Как настроить битрикс под себя

Инструкция по работе в CRM Битрикс 24

В одном из недавних проектов нам потребовалось внедрить CRM для клиента. После сравнения нескольких CRM-систем мы остановили выбор именно на Битрикс 24 и рекомендуем тем, кто еще не использует CRM, также обратить внимание на нее. А чтобы было проще разобраться, приведем описание основных возможностей и инструкции по началу работы в системе.

• Первый наш аргумент в пользу Битрикс 24 — старт очень легкий, не требующий первоначальных затрат.
• Также облачная версия с количеством пользователей до 12 бесплатна, так что можно зарегистрироваться, подключить Битрикс 24, пригласить сотрудников и сразу начать работать или подробно изучить возможности и по результатам уже принять решение о переходе на расширенный тариф.
• У коробочных версий (редакции Битрикс 24 Корпоративный портал и Энтерпрайз) также есть пробный период на 30 дней.

Назвать Битрикс 24 исключительно CRM-системой будет не совсем корректно, поскольку на самом деле это приложение объединяет функции CRM и системы управления проектами.

Основные возможности Битрикс 24:

• взаимодействие между сотрудниками — общие и личные чаты, комментарии к задачам, живая лента всех последних действий в системы, голосовые и видеозвонки, обмен и совместная работа над документами в хранилище Битрикс24.Диск;
• управление проектами — постановка и отслеживание выполнения заданий, в том числе с трекингом времени, диаграммы Гантта и канбан-доски для визуализации, разнообразные отчеты, общие календари и расписания;
• CRM — создание лидов, автоматическое ведение истории контактов (для этого используется интеграция Битрикс 24 с телефонией, электронной почтой и мессенджерами), счета и сделки, инструменты автоматизации маркетинговых кампаний, отчёты;
• интеграция с сайтом на CMS Битрикс 24, с 1С, системами колл-трекинга и многими другими;
• маркетплейс приложений, расширяющих возможности Битрикс 24.

Чтобы сделать более удобным ваше первоначальное знакомство с этой системой, предлагаем краткую инструкцию по работе в Битрикс 24.

CRM Битрикс 24: инструкция для начинающих

Что делать после того, как вы зарегистрировались:

• завести структуру компании и подключить других своих сотрудников
• создавать задачи
• вести рабочую переписку в чатах, звонить прямо из CRM
• заводить лиды и начинать вести карточки клиента в Битрикс 24

Руководство по Битрикс 24: как подключить сотрудников и создать структуру компании

Чтобы ваши сотрудники тоже начали обучение Битрикс 24, а затем и совместную работу, добавьте их в систему. Для этого:

1. Зайдите в меню “Компания” и там выберите вкладку “Структура компании”. Создайте все необходимые подразделения, укажите руководителя компании.
2. Здесь же нажмите кнопку “Пригласить сотрудников” для добавления сотрудников в текущее подразделение. В открывшемся окне введите адрес электронной почты нужного человека и нажмите “Пригласить”.

Разумеется, работа в компании подразумевает присутствие нескольких сотрудников. Когда ваш Битрикс24 создан, необходимо пригласить ваших коллег! Сделать это можно прямо из Живой ленты с помощью кнопки в правой части экрана.

Вы можете добавить новых пользователей одним из 3х способов.

Быстрая регистрация

Быстрая регистрация — cамый простой путь добавить сотрудников. Просто скопируйте ссылку на регистрацию и разошлите всем предполагаемым коллегам любым удобным способом:)

Перейдя по этой ссылке, они смогут зарегистрироваться на вашем Битрикс24

Укажите, какой будет Формат регистрации:

1. Открытая — все зарегистрировавшиеся пользователи будут сразу добавлены в сотрудники.
2. Закрытая — администратор должен будет подтвердить добавление каждого пользователя.

Если вам нужна закрытая регистрация, но с некоторых доменов вы хотите добавлять без проверки, то укажите их в поле Разрешить вход без подтверждения email для доменов.

Пригласить по e-mail

Если вы хотите пригласить на ваш Битрикс24 какого-то определенного человека, то отправьте ему приглашение прямо на почту.

На указанный e-mail придет приглашение со ссылкой, и человеку нужно будет пройти по ней и авторизоваться на вашем Битрикс24.

Здесь вы можете сразу определить в какой отдел и рабочие группы будет добавлен новый сотрудник.

На всех коммерческих тарифах также есть возможность поменять Текст приглашения, чтобы отправить пользователю индивидуальное сообщение 🙂

На тарифах Команда и Компания есть возможность пригласить не сотрудника, а внешнего пользователя (например, кого-то из ваших подрядчиков, с кем вы вместе работаете над проектом). Он будет ограничен в правах доступа, но сможет принимать участие в работе в рамках экстранет-группы.

Зарегистрировать

Вы можете самостоятельно зарегистрировать нового сотрудника на вашем Битрикс24. Это особенно полезно, если вы хотите сразу создать для него ящик в вашей корпоративной почте.

Введите почту, на которую будет отправлены все данные для входа. Либо создайте новый корпоративный ящик, с помощью которого сотрудник сможет зайти на ваш Битрикс24. Придумайте для него пароль, а после входа сотрудник сможет его поменять.

Здесь же укажите как зовут нового сотрудника, а также его будущую должность в компании.

Ввод данных о всех компаниях и контактах внутри данных компаний (в карточках)

Для создание новой компании перейдите в вкладку «CRM»

Далее перейдите в вкладку «Компании»

• Далее нажмите на кнопку «добавить компанию»

• Заполните все пустые строки в карточке компании и нажмите кнопку «сохранить»
• Тоже действие можно проделать с Контактами

Как звонить в Битрикс 24. Входящие звонки.

Что происходит при входящем звонке от нового клиента?

• При входящем звонке от нового клиента создается новый ЛИД. Просмотреть его можно в CRM-> Лиды
• Прослушать разговор вы сможете, открыв Лид

Что происходит при входящем звонке от уже введенного в систему клиента?

• Данный разговор записывается в карточку клиента, который уже заведен в базу, и прослушать его можно если перейти в его карточку

Перехват звонков, переадресация, конференц звонок

• Для перехвата звонков нажмите *11 или позвонить на номер 40
• Для перевода звонка с голосовым уведомлением нажмите * внутренний номер и #, например: *101#
• Альтернативный вариант: Для выполнения перевода звонка необходимо нажать клавишу Xfer, набрать номер абонента на которого выполняется перевод и завершить набор нажатием клавиши Xfer. Дождавшись соединения и надписи на экране «положите трубку» — перевод будет выполнен
• Для организации конференции, позвоните первому абоненту и нажмите на соответствующую кнопку под дисплеем телефона («Конф»), далее наберите номер телефона следующего абонента и нажмите кнопку «объединить» *

*название может отличаться в зависимости от прошивки телефона

Как звонить в Битрикс 24. Исходящий звонок.

Что происходит при исходящем звонке новому клиенту?

• При исходящем звонке новому клиенту создается новый ЛИД. Просмотреть его можно в CRM-> Лиды

Что происходит при исходящем звонке уже введенного в систему клиента?

• Данный разговор записывается в карточку клиента, который уже заведен в базу, и прослушать его можно если перейти в его карточку.

Звонки по телефону с несколькими SIP аккаунтами (Телефонными номерами)

Для совершения звонков с разных ИСХОДЯЩИХ номеров, после поднятия трубки, нажмите на одну из кнопок на панели далее наберите требуемый номер и ждите вызова.

Каждая кнопка отвечает за определенный номер телефона.

При нажатии на кнопку на экране отобразится с какого номера вы хотите совершить звонок.

Звонок через Web-версию

Звонки совершать в Битрикс24 просто:

Наберите на спец-панели номер телефона:

Или можете нажать на телефон для вызова клиента

После набора номера и нажатия кнопки Позвонить будет осуществлен звонок:

E-mail переписка. Прием писем.

Все письма с вашего почтового ящика попадают в CRM.

Если вы уже общались с данным клиентом и он был занесен в контакты или компанию, тогда всю переписку с клиентом вы сможете посмотреть в Лидах

E-mail переписка. Отправка писем.

Как написать письмо?

Письма можно отправлять следующим образом:

• На странице Мои дела выбрать команду Добавить — Письмо.

В данном случае одновременно с отправкой письма будет создаваться новое дело.

• Выбрать пункт E-mail в Ленте CRM.

На детальной странице элемента (контакта, компании, лида или сделки) пролистайте вниз, перейдите на вкладку Лента и нажмите E-mail. Либо во вкладке Дела создайте Письмо.

Вся переписка для данного элемента CRM также будет храниться на детальной странице.

• Письма можно отправить прямо из списка элементов. Рассмотрим на примере Контактов. Кликните по меню действий рядом с нужным контактом и выберите Написать письмо.

Если вы хотите отправить письма сразу нескольким контактам из списка, то укажите их все и выберите для них действие Отправить письмо.

Можно ли узнать, было ли прочитано мое письмо?

Согласитесь, очень важно не только отправить письмо, но и убедиться, что получатель с ним ознакомился. В правом верхнем углу письма вы можете проверить, не было ли оно проигнорировано.

Сослаться на то, что «ой я не увидел» при прочитанном сообщении не получится! Данная функция решает очень много коммуникационных проблем:)

Для входящих и исходящих писем в CRM, на данный момент, действует ограничение на размер прикрепляемых файлов: 16 Мб.

Как создать чат в Битрикс 24 и написать сообщение

1. Откройте меню “Чат и звонки”. В открывшемся окне у вас будет список всех публичных и ваших личных чатов. Создать новый чат вы можете кнопкой вверху этого списка.

Как поставить задачу в Битрикс 24

• Откройте меню “Задачи” и нажмите “Новая задача”.

• Откроется окно создания новой задачи. В этом окне укажите тему и описание задачи, исполнителя (по умолчанию это вы сами), срок выполнения и прочие необходимые атрибуты.

• Это не обязательно, но если задача сложная и включает много этапов, то добавьте в нее чеклист — разбейте ее на более простые пункты, которые будут отмечаться по мере выполнения. Кнопка “Чеклист” находится под описанием задачи. Нажмите “Добавить задачу”. Всем задействованным сотрудникам придут уведомления о ней.

Битрикс 24 — как настроить лиды

Все предварительные настройки лидов находятся в меню “CRM” — “Настройки”. Там в справочниках вы можете настроить статусы лидов и сделок, типы компаний, валюты и т.д. После настройки можно начинать добавлять лиды.

Чтобы добавить лид вручную:

1. Откройте меню “CRM”, перейдите на вкладку “Лиды” и нажмите “Добавить лид”.
2. Заполните название, состояние и все необходимые сведения о лиде, в том числе ответственного за него сотрудника.
3. Нажмите “Сохранить”.

При большом количестве лидов мы рекомендуем автоматизировать их регистрацию, то есть настроить интеграцию с телефонией и почтой так, чтобы по каждому звонку автоматически создавался лид и регистрировался контакт в карточке клиента.

Надеемся, эта небольшая инструкция по Bitrix поможет вам освоить и оценить этот безусловно интересный инструмент.

А если у вас возникнут какие-либо вопросы или понадобится более подробная консультация по вопросам внедрения Битрикс в вашей компании, обращайтесь к специалистам “Интегруса”.

Источник

Настраиваем площадку Битрикс правильно: простые советы для сохранения душевного здоровья тимлида

Настройка любой площадки для CMS — это рутинный процесс, который должен быть доведен до автоматизма в каждой уважающей себя компании. А потому частенько воспринимается, как восход солнца — это происходит само собой. На самом деле, нельзя так относиться и надеяться на разработчиков, особенно если часть команды работает на субподряде. Они могут потратить кучу времени и денег проекта на переносах, багах и конфликтах кода.

Задача тимлида — создать команде среду для разработки и правильные условия для написания кода. Меня зовут Артем Первушин, я технический директор в компании Extyl. Чтобы помочь с этим я решил опубликовать напоминалку, основанную на внутренних регламентах нашей компании.

Итак, наша задача: развернуть рабочие стенды девелоперов (dev), тестовое окружение(stage), боевой сервер (prod), наладить процесс разработки и тестирования, доставки артефактов по цепочке и деплоя стабильной версии. Для этого необходимо формализовать, привести к единому алгоритму процесс настройки площадки для разработчика, чтобы не возникало ситуации, когда каждый сам решает, что и где «подкрутить». Золотое правило управленца — если процесс повторяется больше одного раза, на этот процесс должна быть инструкция или регламент.

Расскажу на примере архитектуры, которую используем мы: main — наша основная площадка для тестов и показов. В дополнение используем несколько площадок для каждого из разработчиков — d1, d2 и так далее. Настройкой среды для Битрикс-приложения в нашей компании занимается сисадмин. Здесь нет универсального способа настройки, поэтому подробности опущу.

Шаг 1. Разворачиваем ядро Битрикс (базовое или своей версии):

Проверить кодировки. Устанавливайте сайт СТРОГО в кодировке UTF-8. При проверке сайта (Инструменты – проверка системы) шестым пунктом проверки должно выводиться «Параметры настройки UTF».

Проверить ключи. Ни в коем случае не оставляйте сайт на демо-ключе. Нужно запрашивать некоммерческий ключ для разработки у менеджера проекта, а в случае непредставления — останавливать проект. Об этом должен позаботиться тимлид, иначе про ключ все забудут и в один прекрасный момент сайт перестанет работать.

Не забыть отключить допфункции. Запрет отправки почтовых сообщений на тестовой площадке. Если на странице задана константа ONLY_EMAIL и email из настроек почтового шаблона с ее значением не совпадает, то письмо не отсылать. Если мы хотим запретить посылать сообщения на всем сайте, то необходимо в файле bdconn.php установить константу define(«ONLY_EMAIL», «admin@site.ru«);

Поставить галку на версиях разработчиков. После установки продукта в админке нужно отметить, что сайт используется для разработки, а не для коммерческих целей.

Обновить до актуального состояния. Сразу после развертывания необходимо зайти в настройки Битрикс и установить все обновления системы, поскольку в аутсорс-продакшнах часто пользуются готовыми сборками (образами).

После разворачивания сайта необходимо пройти проверку системы и проверку тестирования конфигурации /bitrix/admin/site_checker.php?lang=ru. Ошибок и предупреждений не должно быть. По умолчанию агенты на тестовых площадках Extyl должны выполняться на хитах, а на бою переведены на cron (тимлид проекта решает, когда на тесте надо перевести агента на cron).

Шаг 2. Следим за тем, чтобы площадки для разработки не оказались в индексе поисковиков

Программисты, как правило, вообще не задумываются о поисковиках и последствиях индексации площадки для разработки. Нужно напоминать, что стенды разработки — это те же сайты в сети, а значит их видят роботы, Нам не нужно, чтобы служебная информация оказалась доступна в поиске. Сразу после установки не забываем изменить настройки на боевом сервере.

И в robots.txt прописать правило:

– запрещена индексация сайта;

Во время переноса сайта на боевой сервер, файл должен быть изменен (оставить запрет на индексацию только на системные папки, страницы, файлы, такие как bitrix, upload, auth и т.п.).

Шаг 3. Устанавливаем модуль миграции сущностей БД

Когда у нас уже есть ядро и мы начали делать сайт, появляются данные, с которыми нужно работать и не терять их. Возникает необходимость переноса на бой и обратно изменений сущностей БД (инфоблоки, формы и т.д.).

Ничего не вводим руками, пользуемся миграциями. Причина — миграции дают возможность сделать все, что можно сделать руками, но при этом процесс можно в любой момент времени повторить. Когда команда состоит из нескольких разработчиков, количество забытых данных растет в геометрической прогрессии. Если у заказчика есть предпрод или сроки приемки затягиваются, то без миграций невозможно обойтись в принципе.

Для переноса изменения из БД теста на бой или наоборот надо сразу установить модуль миграции для разработчиков https://marketplace.1c-bitrix.ru/solutions/sprint.migration/

Не ленитесь и облегчите себе жизнь установкой мигратора. Он поможет восстановить работоспособность сайта, даже если кто-то удалил базу без возможности восстановления.

Шаг 4. Настраиваем Git

В современных реалиях без GIt не может существовать не один проект, даже очень маленький. Писать код без системы версионирования сегодня невозможно — командная работа на то и командная.

Сразу после развертывания Битрикс — надо установить Git на проект и правильно его настроить:

Не все должно попадать в репозиторий, настраиваем gitignore.

.gitignore может быть изменен и дополнен в зависимости от потребностей проекта.

robots.txt, как и sitemap*.xml, .htaccess должен быть в .gitignore на бою и всех тестовых площадках.

Пара слов о гигиене процессов:

На предпроде должна быть включена ветка stage, а на бою master. В ветках stage и master мы не работаем.

Все ненужные страницы и разделы необходимо удалить перед первым коммитом.

В Git не должны попадать отладочные скрипты, логи, медиафайлы, регистрируемые в БД и др.

Очень важно первично правильно настроить Git и сделать площадку main (stage) чистой — без незакоммиченных файлов. Далее эта площадка будет копироваться на тестовые хосты, и если не выполнить эти предписания, то будут проблемы с тем, что невнимательные разработчики станут коммитить конфигурационные файлы, отладку, ядро и другие вещи, которые не должны попадать в Git. Вообще, когда в истории коммитов видно, как удаляют отладку или то, чего не должно там быть — это говорит о низкой квалификации разработчика. Подробнее о работе с Git я расскажу в следующей статье.

Шаг 5. Настраиваем CI/CD на проекте

CI/CD технология непрерывной интеграции и развертывания сегодня практически стандарт для отрасли, хотя единого алгоритма действий тут нет, и пожалуй быть не может — слишком много разных переменных для каждого проекта, каждый раз настраивать приходится по своему. Но общий алгоритм един — пишется код, покрывается тестами, отправляется в систему контроля версий (не обязательно Git), при поступлении нового коммита — тригерится запуск развертывания тестового окружения и самих тестов. Если все успешно — тригерится деплой артефактов на прод.

Разумеется, это только каркас, и этапов может быть гораздо больше, как и проверок (и автоматических и ручных) на возможность перехода к следующему этапу. Но в рамки этой статьи разбор CI/CD не укладывается, это отдельная и большая тема.

Большие проекты подразумевают настройку CI/CD, но процесс сильно зависит от потребностей проекта.

В этом мире всё, включая разработку, стремится к хаосу, а тимлиды его сдерживают и структурируют работу. Описанные мной шаги банальные, но, как ни странно, снимают огромное количество проблем. Не выполненные вовремя пункты инструкции ведут к негативу заказчика и потере драгоценного времени тимлида. Надеюсь, что материал поможет читателю сделать настройку площадок проще, а работу в команде продуктивнее.

Давайте продолжим обсуждение в комментариях?

Источник