Как настроить обучение сотрудников

Как организовать процесс обучения сотрудников

Разбираемся, кого учить и как разработать программу обучения

Конкурентная среда рынка постоянно требует все новых и новых компетенций персонала. Текущих навыков любого специалиста может не хватить для выполнения поставленных задач. Потому успех бизнеса зависит от постоянного развития сотрудников. Open Academy рассказывает, как грамотно организовать процесс обучения сотрудников.

Организация корпоративного обучения персонала предполагает несколько основных этапов.

Выявите необходимость обучения

Для начала определите, насколько реальная ситуация соответствует желаемому результату. Создайте профиль для каждой должности с учётом существующих компетенций. Опишите, что именно знают и умеют ваши сотрудники на текущий момент.

Возможно, что для оценки навыков потребуется проведение аттестации персонала, глубокое изучение личных дел сотрудников и анализ деятельности в период работы в вашей компании.

Затем создайте профили должностей, исходя из желаемых компетенций. Подумайте, каких знаний и навыков не хватает вашим сотрудникам для улучшения профессиональных результатов.

На этом этапе вы поймете, чему нужно обучать персонал.

Установите желаемые цели

Сформулируйте цели обучения по SMART. То есть цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени. Нужно четко определить:

• чему научатся сотрудники;
• какой результат действий считать хорошим;
• насколько реально научить сотрудников;
• какое значение будет иметь достижение целей для вашей компании;
• сколько времени потребуется на обучение.

Чтобы можно было оценить качество обучения, нужно установить учебные цели так, чтобы результаты были выражены в действиях участников. Например: после обучения сотрудник научится пользоваться определенными инструментами или вырастет производительность труда.

Определите методы обучения

Обучать сотрудников можно по-разному. Например, возможны такие варианты:

• Обучение в процессе работы. Такой формат подойдет, если в компании есть высококвалифицированные сотрудники, способные стать наставниками. Привлекать к обучению сотрудников собственных специалистов можно, если подобные обязанности прописаны в должностной инструкции и/или они оплачиваются отдельно. Также можно рассмотреть возможность стажировки отдельных сотрудников в других компаниях (к примеру, у заграничных партнёров).
• Готовые системы дистанционного обучения. Этот метод целесообразен, если нужно изучить определенное направление. К примеру, программисту нужно освоить новый язык или бухгалтеру необходимо освоить возможности конкретного ПО.
• Специально организованные учебные мероприятия. В этом случае вы можете самостоятельно разработать программу обучения, включив в неё только реально полезные навыки, которых не хватает вашим специалистам.

При выборе наставничества или стажировки вы можете лишь косвенно влиять на процесс обучения. В частности, от вас потребуется постановка целей для наставника или стажёра. Выбирать готовые программы стоит только в том случае, если они соответствуют вашим целям. При разработке собственной системы обучения вы вправе самостоятельно решать, чему и как обучать.

Выберите преподавателей

При выборе преподавателя обратите внимание на следующие критерии:

• Практический опыт в сфере обучения. В частности, является ли преподаватель теоретиком или практиком, добившимся определённого успеха.
• Методическая подготовка. Преподаватель должен разбираться в особенностях обучения взрослых людей, иметь навыки подготовки учебных материалов.
• Навыки преподавательской деятельности. Выясните, умеет ли преподаватель понятно излагать важную информацию, давать качественную обратную связь и управлять групповым обучением.
• Коммуникабельность. Любому хорошему преподавателю нужно уметь общаться с аудиторией и разговаривать с ней на одном языке.

Подготовьте сотрудников

После того как вы выбрали специалистов, которых следует обучать, нужно убедиться, что сотрудники:

• согласны пройти обучение и имеют такую возможность;
• понимают, что от них требуется не только получение знаний, но и последующее использование их на практике;
• в точности знают и понимают поставленные цели обучения;
• готовы к проверке полученных знаний и навыков после обучения;
• знают, по каким параметрам будут оцениваться результаты обучения.

Определите содержание процесса обучения

Качественное обучение должно строиться на принципах естественного получения опыта. Схема обучающего мероприятия может выглядеть следующим образом:

1. Передача информации.
2. Практическое задание.
3. Контроль знаний.
4. Обратная связь.

То есть после изучения темы участник должен на практике показать, что он понял и чему научился. Далее преподаватель проверяет готовую работу и дает рекомендации и/или разбирает ошибки.

Что касается подачи информации, то выбор методов зависит только от ваших возможностей и предпочтений.

• организовать офлайн-лекции;
• показывать вебинары в записи;
• вести онлайн-обучение в режиме реального времени;
• осуществлять смешанное обучение (офлайн + онлайн).

Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.

Разработайте критерии оценки эффективности обучения

Один из самых известных способов оценки эффективности обучения — модель Дональда Киркпатрика. Согласно этой модели, нужно разделить процесс обучения на четыре уровня, которые и нужно оценивать:

1. Реакция. Проверяем, понравилось ли обучение участникам и как они планируют применять знания. Способы оценки — опросные листы, интервью, фокус-группы.
2. Обучение. Оцениваем качество полученных знаний. Инструменты оценки — тесты, практические задания, опросники.
3. Поведение. Определяем изменения в поведении участников. В частности, используют ли сотрудники новые знания в рабочей деятельности. Способы оценки — обзор поведения и результатов работы, изучение рабочих планов, опросы участников.
4. Результаты. На данном этапе оценивают экономическую эффективность обучения. Для этого нужно до начала обучения замерить определенные бизнес-показатели и после внедрения полученных знаний вновь замерить эти же показатели. Например, можно оценивать уровень продаж, повышение производительности, качество сервиса.

Обучение сотрудников жизненно необходимо компаниям, которые хотят соответствовать рыночным требованиям. Частая ошибка многих руководителей состоит в том, что они пытаются обновить штат при необходимости повышения уровня сотрудников. Это не лучший способ, поскольку знания и новых сотрудников со временем устаревают. Гораздо эффективнее обучать персонал самостоятельно по мере необходимости. Но важно правильно сформулировать цели обучения и чётко обозначить желаемые результаты.

Источник

Как построить эффективную систему обучения персонала

Перед любой активно и успешно развивающейся компанией по мере её роста, достижения определенных бизнес результатов возникает потребность в профессиональной подготовке и повышении квалификации сотрудников, формировании кадрового резерва внутри организации, в дополнительном обучении и подготовке руководителей.

В конечном счете, возникает потребность в плановом и систематическом обучении сотрудников с понятными процедурами и точками контроля, с осознанными целями и результатами данного обучения.

Руководитель компании, HR-директор или специалист, ответственный за создание учебного центра и постановку системы обучения в компании, решает на этом пути ряд ключевых вопросов:

• Кого обучать?
• Чему обучать разные категории сотрудников?
• Каким образом проводить обучение?
• Кто будет проводить обучение?
• Какой бюджет необходимо и оптимально потратить на обучение?
• Как оценивать результаты обучения?
• Как мотивировать сотрудников на обучение?
• Где проводить обучение?

В нашей статье Вы найдете для себя ответы на эти и многие другие вопросы, но

вначале хотелось бы представить последовательность шагов — этапов работы, которые необходимо пройти при построении системы обучения и развития персонала в компании. Эти этапы работы могут идти последовательно один за другим либо выполняться параллельно для ускорения процесса (например, с привлечением внешних провайдеров).

Основные этапы построения системы обучения персонала в компании

1. Разработка Моделей компетенций (списка компетенций) и профилей успеха для конкретных должностей или групп должностей компании по отделам (подразделениям).
2. Диагностика мотивации сотрудников компании на обучение.
3. Диагностика потребностей в обучении сотрудников по отделам с учетом целей, планов развития компании и конкретных бизнес-задач.
4. Разработка концепции и утверждение системы обучения в компании.
5. Разработка и составление плана обучения сотрудников на год.
6. Расчет и утверждение бюджета на обучение на год.
7. Выбор и утверждение состава преподавателей, тренеров, как внутри компании, так и на внешнем рынке среди внешних провайдеров – тренинговых и консалтинговых компанией для проведения последующего обучения. Проведение тендера по выбору внешнего провайдера – это наиболее эффективный подход к организации обучения персонала с использованием внешних ресурсов. Это позволит Вам максимально предметно проанализировать и сравнить одновременно несколько подходов к обучению Вашего персонала и сделать, таким образом, наилучший выбор.
8. Разработка и утверждение конкретных программ обучения персонала в соответствии с планом обучения.
9. Разработка и утверждение процедур, методик и точек контроля для оценки эффективности обучения.
10. Разработка и внедрение системы оценки (аттестации) сотрудников.
11. Внесение изменений (если это необходимо) в корпоративную культуру и систему мотивации (как ее части) сотрудников в компании.
12. Проведение процедур обучения сотрудников.
13. Оптимизация и развитие системы обучения.

Хотелось бы подробно остановиться на некоторых наиболее важных из этих этапов работы, по которым обычно возникает много вопросов.

Диагностика мотивации сотрудников на обучение.

В практике часто встречается следующая ситуация: когда компания стабильная и сложившаяся, сотрудники взрослые люди, долго работают на одном месте, и в компании в силу объективных причин нет условий для особого карьерного роста и развития сотрудников, бывает очень трудно найти те факторы, которые стимулировали бы и заинтересовали сотрудников на обучение. В таких случаях очень важно до разработки и внедрения системы обучения провести предварительно диагностику мотивации сотрудников на обучение для выявления потребностей сотрудников и внесения соответствующих изменений в систему мотивации в компании. Это позволит найти и дать сотрудникам некую «конфетку» и стимулировать сотрудников на обучение, придать значимость этому процессу в глазах персонала.

Лучше для проведения диагностики мотивации сотрудников использовать внешних консультантов, у которых «не замылены» глаза работой в данной компании, а сотрудники, в свою очередь, быстрее и лучше перед ними раскроются (и это факт!), так как они ни коем образом не зависят от них по службе.

Диагностика потребностей в обучении.

Всегда нужно помнить, что диагностика должна быть комплексной и включать в себя не только диагностические анкеты, различные опросники, но и личные интервью с руководителями компании, подразделений и самими сотрудниками отделов. При разработке программы диагностики важно учитывать не только списки компетенций, но и планы перспективного развития компании, цели и задачи бизнеса.

Разработка концепции и утверждение системы обучения в компании.

Система обучения в компании создается не на один год, поэтому при ее разработке важно учитывать возможность ее дальнейшего развития и модификации.

Поэтому она должна быть комплексной и строиться на принципах развивающего и многоэтапного обучения всех категорий сотрудников.

Также важно учитывать особенности обучения разных категорий сотрудников.

Так, в системе обучения обязательно должны присутствовать:

• Схемы и программы последовательного обучения сотрудников ключевых для компании подразделений (продаж, сервиса, закупок, call-центров, логистики), регулярно обновляемые и учитывающие наиболее актуальные потребности в обучении сотрудников.
• Программы индивидуального и выборочного обучения топ – менеджеров компании и сотрудников, входящих в состав кадрового резерва.

В соответствии с реальной потребностью и финансовыми возможностями компании в систему обучения могут быть также включены:

• Программы долгосрочного обучения наиболее ценных сотрудников компании (например, второе высшее или MBA за счет компании, что требует также дополнительной разработки юридической документации – «Ученический договор» с сотрудником и т.п.)

Разработка программ обучения и составление плана обучения сотрудников на год.

При составлении планов обучения сотрудников на год важно обратить внимание на то, чтобы этот план был сбалансирован между разными подразделениями и учитывал распределение бюджета на обучение на год. Важно, чтобы периодичность обучения для сотрудников одного подразделения была не чаще 1 раза в 2-3 месяца, чтобы не перегружать сотрудников и дать им возможность хорошо усвоить и начать применять навыки, полученные на предыдущем обучении.

Необходимо обратить особое внимание на процедуры поддержки и оценки усвоения и применения знаний и навыков между обучениями.

Выбор и утверждение состава преподавателей, тренеров и/или консалтинговых компанией для проведения обучения.

Выбор преподавателей для проведения обучения или провайдера тренинговых услуг — это всегда комплексная проблема и зависит от нескольких факторов. Прежде всего, необходимо определиться с тематикой, объемом программ обучения и тем количеством сотрудников по отделам, которое необходимо обучить.

Оптимальным является комплексный подход к выбору того, кто будет проводить обучение, а именно:

• Для подготовки стажеров, проведения первичного обучения продукту и ассортименту услуг компании, адаптационных программ логичнее использовать ресурс внутренних преподавателей (институт которых предстоит создать с соответствующей мотивацией и статусом), систему наставничества и ресурс внутреннего тренера.
• Для большого количества сотрудников, нуждающихся в проведении обучения по типовым программам (например, продавцы сети розничных магазинов) целесообразнее использовать ресурс внутреннего тренера, если необходимо то и нескольких тренеров (когда речь идёт о массовом системном обучении).
• Для последовательного обучения сотрудников ключевых для компании подразделений (продаж, сервиса, закупок, call-центров, логистики) наиболее эффективным подходом будет использование возможностей внешних провайдеров, имеющих серьёзный подтвержденный рекомендациями опыт обучения персонала. Причём у провайдера должен быть опыт обучения персонала не только данной категории и специализации, но и, что крайне важно, опыт обучения персонала именно в Вашем сегменте рынка. И, конечно же, особое внимание необходимо будет уделить выбору бизнес-трененра (или тренеров), которые будут реализовывать программу обучения и развития персонала. Требования к бизнес-тренеру необходимо продумать и согласовать со всеми заинтересованными лицами компании ещё на этапе организации и проведения тендера по выбору провайдера для обучения персонала.
• Для обучения нескольких сотрудников из отделов каким-то узким специальным знаниям (например, бухгалтеров, рекламщиков, маркетологов и др.), не требующих поголовного обучения, лучше использовать ресурс внешних провайдеров. Наиболее эффективным подходом здесь будет направление таких (отдельных) сотрудников на открытые тренинги по заранее составленному на год плану обучения, а далее использовать систему каскадного обучения.

В систему каскадного обучения будет входить следующее:

1. Прошедшие обучение сотрудники готовят семинар и рассказывают о пройденном на открытом тренинге материале и полученных навыках всем заинтересованным сотрудникам внутри компании;
2. Раздаточные материалы открытых тренингов помещаются во внутреннюю корпоративную библиотеку компании и находятся в свободном доступе для всех заинтересованных сотрудников.

Таким образом, достигается несколько важных для компании целей:

• экономия денежных средств
• достаточно широкий охват сотрудников, заинтересованных в получении данных навыков
• выработка у прошедших обучение на открытом тренинге сотрудников (чаще всего это руководители отделов или наиболее квалифицированные сотрудники) навыков преподавания, чтобы затем использовать их ресурс, как внутренних преподавателей

Для обучения топ — менеджеров и руководителей подразделений компании лучше использовать ресурс внешних провайдеров обучения (как в открытом, так и в корпоративном формате), так как они вряд ли, да это и нецелесообразно, пойдут учиться к внутреннему тренеру.

Расчет и утверждение бюджета на обучение на год.

Нередко возникает вопрос, какое количество финансовых средств, с точки зрения эффективности и разумной экономии, заложить в бюджет на обучение сотрудников на год. Особенно этот вопрос актуален в условиях финансового кризиса, который, безусловно, внёс свои коррективы в решение данного вопроса. По сведениям, опубликованным в открытых источниках, в крупных западных компаниях тратят на обучение, подготовку и повышение квалификации сотрудников 0,5 – 2 % от годового оборота компании.

В российских компаниях этот показатель в настоящее время не имеет какого-либо среднего значения, так как практика системного ежегодного планирования и бюджетирования затрат на обучение и развития персонала существует не так давно. Поэтому в каждой компании существуют свои принципы формирования и использования бюджета, при этом на величину бюджета влияют, как правило, два ключевых фактора – потребности компании в обучении, и её финансовое состояние. По результатам проведённых исследований в 2008 году ведущие российские компании затрачивали на обучение и развитие персонала от 2 до 10% ФЗП. В условиях нагрянувшего кризиса эта цифра резко сократилась, однако в планах компаний на 2010 году намечаются положительные тенденции в вопросе увеличения бюджета на обучение персонала. Ведь именно обучение и развитие персонала позволяет создать работоспособную команду, которая, как раз, и поможет выбраться из кризиса с наименьшими потерями, а то и с прибылью для компании!

Разработка и утверждение процедур, методик и точек контроля для оценки эффективности обучения.

Этот аспект является очень важным в системе обучения, так как нельзя просто учить сотрудников и никак не оценивать и контролировать результаты обучения.

Критерии эффективности обучения и их оценка – это вопрос многоплановый и достаточно сложный. Но, все же, хотелось отметить, что в процедурах оценки эффективности обучения и применения сотрудниками полученных знаний, умений и навыков необходимо использовать комплексный подход (тестовые задания, карты наблюдений, контрольные группы, контрольные клиенты и звонки, оценка с использованием технологий «тайный клиент», «тайный покупатель» и др.) и определенную периодичность. Особое внимание следует уделить процедурам поддержки и закрепления полученных навыков (внедрение корпоративных стандартов работы с клиентами, стандартов продаж, служебные инструкции, регулярный разбор сложных рабочий ситуаций с сотрудниками и др.)

Разработка и внедрение системы регулярной оценки или аттестации сотрудников.

На этот момент следует обратить особое внимание. Система ежегодной оценки (аттестации) является важным моментом в поддержке системы обучения, мотивации, роста и развития сотрудников. Успехи в обучении, приобретённые знания и навыки (помимо, прежде всего, бизнес результатов) должны являться одним из блоков оценки (аттестации) и влиять на результат прохождения аттестации. В свою очередь, система регулярной оценки персонала будет также являться и механизмом для оценки эффективности проведённого в компании обучения.

Если в компании отсутствует система карьерного роста, для мотивации сотрудников на обучение возможно разработать и внедрить систему грейдов, влияющих на фиксированную часть оклада. Одним из условий перехода к следующему грэйду по результатам аттестации для сотрудника будет прохождение обучения и освоение определенного набора знаний и навыков, соответствующих списку компетенций для данного грэйда.

Внесение изменений в корпоративную культуру компании.

Внедрение системы обучения в компании — это комплексная задача и она непосредственно связана с системой мотивации сотрудников, оценки, созданием кадрового резерва, карьерным ростом сотрудников, внутренней организационной средой.

Система обучения является частью корпоративной культуры, в которую возможно придется вносить коррективы по мере внедрения системы обучения в компании.

Например, принятие следующих правил и внутренних установок для сотрудников в организации: «Мы все в компании учимся и это является неотъемлемой частью нашей жизни и деятельности в компании, необходимым условием и потребностью для дальнейшего роста, развития и успешной работы в компании».

Оптимизация и развитие разработанной системы обучения.

Система обучения является «живым» и очень гибким «организмом», а не каким-то жёстким и действующим по одной и той же схеме механизмом. Система обучения является, образно говоря, каркасом и подстраивается под цели и задачи организации, может и должна меняться вместе с ростом и развитием компании и происходящими изменениями в бизнесе. Поэтому очень важно отслеживать результаты обучения, те процедуры и мероприятия, которые дают реальный результат, оптимизировать и закреплять их в существующей системе обучения.

Важным аспектом в совершенствовании системы обучения в организации является изучение новых тенденций на рынке тренинговых услуг и дополнительного бизнес-образования для того, чтобы использовать новые, наиболее прогрессивные технологии для развития и повышения квалификации сотрудников Вашей компании!

Татьяна Либерова, Руководитель отдела консалтинга компании LiCO

Источник