Как настроить рабочий процесс

Как оптимизировать рабочий процесс: полезные советы и лайфхаки

Оптимизация рабочего процесса — эт о область , над которой люди бьются уже много десятков лет. Поэтому материала, методик, лайфхаков на эту тему можно найти большое количество. У кого-то они работают, у кого-то — нет , к этому нужно быть готовыми, потому что все люди разные. Оптимизация собственного рабочего процесса — это индивидуальное действие, которое требует подбора личного набора методик и подходов с ориентацией на вашу индивидуальность.

Девиз многих современных работающих людей: «Времени нет, а дел невпроворот». Поэтому для многих оптимизация работы — это надежда на спасение от прокрастинации, эмоционального выгорания, проблемных дедлайнов и т. д. К сожалению, человечество еще не придумало какого-то действенного метода, чтобы , применив его, можно было сразу оптимизировать свою работу, время и эффективность. Но есть методики и лайфхаки, которые работают у других людей , — о них мы сегодня и поговорим. Вполне вероятно, что вы сможете подобрать что-то и для себя.

Оптимизация рабочего процесса

Оптимизация рабочего процесса или рабочего времени может быть достигнута разными путями. Для удобства мы разделили пути достижения на 2 части:

методики, которые потребуют от вас каких-то усилий, но позволят сэкономить больше времени и энергии;

лайфхаки, которые займут у вас немного времени.

Оптимизация рабочего времен и в первую очеред ь н ужна для того , чтоб ы н аучиться управлять своим временем и энергией. А это умение даст возможность больше успевать и лучше себя чувствовать.

Оптимизация рабочего процесса: методики

«Съешь лягушку». Название этой методики придумал сам Марк Твен , и очень сложно определить , с какого времени она используется. Суть ее в том, что каждого человека окружают такие задачи, которые не вызывают интереса , и их вообще не хочется делать, но они обязательны к исполнению в любом случае, — вот как раз с них-то и нужно начинать свою работу. Почему? Потому что чем дольше вы перекладываете такие дела «на потом», тем сложнее будет за них взяться, плю с в се время , пока они будут не реализованы , они будут «висеть над вами тяжким грузом». Чем раньше вы их выполните, тем быстрее эмоционально освободитесь.

«Workstation Popcorn». Эт а техника подходит для тех, к то в процессе своей работы может менять дислокацию , — в основном это фрилансеры, работающие удаленно. Работает эта техника следующим образом. Во-первых, нужно разбить свои крупные задачи на несколько более мелких или, наоборот, сгруппировать мелкие задачи по общим тематикам. Потому нужно определить несколько рабочих мест в вашем районе или городе, где вас будет окружать тихая рабочая атмосфера. Каждую отдельную группу задач нужно будет выполнять в новом рабочем месте. Смена рабочей обстановки очень помогает сосредотачиваться на разноплановых задачах. Также это добавляет движения в «сидячую работу» , и , что самое важное , до м б удет местом отдыха, а не местом работы.

«Должен, следует, хочу». Это очень простая методика. Все , что нужно , — это разделить все ваши дела на 3 группы: что вы обязательно должны сделать сегодня ; что следует сделать, следуя вашим планам на будущее ; что вы хотите сделать ради своего удовольствия. Все , что нужно делать дальше , — это следить за балансом этих групп, чтобы вы выполняли дела из разных групп. Причем необязательно , чтобы в один день все было четко сбалансировано , — вы можете в один день сделать перевес в сторону одних дел, в другой день сделать перевес в сторону других дел.

«FocusWill». Эта методика подходит для тех, кто может работать не в тишине. Суть ее сводится к тому, что нужно правильно подобрать фоновую музыку для вашей работы. Музыка не должна быть навязчивой и отвлекать вас от работы, а н аоборот, должна расслаблять вас и приносить вам новые идеи. Для те х к то не может самостоятельно подобрать себе музыкальный фон, в сети есть множество специализированных сервисов, которые сделают это за вас.

«Не разрушайте цепочку». Это не столько оптимизация рабочего процесса , с колько методика самоконтроля, которая дает дополнительную мотивацию, чтобы завершить все задуманное. Суть ее в том, что вам нуж ны действи я на каждый день, календарь и маркер. Как только вы выполните все задуманное, зачеркиваете в календаре соответствующую дату , и вы свободны! Как только у вас появится несколько «крестиков» подряд, то вам не захочется прерывать эту цепочку, что даст вам дополнительную мотивацию к действиям. Можно расценивать эту методик у к ак простой психологический трюк.

«Биологический пик». Это интересная, но и одновременно сложная методика. Суть ее в том, что каждый человек в течение рабочего дня чувствует «колебания» в энергии, мотивированности и концентрации. То есть, когда эти показатели «на высоте», человек показывает максимальную работоспособность ; как только они «падают», то падает и работоспособность. Важно отследить моменты , «когда» происходят эти колебания. Для этого нужно провести серьезную работу над собой — в течение 3-4 недель наблюдать за показателями энергии, концентрации и мотивированности, пото м все это наложить на график, чтобы посмотреть и проанализировать «колебания». Это буд е т н е что иное, как биологические часы работоспособности. Как только у вас на руках будет такой график, можно смело подстраивать под него вашу работу: когда показатели максимальные, можно выполнять ответственную работу, а в моменты спадов можно дать себе отдохнуть или перекусить.

Оптимизация рабочего времени: небольшие лайфхаки

Медики позволяют наладить общий рабочий процесс и контролировать глобальные показатели вашей работоспособности. Но есть множество мелких проблем, на которые также нужно обращать внимание или исключать их. Каждая такая «проблема» по отдельности , может , и не сохранит вам много времени, но когда их набираются десятки, это э кономит вам кучу времени. Ведь , как мы знаем, любое крупное дело состоит из множества мелких моментов , и оптимизация рабочего процесса — это не исключение.

Не смотрите телевизор — лучше потратьте это время на что-то полезное.

Не нужно стремиться к идеалу, когда выполняете второстепенные дела.

Когда переписываетесь с коллегами или по e-mail, то пишите только по существу и максимально коротко.

Если много печатаете, то учитесь печатать вслепую, так как это увеличивает скорость печати.

Планируйте свой день.

Составьте список дел на тот случай, когда от основной работы вам захочется прокрастинировать.

Если на выполнение какой-то задачи нужно менее 2-х минут, то выполните ее прямо сейчас , и не нужно ее вносить в свой список дел.

Н еобходимо планировать даже свободное время.

Иногда нужно выделять время для того , чтобы полностью «отойти» от рабочих дел.

Вносите в свою жизнь спорт — это источник дополнительной энергии.

Следите за питанием — чем хуже питание, тем меньше энергии.

Кофе пить нужно в меру, когда необходимо сосредоточит ь ся. Если его пить много, то оно перестает помогать.

Старайтесь высыпаться — во сне человеческие ресурсы восстанавливаются.

Алкоголь еще никому не помогал в долгосрочной перспективе.

Если есть возможность, то поспите немного днем.

Найдите свой способ для снятия стресса: музыка, спорт, книга, медитация, массаж.

В любой работе делайте перерывы, чтобы отвлечься и отдохнуть.

Нужно понимать, что большинству людей нет дела до ваших денег, вашего успеха и вашего внешнего вида, поэтому перестаньте кому-то что-то доказывать , и у вас освободи тс я очень много времени.

Иногда нужно сбавить о борот ы , чтобы заметить жизнь вокруг себя.

Если делаете что-то важное, не связанное с интернетом, то отключите его, тогда он не будет провоцировать вас , чтобы отвлечься.

Не нужно зацикливаться на том, чтобы сделать максимально больше ; нужно делать то , что важно.

Помимо долгосрочных целей, ставьте небольшие и достижимые, чтобы получать удовлетворение от их достижения.

Не нужно бездумно сидеть в интернете, придавая этому действию осознанность.

Проверяйте электронную почту по расписанию, а не через каждые полчаса. При условии , что проверка почты — это не часть ваших обязанностей по работе.

Не забывайте поощрять себя за различные достижения.

Заключение

Оптимизация рабочего процесса бывает разной: иногда нужны огромные усилия лично над собой, а иногда важно просто применять в работе правильный софт, который ускоряет ваш рабочий процесс. Поэтому нужно искать собственные пути оптимизации рабочего времени, которые будут работать именно у вас. Как мы уже говорили, то , что работает у одних, н е обязательно будет работать у других людей.

Мы будем очень благодарны

если под понравившемся материалом Вы нажмёте одну из кнопок социальных сетей и поделитесь с друзьями.

Источник

Настройка рабочего процесса

Рабочий процесс JIRA — это набор статусов и переходов, которые возникают во время жизненного цикла задачи.

Рабочие процессы обычно представляют собой бизнес-процессы.

На этой странице мы познакомимся с созданием дополнительных функций в рабочем процессе жизненного цикла задачи:

JIRA поставляется со встроенным рабочим процессом под названием jira, который является рабочим процессом по умолчанию. Его нельзя редактировать, однако вы можете сделать копию этого рабочего процесса, чтобы быстро начать создавать свой собственный рабочий процесс. Вы также можете создавать свои собственные рабочие процессы с нуля или импортировать рабочие процессы из Atlassian Marketplace. Вы можете связать каждый рабочий процесс с конкретными проектами и, при необходимости, с конкретными типами задач, используя схему рабочего процесса.

Это рабочий процесс JIRA по умолчанию:

Статусы и переходы

Статус представляет состояние задачи в определенной момент в конкретном рабочем процессе. Задача может быть только в одном состоянии в данный момент времени.

При определении статуса вы можете дополнительно указать свойства.

Переход — это связь между двумя статусами, которая позволяет задаче переходить от одного статуса к другому. Чтобы задача могла перемещаться между двумя статусами, должен существовать переход.

Переход является односторонней ссылкой, поэтому, если задача должна переместиться между двумя состояниями, необходимо создать два перехода. Доступные переходы рабочего процесса для задачи перечислены на экране «Просмотр задачи».

Активные и неактивные рабочие процессы

Существуют незначительные различия между редактированием неактивного и активного рабочего процесса. Мы устанавливаем ограничения на изменения, которые вы можете внести в активный рабочий процесс, из-за влияния изменений на проекты и / или типы задач, которые используют этот рабочий процесс.

Неактивный

Неактивный рабочий процесс — это рабочий процесс, который в настоящее время не используется ни одним проектом. Поскольку в настоящее время никаких задач проходит через неактивный рабочий процесс, вы можете напрямую редактировать шаги и переходы рабочего процесса. Подробнее об этом см. в разделе Работа в текстовом режиме.

Активный

Активный рабочий процесс — это процесс, который в настоящее время используется одним или несколькими проектами.

Когда вы редактируете активный рабочий процесс, JIRA сначала создает черновик, который затем можно изменить по своему усмотрению. Когда вы закончите, вы можете опубликовать свой черновик и, при желании, сохранить исходный рабочий процесс как неактивную резервную копию.

При редактировании черновика для активного рабочего процесса применяются следующие ограничения:

• Невозможно изменить имя рабочего процесса (только описание), если рабочий процесс активен.
• Статусы рабочих процессов не могут быть удалены.
• Если статус не имеет исходящих переходов (глобальные переходы не рассматриваются), он не может добавлять новые исходящие переходы, регулярные или глобальные.
• Идентификатор шага нельзя изменить. См. раздел «Невозможно добавить переходы или удалить шаги в черновиках рабочих процессов».

Чтобы внести какие-либо изменения, перечисленные выше, вам необходимо скопировать рабочий процесс (см. «Создание рабочего процесса»), изменить копию и затем активировать ее.

Дизайнер рабочего процесса

Дизайнер рабочего процесса — это графический инструмент, который позволяет вам видеть макет рабочего процесса и создавать и редактировать шаги и переходы рабочего процесса.

Дизайнер рабочего процесса JIRA выглядит так:

Дизайнер рабочего процесса позволяет:

• Добавлять статус или переход.
• Нажмите и перетащите статус или переход, чтобы переместить его.
• Выбирать статус или переход, чтобы изменить его свойства, переименовать или удалять его (из рабочего процесса, но не JIRA), из панели свойств. Поскольку имена статусов хранятся на глобальном уровне, переименование одного из них сразу повлияет на все в JIRA, даже если черновик рабочего процесса не будет опубликован.
• Добавлять глобальный переход, который позволяет любому другому статусу в рабочем процессе перейти к выбранному состоянию. Выбирать «Разрешить всем статусам для перехода к этому статусу» (Allow all statuses to transition to this one) в панели свойств для перехода.
• Изменять экран, который использует переход. Подробнее см. «Работа в текстовом режиме».
• Настраивать параметры расширенного перехода, такие как триггеры, условия, валидаторы и функции почты. См. страницу «Расширенная конфигурация переходов».
• Установливать свойства для состояния или перехода. Подробные сведения см. в описании «Свойств рабочего процесса».

Советы дизайнера рабочего процесса

• Статусы — это глобальные объекты в JIRA. Изменение имени статуса на одном рабочем процессе также изменяет имя статуса во всех рабочих процессах, которые используют этот статус.
• Наведите указатель мыши на переход или статус, чтобы увидеть соответствующие метки перехода.
• Увеличьте диаграмму с помощью колеса мыши. Переместите диаграмму, щелкнув и удерживая мышь, находясь на белом фоне, затем перемещая мышь по диаграмме.
• Вы не можете клонировать переходы в дизайнере рабочих процессов.
• Вы не можете создавать аннотации в дизайнере рабочего процесса.
• Вы не можете напрямую установить свойство issue.editable. Для этого просто добавьте свойство issue.editable в свойства статуса.

Создание нового рабочего процесса

Есть несколько способов начать новый рабочий процесс:

Для того чтобы клонировать существующий рабочий процесс, выполните следующие шаги:

1. Войдите в систему как пользователь с глобальным разрешением администраторов JIRA.
2. Выберите > «Задачи» (Issues). Выберите «Рабочие процессы» (Workflows), чтобы открыть страницу «Рабочие процессы» (Workflows), в которой отображаются все рабочие процессы в вашей системе.

1. Скопируйте существующий рабочий процесс, используя ссылку «Копировать» (Copy) в столбце «Операции» (Operations) (показано выше).
   1. Введите имя и описание для рабочего процесса.
   2. Нажмите кнопку «Копировать» (Copy). Рабочий процесс открывается в режиме редактирования.

Создав новый рабочий процесс, вы можете настроить его, добавив или отредактировав шаги и переходы.

Когда вы закончили настройку рабочего процесса, см. раздел «Активация рабочего процесса» для получения подробной информации о том, как использовать его в проекте JIRA.

Создание нового рабочего процесса

Для продвинутых администраторов

1. Нажмите «Рабочие процессы» (Workflows) в левой панели навигации, а затем «Добавить рабочий процесс» (Add Workflow) в верхней части экрана.
2. Введите имя и описание для рабочего процесса. Нажмите «Добавить» (Add).

Рабочий процесс открывается в режиме редактирования и содержит шаг «Открыть» (Open) и входящий переход с именем «Создать» (Create).

1. Продолжайте выполнять настройки рабочего процесса, добавляя и редактируя шаги и переходы.

Импорт рабочего процесса

См. «Документацию по импорту из Atlassian Marketplace.

Настройка рабочего процесса

Редактирование рабочего процесса проекта

Всякий раз, когда вы создаете новый проект JIRA, ваш проект автоматически использует схему рабочего процесса по умолчанию. Схема связывает все доступные типы задач в проекте с рабочим процессом системы JIRA. Поскольку ни рабочий процесс системы JIRA, ни схема рабочего процесса по умолчанию не редактируются, JIRA создает редактируемую копию системного рабочего процесса и схемы рабочего процесса для вашего проекта.

Чтобы начать редактирование рабочего процесса проекта в первый раз, выполните следующие шаги:

1. Войдите в систему как пользователь с глобальным разрешением администраторов JIRA.
2. Выберите > «Проекты» (Projects) и нажмите название проекта.
3. На странице «Администрирование» (Administration) для проекта выберите «Рабочие процессы» (Workflows).
4. Нажмите значок «Изменить» (Edit) в правом верхнем углу окна.

JIRA автоматически выполняет следующие действия:

Создает черновик копии рабочего процесса системы с названием «Имя вашего рабочего процесса проекта (черновик)» (Your Project Name Workflow (Draft)).

Создает новую схему рабочего процесса для рабочего процесса с названием «Имя вашей схемы рабочего процесса проекта» (Your Project Name Workflow Scheme).

Связывает любые существующие задачи в вашем проекте с новым рабочим процессом.Теперь вы можете редактировать свой черновик рабочего процесса. Нажмите на статус или переход, чтобы просмотреть параметры редактирования на панели, которая появляется.

Когда вы закончите, нажмите «Опубликовать черновик» (Publish Draft). В диалоговом окне вы можете опубликовать черновик и, при желании, сохранить исходный рабочий процесс как неактивную резервную копию.

Примечания по использованию:

• Если в вашем проекте JIRA имеется только небольшое количество существующих задач, этот процесс является относительно быстрым.
• Если у вас много (например, тысяч) существующих задач в проекте JIRA, этот процесс может занять некоторое время.
• Как только этот процесс начинается, он не может быть приостановлен или отменен. Пожалуйста, избегайте редактирования или изменения любых задач в рамках вашего проекта во время этого процесса.

Установка поля Разрешение

В JIRA задача либо открыта (Open), либо закрыта (Closed), исходя из значения поля «Разрешение» (Resolution), а не поля «Статус» (Status)!

• Задача будет открыта (Open), если поле «Разрешение» (Resolution) не установлено.
• Проблема закрывается (Closed), если поле «Разрешение» (Resolution) имеет значение (например, «Исправлено» (Fixed), «Может быть не воспроизведено» (Cannot Reproduce)).

Это верно независимо от текущего значения поля состояния (Status) задачи ( «Открыто» (Open), «В разработке» (In Progress) и т. д.).

Поэтому, если вам нужен ваш рабочий процесс, чтобы заставить задачу быть открытой (Open) или закрытой (Closed), вам нужно будет установить поле «Разрешение задачи» (Resolution) во время перехода. Есть два способа сделать это:

• Задайте поле разрешения (Resolution) автоматически через функцию post.
• Попросите пользователя выбрать разрешение (Resolution) с помощью экрана. Подробнее об этом читайте в разделе «Работа в текстовом режиме».

Переименование кнопок перехода рабочего процесса

Если вы скопировали рабочий процесс системы и хотите переименовать кнопки перехода рабочего процесса на странице «Просмотр задачи» (View issue), вы должны удалить следующие свойства из всех переходов в скопированном рабочем процессе:

В противном случае имена по умолчанию (т. е. значения этих свойств) будут сохраняться. Подробнее о свойствах перехода здесь.

Работа в текстовом режиме

Текстовый режим — это расширенный способ работы с рабочими процессами, и он показывает разницу между шагами и статусами. В текстовом режиме вы работаете непосредственно с шагами. Подробнее см. «Работа в текстовом режиме».

Источник