Как настроить общий почтовый ящик

Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook в Интернете

Общие почтовые ящики позволяют группе людей с легкостью отслеживать и отправлять электронную почту с публичных электронных адресов, например info@contoso.com. Когда пользователь в группе отвечает на сообщение, отправленное в общий почтовый ящик, ответ будет получен с общего адреса, а не от отдельного пользователя. Также можно использовать общий почтовый ящик как общий календарь группы.

Совет: Чтобы вы могли использовать общий почтовый ящик, Администратор Microsoft 365 должен создать его и добавить вас в качестве участника. Чтобы получить дополнительные сведения, попросите администратора ознакомиться с созданием общего почтового ящика, который описывает, что нужно сделать для администратора.

Воспользуйтесь этим методом, если Вы желаете одновременно отслеживать почту из главного ящика и почтового ящика общего доступа. После того как вы закончите эту задачу, общий почтовый ящик и его папки будут отображаться в области навигации слева при каждом открытии Outlook в Интернете.

Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.

Для почтовых ящиков Exchange Online щелкните правой кнопкой мыши папку в области навигации слева, а затем выберите команду Добавить общую папку. Для локальных почтовых ящиков Exchange щелкните правой кнопкой мыши имя основного почтового ящика (например, Регина Покровская) в левой области навигации, а затем выберите команду Добавить общую папку.

В диалоговом окне Добавление общей папки введите имя или адрес электронной почты пользователя, с которым вы совместно используете общий почтовый ящик, а затем нажмите кнопку Добавить. Или введите имя общего почтового ящика, участником которого вы являетесь, например info@contoso.com.

Почтовый ящик общего доступа появится в списке папок в Outlook в Интернете. Вы можете развернуть или свернуть папки почтового ящика общего доступа, как и папки главного почтового ящика. Вы также можете удалить почтовый ящик общего доступа из списка папок. Чтобы сделать это, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить папку общего доступа.

Чтобы получать уведомления о новых сообщениях в папке «Входящие» общего почтового ящика, необходимо Открыть общий почтовый ящик в отдельном окне браузера.

Воспользуйтесь этим методом, если Вы хотите просматривать электронную почту в почтовом ящике общего доступа и управлять ею в отдельном окне браузера. Этот метод также позволяет получать уведомления о новых элементах в папке «Входящие» общего почтового ящика.

Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.

На панели навигации Outlook в Интернете щелкните свое имя. После этого появится список.

Щелкните Открыть другой почтовый ящик.

Введите адрес электронной почты другого почтового ящика, который вы хотите открыть, и нажмите кнопку Открыть. Новый сеанс Outlook в Интернете откроется в отдельном окне, позволяя перейти к другому почтовому ящику.

Совет: Если Вы неправильно введете адрес электронной почты, появится сообщение «Совпадения не найдены». Попробуйте ввести адрес электронной почты еще раз.

Выберите пункт создать сообщение над списком папок. В области чтения откроется форма создания сообщения.

В верхней части сообщения выберите > Показать.

Вам будет показано, что получатели этого сообщения будут видеть, что оно отправлено из общего почтового ящика, а не из вашей личной учетной записи электронной почты.

При первом использовании общего почтового ящика необходимо добавить адрес в параметры, доступные в раскрывающемся списке из :

Щелкните правой кнопкой мыши адрес » от » и выберите команду » Удалить«.

Введите общий адрес. В следующий раз, когда вы отправите сообщение из общего почтового ящика, его адрес появится в раскрывающемся списке из .

Чтобы добавить получателей, можно ввести имя любого пользователя из папки контактов или списка адресов организации либо указать адрес электронной почты в поле Кому или Копия. Когда Вы впервые вводите имя определенного человека, Outlook в Интернете ищет его адрес. После этого имя сохраняется в кеше, благодаря чему соответствующий адрес определяется быстрее.

Введите сообщение, которое Вы желаете отправить.

Когда сообщение будет готово, нажмите кнопку Отправить.

Когда вы в первый раз отвечаете на сообщение, отправленное в общий почтовый ящик, вам нужно добавить общий адрес в раскрывающийся список из . Ниже описано, как это сделать.

Откройте Outlook в Интернете и перейдите к общему почтовому ящику.

Откройте сообщение, отправленное на общий адрес.

Нажмите кнопку Ответить.

В верхней части сообщения выберите > Показать.

Щелкните правой кнопкой мыши адрес » от » и выберите команду » Удалить«.

Введите общий адрес и отправьте сообщение. В следующий раз, когда вы отправите сообщение из общего почтового ящика, его адрес появится в раскрывающемся списке из .

Одно из преимуществ общего почтового ящика заключается в том, что любой пользователь, имеющий доступ к общему почтовому ящику, также имеет полные права на доступ к календарю. Вы можете создавать, изменять и удалять события в календаре. Используете общий календарь так же, как собственный. Вот краткий список задач, которые можно выполнять с календарем общего почтового ящика:

сообщать сотрудникам о том, что вы уходите в отпуск или будете отсутствовать в офисе;

создавать собрание рабочей группы;

изменять события календаря, созданные другими пользователями;

отменять собрание, созданное другим человеком.

Чтобы открыть общий календарь, выполните следующие действия:

Войдите в почтовый ящик с помощью Outlook в Интернете и выберите Календарь.

Щелкните правой кнопкой мыши другие календарии выберите команду Открыть календарь.

В каталоге из каталогавыполните поиск общего календаря, который вы хотите открыть. Выберите общий почтовый ящик, который нужно открыть, и нажмите кнопку Открыть.

Общий календарь отобразится в списке папок календаря.

Чтобы получить доступ к общему почтовому ящику на мобильном устройстве, откройте браузер, войдите в Microsoft 365 и перейдите в раздел Outlook в Интернете. Из Outlook в Интернете вы можете получить доступ к общему почтовому ящику.

Нельзя открывать общий почтовый ящик из приложения Outlook, установленного на мобильном устройстве. Вам нужна эта возможность? Сообщите об этом техническим специалистам Outlook. Проголосуйте за нее здесь!

Только администратор Microsoft 365 имеет разрешения на отправку автоматических ответов из общего почтового ящика. Для получения инструкций попросите администратора ознакомиться с созданием общего почтового ящика.

См. также

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Источник

Сведения об общих почтовых ящиках

Общие почтовые ящики используются, если нескольким людям необходим доступ к одному и тому же почтовому ящику, например к электронному адресу службы поддержки, почтовому ящику со сведениями о компании, столу регистрации или к другой функции, которую совместно используют несколько человек.

Пользователи с разрешениями для почтового ящика группы «Отправить как» или «Отправить от имени» могут отправлять сообщения с электронного адреса почтового ящика, если это разрешено администратором. Эта возможность особенно полезна для почтовых ящиков службы справки и поддержки, так как пользователи могут отправлять письма из таких групп, как «Служба поддержки Contoso» или «Создание стола регистрации».

Прежде чем начать

Перед созданием общего почтового ящикавы должны знать несколько вещей:

Лицензии: Общий почтовый ящик может хранить до 50 ГБ данных без назначения ему лицензии. Для хранения большего объема почтовому ящику нужно назначить лицензию. Дополнительные сведения о лицензировании общих почтовых ящиков см. в Exchange Online Ограничения. Когда размер общего почтового ящика достигнет предела, в течение некоторого времени вы сможете получать электронную почту, но не сможете отправлять новые сообщения. Затем вы перестанете получать электронную почту. Пользователи, отправившие сообщения в этот почтовый ящик, будут получать уведомление о недоставке.

Разрешения пользователей: Необходимо предоставить пользователям разрешения (членство) для использования общего почтового ящика. Использовать общий почтовый ящик могут только пользователи в пределах организации.

Внешние пользователи: Вы не можете предоставить доступ к общему почтовому ящику для людей, не входящих в ваш бизнес (например, людей с учетной записью Gmail). Если вы хотите сделать это, подумайте о создании группы для Outlook вместо этого. Дополнительные дополнительные возможности см. в Microsoft 365 группы в центре администрирования.

Используйте с Outlook: Помимо использования Outlook в Интернете браузера для доступа к общим почтовым ящикам, вы также можете использовать Outlook для приложения iOS или Outlook для android-приложения. Дополнительные дополнительные сообщения см. в раздел Добавление общего почтового ящика в Outlook мобильный телефон. Другим вариантом является создание группы для общего почтового ящика. Дополнительные дополнительные данные см. в см. в «Сравнить группы».

Шифрование: Нельзя шифровать электронную почту, отправленную из общего почтового ящика. Это происходит из-за того, что общий почтовый ящик не имеет собственного контекста безопасности (имя пользователя/пароль), поэтому ему не может быть назначен ключ. Если несколько человек являются участниками, и они отправляют или получают зашифрованные ими электронные письма с помощью собственных ключей, другие пользователи могут прочитать электронную почту, а другие — нет, в зависимости от того, с какой общедоступный ключ была зашифрована электронная почта.

Преобразование почтовых ящиков: Можно преобразовать почтовые ящики пользователей в общие почтовые ящики. См. раздел Преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик.

Роли администратора: Пользователи с глобальным администратором или Exchange ролей администратора могут создавать общие почтовые ящики.

Требования к подписке: Чтобы создать общий почтовый ящик, необходимо подписаться на Microsoft 365 бизнес-плана, который включает электронную почту (Exchange Online службу). Подписка Приложения Microsoft 365 для бизнеса не включает электронную почту. Microsoft 365 бизнес стандарт включает электронную почту.

Вход в: Общий почтовый ящик не предназначен для прямого входного сообщения в связанной учетной записи пользователя. Всегда следует заблокировать вход для учетной записи общего почтового ящика и заблокировать ее.

Слишком много пользователей: Если слишком много назначенных пользователей одновременно получает доступ к общему почтовому ящику (рекомендуется не более 25), они могут периодически не подключаться к этому почтовому ящику или иметь несоответствия, такие как повторение сообщений в почтовом ящике. В этом случае можно уменьшить число пользователей или использовать другую нагрузку, например группу Microsoft 365 или папку Public.

Удаление сообщений: К сожалению, нельзя запретить людям удалять сообщения в общем почтовом ящике. Единственный способ обойти это — создать группу Microsoft 365 вместо общего почтового ящика. Группа в Outlook как общий почтовый ящик. Для сравнения этих двух групп см. сравнительные группы. Дополнительные информацию о группах см. в дополнительных подробной информации о группах.

Чтобы получить доступ к общему почтовому ящику, у пользователя должна быть Exchange Online лицензия, но для общего почтового ящика не требуется отдельная лицензия. У каждого общего почтового ящика есть соответствующая учетная запись пользователя. Вы заметили, что вам не потребовалось указывать пароль при создании общего почтового ящика? У этой учетной записи есть пароль, но он создается системой (неизвестен). Не следует использовать учетную запись для входа в общий почтовый ящик. Однако без лицензии общие почтовые ящики ограничены размером 50 ГБ. Чтобы увеличить максимальный размер до 100 ГБ, необходимо назначить общему почтовому ящику лицензию Exchange Online (план 2). Лицензия Exchange Online плана 1 с Exchange Online Archiving надстройки только увеличит размер архивного почтового ящика. Это также позволит включить автоматическое расширение архивирования для дополнительной емкости хранения архива. Чтобы наложить на почтовый ящик общего доступа удержание для судебного разбирательства, необходимо назначить этому общему почтовому ящику лицензию Exchange Online (план 2) или лицензию Exchange Online (план 1) с дополнительной лицензией Exchange Online Archiving. Если вы хотите применить расширенные функции, такие как Microsoft Defender для Office 365, Advanced eDiscovery или политики автоматического хранения, общий почтовый ящик должен быть лицензирован для этих функций.

Источник

Настройка параметров общего почтового ящика

После создания общегопочтового ящика необходимо настроить некоторые параметры для пользователей почтовых ящиков, такие как пересылание электронной почты и автоматические ответы. Позже может потребоваться изменить другие параметры, такие как имя почтового ящика, члены или разрешения участников.

Изменение имени или псевдонима общего почтового ящика или изменение основного адреса электронной почты

В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.

Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Изменить рядом с псевдонимами Name, Email, Email.

Введите новое имя или добавьте другой псевдоним. Если вы хотите изменить основной адрес электронной почты, ваш почтовый ящик должен иметь несколько псевдонимов электронной почты.

Нажмите Сохранить.

Пересылка сообщений, отправленных на общий почтовый ящик

Вам не нужно назначать лицензию общему почтовому ящику для пересылаемой им электронной почты. Вы можете переададовать сообщения на любой допустимый адрес электронной почты или список рассылки.

В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.

Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите изменить переададку > электронной почты.

Установите перенастройку в On и введите один адрес электронной почты для отправки сообщений. Это может быть любой допустимый адрес электронной почты. Чтобы переадпределить несколько адресов, необходимо создать группу рассылки для адресов, а затем ввести имя группы в этом поле.

Нажмите Сохранить.

Отправка автоматических ответов с общего почтового ящика

В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.

Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Автоматические ответы > Изменить.

Установите toggle on и выберите, отправлять ли ответ людям внутри организации или за ее пределами.

Введите текст ответа, который должен отправляться пользователям в организации. Добавить можно только текст без изображений.

Если вы хотите также отправить ответ людям за пределами организации, выберите контрольный ящик, который вы хотите получить ответ, и введите текст. Сделать так, чтобы ответ отправлялся только пользователям за пределами организации и не отправлялся пользователям внутри нее, невозможно.

Нажмите Сохранить.

Предоставление всем пользователям разрешения на просмотр отправленных сообщений (ответов)

По умолчанию сообщения, отправленные с общего почтового ящика, не сохраняются в папке «Отправленные» этого почтового ящика. Вместо этого они сохраняются в папке «Отправленные» отправителя.

Если вы хотите разрешить всем видеть отправленную электронную почту в центре администрирования, изменить параметры общих почтовых ящиков и выбрать пункты Sent > Edit.

Выберите приложения, которые общий почтовый ящик может использовать для доступа к электронной почте Майкрософт

В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.

Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите изменить приложения > электронной почты.

Установите для всех приложений, которые пользователи могут использовать для доступа к общему почтовому ящику. Установите отключку для любых приложений, которые вы не хотите использовать.

Нажмите Сохранить.

Поместить общий почтовый ящик на удержание судебного разбирательства

Дополнительные дополнительные информацию о удержании судебного разбирательства см. в дополнительных подробной информации о создании судебного удержания.

В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.

Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Редактирование удержания > для судебного разбирательства.

Установите toggle on.

Необязательно введите продолжительность, примечание о удержании и URL-адрес с дополнительными сведениями.

Нажмите Сохранить.

Добавление или удаление участников

В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.

Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Members > Edit.

Выполните одно из указанных ниже действий.

• Чтобы добавить участников, выберите Добавить участников, найти или выбрать члена, чтобы добавить, а затем выберите Сохранить.
• Чтобы удалить участников, при необходимости используйте поле Поиск для поиска участника, выберите X рядом с именем участника, а затем выберите Сохранить.

Выберите Сохранить снова.

Добавление или удаление разрешений участников

В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.

Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите разрешения На > настройку членов.

Выберите Изменить рядом с разрешением, который необходимо изменить для участника.

Выполните одно из указанных ниже действий.

• Чтобы предоставить это разрешение дополнительному члену, выберите Добавить разрешения, найти или выбрать члена, чтобы добавить, а затем выберите Сохранить.
• Чтобы удалить разрешение у участника, в случае необходимости используйте поле Поиск для поиска участника, выберите X рядом с именем участника, а затем выберите Сохранить.

Выберите Сохранить снова.

Показать или скрыть общий почтовый ящик в глобальном списке адресов

Если вы решите не показывать общий почтовый ящик в глобальном списке адресов, почтовый ящик не будет отображаться в списке адресов организации, но он по-прежнему будет получать отправленную им электронную почту.

В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.

Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Показать в глобальном списке > адресов Изменить.

Установите переключеть на или отключить.

Нажмите Сохранить.

Сокрытие общего почтового ящика из списка адресов сделает невозможным добавление скрытого почтового ящика в профиль Outlook до тех пор, пока общий почтовый ящик не будет снова показан в списке адресов.

Источник