Как настроить аудит печати

Настройка аудита принтера

1. Щелкните Пуск (Start), затем — Панель управления (Control Panel), далее щелкните категорию Принтеры и другое оборудование (Prin­ters And Other Hardware) и значок Принтеры и факсы (Printers And Faxes).
2. В окне Принтеры (Printers) щелкните правой кнопкой мыши зна­чок принтера HPColorLaserJet 4500 PS, затем щелкните пункт меню Свойства (Properties).
3. На вкладке Безопасность (Security) щелкните кнопку Дополнитель­но (Advanced).
4. В диалоговом окне Дополнительные параметры безопасности для HPColorLaserJet 4500 PS , на вкладке Аудит (Auditing), щелкните кнопку Добавить.
5. В диалоговом окне Выбор: пользователь или группа (Select User Or Group), в поле Имя (Name), укажите Все (Everyone) и щелкните ОК.
6. В диалоговом окне Элемент аудита для HPColorLaserJet 4500 PS (Auditing Entry For HP Color LaserJet 4500 PS) установите флажок Успех (Successful) для всех типов событий (рис.4.5.).

Рис. 4.5. События, аудит которых возможен для принтеров

7. Щелкните ОК. Windows XP Professional отобразит группу Все (Eve­ryone) в диалоговом окне Управление доступом для HPColorLaserJet 4500 PS(Access Control Settings For HP Color LaserJet 4500 PS).
8. Для подтверждения изменений щелкните ОК.
9. Закройте окно Свойства HPColorLaserJet 4500 PS (HP Color LaserJet 4500 PS Properties), щелкнув ОК.
10. Закройте окно Принтеры и факсы (Printers And Faxes).

Проверка правильности параметров политики аудита для файла AUDIT
1. Щелкните Пуск (Start), Панель управления (Control Panel), затем — Учетные записи пользователей (User Accounts).
2. Убедитесь, что учетная запись User2 существует и является огра­ниченной(Limited).
3. Создайте пароль User2 для учетной записи User2.
4. Закройте все окна и выйдите из системы.
5. Зарегистрируйтесь в системе под именем User2, используя пароль.
6. Откройте Проводник (Windows Explorer), затем откройте файл C:\Audit\Audit. В открывшемся окне программы Блокнот (Note­pad) появится пустой файл AUDIT.
7. Введите следующий текст: «Этот файл изменен пользователем User2».
8. Попытайтесь сохранить файл. Удалось ли вам сохранить файл? Почему?
9. Закройте файл, не сохраняя его, и завершите работу с системой.
4.3. Третье лабораторное задание

Источник

Как провести аудит офисной печати и что он даст

Задумавшись об оптимизации процесса печати, нужно вначале обязательно разобраться какие устройства в офисе есть, в каком режиме они работают, сколько бумаги расходуется и как часто меняются картриджи. Это «три кита» аудита офисной печати. Собрав нужную информацию, будет легко определить мероприятия, призванные сократить расходы на печать.

Аудит техники

Небольшие принтеры и мощные МФУ приобретаются постепенно. Редко кто в компании задумывается, нужно ли такое количество и насколько эффективно используется каждое устройство. Для того чтобы узнать есть ли в офисе «лишние» принтеры и МФУ, понадобится специальная программа для мониторинга объемов печати. А вот информацию о технике нужно будет собрать вручную.

Для аудита офисной печатной техники нужно в таблицу внести данные о каждом устройстве:

• Название
• Начальную стоимость
• Срок эксплуатации
• Рекомендуемая месячная нагрузка (не путать с максимальной пиковой), которая указана производителем
• Место расположения в офисе (отдел, назначение кабинета, в центре или возле какой стены помещения)
• Количество ремонтов за год

После завершения мониторинга объемов печати напротив каждого устройства вносится информация о количестве распечатанных страниц.

Анализ собранных данных позволит определить, какое устройство практически простаивает, а какое часто отправляется в ремонт из-за постоянной переработки. Так, например, принтер в углу будет мало задействован, потому что к нему неудобно подойти. В то же время у техники в центре кабинета или ближе к выходу будет регулярно переполнена очередь печати.

Собранные сведения также позволят выявить закономерность между количеством ремонтов и сроком эксплуатации техники. Часто на морально устаревшие модели уже нет оригинальных деталей, а совместимые служат недолго. В этом случае лучше списать старый принтер, чем ежегодно тратить на его ремонт средства, сопоставимые с покупкой новой техники.

Загруженность самых дорогих устройств анализируют дополнительно. Часто при закупке новой техники выбирается самая дорогая в расчете на ее долгую работу. В результате иногда мощные МФУ не вырабатывают и 20% от возможной месячной нагрузки в 200-400 тыс. страниц в месяц. Их рекомендуется переставить в самое «проходное» место, а в дальнейшем закупать среднюю по цене технику, рассчитанную на 20-30 тыс. страниц ежемесячно.

Аудит картриджей

Для анализа расходов на заправку картриджей также составляется таблица. В ней для каждого устройства указывается происхождение картриджа (совместимый или оригинальный), срок эксплуатации, заявленный ресурс одной заправки, частоту поломок печатного устройства. Из результатов мониторинга в таблицу переносится количество отпечатанных страниц.

Анализ собранных данных поможет выявить устройства, на которых картриджи не отрабатывают запланированный объем. Это может произойти из-за печати документации с большой заливкой. Вторая причина использование совместимых картриджей, которые часто ведут себя непредсказуемо и даже могут приводить к частой поломке техники.

Аудит расхода бумаги

Для анализа расходов на офисную бумагу достаточно сопоставить данные о количестве отпечатанных страниц (из программного мониторинга) и количество закупленных пачек. Небольшое расхождение не критично, ведь сотрудники могут часть записей вести от руки. Если закупки превышают расход в 2 раза, то нужно искать куда расходуются неучтенные листы.

После завершения аудита офисной печати будет четкое понимание нужна ли новая техника, сколько бумаги действительно необходимо компании ежемесячно. На основании проведенного аудита строятся планы по оптимизации процесса печати, уменьшения расходов на него.

Источник

Аудит печати

Предлагаемая мной система аудита печати состоит из скрипта сбора событий службы «Диспетчер печати», базы данных MySQL и отчетов на PHP фреймворке KoolReport.

Включение ведения журнала «Диспетчера печати»

• Убедитесь, что установлена ​​».NET Framework 3.5″ или более поздняя версия:
  • добавьте «.NET Framework 3.5.1» в разделе «Возможности .NET Framework 3.5.1» с помощью опции «Добавить функции» диспетчера сервера или
  • Запустите PowerShell от имени администратора:

• Включите и настройте журнал событий задания печати на нужном сервере печати:
  • запустите «Устройства и принтеры» -> (выделите любой принтер) -> Свойства сервера печати -> Дополнительные параметры
  • «Показывать уведомления для локальных принтеров»
  • «Показывать уведомления для сетевых принтеров»
    • OK
  • Запустите «Просмотр событий» -> Журналы приложений и служб -> Microsoft -> Windows -> PrintService
  • Открыйте свойтва журнала «Работает» (Operational), включите ведение журнала
  • Укажите максимальный размер журнала (KB): 65536 (по умолчанию 1028 КБ)
    • ОК
• Скрипт зависит от содержимого журнала событий, выбираются события с ID 307, 805 и был протестирован только на Windows Server 2008 R2 с SP1 и Windows Server 2012.

Сбор логов и отравка в базу данных

В MySQL 5.7.8 необходимо добавить права SELECT пользователю на следующие таблицы:

Мониторинг

Можно конечно просто повесить скрипт в «Планировщик задач» Windows, но мы не ищем легких путей, сделаем через систему мониторинга Icinga2. Каждому серверу печати необходимо добавить сервис:

Скрипт для cron`а:

Задание в cron`е:

Дополнение (13.09.2018). В итоге все таки повешан скрипт в «Планировщик задач», но это скрипт отправляет результат по мимо базы данных еще и в пассивный сервис Icinga2. Наверное вообще не стоило упоминать о взаимодействии с системой мониторинга.

Теперь сервис Icinga2 выглядит так:

Отчеты

Теперь осталось формировать отчеты из базы данных. Можно воспользоваться PHP Framework KoolReport, но об этом в другой раз.

Источник

Обзор решений для управления печатью

Привет, Гиктаймс! Решение проблем, связанных с созданием и обеспечением корпоративных инфраструктур печати, начинается с их мониторинга. Отслеживать состояние устройств печати настоятельно рекомендуется даже в том случае, если компания невелика и все ее потребности закрывает одно единственное сетевое МФУ с общим доступом. Даже в этой ситуации можно в один прекрасный день остаться вообще без принтера, занявшись поисками способов ремонта «по факту». Если же в организации имеется полноценная инфраструктура из нескольких (будь то 10 или 100) принтеров и МФУ, то аудит такого парка – задача не из простых. И здесь не обойтись без специальных программных решений и сервисов, о кторых и пойдет речь под катом.

Если верить аналитикам из Gartner или Nuance, в российских офисах в среднем 60% сотрудников в день печатают от 11 до 50 страниц. При этом, разумеется, большую часть из них совершенно не волнует объем затрат работодателя на печать. А они [затраты], кстати, могут достигать в компаниях с большими объемами печати нескольких сотен долларов ежегодно в пересчете на каждого сотрудника.

Эти расходы можно и сократить, и грамотно распределить. В первую очередь, необходимо избавиться от нецелевого использования устройств печати («анкета на паспорт»), забытых распечаткок в лотках принтеров, нецелесообразной печати в цвете, возможного воровства (перезаправка или совместимый картридж вместо оригинального), возможного жульничества и завышенных счетов от компаний-аутсорсеров, если вы пользуетесь их услугами.

Нас отговаривали упоминать тему нечистоплотности сотрудников, чтобы не вызвать негатив читателей Geektimes, но это действительно распространенный случай, и без него сегодняшний пост был бы как борщ без сметаны. Как это происходит? Сотрудник, отвечающий за работу печатной техники в офисе, заявляет, что расходные материалы закончились. Компания по этой заявке закупает оригинальные картриджи. Получив картриджи, сотрудник обращается в специальную фирму, занимающуюся скупкой оригинальных (читай, ворованных) картриджей. По нашим данным, средняя стоимость оригинального тонер-картриджа Hewlett-Packard, например, составила в 2016 году 10 500 рублей. Оригинальный картридж сотрудник продает со значительным дисконтом, а потом за еще существенно меньшие деньги покупает совместимые или заказывает перезаправку.

А ведь есть еще такие задачи, как технический контроль устройств и состояния расходных материалов, организация использования принтеров и т.д. Обойтись без специальных средств тут просто невозможно.

Мы в своей практике предлагаем заказчикам разные средства, исходя из тех задач, которые они решают, и состава их инфраструктуры печати. Ведущие вендоры, как правило, имеют в своих портфелях собственные разработки. Но подойдут они только тем редким компаниям, которые используют технику только от одного производителя. Таких – единицы. Парк принтеров и МФУ формируется годами, и в нем в подавляющем большинстве случаев присутствуют устройства разных производителей и разной степени «свежести». Поэтому вполне логично обсудить универсальные решения.

FollowMe (компания Ringdale)

Одно из них, FollowMe, обеспечивает решение сразу нескольких задач, таких как учет печати и контроль доступа к устройствам, а также маршрутизацию заданий в соответствии с выставленными настройками. Учет использования всех принтеров и МФУ на предприятии, отслеживание активности отдельных пользователей или рабочих групп и интерактивная печать – для таких задач FollowMe подходит лучше всего.

MegaTrack (компания Fontware)

Это приложение ведет мониторинг устройств печати и собирает статистику для последующего создания отчетов и анализа. Достоинство этого решения – возможность работать не только с сетевыми, но и локальными принтерами. В настройках для каждого принтера можно ввести стоимость одного отпечатка, и система будет выдавать еще и экономические выкладки по каждому устройству. Решение поддерживает кластерную конфигурацию Windows Cluster Server 2000/2003, мультиязычно и имеет веб-интерфейс для удаленного доступа.

Pcounter (компания A.N.D. Technologies)

Особенность Pcounter – очень простая интеграция в существующую инфраструктуру и последующее масштабирование. Система учитывает все задания печати, отправленные на устройство, собирает статистику его использования, а в качестве дополнительной функции имеет возможность перенаправления заданий. Помимо печати Pcounter способен организовать и сканирование. Дополнительно загружаемое приложение собирает статистику копирования, сканирования и отправки факсов с использованием корпоративных МФУ.

JetAdvice 2.0 (компания EuroForm A/S)

Еще один простой продукт для сбора информации о корпоративных устройствах печати и расходных материалах. JetAdvice 2.0 ведет мониторинг состояния расходных материалов в устройствах, подключенных к корпоративной сети, и при снижении уровня тонера до критической отметки отсылает на электронную почту уведомление сотрудникам, ответственным за поддержку или контакт с внешней сервисной службой. Поддержка широкого спектра марок особенно будет ценна компаниям, располагающим «зоопарком» принтеров и МФУ разных вендоров, в том числе и нестандартизированными устройствами.

Equitrac (компания Nuance)

Ценность этого решения – в возможности проводить с его помощью кампании по поощрению ответственного отношения сотрудников компании к печати. Equitrac создает виртуальную очередь печати, когда документ следует за пользователем и может быть распечатан на любом принтере, подключенном к корпоративной сети. Речь идет и о сознательном выборе пользователем наиболее подходящего устройства для конкретного задания. Equitrac при этом не требует отдельного сервера и легко устанавливается на любой сетевой принтер или МФУ.

Все это – простые решения, предлагающие разный набор возможностей. Но есть среди средств управления печатью и те, что позволяют решать самый широкий круг задач – от мониторинга всей инфраструктуры до обеспечения доступа к принтерам и МФУ в соответствии с корпоративными политиками и правами.

PrintStat (компания Nicotech)

PrintStat – программное решение для мониторинга принтеров и МФУ всех известных на рынке производителей. Это решение действительно универсально – база моделей насчитывает более 1000 пунктов и, с обновлением своих линеек производителями, пополняется. Это позволяет использовать PrintStat даже в той компании, где работает целый парк устройств, от совсем старых до новейших.

Принцип работы PrintStat прост – данные собираются со встроенных датчиков печатающих устройств, консолидируются системой и визуализируются при помощи настраиваемого интерфейса. Доступ к системе можно получить из любого компьютера в сети через веб-интерфейс, можно и настроить периодическую отсылку уведомлений по электронной почте.

Какие данные позволяет получить PrintStat? Их состав практически полностью покрывает потребности, обеспечиваемые мониторингом печати в компании. Первый комплекс данных – мониторинг состояния расходных материалов. Система оценивает ресурс установленных картриджей, прогнозирует их расход в соответствии с нагрузкой на принтер или МФУ и может даже отправить заявку в адрес поставщика расходных материалов. Пресловутые склады в коридорах офиса из коробок с картриджами становятся неактуальными. Помимо оптимизации затрат при отсутствии запаса расходных материалов и его хранения, происходит высвобождение человеческих ресурсов.

Естественно, мониторингом одних только расходных материалов PrinStat не ограничивается. Решение постоянно контролирует данные, поступающие со счетчиков отпечатанных страниц и ресурсных деталей. Благодаря этому отслеживается и текущая нагрузка на устройство, и его ресурс. Эта информация крайне важна для оптимизации печати в офисе. Сравнив нагрузку двух одинаковых или сходных по своим возможностям МФУ можно, например, оптимизировать их расположение в помещении для того, чтобы сотрудники использовали оба аппарата равномерно.

Существует масса примеров, когда один из сетевых принтеров простаивал, в то время, как другой использовался чрезмерно много, и причиной такой неравномерности в нагрузке была необходимость сделать к одному из устройств несколько лишних шагов.

Планирование текущего обслуживания – столь же важная задача при управлении офисной печатью и мониторинг печати позволяет в значительной мере предугадать выход из строя ресурсных деталей и спланировать их замену. Такой подход к техническому обслуживанию дает возможность проводить бюджетирование расходов на заблаговременно, а не «по факту» поломки. Результат тоже очевиден – планомерные и планируемые расходы для любой компании всегда проще и удобнее экстренных.

Явное достоинство PrintStat – возможность отдать процесс сбора и анализа информации компаниям-аутсосерам, которые занимаются обслуживанием техники. Для того чтобы прогнозировать обслуживание, им вполне достаточно будет отслеживать уведомления по электронной почте, не получая доступа в корпоративную инфраструктуру заказчика.
И еще одно достоинство PrintStat – автоматическое масштабирование при расширении или обновлении парка устройств в компании. Система самостоятельно определяет вновь установленный принтер и начинает отслеживать его использование.

Print Manager Plus (компания Print Manager)

Второй из числа наиболее популярных и универсальных продуктов, предназначенных для мониторинга корпоративной инфраструктуры печати. Print Manager Plus (PMP) обладает большими возможностями, чем PrintStat. Она может использоваться, в том числе, и крупными компаниями с большим и разнообразным парком принтеров и МФУ. Поддерживаются устройства всех основных производителей, что гарантирует от сложностей при расширении или обновлении парка. PMP может не просто собирать статистику и контролировать расходные материалы, но и помогает организовать доступ к принтерам и МФУ с отслеживанием использования техники пользователями и политик доступа.

К примеру, PMP позволяет и отследить, кто, что и на каком принтере печатал, и рассчитать стоимость печати для конкретного пользователя или отдела. И даже распределять задания по устройствам в зависимости от заданных условий. К примеру, для печати объемных документов лучше использовать более производительные устройства, и PMP позволяет настроить их автоматическую отсылку на мощные принтеры, а распределение по типу файла даст возможность соблюдать требования конфиденциальности внутри офиса.

Явное достоинство – собственный модуль статистики, который позволяет проводить анализ состояния инфраструктуры печати непосредственно в PMP. При этом есть еще и генератор отчётов на основе Crystal Reports, и больше сотни вариантов визуализации. При всей сложности PMP проста в использовании и совместима практически с любым платформенным ПО – от UNIX до Windows-серверных систем (сертификат совместимости от Microsoft у системы, кстати, имеется). Устанавливается на сервер за минуту, настраивается еще за пять.

В принципе, последние два решения способны обеспечить все потребности, связанные с мониторингом печати и решить попутно еще и дополнительные задачи, вроде обеспечения прав доступа к принтерам и МФУ. Одно из них больше подойдет для крупных компаний, другое лучше соответствует потребностям СМБ-сегмента. Но, прежде чем разворачивать любое из них, стоит провести предварительную процедуру аудита инфраструктуры – вполне возможно, что наилучшим окажется другая разработка, предлагаемая специализированными интеграторами.

Постепенно мы подобрались к самому интересному – к оптимизации затрат на расходные материалы, но об этом поговорим в следующем посте.

Источник