Как настроить листы рассылки

Рассылка расчетных листков в программах 1С

Статьей 136 ТК РФ регламентируется порядок, место и сроки выплаты зарплаты. Законодательством установлено, что работодатель обязан выдавать сотруднику расчетный листок, который содержит всю информацию о всех его начислениях и удержаниях. Но в законе не указан конкретный способ выдачи расчетного листка. Организация может выдавать расчетный листок на руки, а может и осуществлять рассылку этого отчета сотрудникам по электронной почте. Но данное положение должно быть закреплено приказом организации. О том, как это настроить в программных продуктах 1С расскажем в этой статье.

Такая возможность имеется как в программе 1С: ЗУП ред. 3.1, так и в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. Для рассылки расчетных листков сотрудников необходимо выполнить предварительную настройку учетной записи в программе.

Рассылка расчетных листков из программы 1С: ЗУП ред. 3.1

Для начала необходимо выполнить настройку учетной записи для рассылки отчетов.

Шаг. 1. Откройте раздел «Администрирование» — «Органайзер».

Шаг 2. Разверните пункт меню «Почта» и перейдите по ссылке «Настройка системной учетной записи».

Шаг 3. В открывшемся окне настройки укажите:

• электронную почту и пароль от нее;

• имя отправителя – это может быть название организации или имя ответственного лица;

• остальные параметры оставьте по умолчанию.

Шаг 4. Система выполнит проверку настроек учетной записи.

Шаг 5. По окончании этой процедуры, вы можете закрыть окно или нажать «Перейти к учетной записи» и проверить еще раз ее настройки.

В карточке учетной записи указано, что она предназначена для отправки писем. Нажав кнопку «Проверить настройки», система отправит на указанную электронную почту тестовое письмо.

В разделе «Учетные записи электронной почты» появится системная учетная запись программы 1С: ЗУП. Название «Системная учетная запись» мы не меняли, но вы можете назвать ее по своему усмотрению.

Для осуществления рассылки сотрудникам в их карточке в разделе «Личные данные» укажите их электронные адреса (E-mail).

Шаг 6. Перейдите в раздел «Кадры» — «Сотрудники». Откройте нужного сотрудника и в верхней части окна нажмите на гиперссылку «Личные данные».

Шаг 7. В поле «Email:» укажите электронную почту сотрудника. Сохраните внесенные сведения – «Ок».

Предварительная настройка выполнена. Перейдем к рассмотрению настройки самой рассылки отчета «Расчетный листок».

Варианты создания рассылки расчетного листка.

Рассылку «Расчетного листка» можно настроить двумя способами.

• из отчета «Расчетный листок»;

• в разделе «Администрирование».

1 Вариант.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» и выберите пункт «Расчетный листок».

Шаг 2. В форме отчета «Расчетный листок» нажмите кнопку «Еще» и в пункте меню «Отправить» выберите команду «Создать рассылку отчетов…»

Шаг 3. Откроется окно создания рассылки с уже подобранным отчетом «Расчетный листок» и остается ее донастроить.

2 вариант.

Рассмотрим еще один вариант создания рассылки отчетов. Отметим, что он подходит не только для расчетного листка, но и для рассылки других отчетов.

Шаг 1. В разделе «Администрирование» перейдите в пункт «Печатные формы, отчеты и обработки».

Шаг 2. По гиперссылке «Рассылки отчетов» откроется настройка рассылки.

Шаг 3. Нажмите кнопку «Создать».

Шаг 4. В открывшемся окне создания настройки рассылки внесем необходимые нам данные.

• укажите название рассылки – «Рассылка расчетных листков»;

• в поле «Отправлять» выберите «Свой отчет для каждого получателя»;

• поле «Получатели» укажите – «Физические лица»;

• Нажмите «Подбор» и выберите вид отправляемого отчета – «Расчетный листок».

Отчет «Расчетный листок» находится в разделе «Зарплата».

Обратимся к нижней части документа – «Настройки отчета».

Шаг 5. Отметьте галочкой строку «Сотрудники» и установите значение «Получатель», нажав кнопку «Установить получателя».

Период настройки автоматически установлен – «Прошлый месяц». Нас этот вариант устраивает.

Шаг 6. На закладке «Расписание» задайте расписание рассылки. Например, «Ежемесячно», каждые 5 день начала месяца, с 9-30 ч.

Данная закладка не обязательна к заполнению. Можно рассылку выполнять самостоятельно, например, по мере готовности отчетов.

Шаг 7. На закладке «Доставка (эл. почта)», нажав на гиперссылку «Укажите получателей», подберите список сотрудников для рассылки» по кнопке «Подобрать».

Обратите внимание, что у сотрудников, у которых внесен адрес электронной почты, он прописан рядом с их фамилией. У кого адрес не отображен, необходимо внести информацию в его карточку – «Сотрудники» — «Личные данные».

Шаг 8. Нажмите «Записать и закрыть» — настройка рассылки сохранена.

Если рассылка настроена на выполнение действий по расписанию, то программа автоматически в обозначенное время осуществит рассылку отчетов.

Пользователь при необходимости может задать команду рассылки самостоятельно по кнопке «Выполнить сейчас».

По окончании процесса программа сообщит, что рассылка расчетных листков выполнена.

1С: ЗУП автоматически отправит расчетные листки адресатам. Проверим почту, указанную у сотрудника, убедимся, что письмо с расчетным листком от ООО «Петровские зори» доставлено.

Файл заархивирован. Скачаем и откроем его.

Перед нами расчетный листок сотрудника Виноградова Г.И.

Немного потраченного времени и «выдача» расчетных листков сотрудникам автоматизирована. Налицо оптимизация работы бухгалтера и экономия средств на бумаге и заправке картриджа для печати.

Рассылка расчетных листков в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

Настройка учетной записи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия выполняется аналогично программе 1С: ЗУП. Пример настройки электронной почты в этой программе мы уже рассматривали ранее.

Создание рассылки можно также выполнить двумя способами.

1 Вариант.

Из самого отчета «Расчетный листок», который можно найти в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчеты по зарплате».

Нажмите кнопку «Еще» и в пункте меню «Отправить» выберите команду «Создать рассылку отчетов…»

2 вариант.

В разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» гиперссылка «Рассылки отчетов».

Как видите, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, варианты настройки рассылки отправки расчетных листков такие же, как и в 1С: Зарплата и управление персоналом, т.к. применяется единый механизм БСП (Библиотека стандартных подсистем).

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник

Советы по созданию списков рассылки

Независимо от того, насколько умна ваша рассылка, она не повлияет на отправив ее не тем людям. Вы можете ограничить список рассылки именами и адресами или включить дополнительные сведения о каждом клиенте, чтобы можно было классифицировать клиентов по сегментам, которые имеет смысл для вашей компании.

Чем больше рассылки будет нацелена на клиентский сегмент, который, вероятнее всего, заинтересует конкретное предложение, тем больше будет успешной рассылки. Спланируйте от времени до половины времени почтовой кампании и бюджета на уточнение списка рассылки для соответствующего сегмента клиента.

Использование данных клиента

После получения сведений о клиентах и потенциальных клиентах отслеживание общих атрибутов может оказаться очень полезным. Чем больше деталей вы зафиксили в списке рассылки, тем больше параметров для них можно нацелить.

Однако убедитесь, что подробные данные, которые вы отслеживаете, — это данные, которые вы будете использовать. Чем сложнее вы добавите в список рассылки, тем больше работы необходимо сделать для его обслуживания.

Например, данные клиентов можно использовать одним из следующих способов:

Печать почтовых наклеек Создайте почтовые наклейки, для которых требуются только имя и адрес.

Почта клиентам в конкретном региональных окнах Отфильтруйте свой список рассылки по городу или почтовому индексу, чтобы можно было легко объявлять рекламные акции только клиентам, которые живут в определенном месте.

Добавление персонализированного приветствия Персонализовать рассылку, включив имена и фамилии получателей в строку приветствия, разделив имя на , и поля данных фамилии;

Фокус на получателях определенного возраста Оповещайте клиентов о товарах и услугах, соответствующих их жизненному этапу (например, о планировании выхода на пенсию на два с 10 лет или на пенсию в свои 10 лет), собирая даты рождения клиентов в качестве год рождения (например, «1945»).

Если вы хотите предложить рекламный подарок всем клиентам, дни рождения которых приходится на текущий месяц, вы можете собрать даты их рождения как месяц, день, год (например, «1 января 2000 г.»).

Подгоняем отдельные рассылки по полу Объявлять новую строку продукта только мужчинам или только женщины, укавлая в списке рассылки пол каждого клиента («женский» или «женский»).

Использование истории покупок Отправка специальных объявлений пользователям, которые недавно сделали основные покупки, или уведомлять клиентов о новых моделях избранных марок. Для этого нужно отслеживать историю покупок клиентов. Вы также можете уведомить клиентов о похожих продуктах («Клиенты, которые приобрели то, что вы также приобрели это»).

Отправка сообщения для сохранения на почтовом ящике Сэкономите затраты на рассылку только по приглашениям, отправив приглашения пользователям, у которых есть адреса электронной почты. Вы можете сначала адресовать приглашения на печать, выполив слияние и отфильтровав клиентов, у которых нет адресов электронной почты. Затем вы можете создать приглашение по электронной почте, выполив слияние и отфильтровав пользователей, у которых есть адреса электронной почты.

Создание списка рассылки

По своему базовому принципу список рассылки — это текстовый файл, который разделяет записи получателей на общие поля. Такие списки обычно имеют форму листов или таблиц, каждая запись в отдельной строке разделена на столбцы, содержащие отдельные поля данных, как по рисунку в базовом списке рассылки.

Сложный список может включать дополнительные поля данных, такие как размер и цвет, история покупок, дата рождения и пол.

Если список рассылки создается впервые, это можно сделать, не выходя из Publisher. Дополнительные сведения см. в статьи «Создание списка адресов для слияния».

Объединение списков из нескольких источников

Независимо от того, есть ли у вас списки рассылки или вы их приобретаете, Publisher упрощает их объединение и редактирование из нескольких источников в Publisher. Вы можете выбрать наиболее подбирать оптимальные для вас списки рассылки Publisher из любых сочетаний других списков, созданных в Excel, Outlook и Access.

Указание списка для добавления

На вкладке «Рассылки» нажмите кнопку «Слияние > пошаговую Step-Mail слияния».

Если публикация подключена к списку получателей, проверьте подключение, а затем на вкладке «Рассылки» нажмите кнопку «Изменить список получателей». Если публикация не подключена к существующему списку получателей, в области слияния нажмите кнопку «Далее: создание или подключение к списку получателей», а затем выберите нужный список.

В диалоговом окне «Получатели слияния» в списке«Добавить в список получателей» сделайте следующее:

Нажмите кнопку «Ввести новыйсписок», добавьте нужные записи в диалоговом окне «Новый список адресов» и нажмите кнопку «ОК».

Щелкните «Использовать существующий список»,выберите источник данных в диалоговом окне «Выбор источника данных» и нажмите кнопку «Открыть».

Щелкните «Выбрать из контактов Outlook» (если вы вам будет предложено выбрать профиль почты, щелкните нужный профиль, а затем нажмите кнопку «ОК». Выберите папку или список рассылки в диалоговом окне «Выбор контактов» и нажмите кнопку «ОК».

Устранение расхождений при объединении списков

При добавлении одного списка рассылки в другой одно или несколько полей в существующем списке могут не совпадать. Например, список адресов, который вы добавляете, может включать поле «Название компании», а исходный список — нет.

Publisher запросит устранение несоответствий между полями в различных исходных списках, открыв диалоговое окно «Добавить в список получателей».

В диалоговом окне «Добавление в список получателей» выберите поле, не выбранное в столбце «Совпадение», выберите поле, которому оно будет соответствовать, в полях списка получателей со списком соответствующих полей и нажмите кнопку «Совпадение».

В диалоговом окне «Подбор поля» убедитесь, что выбранное поле указано в списке «Совпадение с полем списка получателей» или выберите другое поле, а затем нажмите кнопку «ОК».

Если для совпадения нужно добавить в список получателей новое поле, выберите поле, которое вы хотите добавить в новый список (левый список в диалоговом окне «Добавить в список получателей»), нажмите кнопку «Добавить» и нажмите кнопку «ОК». Добавленные поля будут показаны в области «Новые поля», которые будут добавлены в список получателей.

Совет: Чтобы удалить добавленное поле, выберите его в поле «Новое поле», чтобы добавить в список получателей, и нажмите кнопку «Удалить».

Как найти соответствие полей, если Publisher не запросит их?

В области задач «Слияние» в списке«Другие элементы» щелкните «Поляадреса» и выберите «Соответствие полей».

Сохранение ярлыка для объединенного списка

Вы можете создать ярлык на объединенный список для использования в других рассылках. При редактировании отдельной записи в объединенном списке измененная запись также обновляется в исходном исходном файле, если этот файл доступен для редактирования. Если вы не хотите обновлять исходный исходный файл, экспортировать список получателей в новый файл.

В области задач «Слияние» (шаг 3.Создание объединенных публикаций) в списке «Подготовкак созданию рассылки» выберите «Сохранить ярлык для списка получателей».

В диалоговом окне «Сохранение файла» введите имя объединенного списка адресов в поле «Имя файла».

По умолчанию список адресов сохраняется в папку Мои источники данных. Рекомендуется хранить список адресов в этой папке, так как по умолчанию Publisher ищет источники данных в ней.

Нажмите кнопку Сохранить.

Уточнение списка получателей

Если поля в различных исходных списках совпадают, все записи отображаются в существующем списке в диалоговом окне «Получатели слияния», где можно фильтровать, сортировать и выбирать получателей для слияния. Поключайте их рядом с каждым получателем, который вы хотите включить в список, и один из получателей, которых вы хотите исключить.

Выбор или очистка всех элементов

В строке заголовков выберите или сберем его.

Фильтрация элементов в списке

Если вы хотите использовать только определенные элементы из списка, можно отфильтровать его по определенному полю или критерию. После фильтрации списка вы можете использовать флажки для включения и исключения отдельных записей.

Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по который нужно отфильтровать.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Щелкните «Пустые», чтобы отобразить все записи, в которых соответствующее поле пусто.

Щелкните ссылку (неblanks), чтобы отобразить все записи, в которых соответствующее поле содержит сведения.

Щелкните «Дополнительные функции», чтобы открыть диалоговое окно «Фильтр и сортировка», которое можно использовать для фильтрации по нескольким условиям.

Примечание: Вы также можете открыть диалоговое окно «Фильтр и сортировка», щелкнув «Фильтр» в списке «Уточнить получателей» в диалоговом окне «Получатели слияния».

Совет: Если источник данных содержит записи с одинаковой информацией и в столбце не более 10 уникальных значений, можно отфильтровать данные по определенным данным. Например, если есть несколько адресов, в качестве страны или региона для австралии можно отфильтровать Австралия.

В диалоговом окне Получатели слияния отобразятся только записи, соответствующие условиям. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).

Сортировка элементов в списке

Если вы хотите просмотреть элементы в алфавитном порядке, можно отсортировать элементы в списке.

В области «Получатели слияния» щелкните заголовок столбца элемента, по который нужно отсортировать.

Например, чтобы отсортировать его в алфавитном порядке по фамилии, щелкните заголовок Фамилия.

Чтобы отсортировать по нескольким условиям, в списке «Уточнить получателей»нажмите кнопку «Сортировка». В диалоговом окне «Фильтр и сортировка» выберите условия для сортировки.

Поиск дубликатов

Чтобы избежать дублирования рассылки, можно найти и устранить записи в объединенном списке, для которых совпадает большинство (но не обязательно все) поля.

В диалоговом окне «Получатели слияния» в списке «Уточнитьполучателей» щелкните «Поиск дубликатов».

В диалоговом окне «Поиск дубликатов» оставьте проверять только те записи, которые вы хотите включить, и нажмите кнопку «ОК».

Поиск определенного получателя или группы получателей с общим атрибутом

Чтобы определить отдельного человека или группу людей с общими атрибутами (например, фамилию, почтовый индекс или месяц рождения), вы можете найти их в списке.

В диалоговом окне «Получатели слияния» в списке «Уточнитьполучателей» выберите «Найти получателя».

В диалоговом окне «Поиск записи» введите атрибут, который вы хотите найти, в текстовом поле «Найти», укажите поле или поля для поиска, а затем нажмите кнопку «Найти далее».

Источник