Если касса не работает месяц

Что делать, если перестала работать онлайн-касса

Больше материалов по теме «Касса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Иногда предприниматель сталкивается с тем, что онлайн-касса перестает работать. Происходит это по различным причинам: проблемы с интернетом, электричеством, вирусы, атаки хакеров, ошибки обновления, сбой накопителя. Для устранения проблемы нужно сначала разобраться, чем она вызвана. Исходя из причины определяется дальнейший алгоритм действий. Корректную работу онлайн-кассы нужно восстанавливать в обязательном порядке. По закону предприниматель не может осуществлять свою деятельность без этой системы.

Что делать, если пропал интернет

Информация о платежах размещается в памяти фискального накопителя. Это обязательная мера перед отправкой сведений оператору фискальных данных. И это спасение при возникновении проблем с интернетом. Если данные не отправились сразу же, направить их можно позже, так как они сохранены. Хранятся они до 30 суток. За это время можно устранить все проблемы с сетью.

Если интернет будет отсутствовать в течение более месяца, накопитель данных блокируется. Работа онлайн-кассы останавливается. Следовательно, компания также должна приостановить свою деятельность. Что делать в этом случае? Для снятия блокировки достаточно подключить аппарат к интернету. Сделать это можно до истечения срока годности.

То есть с рассмотренной проблемой справиться легко. Однако блокировка кассы может вызвать вопросы у ФНС. Если сеть пропала лишь в одной коммерческой точке, а не по всему зданию, это может спровоцировать подозрения со стороны контролирующих органов. В частности, компанию могут заподозрить в сокрытии информации. Выполняется внеплановая проверка. Если было обнаружено правонарушение, на фирму накладывается штраф.

ВАЖНО! Руководителю рекомендуется отслеживать передачу данных через личный кабинет. Такая услуга предоставляется многими операторами фискальных данных. О работе с кассой лицо могут уведомлять через СМС.

Поломка кассы в одной организации

Иногда онлайн-касса не работает только в одной фирме. Это наиболее опасная ситуация, так как налоговые органы могут заподозрить компанию в сокрытии информации. Кассиру, после возобновления работы системы нужно обязательно составить чеки коррекции на бланках отчетности. Если чеков не составлено, компания штрафуется за каждую неучтенную операцию.

Массовые поломки онлайн-системы

Массовая поломка – наиболее простой вариант. К примеру, такая ситуация может произойти при отключении электричества во всем здании. В этом случае не требуется направлять уведомление в налоговую инспекцию. Предприниматель не будет привлечен к ответственности в любом случае. Связано это с тем, что он никак не виноват в произошедшем. Соответствующие указания приведены в письме ФНС №ЕД-4-20/25867 от 20 декабря 2017 года.

Как действовать, если онлайн-касса сломалась

Онлайн-касса может начать работать некорректно. Это внезапные включения и выключения, функционирование с ошибками, предоставление чеков с неправильной информацией. Возникнуть эта проблема может по множеству причин. К примеру, это некачественные компоненты.

Если онлайн-касса функционирует некорректно, использовать ее нельзя. То есть торговые процессы также приостанавливаются. В нормативных актах не предусмотрена ситуация, в которой вместо сломанной системы применяется альтернативная, то есть торговлю придется в любом случае сворачивать.

Как быстро возобновить свою деятельность? Нужно вызвать сотрудников организации, которая обслуживает систему. Самостоятельно делать ничего не нужно.

ВАЖНО! Нельзя заменять чеки бланками строгой отчетности. Делать это возможно только в том случае, если компания предоставляет услуги физическим лицам.

Что делать, если отключилось электричество

Отключение электричества является форс-мажорной ситуации, то есть руководитель никак не может на это повлиять. Действия кассира являются стандартными: приостановка торговли с последующим вызовом представителей обслуживающей фирмы. Если компания желает полностью обезопасить себя от наложения штрафов, нужно выполнить эти действия:

• Подготовка письменного объяснения. В документе указывается информация об обстоятельствах отключения кассы.
• Запрос поставщику услуги. У поставщика нужно попросить подтверждение факта отключения электроэнергии.
• Создание чеков коррекции.

Все эти документы предъявляются при проверке. Это гарант того, что компания не будет привлечена к ответственности на основании статьи 14.5 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ! Чек коррекции предполагает отражение суммы сделки, которая проводилась во время отключения энергии. Создавать его нужно до закрытия смены. В крайнем случае документ формируется на следующий день.

Ответственность за неправильные действия при поломке

Самое важное при отключении онлайн-системы – прекращение торговой деятельности. Если компания не прекратит продажи, она будет оштрафована. Размер штрафа определяется на основании пункта 2 статьи 14.6 КоАП РФ:

• Половина суммы от выручки, которая не проведена через онлайн-кассу (не меньше 10 тысяч рублей).
• Полный размер выручки (не меньше 30 000 рублей).

Если магазин предоставил чек коррекции при проверке, вероятность наложения штрафа минимальна. Что делать, если компания все-таки была привлечена к ответственности? Если фирма имеет все подтверждающие документы, имеет смысл обратиться в суд для оспаривания. Скорее всего, компания выиграет дело. Суды встают на сторону налогоплательщиков в том случае, если:

• компания не виновата в происшедшем и не могла предотвратить отключение системы;
• кассир произвел все необходимые действия: оформление документов, подтверждающих сбой, создание коррекционных чеков.

Главное для предупреждения проблем с налоговой структурой – грамотные действия кассира и руководителя.

Как предупредить некорректную работу онлайн-кассы

Хотя у компании есть высокие шансы избежать ответственности, все равно следует предупреждать проблемы с онлайн-кассой. Сделать это вполне возможно. К примеру, имеет смысл приобрести источник бесперебойного питания. Работать он должен на мощном аккумуляторе. Эта мера позволяет не прекращать торговую деятельность даже при перебоях с электричеством.

Следующий шаг – выбор качественного оборудования для учета платежей, надежного поставщика интернета и коммунальных услуг. Также следует заключать договоры только с добропорядочными поставщиками. Рекомендуется регулярно обновлять антивирус, прошивку.

Что говорят представители ФНС

Рекомендации ФНС приведены в письме №ЕД-4-20/24899. В этом нормативном акте даны советы по поводу действий кассира при внезапном прекращении работы онлайн-системы. В частности, руководителю не обязательно немедленно закрывать торговую организацию. Главное, что он обязан сделать, – направить в налоговую инспекцию заявление о периоде, в котором касса не работала.

Сразу после включения кассы нужно оформить чеки по всем выполненным операциям. Рекомендуется отправить в инспекцию также уведомление о составлении бумаг. В уведомлении прописываются реквизиты этих чеков. В письме указано, что организации рекомендуется запастись дополнительной кассой. Ей можно пользоваться в период поломки основного аппарата.

Источник

Что делать, если онлайн-касса не пробивает чеки

Контрольно-кассовая техника — сложный механизм, который не застрахован от технических сбоев. Она не может правильно работать без электричества и подключения к интернету, а еще ошибки случаются из-за действий самих кассиров, например, когда они забывают закрыть смену. Во всех этих случаях касса перестает выдавать чеки, а без них работать нельзя. Разберемся, что делать в такой ситуации.

Почему касса не пробивает чеки

Касса может сломаться из-за технических сбоев, неправильной эксплуатации или перебоев с электричеством и интернетом. Рассмотрим основные причины, из-за которых онлайн-касса перестанет пробивать чеки.

Отключили электричество

На такой случай желательно иметь ИБП (источник бесперебойного питания). Продолжать торговлю без онлайн-кассы из-за отключения электричества не рекомендуется, но можно. Чтобы обезопасить себя, запросите объяснительную у кассира и справку у поставщика электричества, а когда электричество дадут, сделайте чек коррекции по инструкции. Но и эти меры штрафа не исключают.

Кассир забыл закрыть смену

Закрыть смену и сформировать отчет о закрытии смены нужно в течение 24 часов после открытия смены. Если этого не сделать, касса перестанет пробивать чеки — такое ограничение зашито в фискальный накопитель (ФН).

Это чинится просто: сформируйте отчет о закрытии смены и откройте новую.

Закончился срок действия фискального накопителя

Фискальный накопитель имеет срок годности — от 13 до 36 месяцев. После его истечения, нужно заменить старый ФН на новый. В отчете о закрытии смены есть признак, который указывает, что срок действия ФН скоро истечет. Он появляется, когда устройству осталось работать меньше 30 дней.

Фискальный накопитель переполнился

Тут тоже понадобится новый ФН, как и в случае истечения срока действия. Узнать о том, что память заполнена на 99 %, можно в отчете о закрытии смены.

ОФД не получал данные с онлайн-кассы дольше 30 дней

Фискальный накопитель блокируется, если в нем есть чеки, на которые от оператора фискальных данных в течение 30 дней не поступило подтверждение. Целый месяц касса может работать автономно — это время дано на устранение проблем с передачей данных.

Чтобы избежать блокировки, регулярно проверяйте отчеты о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов. В поле «Количество непереданных ФД» должно быть значение «0». Если значение больше нуля, момент остановки передачи данных можно увидеть в поле «Дата первого из непереданных ФД».

Если ФН уже заблокировался, устраните неполадки с передачей данных — сами или с помощью специалиста из сервисного центра. Тогда все сохраненные фискальные данные, которые не были переданы сразу, отправятся к ОФД. Когда он подтвердит их получение, ФН разблокируется и можно будет дальше работать на кассе.

Поломки принтера или проблемы с лентой

Касса может перестать печатать чеки и по более простым причинам — закончилась или порвалась чековая лента, её неправильно установили в принтер, повредился разъем или переходник. Чаще всего в диагностике этих неисправностей помогает встроенная система проверки. Если ее нет, обратитесь в сервисный центр.

Касса сломалась

Касса может сломаться так, что самостоятельно это исправить не получится. Например, пришел в неисправность модуль интернет-связи, произошел обрыв шлейфа и пр. Обратитесь в сервисный центр.

Массовый технический сбой

С момента внедрения онлайн-касс такое было лишь однажды — 20 декабря 2017 года. Но нет гарантий, что это не повторится, поэтому ФНС выпустила письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867 и разъяснила, что делать в такой ситуации:

• без кассы работать можно;
• покупателю надо выдать товарный чек или другое подтверждение покупки;
• после устранения сбоя следует пробить чек коррекции на всю сумму выручки, которая не прошла через кассу.

Если сделать все именно так, штрафов за неприменение кассы не будет. Но это касается только массового сбоя. Кроме того, разъяснение было разовое, и есть вероятность, что в следующий раз ФНС выпустит письмо с другим порядком действий.

Что делать бухгалтеру при поломке кассы

Некоторые поломки могут привести к тому, что продажи по онлайн-кассе не будут синхронизироваться с бухгалтерской программой и сервисами для автоматизации торговли.

Сделайте Х-отчет и сравните суммы в нем с бухгалтерскими регистрами.

Если чек проведен по бухгалтерии, но не проведен на фискальном накопителе, его следует удалить из бухгалтерской программы. Может быть и наоборот — чек проведен в фискальном накопителе, но не в учете. Тогда аналогичный товар можно пробить еще раз, отменить его в накопителе, взять объяснительную с кассира, а затем отменить возвратную проводку в бухгалтерской программе.

Когда чек не прошел нигде, просто пробейте товар по кассе повторно.

Можно ли работать с кассой, которая не выдает чеки

Без чеков работать нельзя — за это могут оштрафовать минимум на 10 000 рублей. Дело в том, что по закону работа без чеков равносильна тому, что вы не применяете ККТ. За это предусмотрена ответственность по п.2 ст. 14.5 КоАП РФ:

• должностные лица — штраф от ¼ до ½ суммы расчета, проведенного без ККТ, но не меньше 10 000 рублей;
• юридические лица — штраф от ¾ до полной суммы расчета, проведенного без ККТ, но не меньше 30 000 рублей.

Заменить кассовый чек на товарный чек, БСО или другой документ нельзя. Так что если ваша касса сломалась или перестала работать из-за отсутствия электричества, работу лучше временно приостановить. На случай поломки желательно иметь хотя бы одну запасную кассу.

Как избежать ответственности за непробитый чек

Чтобы избежать ответственности, следует сообщить в ФНС, что вы работали без чеков, и пробить чек коррекции. Такая возможность предусмотрена примечанием к ст. 14.5 КоАП РФ.

Составьте кассовый чек коррекции с признаком «Приход» (для любых ФФД 1.05, 1.1, 1.2). Дополнительно учитывайте особенности для следующих реквизитов:

• Тип коррекции — «Самостоятельная операция». Это значит, что вы делаете корректировку добровольно, а не по требованию налоговой.
• Дата корректируемого расчета — укажите дату, в которую не был пробит чек.
• Сумма расчета — укажите непробитую сумму, а также способ оплаты: наличные (тег 1031) или безналичные (тег 1081).

Если вы корректируете только общую сумму расчетов (когда непробитых чеков было много), то вместе с чеками коррекции направьте в ФНС сведения и документы, которые позволят идентифицировать каждый расчет (ФФД 1.05 и ниже) и однозначно применить освобождение от ответственности (ФФД 1.1).

Обратите внимание! Ответственности можно избежать только исправив нарушение до того, как о нем узнает налоговая. Поэтому в работе без чеков всегда есть риск. Если вы будете работать без кассы достаточно долго, инспекторы могут узнать о нарушении раньше вас: получив жалобы от покупателей или в режиме онлайн увидев остановку в поступлении чеков. Поэтому будьте готовы к штрафам по КоАП.

Что делать, если отключили интернет

В период отключения касса продолжит пробивать чеки, но не будет передавать их в ОФД из-за отсутствия соединения. Все чеки сохранятся в фискальном накопителе, а при появлении интернета будут отправлены в налоговую.

Но есть один нюанс, из-за которого при отключении интернета торговлю лучше приостановить.

Организация обязана передавать чеки в ФНС в момент расчета. Если они будут переданы позже — это нарушение. За него грозит административная ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ — от предупреждения до штрафа в сумме до 10 000 рублей.

Если все же решитесь продолжать работу, запросите у провайдера справку о дате и времени отключения интернета. Это может помочь снизить штраф или даже избежать его.

Данные о расчетах через онлайн-кассы должны поступать не только к ОФД, но и в бухгалтерию. Интегрируйте кассовую программу с бухгалтерской системой и сервисом для автоматизации торговли. У Контура есть такая возможность. Данные с кассы будут автоматически поступать в Контур.Бухгалтерию — систему для простого учета и отчетности через интернет. Первые 14 дней новые пользователи могут работать в сервисе бесплатно.

Источник