Excel настроить источник данных

Настройка источника данных Microsoft Excel с использованием ODBC

Возможно, потребуется щелкнуть ссылку категории «Производительность и обслуживание» или «Система и безопасность» в зависимости от операционной системы.

В диалоговом окне «Администратор источников данных ODBC» выполните одну из следующих операций:

• Перейдите на вкладку «Пользовательский DSN», чтобы создать источник данных, видимый только для создавшего его пользователя и доступного только на компьютере, использованном для создания.
• Перейдите на вкладку «Системный DSN», чтобы создать источник данных, видимый для всех пользователей с правами доступа на данном компьютере.
• Перейдите на вкладку «Файловый DSN», чтобы создать источник данных, к которому могут получить доступ все пользователи, на компьютерах которых установлены такие же драйверы ODBC.

Нажмите «Добавить».

Выделите «Драйвер Microsoft Excel» и нажмите кнопку «Готово».

Введите имя для источника данных в поле «Имя источника данных» и выберите версию Excel из списка «Версия».

Убедитесь, что флажок «Использовать текущий каталог» сброшен.

Нажмите кнопку «Выбор книги», а затем найдите и выберите книгу или электронную таблицу, которую необходимо настроить. Нажмите «ОК».

В диалоговом окне «Установка драйвера ODBC для Microsoft Excel» нажмите кнопку «OK».

В диалоговом окне «Администратор источников данных ODBC» нажмите «OK».

Источник

Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.

Щелкните Данные > Из текстового/CSV-файла.

Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

В окне предварительного просмотра нажмите кнопку Преобразование данных.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, или другой столбец, который нужно отформатировать.

Выберите Преобразование > Тип данных: > Текст.

Нажмите кнопку Заменить текущий.

При необходимости повторите шаги 5–7.

Выберите Закрыть и загрузить.

Выберите Файл > Сохранить как и сохраните файл с другим именем.

Excel 2016 Выберите Данные > Получение внешних данных > Из текста.

Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.

В области Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат («общий», «текстовый» или «дата») к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

Нажмите кнопку Finish (Готово).

В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию ( имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Подготовка источника данных

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.

Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.

На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, «Текст»).

Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:

Если добавить символы, числа будут иметь смысл.

В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:

См. также

Важным шагом при настройке слияния в Word является подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл, разделенный табуляциями (TXT) или запятыми (CSV). После настройки и подготовки источника данных можно выполнить слияние почты с помощью динамический обмен данными (DDE) с мастером слияния или вручную.

Если у вас нет источника данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в TXT- или CSV-файле. Мастер импорта текста поможет вам извлечь данные из файла в Excel.

На вкладке Данные выберите элемент Из тестового/CSV-файла.

Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.

В разделе Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

Совет: В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.

В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

Доступны форматы Общий, Текстовый и Дата. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

Столбец, содержащий числовые данные, например процентные или денежные значения, можно отформатировать только после импорта файла. См. раздел «Форматирование числовых данных в Excel» ниже.

При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

Нажмите кнопку Finish (Готово).

В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию ( имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

Добавив данные, сохраните источник с новым именем файла.

Форматирование числовых данных в Excel

Отформатируйте все числовые данные, например процентные или денежные значения, в новых и существующих источниках данных Excel, которые предполагается использовать при слиянии в Word. Чтобы сохранить числовые данные, которые вы отформатировали как процентные или денежные значения, при слиянии, следуйте инструкциям в разделе «Шаг 2. Слияние с помощью динамического обмена данными (DDE)».

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

Откройте источник данных Excel.

Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.

На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.

При необходимости повторите шаги 2 и 3.

После завершения нажмите кнопку Сохранить.

Если в источнике данных Excel есть числа, отформатированные как процентные или денежные значения, они могут потерять форматирование во время слияния. Чтобы получить необходимый результат при слиянии и сохранить формат числовых данных в Excel, используйте DDE.

Примечание: Если вы решили не использовать DDE, выполните инструкции в статье Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

Откройте Word и выберите Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Общие установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Нажмите кнопку ОК.

На вкладке Рассылки щелкните Начать слияние > Пошаговый мастер слияния.

В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Использовать существующий список.

В разделе Использовать существующий список нажмите кнопку Обзор и откройте отформатированную электронную таблицу.

В диалоговом окне Преобразование источника данных установите флажок Отобразить все, а затем выберите элемент Листы MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Microsoft Excel выберите Весь лист и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК.

Выполните слияние для создания писем, сообщений электронной почты, наклеек или конвертов.

Совет: Можно сделать так, чтобы при каждом открытии файла данных в Word не выводились запросы. После подключения к списку рассылки выберите Файл > Параметры > Дополнительно. В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, отформатируйте все почтовые индексы как текст во избежание потери данных. Если вы импортируете контакты из TXT- или CSV-файла в новую электронную таблицу, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail, из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

Откройте Excel, а затем на вкладке Данные выберите Из текста.

Щелкните нужный файл в формате CSV или TXT и выберите команду Получить данные.

В мастере импорта текста нажмите кнопку Далее.

В разделе Разделители установите флажок для соответствующего элемента, разделяющего данные (например, знака табуляции или запятой). Нажмите кнопку Далее.

Совет: В области Предварительный просмотр выбранных данных можно увидеть, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.

В области Предварительный просмотр выбранных данных выберите столбец с почтовыми индексами. В разделе Ф ормат данных столбца выберите значение Текст.

При необходимости повторите действие 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

Нажмите кнопку Готово.

В диалоговом окне Импорт данных укажите, куда Excel следует поместить данные, и нажмите кнопку ОК.

Примечание: Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Настройка формата числовых данных в электронной таблице Excel

Чтобы не потерять при слиянии нули в значениях почтовых индексов, отформатируйте столбец с индексами как текст.

Откройте электронную таблицу и выберите столбец с почтовыми индексами.

На вкладке Главная выберите в списке Формат пункт Текстовый.

Теперь вы можете использовать эти данные для слияния.

Источник