Gmail не работает фильтр

Сложные фильтры в GMail

Пользуюсь GMail давно и упорно. Завёл себе Google Apps for domain и перевёл туда всю свою почту. Нравится. Есть, правда, небольшие неудобства… Одно из таких — работа с фильтрами (составление правил для присвоения писем ярлыков или других действий с письмами).

Возможно, я плохо искал, но «официально» для каждого простого правила нужно составлять свой фильтр. В результате, например, правил, присваивающих ярлык «Рассылки» или «Уведомления» у меня было экрана на полтора-два. Непрактично, не эстетично… да и управляться с таким количеством правил не очень удобно. Внести сразу 2 адреса в условие From напрямую не получается. В то же время работу с «составными» фильтрами (объединяя условия через OR) GMail поддерживает… В общем, не буду растекаться.

Возможно, кому-то пригодится такое решение. Я собрал все правила для одного ярлыка в одну строчку (не только from:, можно и subject:, и list:, и другие признаки использовать — главное, что бы первым стоял именно from, если использовать будем поле From:). Получается что-то вроде:

from:(e@mail1) OR from:(e@mail2) OR from:(e@mail3) OR subject:(уведомление:) OR list:» » OR subject:(Google alert) OR subject:(Вам открытка) OR subject:(Ответ на ваш комментарий к хабратопику) OR subject:(изменения за последнюю неделю)

(я основательно сократил свой список, но оставил некоторые примеры). GMail при оформлении фильтра (если использовать поле From: для условия) добавляет первый from: со скобкой и закрывающую скобку. Т.е. нам нужно просто удалить вначале from:( и в конце последнюю скобку… Получившееся правило для фильтра вставляем во From при создании фильтра. У меня всё заработало. Конечно, вопрос спорный, насколько это стало практичнее и эстетичнее… Но, по крайней мере, так фильтров гораздо меньше, и все условия по каждому ярлыку или действию собраны в одном месте, а не разбросаны по двум страницам.

Источник

Как я постиг Дзен в работе с Gmail. Система фильтров и другие фишки

В статье предлагается интересная система фильтров, с помощью которых обрабатываются все новые сообщения в Gmail. Узнайте, как обрести уверенность в том, что ни одно важное письмо не будет пропущено, а все остальные не будут отвлекать понапрасну.
Кроме этого статья интересна множеством других полезных фишек и настроек для продуктивной работы с электронной почтой. Желающих постичь Gmail-дзен 🙂 приглашаем под кат.
Приблизительный размер статьи ≈ 5 страниц.

1. Замените слово «ум» на слово «инбокс» в изречении мастера Сун Сана и осознайте глубину проблемы.
2. Прочтите эту статью, чтобы перейти на высшую ступень Gmail-мастерства 🙂

Три кита дзенского спокойствия

Методом проб и ошибок я определил для себя три универсальные категории, обозначающие различную степень срочности и важности входящих писем.

Эти ярлыки — основа организации писем в моем ящике. Цель состоит в том, чтобы каждому новому письму была присвоена одна из трех этих категорий.

Это достигается с помощью фильтров. О фильтрации входящих писем написано много, но «Пустой Inbox» еще не значит «Ясный Inbox». Мои фильтры упрощают обработку Входящих по принципу Inbox Zero, оставляя в этой папке только самое важное и временно убирая из нее все остальное (для прочтения в специально отведенное время).

«1. Срочно»
Самый важный фильтр — письмо с таким ярлыком означает, что его нужно прочитать немедленно. Стоит ли говорить, что такого внимания удостаиваются только избранные письма и отправители. Не пропустить ни одно подобное сообщение помогают всплывающие уведомления (см.ниже).

Следует пояснить, что «срочно» для электронной почты в моем понимании — это «в течение часа-двух». Для экстренной связи лучше подходит телефон.
Если вам все же необходимо узнавать о некоторых письмах быстрее, то можно настроить смс-уведомления о новых письмах. Как это сделать, мы рассказывали здесь.

«2. Раз в день»
Менее срочные, но все равно важные письма. Помечаются ярлыком «2. Раз в день» и автоматически архивируются (исчезают из входящих). Таким образом, чтобы прочесть эти письма, нужно кликнуть по ярлыку «2. Раз в день» на боковой панели. Я делаю это один раз в начале рабочего дня.

«3. Выходные»
Сюда попадают всевозможные рассылки, google alerts, «интересные» ссылки от друзей и т.д. Все это просматривается и обрабатывается одним махом в спокойной обстановке, когда на это не жалко ни времени, ни внимания. Письма с этим ярлыком тоже автоматически архивируются, чтобы не отвлекать мое внимание в рабочее время.

Как только я замечаю, что в мои Входящие попало письмо, которому не присвоен ярлык «1. Срочно», я сразу же задаю себе вопрос: «К какой из трех основных категории оно относится? Хочу ли я в будущем узнавать о таких письмах сразу же, или они всегда могут подождать до утра? А, быть может, будет достаточно просмотреть их раз в неделю?»

Самый быстрый и простой способ создать фильтр — открыть всплывающее меню «Еще» над конкретным письмом и выбрать «Фильтровать похожие письма».

Затем останется скорректировать условия фильтрации и нажать «Создать фильтр».

Освоиться с операторами расширенного поиска по Gmail поможет эта страница справки.
А еще недавно вычитал на Лайфхакере, как научить Gmail искать с учетом морфологии русского языка — крутая фишечка.

Взаимные договоренности с контактами

Но как быть, если письма от определенного отправителя трудно назвать однотипными? Если один и тот же человек может с равной долей вероятности прислать вам как ссылку на свежий мем («3. Выходные»), так и важный вопрос по рабочему проекту («1. Срочно»)?

Я решил эту проблему, договорившись с самыми важными в моей жизни людьми о правилах оформления заголовков. В основе этих простых правил лежит взаимное уважение к чужому времени:

1. Если вы считаете, что мне необходимо прочитать это письмо как можно скорее, поставьте в начале темы письма цифру 1.
2. Если вам достаточно, чтобы я прочитал это письмо завтра утром, поставьте в теме письма цифру 2.
3. Если это что-то не очень важное, но отправить это все равно необходимо, то поставьте в теме письма цифру 3.

Останется только настроить фильтры по шаблону:

Если от <адрес отправителя>приходит новое письмо, в теме которого есть <цифра>, то присвоить <ярлык>и

Вот и все! Такая простая договоренность способна поднять качество общения на совершенно иной уровень, поверьте. А лучше проверьте!

Checker Plus for Gmail

Это мега расширение для Хрома (не знаю, есть ли аналог для Firefox)
с кучей настроек. Но самая главная его возможность это гибкие оповещения о новых письмах.

Я настроил Checker Plus таким образом, что оповещения на рабочий стол приходят только для ярлыка «1. Срочно» и не исчезают (закрыть их можно только вручную). Таким образом я всегда спокоен и уверен, что не пропущу ничего важного.

Еще я советую выключить push-уведомления на телефоне и всегда закрывать вкладку с почтой, если вы не работаете с ней в данный момент. По началу будет тяжеловато, но когда привыкнете — назад к этому дерганью по пустякам возвращаться не захочется.

Напоминания в таск-менеджере

В работе с почтой важна дисциплина. Об этом, кстати, есть хороший пост у Свена Фечнера (Simplicity is Bliss).

Дисциплина опирается на правила, о которых я рассказывал выше. А еще для ее поддержания нужна уверенность в том, что все под контролем и вы не забудете обработать почту, когда будет необходимо.

Для этого нужно заручиться поддержкой таск-менеджера. Что касается меня, то это, конечно, Remember The Milk. Я не стану описывать все особенности интеграции RTM с Gmail, так как об этом будет отдельный пост, расскажу лишь о конкретных задачах в моих списках:

• «Расчистить inbox Gmail + проверить „2. Раз в день“» (ежедневно в 9:00).
• «Просмотреть папку „Выходные“» (каждое воскресенье).
• «Проверить „Спам“» (каждые три недели).

О спаме чуть подробнее. Проблема в том, что изредка, но в спам Gmail попадают письма, которые попадать туда не должны. Поэтому проверять эту папку все равно приходится. Но делать это каждый день противоречит всем канонам дзен-буддизма:)

Поэтому я настроил напоминание: проверять папку «Спам» раз в три недели. Это не дает ему удалиться автоматически (в Gmail это происходит через 30 дней) и экономит время и спокойствие (просмотр десяти писем одним махом занимает в несколько раз меньше времени, чем просмотр каждого по отдельности).

Функциональный минимализм в Gmail

Внешний облик вашего ящика и отдельных его функций тоже влияет на качество вашей работы. Ничто не должно отвлекать понапрасну! Расскажу о своих успехах в этой сфере.

Меняем тему. Во-первых, рекомендую попробовать минималистичную «Светло-серую» тему (Настройки → Темы). Она похожа на дефолтную, только в ней отсутствуют все эти кричащие красные кнопки. Мне очень нравится! Из приемлемых альтернативных вариантов могу посоветовать «Высокий контраст» или «Android».

Заменяем иконки на текст.
Было

Стало

Я пробовал работать и с иконками, но так понять, куда кликать, реально проще.

Настройки → Общие → Ярлыки кнопок → Текст

Устанавливаем плагин Better Gmail для Chrome и для Firefox. Это расширение умеет много чего, но самое главное:
Убирает футер:

Убирает рекламу из писем:

Делает понятными иконки прикрепленных файлов:

Улучшаем внешний вид переписки. Область просмотра — крутейшая фича из Лаборатории Gmail, которая в корне меняет восприятие переписки, делая ее похожей на форумную ветку или ленту комментов.

Это очень удобно, особенно если переписка выдалась длинная, и вы участвуете сразу в нескольких.

Настройки → Лаборатория → Область просмотра

Скрываем ненужные ярлыки. Наконец, совершенно необходимо выключить отображение всех не используемых регулярно ярлыков на боковой панели.
Сделать это просто в Настройки → Ярлыки.
Вот как это настроено у меня:

Ничто не отвлекает моего внимания без надобности. Зачем мне постоянно видеть «Чаты» или «Важные», если я ими вообще не пользуюсь? Все скрытые ярлыки всегда доступны в один клик по кнопке «Еще».

Кстати, в ходе написания этой статьи я подумал: «А почему бы не скрыть ярлык „3. Выходные“, чтобы снизить соблазн случайно заглянуть в него?» А то, честно говоря, бывали ситуации: «Ух ты, в „Выходных“ уже 30 непрочитанных, интересно, чего это там?» И залип на час, ну вы понимаете…

Это мы прошлись по минимализму. Теперь давайте добавим ему функционала.

Полезные скрытые функции

Настройки → Лаборатория → Цитировать выбранный текст

Настройки → Лаборатория → Вставка картинок

Настройки → Лаборатория → Кнопка «Отправить и архивировать»

Настройки → Лаборатория → Создание документов

Это расширение позволяет в один клик преобразовать одну цепочку писем в текстовый документ Google Docs. Над письмом просто появляется дополнительная кнопка, нажатие на которую открывает готовый документ в новой вкладке.

Удобно, если нужно переслать или сохранить переписку, особенно если в ней >20 сообщений.

Если вы нашли эту информацию полезной то, пожалуйста, поделитесь ей с вашими друзьями!

Еще полезно прочитать по теме:
«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

Источник

Что делать, если не приходят письма на Gmail

Вот такие сообщения довольно часто приходят в Справочный центр Google :

После довольно формального ответа специалиста пользователь вновь пишет о нерешенной проблеме:
Судя по количеству аналогичных обращений, данная проблема возникает у многих пользователей самого популярного в мире почтового сервиса. Чаще всего она решается путем довольно простых настроек в почтовом интерфейсе Gmail.

В этой статье я расскажу, по каким причинам могут возникнуть сложности с получением корреспонденции на почтовый ящик Google и как их можно самостоятельно решить.

Закончилось свободное место в хранилище Google

Это одна из наиболее распространенных причин невозможности получения почты на любом email-сервисе. При регистрации нового аккаунта в Google пользователю бесплатно предоставляется 15 Гб свободного пространства. Мало кто задумывается, что регистрация почтового ящика Гугл автоматически организует доступ ко всем сервисам веб-агрегатора. И лимит хранилища распространяется на данные, которые хранятся не только на почте, но и на Google Диске. Файлы, скачанные с ПК в облачное хранилище, видео и фотографии, доступные на синхронизированных через Гугл-аккаунт устройствах – все это занимает место на одном общем виртуальном диске.

Посмотрите, сколько писем хранится в папках «Спам», «Отправленные» и «Корзина». Обычно заполненность этих разделов не проверяется вообще, а ведь в них могут находиться тысячи сообщений с вложенными файлами. При более сложной настройке некоторые письма можно помещать в « Архив » . Но это не означает, что они не занимают место на виртуальном сервере.

Решение этой проблемы довольно простое – полная очистка Google Диска, Gmail и Google Фото от всего, что накопилось годами, но точно не несет никакой практической пользы. С папкой «Спам» все просто и понятно – ее можно очистить полностью.

Правда, не стоит забывать, что некоторые письма могут оказаться в спаме по ошибке. Иногда система фильтрации сервиса неожиданно начинает отправлять в спам письма даже от проверенных адресатов.

С «Корзиной» тоже все просто. Пользователи сервиса Гугл наверняка обратили внимание на следующее сообщение от провайдера услуги:

«С 13 октября 2020 года правила автоматического удаления файлов из корзины Google Диска будут приведены в соответствие с теми, что действуют в других приложениях Google (например, Gmail). Теперь файлы, отправленные в корзину раздела «Мой диск» на Google Диске, будут автоматически удаляться через 30 дней. Объекты в корзине будут по-прежнему занимать место в хранилище, которое и дальше будет использоваться тремя сервисами: Google Диском, Gmail и Google Фото.

Обратите внимание, что файлы, которые будут находиться в корзине пользователя после 13 октября 2020 года, останутся там на 30 дней. По окончании этого срока файлы, которые находятся в корзине дольше 30 дней, будут удаляться автоматически».

Чем продиктовано это нововведение – заботой о клиентах или трудностями со свободным серверным пространством – не имеет значения. Главное, следить за регулярной очисткой «Корзины» теперь не нужно.

Намного сложнее дело обстоит с папками «Входящие», «Отправленные» и файлами, хранящимися на Гугл Диске. При многолетнем использовании аккаунта их становится очень много. Не факт, что вся информация старше одного года вдруг не окажется полезной. Но без ручной выборки или групповой сортировки по времени создания здесь не обойтись. Хотя сервис предлагает некоторую автоматизацию в виде сортировки файлов по типу и размеру.

Примечание. Не следует путать очистку истории браузера Google Chrome и удаление файлов cookie с освобождением пространства на сервере Гугл. Куки хранятся локально на вашем компьютере и никоим образом не влияют на объем облачного хранилища.

Другой способ увеличения квоты дискового хранилища – покупка дополнительного места. Немногим это решение придется по душе, но в случае необходимости хранения в облаке большого объема информации этот вариант будет оптимальным.

Совет бывалого пользователя. Проблема заполненности дискового пространства решается с помощью регистрации дополнительного аккаунта Гугл. Его можно не использовать для обработки почты, только для хранения файлов на Google Диске. Таких «халявных» облачных хранилищ можно создавать сколько угодно. Главное, не забывать данные для доступа.

Письма попадают в спам

Причин, по которым отдельные письма попадают в разряд нежелательных, много. Вот некоторые из них:

• система автоматической фильтрации ошибочно приняла отправку как нежелательную;
• вы несколько раз удалили письма с одного адреса непрочитанными, а робот «решил», что вы не хотите больше читать корреспонденцию данного респондента;
• отправитель многократно высылал вам «подозрительные» письма с некорректным контентом, рекламными вкладками или подозрением на наличие вирусов;
• пользователь случайно пометил письмо в меню как «спам».

Вернуть доверие к отправителю довольно просто. Достаточно пометить письмо в папке и нажать на иконку в меню «Не спам». Это команда групповой обработки, и впредь она будет применена ко всем отправлениям адресата. Само письмо вернется в папку «Входящие», но находящиеся здесь более ранние послания необходимо будет отыскивать вручную или через поиск.

Примечание. Выбрав команду «Удалить навсегда» для писем в папке «Спам», вы полностью сотрете их без возможности восстановления. Будьте внимательны, чтобы случайно не удалить важные сообщения.

Вы можете управлять автоматической фильтрацией для создания «белого» или «черного» списка отправителей. Для этого войдите в «Настройки», перейдите на вкладку «Фильтры и заблокированные адреса». Разблокируйте те письма, которые оказались там случайно.

Для более тонкой настройки доступен механизм создания выборочной автоматической фильтрации. С его помощью можно запрограммировать действия системы по отношению к сообщениям, сгруппированным по определенным признакам. Чтобы настроить фильтры, необходимо войти в «Настройки», во вкладке «Фильтры и заблокированные адреса» выбрать «Создать новый фильтр».

Далее заполняете необходимые данные адресата, к которому хотите применить ограничения (или же снять их), нажимаете «Создать фильтр». Возможен поиск в почте по фрагментам известной информации.

Далее выбираете варианты действий, которые необходимо применить к фильтруемой по ранее назначенным признакам корреспонденции. Пометка «Никогда не отправлять в спам» вернет адресата в список доверенных, а «Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем» создаст групповую обработку взаимосвязанных сообщений.
Нажмите «Создать фильтр» для завершения настройки. Изменить или удалить его можно также в «Настройках», во вкладке «Фильтры и заблокированные адреса». Опять же учтите, что фильтр будет применен к письмам, поступающим с момента его создания.

Дополнительные причины сложностей в получении почты на Gmail

Бывают ситуации, когда письма не доходят до почтового ящика Гугл по причинам, не связанным с внутренними настройками или некорректной работой самого сервиса. Вот некоторые из них:

• неверное написание адреса получателя;
• ip-адрес отправителя попал в черный список Gmail;
• блокировка адресата произошла по причине массовой рассылки, содержанию ненадлежащего (противозаконного) контента, в том числе в аттачментах;
• подозрение на наличие вирусов;
• неустойчивое интернет-соединение с низкой скоростью, особенно при использовании мобильного трафика;

проблемы взаимодействия почтовых серверов.

Отдельно стоит рассматривать сложности с получением корреспонденции в случае переадресации с других почтовых сервисов – @yandex.ru, @mail.ru и прочих. Даже неправильная настройка автоматического сбора входящих сообщений с дополнительного ящика Gmail создаст проблему с доставкой. Если почта настроена на локальном почтовом клиенте типа MS Outlook или The Bat!, то следует проверить настройки соответствующего приложения.

Самостоятельно проверить, как доходят письма на ваш почтовый ящик Gmail с альтернативных почтовых сервисов, достаточно просто. Нужно отправить тестовое сообщение с любого «негугловского» аккаунта. Если письмо не доставлено, то на ящик отправителя, скорее всего, придет сообщение с кодом ошибки. Это поможет понять причину, по которой сервер получателя не принимает входящий email.

Довольно часто ответ на вопрос «Почему мои письма до тебя не доходят?» нужно искать у отправителя, а не получателя. Более подробную информацию по устранению проблем отправки электронных писем смотрите в статье « Как исправить ошибки SMTP-сервера при отправке писем ».

В Gmail не приходят письма на смартфоне

По данным компании SlickJump, в сентябре 2020 года доля мобильного трафика в рунете достигла 80% и продолжает увеличиваться. Пользователи гаджетов часто сталкиваются со специфическими проблемами, в том числе при настройке и получении электронных сообщений в соответствующих приложениях Gmail.

В первую очередь следует убедиться, что сбои возникают именно на вашем мобильном устройстве. Для этого проверьте получение почты в аккаунте Гугл на стационарном компьютере. Если все в порядке, необходимо произвести ряд настроек на смартфоне. Советы даны для устройств на платформе Android. После каждой операции проверяйте, устранена ли проблема.

1. Обновите Gmail.
2. Перезапустите смартфон.
3. Проверьте подключение к интернету. При подключении к общедоступным сетям необходимо принять условия обслуживания.
4. Отключите режим «В самолете».
5. Проверьте настройки синхронизации Gmail. Откройте меню « Настройки » и выберите нужный аккаунт. Флажок « Синхронизация Gmail » должен быть установлен.

Проверьте настройки телефона или планшета. Откройте настройки устройства, нажмите «Аккаунты» и включите параметр «Автосинхронизация данных».

Проверьте свободное место на устройстве.

Самым кардинальным способом будет удаление данных Gmail в настройках. Такой способ будет актуален, если предыдущие действия не помогли. Войдите в настройки и нажмите «Приложения и уведомления» → «Сведения о приложениях». Выберите «Gmail» → «Хранилище». Нажмите «Стереть данные» и перезагрузите устройство.

Чтобы получать уведомления о поступлении новых писем, следует в приложении Gmail включить эту функцию. Настройки для каждого аккаунта производятся отдельно.

Заключение

Следует понимать, что техническая поддержка компании Google не занимается индивидуальной настройкой отдельных аккаунтов. Почти вся информация об ошибках доступна в соответствующих разделах справочного центра Gmail на официальном сайте Google. Если советы, приведенные в статье, вам не помогли, то следует обратиться за помощью к специалистам.

Источник