Гугл диск для бизнеса как настроить

Гугл диск для бизнеса как настроить

Централизованное хранилище файлов с безопасным общим доступом

• На Диске можно хранить любые файлы. Работайте с ними на компьютере или мобильном устройстве, где бы вы ни находились, и управляйте общим доступом.

Столько места, сколько вам нужно

Пользователям Google Workspace предоставляются гибкие возможности хранения. Единая панель администрирования, функция «Защита от потери данных» и Сейф для Диска облегчают управление аккаунтами пользователей, помогают контролировать доступ к файлам и обеспечивать соблюдение нормативных требований.

Находите то, что вам нужно, без выполнения поиска

Технологии Google на базе искусственного интеллекта позволяют Диску прогнозировать, какие файлы вам нужны. Благодаря функции Быстрый доступ и улучшенному поиску на основе машинного обучения Диск распознает важный контент, соавторов и мероприятия, показывая пользователям нужные для работы файлы.

Работа с файлами на общих дисках

Общий диск – это безопасное пространство для хранения данных, которым легко управлять. Все файлы, добавленные на такие диски, находятся в коллективном владении сотрудников, благодаря чему у них под рукой всегда будут последние версии всех документов.

Быстрый доступ к файлам с компьютера

С помощью Диска для компьютеров можно получать доступ к нужным файлам на Диске прямо с компьютера. Вы сэкономите не только пространство на жестком диске, но и время на ожидание синхронизации данных.

Дополнительные функции в сторонних приложениях

Выберите нужные приложения независимых разработчиков, чтобы выполнять ещё больше действий прямо на Диске. Подключите DocuSign для цифровых подписей, CloudLock для дополнительной защиты или LucidChart для создания схем.

Работа с привычными инструментами прямо на Диске

Плагины для Microsoft Office и Outlook сделают работу с Диском ещё удобнее. Открывайте более 40 типов файлов, включая PDF и MPEG4, прямо с Диска. В веб-интерфейсе можно просматривать и редактировать даже документы Microsoft Word.

Удобное управление доступом к файлам

Предоставьте коллегам разрешение на чтение, скачивание или редактирование файлов и добавление комментариев, чтобы больше не пересылать друг другу множество версий одного документа. Срок доступа к файлам можно ограничить.

Мы еженедельно экономим 10% человеко-часов, не снижая уровень безопасности.

Билл Лутцен (Bill Lutzen)

Можно ли перенести файлы из текущего облачного хранилища на Диск?

Да. Для этого вы можете использовать наши инструменты переноса.

Сколько на Диске места для хранения данных?

Версии Google Workspace Business и Enterprise позволяют гибко выбирать объем хранилища. Чтобы выбрать оптимальный план для вашей организации, изучите эту страницу.

Каковы преимущества платной версии Диска?

В версии для бизнеса объем хранилища больше, предоставляются дополнительная поддержка и общие диски для команд. Подробнее…

Источник

Опыт применения Google Apps for Business

Каждая компания на определенном этапе развития становится перед вопросом организации и последующей автоматизации своего документооборота. Хотим поделиться нашим опытом использования решений Google — Drive (Docs), Calendar и Contacts.

Вот что у нас было некоторое время назад — наши исходные позиции, так сказать:

• Собственный почтовый и jabber-серверы, отлично и бесперебойно работающие, Task Tracker Redmine для разработчиков, wiki для документирования разработки;
• У каждого из сотрудников — личный аккаунт Google;
• У всех менеджеров и руководителей — кучка google docs, каким-то образом расшаренная внутри компании среди коллег;
• У самых ответственных — еще и календарь и упорядоченные рабочие контакты в аккаунте google.

Какое-то время все таким образом и работало, что практически всех устраивало. Но сотрудников становилось больше, рабочих процессов еще больше и мы поняли, что заходим в тупик — на второстепенные, поддерживающие работы времени и нервов уходит слишком много.

В нашей работе возникали типичные проблемы (в порядке уменьшения важности):

1. Не можем найти документ, хотя он точно был;
2. Пишем текст «с нуля», хотя такой текст уже ранее был написан (вытекает из п. 1);
3. Сотрудник от нас уходит, и надо принять его документы и закрыть ему доступ. Случается редко, но когда случается — то забот сразу много;
4. Иметь контактные данные клиентов/партнеров (точнее — данные их многочисленных сотрудников, т.к. наши партнеры — в основном крупные организации) в общем доступе;
5. Нужен корпоративный календарь с расписанием событий, встреч и т.п., доступный всем;
6. А еще хотелось со всем этим удобно работать со смартфонов и планшетов.

Как видно, основные проблемы были связаны с совместной работой с документами. Почему Google Docs, а не wiki, — спросите вы? Три основных момента:

• можно одновременно редактировать документ, видя правки друг друга в реальном времени;
• можно удобно предоставить доступ человеку не из компании;
• WYSIWYG и более понятная конвертация в doc/pdf.

Так как мы уже плотно работали с продуктами Google, то для решения данных проблем решили попробовать Google Apps for business. Мы зарегистрировали свой домен, завели аккаунты для экспериментаторов-добровольцев и начали работать в бесплатном 30-ти дневном режиме.
Мы были согласны платить 5$ за аккаунт каждого сотрудника, но вот что выяснили в процессе работы:

1. Общее хранилище документов и файлов. Даже при режиме, в котором документы доступны всем пользователям домена, документов других пользователей домена не видно в списке. Вообще, никакого «списка документов» попросту не существует. Созданный документ можно найти или по прямой ссылке или поиском (причем, явно указав, что поиск будет в пределах домена). Все то же самое относится и к файлам (Google Drive). Минус;
2. Мобильная версия. Мы рассчитывали на крутую поддержку мобильных платформ (Android и iOS), и она действительно есть. Все основные элементы Google Apps (Почта, Документы, Диск, Календарь и пр.) есть в виде приложений на мобильных и реализуют весь или практически весь функционал по сравнению с десктопной веб-версией. Плюс (однако, с п. 1 проблемы те же);
3. Из панели администратора можно в несколько кликов передать права владения файлами от одного аккаунта другому. В бесплатной версии это мог сделать только владелец документа и по одному документу за раз. Плюс;
4. Работа с несколькими аккаунтами. В связи с тем, что от личных аккаунтов никто отказываться не планировал, то нужна была поддержка работы с несколькими аккаунтами. В приложениях для Android и iOS это реализовано простым переключением в меню приложений (для Gmail, Drive и других). Но возникли сложности с постоянным переключением аккаунтов в десктопной версии в браузере. Для работы в Google Drive приходится полностью разлогиниваться и логиниться заново. Плюс-минус;
5. Общая адресная книга. В списке контактов показываются только те пользователи, которых мы зарегистрировали в домене. Фактически, это не адресная книга, а список пользователей (ваших сотрудников) с контактными данными. Добавить в нее человека, не создавая аккаунт в домене, нельзя. Минус-плюс;
6. Впрочем, можно делегировать свои контакты одному или нескольким пользователям из домена. Получалось, что сотрудник имеет свои контакты, должен делегировать их кому то еще, к тому же делегировать все, хотя необходимо только некоторые. Очень запутанно. Минус;
7. Календарь. Беглый просмотр показал, что у каждого пользователя есть возможность создавать личные календари, т.е. отличий от бесплатной версии нет. (поэтому не оцениваем).

Взвешивая все плюсы и минусы, мы поняли, что Google Apps for business не дает практически ничего полезного для решения наших задач.

Поэтому мы немного подумали и сделали так:

• Завели специальный аккаунт в Google для хранения и управления документами. Пароль от аккаунта выдали ключевым сотрудникам;
• Создали в Google Groups группу пользователей, в которую включили личные аккаунты менеджеров. Теперь нам достаточно дать доступ группе и все менеджеры в личных аккаунтах могут править документы, которые теперь отображаются во вкладке «Доступные мне». Доступ мы открыли не только для файлов, но и для папок — и получилось все структурировано;
• Для того чтобы создать новый корпоративный документ, достаточно создать его в своем личном аккаунте и сделать владельцем документа общий аккаунт;
• Контакты ведет в своем личном аккаунте наш ответственный сотрудник и экспортирует их всем остальным сотрудникам в пределах необходимых групп контактов.;
• Под корпоративным аккаунтом создали календарь, доступ к которому мы дали всем нужным людям.

И вот что получили:

• Документы мы можем быстро искать с помощью поиска и на вкладке «Доступные мне».
• Тексты с «нуля» мы больше не пишем — все организовано в структуре Drive общего аккаунта;
• При необходимости убрать доступ мы просто удаляем пользователя из группы, и он теряет доступ к документам;
• Пользуемся календарем для организации встреч;
• Под рукой у каждого сотрудника необходимый ему список контактов;
• И мы со всем этим можем работать со смартфонов и планшетов.

Таким образом, весь нужный нам функционал нам удалось реализовать, используя бесплатные решения от Google, не прибегая к Apps for business. И если вы решите воспользоваться описанным подходом, то не забудьте про резервное копирование данных — Google не несет никаких гарантий.

Источник

Как работать с Google Drive

Поговорим о Google Drive. Разберемся, как функционирует этот сервис, что он умеет, зачем нужен и чем отличается от других инструментов для совместной работы.

Как работает Google Drive

Google Drive («Гугл Драйв») — это не просто облачное хранилище компании Google, а большой набор инструментов для совместного редактирования документов и обмена файлами.

Принцип работы Google Drive мало отличается от такового в Dropbox или в iCloud Drive. Это жесткий диск, при этом не особо вместительный жесткий диск, но зато доступный с любого устройства и в любой момент времени, когда есть выход в интернет.

Google Drive, как и его конкуренты, поддерживает много различных форматов файлов, включая офисные документы всех сортов (таблицы, презентации) и медиафайлы (видеоролики, mp3-композиции).

«Облако Гугл» используют по-разному: кто-то перемещает файлы между гаджетами, кто-то создает на нем резервные копии данных, но чаще всего он используется для совместной работы в виде аналога Microsoft Office.

Основные приложения Google Drive

Google Drive состоит из компонентов-приложений. Каждое из них позволяет совместно работать над каким-либо проектом.

Google Docs — самое популярное приложение, аналог Microsoft Word с возможностью совместно оформлять текст, оставлять комментарии, проверять грамматическую составляющую и т.п.

Google Sheets — аналог Microsoft Excel, но менее функциональный. Подходит для базового планирования и расчета бюджета.

Google Slides — аналог Microsoft PowerPoint. Позволяет создавать красочные презентации прямо в браузере.

Google Forms — инструмент для создания опросников. Отлично подходит для проведения масштабных исследований и получения обратной связи от клиентов.

Google Drawings — то же, что и Google Docs, только не для букв, а для рисунков. Далеко не ProCreate или Фотошоп, но тоже достаточно удобный инструмент для рисования в команде.

Google Sites — служба быстрой разработки веб-сайтов для тех, кто не обладает познаниями в области верстки и программирования.

Google Keep — мультиплатформенная утилита для создания заметок в браузере и на мобильных устройствах.

Google My Maps — утилита для создания собственных карт прямо в браузере.

Google Jamboard — инструмент для совместной работы над мультфильмами.

Основные функции Google Drive

У Google Drive много сценариев использования, но в первую очередь речь идет о хранении файлов. По умолчанию Google дарит клиентам 15 Гбайт пространства, разрешает использовать их безвозмездно и хранить на диске все что угодно.

Второй популярный сценарий использования — совместная работа. Люди часто делятся документами из Google Drive друг с другом. Иногда редактируют их вместе, а иногда просто отправляют ссылку на свой диск, чтобы поделиться файлами с другими.

Как использовать Google Drive?

Чтобы начать работу в Диске, понадобится только учетная запись Google. Ее можно за пару минут создать в любом сервисе корпорации, пройдя несложную процедуру регистрации.

После регистрации нужно зайти на официальный сайт сервиса и выбрать одно из доступных приложений.

Сразу отмечу, что не все приложения доступны на главной странице. Для перехода в Google Drawings, Google Keep или Google Sites придется воспользоваться формой для создания файлов в Гугл Диске, прямыми ссылками на сервисы или поисковиком.

Загрузка и создание файлов

Чтобы отправить на диск уже существующий файл, нужно:

Открыть Google Диск.

Нажать на кнопку «Создать».

Из выпавшего списка выбрать пункт «Загрузить файлы» или «Загрузить папку».

Затем выбрать файл или папку, которую нужно загрузить в облачное хранилище.

Для создания файлов нужно проделать почти то же, только вместо пунктов «Загрузить файлы» или «Загрузить папку» надо выбрать одно из приложений Google Drive.

Часть приложений скрывается за кнопкой «Еще», а для доступа к Google Keep нужно напрямую заходить на официальный сайт заметочника.

Организация документов и папок

Процесс организации документов на Гугл Диске почти не отличается от аналогичного на локальном диске. Те же папки, те же инструменты, поддержка Drag & Drop для перемещения файлов с помощью мыши и т.п.

Чтобы закинуть файл в папку, нужно просто потянуть его на эту директорию. Чтобы переименовать файл или пометить его как избранный, нужно кликнуть по нему правой кнопкой мыши, а потом выбрать нужный пункт из контекстного меню.

Совместная работа

В Google Drive можно буквально в два клика предоставить доступ к документу, над которым вы работаете, другим пользователям: на проверку, для ознакомления или для совместного редактирования.

Чтобы это сделать:

Нужно открыть документ, которым вы хотите поделиться.

Нажать на кнопку «Настройки доступа» в верхнем правом углу.

Затем кликнуть по кнопке «Изменить», чтобы сгенерировать ссылку на документ и поменять уровень доступа.

После этого нужно нажать на кнопку «Скопировать ссылку» и предоставить ее нужному человеку.

Как можно получить доступ к Google Drive?

Обычно Google Drive используют на компьютере и заходят на него через соответствующий веб-сайт. Но не все знают, что Google Drive можно использовать на разных устройствах в виде приложения.

Google разработала официальные приложения для Docs, Slides, Sheets и Keep, так что этими сервисами можно пользоваться на смартфоне без необходимости заходить на сайт и пользоваться веб-интерфейсом, который на мобильных устройствах всегда реализован не очень качественно.

Второй вариант — подключение диска напрямую к программам Explorer и Finder. Это приложения, отвечающие за работу с файлами в Windows и macOS соответственно. У Google есть утилита Backup & Sync для обеих систем. Достаточно скачать ее, установить и ввести данные своей учетной записи. На компьютере тут же появится папка, в которой хранятся все ваши документы из Google Drive, и эта папка синхронизируется в обе стороны.

Дополнительные советы по работе с Google Drive

Помимо базовых функций, в Google Drive есть ряд неочевидных, но полезных возможностей.

Например, сервис тесно интегрирован в Gmail. Прямо из почтового клиента Google можно выбирать файлы с онлайн-диска и отправлять их своим собеседникам. Это удобнее, чем сначала скачивать файл на компьютер, а только потом подгружать его в письмо.

Даже если вы скачали утилиту Backup & Sync вы все равно можете пользоваться документами из Google Drive даже без интернета. Для этого нужно:

Перейти в настройки диска.

Поставить галочку напротив строки «Офлайн-доступ».

Правда, эта опция доступна не во всех браузерах. Скорее всего, придется скачать Google Chrome.

Также в настройках есть опция «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google», которая превращает загруженные на Гугл Диск документы форматов .docx, .pptp и .xls в форматы, подходящие для редактирования в интерфейсе Google Drive.

Дополнительные приложения и сервисы для работы с Google Drive

Помимо собственных сервисов и приложений, Google предлагает дополнительные инструменты от сторонних разработчиков.

К примеру, можно скачать аддоны, которые позволят преобразовывать файлы в форматы, недоступные по умолчанию. Все аддоны доступны в магазине Chrome Web Store.

Также Google Drive можно интегрировать в другие популярные приложения. Есть версия онлайн-хранилища для Trello, Slack, Evernote и множества других программ, часто использующихся в бизнес-среде. Обычно об их существовании можно узнать непосредственно на сайте разработчика программы.

Вместо заключения

Как видите, Google Drive — это не просто надежное хранилище данных в интернете, а огромная экосистема инструментов для совместной онлайн-работы. Удобная, кроссплатформенная и бесплатная. И начать работать с ней действительно легко – нужен только профиль Google и современный браузер.

Источник