Как настроить дистанционную работу

Памятка владельцу: как организовать работу штатных сотрудников из дома во время эпидемии

Даже если до последнего вы слышать не хотели об удаленке для своих сотрудников, с коронавирусом не поспоришь — страны одна за другой объявляют карантин и настоятельно рекомендуют работодателям отправить людей по домам. Зацепило не только сферу туризма: рестораны закрываются для посетителей и готовят на вынос, звёзды анонсируют онлайн-концерты, конференции переносят в интернет. Боитесь за будущее своего бизнеса? Давайте разберемся, можно ли работать без офиса и как пережить этот сложный период с минимальными потерями!

• Как организовать удаленную работу команды из дома
• Удаленная работа с клиентами: как подготовиться
• В чем секрет эффективной дистанционной работы

Как организовать удаленную работу команды из дома

Если вы раньше не практиковали дистанционное сотрудничество, начать может быть сложно: много нюансов. Разобраться в том, как организовать работу удаленных сотрудников, поможет эта пошаговая инструкция:

1. Решитесь на новый формат. Владельцу бизнеса важно смириться с тем, что придется ослабить контроль и начать доверять сотрудникам, дать им большую свободу принятия решений. Это тяжело, но иначе дистанционная работа команды невозможна.
2. Обсудите изменения с сотрудниками, которых переводите на удаленку. Важно, чтобы они понимали — это не отпуск с элементами работы, а полноценная работа в новых условиях, и могли донести это до своих домашних.
3. Решите, на каких компьютерах люди будут работать. Отдадите им с собой офисные ноутбуки или попросите использовать личную технику? Если второе, поручите системному администратору установить всем необходимое ПО, а также Teamviewer / его аналог и VPN, чтобы можно было решать технические вопросы удаленно.
4. Если используются личные компьютеры, понадобятся удаленный доступ к рабочему столу, логины и пароли от корпоративной почты, баз и всех используемых сервисов.
5. Обучите сотрудников использованию программ, в том числе, приемам, которые ускорят и упростят командную работу: поясните, как расшарить экран при созвоне, например.
6. Проверьте, у всех ли есть хорошие наушники с микрофоном, купите недостающие. Качество звука особенно важно для тех, кто обрабатывает входящие звонки или проводит переговоры с клиентами с компьютера.
7. Наладьте коммуникацию. Больше не будет возможности зайти в соседний кабинет и обсудить задачу, а переписка по е-мейлу может быть долгой и неэффективной, поэтому важно продумать процесс:
   • создайте групповые чаты для членов команд, работающих над каждым проектом, в Zoom, Skype или другом мессенджере (важно, чтобы в нем была нормально работающая возможность поиска в истории переписки, а также функция записи видео) либо используйте возможности сервисов для групповой работы, о которых поговорим ниже;
   • сверьте ожидания, чтобы руководитель не считал, что сотрудники ответят на его сообщение в полночь, а сотрудники понимали, что имеют право не читать чат в нерабочее время. Это поможет избежать напряженности в команде;
   • договоритесь о правилах общения в чате, например: не использовать аудиосообщения (не всегда есть возможность слушать, сложно потом найти нужный файл), писать только по работе, умещать мысль в одно сообщение вместо десятка, если вопрос сложный — назначать созвон и т.п. Это сэкономит время всех участников чата и позволит им сосредоточиться на работе.
8. Согласуйте процесс постановки задач. Перекидываться ими в чате или обсуждать на созвоне без последующей фиксации опасно — неизбежны «забыл», «пропустил» и «думал, это не мне». Подберите удобный и простой в использовании сервис и обучите всех работе с ним.
9. Согласуйте процесс работы с документами. Никаких текстовых файлов, которые придется пересылать, путаясь в версиях! Подойдет любое облачное решение: Google Docs или его аналоги.
10. Поддерживайте командный дух — периодически созванивайтесь, обсуждайте прогресс и сложности. Люди не должны чувствовать себя брошенными наедине с проектом.

Документальное оформление нового формата работы

С сотрудниками, которых переводите на удаленку, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору — для начала на месяц, а потом продлить, если ситуация не позволит им вернуться в офис.

В нём фиксируются:

• адрес, по которому сотрудник будет работать
• график работы
• условия, при которых ставится прогул: например, если в течение определенного времени не был получен ответ на письмо, отправленное на корпоративный е-мейл, или звонок на рабочий телефон

Шаблон соглашения можно скачать здесь .

Техническое обеспечение работы удаленной команды

1. Сервис для постановки задач и контроля сроков:
   • Asana . Для команд до 15 участников бесплатно, платная версия — от 11 евро в месяц за каждого сотрудника. Можно ставить задачи, прикреплять к ним файлы и оставлять комментарии, назначать ответственных и дедлайны, настраивать отправку на почту напоминаний о том, что сроки сдачи подходят.
   • Trello . Бесплатно для команд до 10 человек, платная версия — от 10 долларов в месяц за каждого сотрудника. Можно создавать доски проектов и карточки задач в них, назначать ответственных, просматривать приближающиеся дедлайны в формате календаря и получать уведомления об изменении статуса.
2. Чат для общения команды:
   • Slack . Как правило, достаточно бесплатной версии, в которой можно создать любое количество открытых и приватных каналов, но будут доступны только 10 000 последних сообщений.
   • Discord . Бесплатный, по функционалу и интерфейсу похож на Slack, но не «съедает» историю переписки.

Чаты подходят для быстрой коммуникации, но не используются для групповых созвонов: нет видео, возможности расшарить экран и записать встречу.

Сервис для видео звонков:

• Zoom . Опять же, в большинстве случаев достаточно бесплатной версии, позволяющей пригласить до 100 гостей и провести безлимитное количество созвонов один на один. Ограничение по времени у групповых конференций — 40 минут (если нужно больше, придется купить). Сеансы можно записывать и сохранять.

Подойдет и привычный Скайп.

Планирование онлайн-встреч. Удобно использовать Google календарь: создавая мероприятие, добавляете гостей , эти люди получают приглашения на почту и могут прямо из письма подтвердить участие.

Совместная работа с документами. Выбирайте любой облачный сервис, например, бесплатный Google Docs.

Удаленная работа с клиентами: как подготовиться

1. Пересмотреть свои услуги и по максимуму перевести их в онлайн-формат, а также исключить личные встречи, заменив их звонками либо видео конференциями.
2. Обеспечить бесперебойное функционирование основных элементов бизнеса, автоматизировав все, что можно.

Разберем пункт про автоматизацию:

1. Переводим бухгалтерию в онлайн. Это не только удобно, но и безопасно в текущей ситуации: вы не встречаетесь с бухгалтером лично, не возитесь с бумагами, которые нужно подписать, и никуда их не везете. Поясним выгоды на примере Фингуру:
   • вместо одного специалиста на вас работает команда: бухгалтер по налогам, операционист по первичке, бухгалтер по зарплате и персональный ассистент, распределяющий задачи и контролирующий их выполнение. Вы не оплачиваете больничные, отпуска и декреты, не оборудуете рабочие места и не стоите над душой в ожидании результата;
   • сервис одинаково функционален в веб и мобильной версии, вы можете пользоваться им с любого устройства;
   • 24/7 работает чат-бот, который помогает найти информацию в базе знаний, отправить копии бухгалтеру или запросить у него необходимый документ;
   • каждый клиент застрахован на миллион рублей от бухгалтерской ошибки;
   • берем на себя все задачи, освобождая время на управление бизнесом и его развитие;
   • стоимость — от 6 600 рублей в месяц.
2. Внедряем электронный документооборот. О том, зачем он нужен и как на него перейти, мы написали подробный материал. Почему это важно сейчас:
   • можно удаленно сдавать отчеты в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат;
   • не придется ходить на почту или контактировать с курьерами, чтобы отправить контрагентам счета-фактуры, договоры, акты приема-передачи.

Посмотрите, как просто работать в нашем чате!

Протестируйте приложение Фингуру бесплатно!

ЭДО — не только удобно, но и выгодно: сокращаете расходы на услуги почты и курьерских служб, бумагу, конверты, заправку принтера.

Для осуществления электронного документооборота нужна специальная программа, так называемый оператор ЭДО. Рекомендуем Контур.Диадок . Работа с входящими бесплатна: вы можете подписывать присланные контрагентами документы, оформив сертификат электронной подписи. Стоимость отправки зависит от объема: 600 исходящих документов стоят 4 200 рублей, 1 200 — 7 800 рублей и так далее.

Мы в Фингуру считаем, что деревья надо беречь, поэтому подключаем каждого клиента к оператору ЭДО.

1. Автоматизируем учет клиентов. Важно, чтобы была единая база в облаке, доступная с разных устройств, а не куча разрозненных табличек на компьютерах менеджеров по продажам. Многие бухгалтерские и товароучетные программы включают CRM, но если нет, подберите ее отдельно: Битрикс24 , amoCRM и так далее. Пробуйте, выбирайте функционал под свой бизнес и не теряйте информацию о клиентах.
2. Автоматизируем складской учет. Если у вас интернет-магазин, важно держать под контролем остатки на складах, резервации и продажи — поможет Мой склад . Это облачный сервис, объединяющий товароучетную систему, CRM и ряд других важных опций для владельцев торговых точек. Версия с ограниченным функционалом для магазина с одним сотрудником и без филиалов бесплатна, если коллектив больше, будете платить от 1 000 рублей в месяц.

Хочется все и сразу, чтобы не тратить время, выбирая программы и синхронизируя их друг с другом? Берите 1С:Фреш — сервис, незаменимый для тех, кто передал бухгалтерию на аутсорс и позволяет сотрудникам работать удаленно. Это — набор программ 1С в облаке, доступный с любого устройства:

• складской учет
• бухгалтерия
• CRM
• приложение для ЭДО
• отчетность
• интеграция с онлайн-бухгалтерией Фингуру и многое другое.

Стоимость: от 13 000 рублей в год (зависит от тарифа).

В чем секрет эффективной дистанционной работы

Подытожим сказанное. Чтобы без потерь перевести бизнес в онлайн-режим, нужно:

• обеспечить сотрудников всем необходимым: техникой, программным обеспечением, доступами и кредитом доверия;
• обучить их работе с теми сервисами, которые ранее не использовались;
• обеспечить себе надежный тыл, автоматизировав бизнес-процессы по максимуму;
• отпустить ситуацию и верить в то, что все вернется на круги своя.

Источник

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов

Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:

• читайте в статье «Правила оформления дистанционной работы в 2021 году»;
• смотрите на семинаре «Нестандартная занятость работников в 2021 году: дистанционная работа, неполная занятость, совместительство, гибкое рабочее время. Как правильно оформить» — поможет разобраться, когда вводить тот или иной вид занятости, чем они различаются, как без ошибок оформлять документы с работником. Онлайн-обучение, онлайн-тест, электронный сертификат Контур.Школы.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

• можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
• можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
• можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

• не нужно организовывать рабочее место;
• не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

• трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
• есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
• нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

• лично;
• в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

• в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
• в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

• лично под роспись;
• через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

• порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

• ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
• мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
• _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

• программу Контур.Бухгалтерия;
• ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

• в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
• если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

• по почте заказным письмом с уведомлением; или
• в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Источник