Скучно? Одиноко? Не хочется работать? — Собери совещание!
Всегда с юмором относился к этой точкой зрения на совещание. Руководство их инициирует лишь когда появляются новые вводные или ситуация на рынке меняется. Но недавно, один из наших руководителей уволился, и его место занял новый человек со стороны. Мы с ним по работе редко пересекаемся (слишком разные направления), но на той неделе я внезапно получаю приглашение на совещание, плюс телефонный звонок, в котором Александр очень просил не динамить встречу.
Сразу скажу, на людей, которые назначают встречи на последний рабочий час, я смотрю как на врагов народа. И поводов тут несколько:
1. К концу дня работники уже устали. Что они смогут накреативить, когда их головы уже забиты текущими вопросами?
2. Никогда, я подчеркиваю, никогда такие совещания не заканчивались вовремя, в следствии чего люди думают не как лучше решить вопрос, а как побыстрее свалить домой. Качество решений таких митингов, сами понимаете, не высокое. Есть, конечно, и плюс такой ситуации: легко протащить свою, ранее заготовленную идею, которую в другое время могли или зарубить совсем, или знатно видоизменить. Но, мы же думаем о Компании, а не о личных интересах, поэтому вышеописанное является все-таки минусом, а не плюсом.
Александр не поскупился на приглашения, и в маленькой комнате собралась большая разношерстная компания: от руководителей подразделений до рядовых сотрудников. Забегая вперед скажу, что единственный человек, принявший верное решение, увидев все это сборище, был наш коммерческий директор: он, зайдя в кабинет и молча обведя глазами присутствующих, просто. вышел и более в тот день мы его не видели. Что говорить, огромный опыт управленческой деятельности и стремительная реакция в принятии верных решений всегда были его коньком.
В комнате же остались «тормоза» и те, кто не решался в силу своего положения подобным образом разрубить сей Гордиев узел.
Тема совещания была простой: «Что делать?».
Если вкратце, то поменялись внешние условия, и надо было под них подстроить внутренний распорядок.
Область изменений: один департамент, в котором Александр как раз и стал руководителем.
Формально повода созывать совещание не было, более того, решение в рамках существующей орг.структуры уже было предложено сотрудниками данного департамента, но в ту пятницу Александра, видимо, замкнуло, иначе я не могу объяснить все произошедшее в тот вечер.
Битых два часа информацию переливали из пустого в порожнее, и по-началу даже выдвигалось несколько идей, а обсуждение на первый взгляд чем-то походило на Мозговой штурм, но лишь с одним существенным отличием: Александр тут же критиковал идеи, от чего количество желающих выступить уменьшалось с каждой минутой (поясню: Мозговой Штурм подразумевает полное отсутствие критики предложений, поскольку бывает, что именно в самом безумном содержится то зерно, которое видоизменившись и станет основой будущего решения).
Самое интересное, что они даже посраться успели несколько раз =). Было довольно интересно, да. Выходили из себя даже крайне уравновешенные участники, а о горячих леди и джентельменах, которых у нас тоже достаточно, и говорить не стоит — они временами пылали ярче тысячи Солнц =).
Нет, ну а что вы хотите? Телевизора у меня нет, и свою дозу страстей «Дома-2» я получаю из совершенно неожиданных источников. =)
Все было круто, пока интернет не закончился =))).
Неужели, кто-то ходит на подобные шоу без лэптопа или iPad’a?
Ну, вы даете!
Объясняю, комп с инетом дает вам уникальную возможность работать несмотря на происходящее: отвечать на почту, раздавать указания, подготавливать планы и отчеты, причем тут же на месте отсылая результаты своей деятельности подчиненным и руководству. Другими словами, с компьютером любое совещание становиться плодотворным: в нормальной ситуации ты — активный участник обсуждений и комп нужен лишь для заметок, в остальных случаях можно просто делать свою непосредственную работу, не вмешиваясь в ту вакханалью, которая происходит вокруг.
Но инет, как я уже упоминал, кончился, народ на взводе, а за окном темно. Самое время было заканчивать это безумие =).
В такие моменты я стараюсь всеми силами перевести обсуждение из области непонятных мне далей в конструктивное русло. Просто потому, что надо заканчивать.
Поскольку никаких дельных предложений за два часа (!) высказано не было (народ просто не хотел становиться мишенью для критики), мы вернулись к самому первому решению, которое было высказано еще до начала совещания. Скажу честно, решение реально дельное, и я не понимаю зачем надо было суетиться с совещанием.
В сухом остатке:
1. Решение по вопросу «Что делать?» принято.
2. Большинство присутствовавших бессмысленно потратили 2 часа своей жизни, часть из которых крепко посралась друг с другом. А ведь мы помним: «Командный дух», все дела, — это не просто слова, без команды все решения будут вводиться непозволительно долго.
3. Еще пара таких «совещаний» и связи между отделами станут не просто тонкими, а призрачными =)
Источник
Как принимать правильные решения
Посмотри на картинку. Тоже видишь какого-то козла, который собрал всех, чтобы его послушали?
Нередко именно так и проходят совещания. Видел баян в сети: “Надоело работать самостоятельно? Не любишь принимать решения? Собери совещание!”
Почему весь мир так на них обозлился? Да потому, что действительно важных и нужных совещаний в работе каждого человека и руководителя не больше 30%. Оцени свою неделю: сколько часов ты проводишь на совещаниях? Если больше трёх – пиши пропало.
Есть исследования, в которых видно, что чем чаще проходят совещания, тем ниже их эффективность. Почему?
Потому что часто за такими совещаниями руководители, их собирающие, прячут своё неумение принимать решения. Ведь если вопрос решён на совещании – ответственный кто? Правильно, “МЫ”, то есть никто. А если решение принято руководителем лично, то не увильнуть.
Неумение принимать решение – страшная управленческая болезнь. Причём она может прогрессировать, если вдруг руководитель принимает решение и получает за него по шапке. Он начинает бояться ошибиться – и тянуть, и уходить от ответа, и отправлять по всем инстанциям – лишь бы не решать вопросы самостоятельно.
Видел таких? Работал с такими? А теперь посмотри в зеркало: ты тоже иногда так делаешь, даже если никогда в этом себе не признаешься. Мы все периодически так делаем, когда оказываемся в трудной ситуации. Вот только для одного трудной является ситуация выбора из меню салата на ужин, а для другого – метод инвестиций. Масштаб разный.
Но это всё лечится и тренируется. Представь, что за принятие решений отвечает какая-то мышца в твоём теле. Соответственно, чем усерднее ты занимаешься её развитием, тем проще тебе будет даваться принятие решений.
Что конкретно делать
1. Выяснить область своих полномочий, чтобы понять, какие решения ты можешь принимать самостоятельно, а в каких ситуациях тебе лучше посоветоваться.
2. Определить, какую проблему ты на самом деле хочешь решить. Простой пример: пойти в кино или пойти к бабушке? Казалось бы, проблема — выбрать из двух вариантов. На самом деле она совсем другая — как лучше (эффективнее) провести три свободных часа.
3. Создать альтернативы. Если брать пример из п.2, как ещё ты можешь провести это время? Здесь могут быть такие варианты: кино, бабушка, сон, друзья, чтение, хобби, поработать. И получится, что выбирать нужно уже не из двух вариантов.
4. Взвесить эти альтернативы. Понять, какой вариант наилучшим образом решает нашу проблему (пункт 2). Оценить риски каждой альтернативы (например, если я не пойду сегодня к бабушке, в следующий раз она не будет жарить для меня пирожки с капустой).
5. Принять решение. Не думать вечно и советоваться с друзьями, а взять на себя ответственность и решение принять.
6. Перейти по ссылке и посмотреть небольшой видеоурок про принятие решений.
из Маяковского «Прозаседавшиеся»
С волнения не уснёшь.
Утро раннее.
Мечтой встречаю рассвет ранний:
«О, хотя бы
ещё
одно заседание
относительно искоренения всех заседаний!»
Понравилась статья? Ставь лайк и подписывайся на канал !
Смотри видеоуроки для руководителей на YouTube
Источник
Прибить или приклеить: семь лайфхаков, как перестать говорить и начать работать
Основатель сети ресторанов Zames Максим Дорофеев, в прошлом топ-менеджер компаний «Тануки» и «Fарш», — о том, как проводить эффективные совещания.
Сейчас в Сети один из самых популярных роликов – видео «Очень важное совещание» от участников Comedy Club.
Сам ролик, если кто еще не видел:
Однажды в течение месяца я работал в одной крупнейшей корпорации (называть не буду) и попал там на совещание. За 3.5 часа обсуждений, как корабли бороздят космические просторы, я успел поиграть в 3 игрушки на телефоне, с одним наушником посмотреть серию сериала и выбрать отель для следующей поездки. А потом вышел и уволился.
Если вы работаете в крупной корпорации, скорее всего изменить такой стиль невозможно. Но все чаще и чаще я слышу от коллег из небольших компаний, как их совещания длятся по 4 часа, и они вдесятером с серьезными лицами обсуждают, прибить или приклеить.
В компаниях, где я работал топ-менеджером, было до 6000 человек, но у нас никогда не было таких бессмысленных совещаний.
Совещание – это «зеркало» структуры вашей компании. Насколько быстро и эффективно проходят совещания зависит от того, насколько четко сформирована штатная структура и насколько много или мало в ней лишних людей. Во всех компаниях, где я работал управляющим, если совещание задерживалось, люди были в панике и постоянно выходили поговорить по телефону и решить задачи. Для них лишние два часа совещания – это катастрофа, а не способ изящно убить время, раз уж все равно пришел на работу.
В известной книге «Rework. Бизнес без предрассудков» есть шикарная фраза: «Помните, каждую минуту, которую вы тратите на совещания, вы можете потратить на реальную работу».
Также важный момент: не надо звать на совещание всех, кто теоретически может понадобиться. Убедитесь, что они находятся в офисе, и подключите их на 5 минут, если возникнет необходимость. Читал кстати, что генеральный директор Amazon Джефф Безос применяет «правило двух пицц»: участников любой встречи должно быть столько, чтобы их можно было угостить всего двумя пиццами, то есть менее 8 человек.
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)
Если посчитать стоимость лишних совещаний за год в России, думаю, мы смогли бы накормить 3 Африки. Чтобы минимизировать потери, очень важен тайминг. Я обычно придерживаюсь следующих цифр: чтобы совещание было эффективным, оно не должно длиться больше 1,5 часов. Тайминг выступления для каждого человека – не больше 5 минут. Когда начинаешь жить по таким правилам, учишься четко и конкретно формулировать свои мысли, не лить воду и не делать лирические отступления о жизни в СССР и на Луне. Минусы правда тоже есть: в личной жизни начинаешь разговаривать примерно также: «сроки, бюджет, тайминг» и т.д. Здесь важно научиться переключаться.
Есть много неожиданных решений, как соблюдать тайминг совещания. Вот несколько вариантов штрафов, которые применяются в некоторых компаниях, если совещание задерживается больше чем на 30 минут:
1. Отжаться, присесть или сделать какие-то другие физические активности
2. Убрать стулья и продолжить совещание стоя (даже если это не в офисе, а, например, в ресторане)
3. Заплатить денежный штраф
Очень крутой лайфхак. В одной компании, где я работал управляющим директором, на каждом совещании в уголке молча сидел один человек. Помощник акционера. Он внимательно записывал все, что происходит на собрании: кто что говорит, кто как к кому относится, на каких эмоциях идет разговор, кто обсуждает «прибить или приклеить» и так далее и так далее. Он никогда ничего не комментировал и не говорил, но его присутствие всегда держало в тонусе всех. Не пробовал никогда отжимания или приседания, но уверен, они не сравнятся по эффективности с таким простым и в то же время действенным способом как присутствие человека от акционера на совещании.
У любого совещания должна быть повестка. Простое правило, но о нем часто забывают и встречаются, чтобы «поговорить», или потому что по понедельникам принят ритуал под названием «проводить совещания». До совещания должны быть сформулированы все ключевые вопросы, которые нужно обсудить и решить. Еще важный момент: совещание– это про реальные вещи, реальные сроки и реальные действия. Не «обсудить возможности», не «оценить перспективы», не «минимизировать риски», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Если хотите обсудить как сделать мир лучше, соберите креативную сессию.
Очень часто на совещаниях происходят следующие истории: один человек говорит одно, второй другое, а чтобы проверить их слова, нужны вообще другие люди. Часто тогда решается собрать новое собрание, чтобы еще раз обсудить в другом составе. Я категорически против, нужно максимальное количество проблем решать здесь и сейчас. Совещание — это не про поговорить, а решить. Я часто в таких случаях связываюсь с нужными людьми по телефону по громкой связи и устраиваю неожиданные очные ставки, к которым сотрудники не были готовы, так как знали, что на собрании не будет людей, кто может опровергнуть их слова. Кстати, я верю в то, что самые эффективные собрания часто очень эмоциональные и жесткие. Если все проходит на спокойных тонах, скорее всего никому нет дела до происходящего, а возможно, все кроме выступающего спят или играют в игрушки на телефоне.
Можно бесконечно обсуждать, выбрать вариант А или B, чтобы не ошибиться. Но скорее всего самой большой ошибкой будет не вариант А или B, а потраченное время. Читал недавно интересное интервью Мэтью Малина, сооснователя классного нью-йоркского бьюти-бренда Malin+Goetz: «Нас однажды попросила одна корпорация сделать для них бальзам для губ. Полтора года мы ходили на встречи, где присутствовала комиссия из 20 человек, которая обсуждала, в какое место на упаковке поставить название марки. Это 10-минутный разговор, а у них он занял полтора года!»
Если все-таки вопрос чуть более сложный, чем на какое место на упаковке поставить название, а ответа все равно нет, то я искренне верю, что надо выбрать любой вариант и начать его тестировать. Мы живем в новом мире, где нет однозначно верных и безошибочных решений. Если данных недостаточно для ответа на вопрос, бесконечные обсуждения не помогут приблизиться к истине, а только украдут время, а значит, и деньги.
Самое главное, и самое важное правило. Если оно работает, то в принципе все остальные правила соблюдаются сами собой. Я верю в то, что лучшая система мотивации – это мотивация на чистую прибыль. Не бойтесь давать сотрудникам проценты или опционы. Когда они получают дополнительный доход с ростом дохода компании, то им правда выгодно работать, а не болтать.
Источник
