне проекта, показателя “Стадия” в ней не будет вообще. По умолчанию, для задач из групп или проектов, сразу доступно три стандартные стадии: “Новая”, “Выполняется” и “Сделанная”, а задача создается сразу на первой из них. Но вы можете редактировать стадии для каждого проекта отдельно и показатель стадий будет изменяться соответственно: сколько стадий, столько делений можно будет и отметить.

Поскольку у каждого проекта канбан свой, то вам придется переключаться между всеми доступными проектами. Также следует заметить, что перевод задачи в последнюю (крайнюю правую) стадию канбана не означает ее завершение! Это важно помнить, поскольку бывали случаи, когда пользователи после выполнения задач просто меняли стадию на финальную, а потом зашкаливал счетчик задач с минувшим дедлайном.

Канбан в Проектах также наделен собственной памятью: система запоминает, в какие задачи вы заходили последними и показывает их вам при входе в проект или группу.

Ни шагу назад!

Как видите, канбан действительно является простым, удобным и информативным методом визуализации прогресса различных дел. Если произвести настройки под себя и свой бизнес — грамотно распределить стадии, вывести только нужные поля в карточку, подобрать приятные глазу цвета — то пользование канбан в Битрикс24 станет для вас одним удовольствием.

Также хотим развеять миф о том, что карточки можно продвигать только вперед. На самом деле нет и практически всегда вы можете вернуть лида, сделку или задачу на предыдущую стадию, если это необходимо. Просто часто такую возможность блокируют или добавляют бюрократическую процедуру, такую как оставить комментарий-объяснения или получить одобрение от вышестоящего менеджера. Наши сотрудники всегда готовы ответить на любые ваши вопросы касательно настройки и использования этого метода в Битрикс24. Пользуйтесь инструментами системы и, как говориться: “Пусть у вас все идет четко, как по канбану!”

Источник