Если сломался кассовый аппарат как оформить продажу без ккм

Сломалась касса: что делать?

Тема технических сбоев кассовых аппаратов в последнее время чрезвычайно актуальна. Они могут быть как глобальными, который имел место 20 декабря, так и локальными. Связаны они могут быть как с техническими неполадками, так и с неправильными действиями кассиров. Многие пользователи ККТ задают вопрос: Что делать в такой ситуации?

Общий подход к наложению штрафов

Если касса выходит из строя, большинство продавцов опасаются проводить операции. Ведь за неприменение ККТ может быть выставлен штраф. А учитывая, что санкции налагаются на каждый эпизод расчета «мимо кассы», сумма его может быть весьма внушительной.

ФНС неоднократно разъясняла, что намерена штрафовать только субъекты бизнеса, которые умышленно не применяют ККТ. Если вины пользователя онлайн-кассы в ее неприменении нет, то и штрафа не последует. Но лишь в том случае, если он предпримет все необходимые действия.

Внимание! Главное, что должен сделать пользователь онлайн-кассы в случае ее неприменения — принять все меры для исправления ситуации, добровольно и своевременно сообщить в налоговый орган о сложившихся обстоятельствах и подготовить документы, которые будут свидетельствовать о его невиновности.

Сценарии выхода из строя ККТ

Налоговая служба дала пояснения по эпизоду 20 декабря практически сразу. Справедливости ради отметим, что о действиях в критической ситуации налоговики рассказывали и раньше. Например, еще в августе 2017 года это разъяснял Андрей Бударин, глава Управления оперативного контроля ФНС.

Андрей Бударин часто разъясняет бизнесу порядок работы с онлайн-кассами

Итак, сценарии поломок могут быть таковы:

1. Касса перестала работать полностью. Невозможно понять, зафиксировала ли она фискальные данные и в каком объеме. Использовать ее для пробивания чеков также невозможно.
2. Касса работает, но данные в память фискального накопителя не вносятся. Продажа фиксируется в учетной системе магазина.

Кроме того, существуют незначительные сбои в работе ККТ, связанные, как правило, с отсутствием связи. Они не требуют вмешательства и самоустраняются после восстановления работы интернета.

Если касса не работает

Магазин не может продавать продукцию без выбивания чеков в момент расчета. Поэтому если касса перестал работать, то продажи все-таки придется остановить. Иначе может быть наложен штраф. А учитывая, что санкции следуют за каждый эпизод неприменения ККТ, в итоге их сумма может быть весьма внушительной.

Комментируя ситуацию, сложившуюся 20 декабря, ФНС пояснила, что если вины пользователя кассы в ее неприменении нет, то штрафовать не будут. Из этого можно сделать вывод, что продавать в такой ситуации можно и без ККТ. Однако на момент, когда произошел сбой, трудно определить, что стало его причиной. Как и установить, есть ли в этом вина пользователя или нет. Поэтому надежнее все же прекратить продажи.

Исключение составляют случаи, когда это может повлечь негативные последствия. Например, если на улице жара, а магазин, в котором сломалась касса, является единственным в районе, и в нем выстроилась очередь из жителей окрестных домов, которые требуют продать им воду. Если в такой ситуации продавец примет решение остановить продажи, последствия могут быть непредсказуемыми. Если же он решит продать воду жаждущим горожанам, то пострадать может уже он. В его интересах принять все меры, которые помогут подтвердить:

• вины продавца в неприменении кассы нет;
• он действовал в интересах жителей.

Как действовать в этом случае продавцу? Андрей Бударин рекомендует следующее:

• данные, которые не переданы в ФНС (они должны остаться в учетной системе магазина), записать на отдельный носитель и передать в налоговый орган;
• приложить к нему соответствующие пояснения.

В таком случае с большой долей вероятности налоговые органы продавца не оштрафуют.

Если касса не передает данные в ФНС

Допустим, касса работает и формирует чеки, но данные не попадают в память ККТ. Андрей Бударин рекомендует обратиться к производителю фискального накопителя. Он сможет снять данные с ФН, и тогда будет понятно, какая информация была передана в налоговую службу, а какая — нет.

Если в учетной системе, в любом другом источнике информации, включая блокнот кассира, операция отражена, а в фискальном накопителе — нет, продавцу следует составить чек коррекции. Это не зависит от того, по какой причине произошел сбой ККТ. Провести ее надо сразу после того, как касса вернется к рабочему состоянию.

О чеках коррекции

Чек коррекции можно сформировать в любое время между открытием и закрытием смены. Лучше по возможности с этим не затягивать. При этом можно применять лишь признаки расчета «приход» и «расход»:

1. Приход — когда выручка принималась, но не отражалась через ККТ.
2. Расход — когда корректируется в большую сторону сумма, выданная из кассы покупателю.

Обратите внимание! Некоторые продавцы до сих пор считают, что чек коррекции применяется для возврата товара. Однако это не так! В этом случае выбивается обычный чек с признаком «возврат прихода», а чек коррекции выбивать не следует.

К выбитому чеку коррекции следует составить служебную записку, в которой указать:

• дату и время осуществления операции без ККТ;
• причину нарушения или ошибки.

Документ подлежит хранению в бухгалтерии — он может пригодиться, если последует проверка.

Андрей Бударин рекомендует сообщать в ФНС обо всех фактах неприменения ККТ и проведения корректировки. В идеале нужно сообщить о нарушении еще до того, как будет выбит чек коррекции. Особенно если касса не работает долгое время.

Добровольное и своевременное сообщение в ФНС о неприменении ККТ позволит избежать штрафа

Подведем итоги

Таким образом, если касса полностью перестала работать, то за редким исключением торговлю следует прекратить. Фискальный накопитель нужно вынуть из кассы (в соответствии с инструкцией) и передать производителю. Он снимет данные и установит, какие из них не были переданы в ФНС. Их нужно записать на отдельный носитель и направить в налоговую службу вместе с пояснениями.

Если же касса работает, но не была отражена выручка (ошибка кассира, ПО), то при первой же возможности нужно выбить чеки коррекции, а также подготовить оправдательные документы на случай проверки. О допущенных нарушениях и произведенной корректировке следует проинформировать ИФНС

Множество полезной информации о работе с онлайн-ККТ можно получить из видео:

Источник

Сломалась касса: что делать

Продолжать обслуживание клиентов, если сломалась касса, запрещено. В случае необходимости проведения серьёзного ремонта можно взять ККТ напрокат. Наиболее выгодные варианты – подключить сервисное абонентское обслуживание либо заранее приобрести резервную кассу.

Содержание:

Наиболее частые виды поломок

Чаще всего предприниматели сталкиваются со следующими неприятностями:

• Невозможна передача чеков в ОФД. Если в течение 30 дней чеки не отправляются, то касса блокируется.
• Не происходит печать чеков.
• Смена на ККТ не открывается или не закрывается.
• Некорректно указаны дата и время.
• ПО не видит кассу.
• Закончилась чековая лента во время печати фискального документа.
• Тип платежа указан неверно.
• Не получается установить интернет-соединение.
• Техническая поломка комплектующих деталей.

Возможно ли продолжать работать без кассы?

Закон запрещает осуществлять продажи без применения ККТ и выдачи чека. Сломанный кассовый аппарат также не должен применяться. Не рекомендуется устранять неисправность своими силами. На предпринимателя в этом случае возлагается обязанность прекратить проведение операций на время и безотлагательно связаться с сервисным центром производителя аппарата по телефону или через официальный сайт. Возможно, специалисты оперативно устранят неполадки дистанционно, и коммерсант не понесёт убытки.

Если неполадка – серьёзная

Когда неисправность требует проведения ремонта, то поступить можно следующим образом:

• Арендовать ККТ, пока сломанный находится в ремонте. Арендованное устройство может быть возвращено в любой момент, возмещается лишь стоимость фискального накопителя. Предпринимателям предлагаются варианты с уже активированной, настроенной и подключённой ККТ. Когда и арендованный аппарат станет неисправным, то его заменят безо всяких доплат и промедлений.
• Самые предусмотрительные коммерсанты заранее покупают вторую кассу на подмену, если вдруг первая даст сбой. В этом случае работа будет продолжаться без перерывов, вследствие чего никакие убытки не страшны. В то же время затраты на второй аппарат окупятся.
• При заключении договора с сервисным центром на абонентское обслуживание с условием замены кассы в случае форс-мажора сыграет на руку продавцу, так как замена сломанной кассы на новую проводится безотлагательно.

Будут ли проблемы с налоговой, если не получается быстро заменить кассовый аппарат

Для этого потребуется:

• Как только сбой был обнаружен, при поддержке специалиста сервисного центра из памяти фискального накопителя извлечь информацию о платежах, в том числе о том, какие данные были переданы оператору фискальных данных (ОФД), а какие вследствие сбоя — нет. На основании этих сведений в налоговую направляется разъяснительное письмо вместе с неотправленными данными.
• Сразу после остановки операций по ККТ, составляется и направляется в налоговую службу письмо с разъяснениями причины остановки. В этом случае фискальный орган не заподозрит коммерсанта в попытке утаить прибыль.
• Штраф грозит в том случае, если расчёты с клиентами и покупателями проводятся без применения кассового аппарата. Размер санкций напрямую зависит от суммы неучтенного дохода.
• Некоторые предприниматели при необходимости ремонта ККТ продолжают работу путём отражения проводимых операций вручную на типографских бланках строгой отчетности; после устрашения неполадок выводится чек коррекции. Однако не рекомендуется прибегать к этому варианту, ведь есть вероятность того, что во время работы без кассы к продавцу нагрянет налоговый инспектор. Тогда штрафа не избежать. Исключение – если приостановка работы приведёт к существенным негативным социально-экономическим последствиям. Однако эти обстоятельства придётся доказывать, поэтому лучше не рисковать. Намного дешевле обойдётся приобретение резервного оборудование на случай форс-мажора. Аренда устройства позволит предотвратить многих проблем и волнений.

Сколько стоит ремонт кассы

Стоимость устранения неполадок зависит от серьёзности поломки, а также от цены деталей, которые придётся устанавливать. В случае заключения договора поставки кассового устройства с условием о сервисном обслуживании, оплатить нужно будет лишь стоимость комплектующих, требующих замены. В ином случае, когда сервисное обслуживание не включено в договор, затраты будут существенно больше.

Так, возместить потребуется не только поломанные детали, но и работу специалиста. Это выезд на место (не менее 2 000 рублей), диагностика оборудования (не менее 800 рублей), настройка интернет-соединения (не менее 800 рублей). В таком случае ремонт кассового аппарата влетит в копеечку. Так, замена испорченного дисплея составляет примерно 70% от стоимости ККТ. В некоторых сервисных службах действуют почасовые тарифы на услуги (около 1500 рублей в час). В этом случае цена починки станет для коммерсанта неприятным сюрпризом.

Во избежание подобных затрат на ремонт онлайн-касс, рекомендуется брать кассу напрокат либо заключать договор на сервисное абонентское обслуживание аппарата.

Источник

Что делать, если сломалась онлайн касса

Отсутствие возможности выбить чек возникает по нескольким причинам. Самые распространённые:

• Сломалась онлайн-касса (не включается, возникают ошибки, сбились реквизиты в чеке);
• Сломался компьютер (при использовании фискального регистратора );
• Отключили электричество.

Согласно законодательству во всех случаях, если сломалась касса торговать нельзя . Работать без неё можно только в одной ситуации, указанной ниже. За использование неисправной ККТ будет штраф как несоответствующую законодательству .

Важно! Замена фискального чека выдачей бланков строгой отчётности (БСО) — не правильно и наказуемо.

Как бы этого не хотелось, но придется остановить обслуживание клиентов. Во-первых, потому что работа без ККТ запрещена. Во-вторых, покупатель может потребовать чек, предоставить который не получится. Чтобы избежать административного наказания кассиру нужно с вязаться со специалистом по ремонту касс . Исходя из опыта нашего ЦТО, большинство проблем можно решить по телефону. Однако для оказания даже такой консультационной помощи необходимо иметь договор технического обслуживания . Если поломка серьёзней, то нужно договариваться о выезде мастера или встрече в офисе.

Важно! Самое простое и очевидное действие при поломке кассы – вызов механика.

Поломалась не касса, как торговать и работать

Во многих случаях отключение электроэнергии не влияет на работу кассового аппарата. Большинство из них оборудованы аккумулятором и печатают чеки в течение нескольких часов. Проблема возникнет при использовании Эвотор 7.2 , фискального регистратора или POS системы. Ситуация с отсутствием электричества в помещении считается форс-мажорной и зачастую не зависит от организации. И может быть представители ФНС отнесутся к подобным явлениям с пониманием, так как это было при массовом сбое ККТ ( письмо № ЕД-4-20/25867 от 20.12.2017 ). При таком раскладе, чтобы избежать штрафа необходимо передать в ФНС примерно следующее:

• Объяснительную о ситуации;
• Письменное подтверждение поставщика услуги об отсутствии электроэнергии по адресу;
• Создать на кассе чеки коррекции, которые отражают суммы продаж в отсутствии электричества. Желательно всё напечатать до закрытия смены или на следующий день.

Нет интернета / пропала связь

Кратковременное отсутствие интернета не несёт в себе угрозы. Согласно п. 1 ст. 4.1 54-ФЗ на передачу данных отводится 30 дней. Если связь пропала, все осуществлённые на онлайн-кассе операции сохраняются в фискальном накопителе. После восстановления подключения к сети интернет они автоматически отправятся к ОФД.

Важно! Если в течение 30 дней чеки не передаются касса заблокируется .

Самое лучший вариант избежать простоев при поломке кассы – приобрести дополнительную единицу ККТ. Такой недешёвый выход из положения рекомендуется в официальном письме налоговой № ЕД-4-20/24899 . Менее затратный способ от административного наказания, если касса сломалась – договор на ТО .

Источник