Как настроить виртуальный склад

Как создать виртуальный склад в ИС ЭСФ?

В информационной системе «Электронных счетов-фактур» для отражения и учета товаров в модуле «Виртуальный склад» пользователю ИС ЭСФ требуется наличие «собственных» виртуальных складов.

Создать виртуальный склад для организации может только пользователь ИС ЭСФ, наделенный полномочиями работы с модулем ВС.

Сведения о виртуальных складах пользователя хранятся в разделе Склады модуля Виртуальный склад информационной системы «Электронные счета-фактуры».

В данном разделе можно не только создать новый виртуальный склад (кнопка Создать склад), а также скорректировать данные уже существующих складов.

При заполнении полей Наименование склада и Местоположение склада для нового виртуального склада следует указать полноценные корректные сведения, которые в дальнейшем позволят легко идентифицировать именно этот склад.

В поле Тип склада необходимо выбрать соответствующее значение создаваемому виртуальному складу:

• Склад – устанавливается для «обычных» складов, не имеющих обособленного типа;
• Точка продаж – место продажи товара (торговая точка, отдел, бутик), точка продаж может находиться в торговом зале магазина;
• Мобильный склад – склад для перемещения товаров по территории РК в целях их реализации.

Если у налогоплательщика есть не только намерение, но и право на реализацию с создаваемого склада отдельных товарных групп, а именно нефтепродукты, табачные изделия и алкогольная продукция, то следует заполнить соответствующие поля: ОВД по отдельным нефтепродуктам; ОВД по табачным изделиям, Лицензия на алкогольную продукцию.

При создании виртуального склада обязательным для заполнения является поле Лицо, ответственное за склад. В данном поле следует указать ИИН физического лица, на которого возложена ответственность за отражение сведений по данному виртуальному складу в ИС ЭСФ.

Обратите внимание, что данное физическое лицо должно быть зарегистрировано на портале и являться уполномоченным сотрудником данной организации в ИС ЭСФ.

Признак для виртуального слада устанавливается только в случае необходимость, при этом следует подробно ознакомиться со значениями обособленных признаков:

• Приоритетный склад – устанавливается для склада, который будет автоматически устанавливаться в документах виртуального склада (то есть по принципу «основной»);
• Склад оприходования товаров по декларациям на товары – на данный склад будет происходить автоматическое оприходование товаров по Декларации на товары (импорт из стран не ЕАЭС);
• Публичный склад – данный склад будет доступен поставщику для выбора в момент выписки СНТ по реализации товаров;
• Склад участников совместной деятельности – склад используется одновременно участниками совместной деятельности;
• Склад для лизинга – склад для совместного использования по операциям лизинга в течение определенного времени;
• Склад по переработке давальческого сырья – склад, который используется давальцем и переработчиком сырья;
• Склад реорганизуемого лица – склад, который используется при реорганизации предприятия.

После записи данных по команде Сохранить склад в разделе Склады модуля ВС отражается список действующих складов организации.

В данном разделе для легкого поиска нужного склада доступны для просмотра основные характеристики существующих виртуальных складов, в том числе и ID склада, который отражается в поле Идентификационный код склада.

Источник

Настройка Виртуального склада

01 апреля 2018 года в эксплуатацию введен модуль информационной системы «Электронный счета фактуры» — «Виртуальный склад». ВС позволяет контролировать движения товаров от момента их закупки (импорт, производство на территории Казахстана), до реализации конечному потребителю.

Виртуальный склад настроен таким образом, что без оприходования товаров на склады ВС, его реализация невозможна. То есть, если у вас, есть товар, который входит в определенный перечень товаров для ВС, но он не оприходован на портале складов, то какие-либо манипуляции с товаром, то есть его реализация, невозможны.

На данный момент, не все налогоплательщики обязаны вести учет товаров в ВС. Пока, это ограниченный перечень товаров. В соответствии с Приказом №384 от 23 апреля 2019 года, с виртуальным складом, должны работать те продавцы, которые реализуют следующие категории товаров:

1. Автотранспортные средства, в отношении которых применяются пониженные ставки ввозных таможенных пошлин (группы 8703 и 8704 по классификации ТН ВЭД ЕАЭС);
2. Сахар-сырец, холодильное оборудование, мониторы, проекторы (с 1 июля 2019);
3. Пылесосы, фотокамеры с моментальным получением готового снимка, электрические нагревательные сопротивления (с 1 октября 2019 года);
4. Товары, оплачиваемые по контрольному счету НДС.

Настройка данного модуля и работа в нем, доступна, как на самом портале ЭСФ, так и в программе 1С. Модуль ВС доступен практически во всех конфигурация 1С, но 3 редакции. Во 2 редакции 1С, модуль ВС, к сожалению, недоступен, и для тех, кто работает в данной редакции, необходимо вести ВС на портале ЭСФ.

Итак, рассмотрим пример настройки Виртуального склада на примере конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана 8.3».

Перед началом настройки ВС в 1С, вам необходимо зайти в модуль ВС на портале ЭСФ и создать склад, как правило, если вы не работали и не настраивали виртуальный склад на портале, то автоматически система создает «Нераспределенный склад» в ВС. Он предназначен для приема товара, но не для его хранения. То есть название склада говорит само за себя «Нераспределенный». Для дальнейшей реализации товаров, необходимо создать другой склад — основной.

Переходим на вкладку «Виртуальный склад».

Во вкладке ВС, переходим в «Склады». Далее нажимаем кнопку Создать.

Перед вами откроется окно создания склада. Указываем название склада. Как правило, «Основной». Далее указываем юридический адрес склада. Ответственное лицо, указываем того, кому принадлежат ключи ЭЦП. Далее обязательно ставим галочку «По умолчанию», больше никаких галочек не ставим! Нажимаем кнопку «Сохранить склад».

Склад создан, теперь можно переходить к настройке ВС в 1С. Для начала, в базе, должен вестись учет товаров по источникам происхождения. Это очень важно, так как, если в базе не будут указаны источников происхождения для товаров, вам придется их создавать, при настройке модуля ВС. Это дополнительный объём работы, в отдельных случаях, это занимает очень много времени, что естественно, увеличивает время настройки ВС, что отсрочивает учет товаров через виртуальный склад. Подробная настройка перехода учета товаров по источникам происхождения, вы можете ознакомиться в нашей статье.

Вы проверили источники происхождения, теперь переходим в меню 1С «Администрирование – Общие настройки – Виртуальный склад-Помощник перехода.»

Перед вами откроется окно первоначальной настройки. В ней вы должны указать дату перехода.

Далее у вас откроется окно, где проверяется связь с порталом ЭСФ и модулем ВС. Нажимаем проверить доступ в систему.

Нажимаем кнопку «Далее». И попадаем в настройки ЭДВС. ЭДВС – это электронный документ виртуального склада. Документы есть разных разновидностей: остатки, перемещения, корректировка, списание, детализация. На документы ЭСФ реализация и поступления товаров, документы ЭДВС не создаются, движения товаров, осуществляется по этим документам автоматически.

Первоначальная настройка – это способ заполнения цен, по которым будут формироваться ЭДВС.

Как правило, указываем способ заполнения цен – по себестоимости.

Далее загружаем справочник ГСВС, как правило, дожидаться пока справочник загрузиться полностью, необязательно. Справочник загружается в фоновом режиме. Можно смело двигаться дальше.

Обратите внимание! Справочник ГСВС необходимо обновлять, так как он меняется и в него вносят периодически изменения. Обновление справочника ГСВС можно настроить автоматически с помощью «Настройки обмена электронными счетами-фактурами», которая расположена в разделе «Администрирование» — «Общие настройки» — «Электронные счета-фактуры» — «Настройка электронных счетов-фактур» — «Синхронизация по расписанию».

Следующим шагом, идет настройка, виртуальных складов и их совместимость со складами в 1С.

Необходимо нажать кнопку «Помощник получения API и настройка виртуальных складов».

Перед вами откроется окно помощника получения и сопоставления складов.

Нажимаем кнопку получить виртуальные склады. Под грузятся склады из ВС на портале. Не забудьте о том, что на портале, у вас есть «Нераспределенный склад», создайте его тоже в 1С. При создание, не забудьте указать его настройки так, как они указаны на портале.

Заключительным этапом является сопоставления складов, который выполняется с помощью кнопки «Заполнить (сопоставить)». Таким образом, программа автоматически устанавливает соответствие складов по наименованию.

Последним этапом является ввод остатков товаров документом ЭДВС –Остатки. В нашем случае, мы ведем учет товаров по источникам происхождения, именно поэтому выбираем способ заполнения остатков товаров по БУ.

На этапе уже созданного документа, мы можем сравнить остатки товаров, по необходимости перезаполнить и откорректировать их.

Обратите внимания, что после перехода в 1С, на учет товаров в ВС, будет вестись учет в виртуальном складе, по абсолютно всем товарам, которые есть у вас в базе, включая те, которые не входят в перечень ВС. И не всегда и не все документы ЭДВС, сформированные в 1С, вы будете отправлять на портал. Поэтому, довольно часто, для товаров не из перечня ВС, будет выходить статус документа не подлежит отправке в ВС. Тем не менее, эти документы в 1С, создавать необходимо, для их корректного ведения в базе 1С, уже через настроенный модуль ВС.

Создавая документы ЭДВС, вы всегда можете выбрать его тип, склады, откорректировать товары и их количество, рас провести документы ЭДВС и т.д.

Также для контроля остатков в ВС и в базе 1С, существует отчет «Сверка ТМЦ по данным бухгалтерского учета и ВС». В этом отчете прекрасно видны остатки по товарам на складах в ВС, в бухгалтерии, а также выведена колонка разницы. Колонка разницы в идеале, должна быть пустая.

Вы откорректировали документ ввода остатков товаров и провели его в системе, при необходимости отправляете этот документ на портал из 1С. Теперь у вас ведется учет товаров в ВС. Начиная с этого момента, у вас не будет кнопки источники происхождения в документах поступления и реализации, так как источники происхождения теперь ведутся в автоматическом режиме. Меню управления ВС, находится во вкладке «Номенклатура и Склад».

Теперь вам необходимо вести пристальный учет за остатками товаров на ВС и бухгалтерии, их сравнению, корректировке, отправке документов на портал ЭСФ.

Уделим внимание поступлению товаров. При проведении документа ЭСФ, на его основании, создается документ ЭДВС (приход). Его нужно проверить, и, если есть товары ВС, отправляете его на портал. В момент проведения документа ЭДВС, создаются источники происхождения товаров.

Надеемся, теперь вы с легкостью настроите ВС в 1С. Успехов в работе!

Источник

Виртуальный склад в товароучетной системе розничного и интернет-магазина: зачем нужен, чем удобен как подключить

Признайтесь: склада вашего магазина не всегда бывает достаточно для того, чтобы отсортировать все товары по группам и категориям. И дело не всегда в его размерах: при большой номенклатуре нереально выделить отдельное место хранения для каждого сегмента. Вот и лежат по соседству полуфабрикаты с заморозкой, а обувь с верхней одеждой. Между тем, выход существует: можно использовать товароучетную программу с функцией виртуального склада. Такой софт позволяет превратить одно помещение в несколько складов по щелчку пальца, что очень удобно для зонирования. Заинтересованы? Тогда прочитайте нашу статью.

Кому будет полезна статья

Вообще всем, кто занимается розничной и оптовой торговлей в любом ее проявлении, вне зависимости от сферы деятельности и формата продаж. Перечислим основные категории:

• розничные оффлайн-магазины. Им программа будет полезна для более тщательного учета товаров внутри физического склада. Казалось бы, здесь все относительно просто: есть склад, на котором лежит товар. Но часто бывает, что отыскать нужную позицию на полке непросто, особенно при ощутимом ассортименте в несколько сотен наименований. Виртуальный склад решает эту задачу на отлично: он выполняет функцию зонирования площадей. Зайдя в программу, ответственное лицо сходу видит, на какой конкретно полке или стеллаже лежит та или иная позиция. Даже не нужно ничего маркировать, подписывать или помечать. Внутренняя логистика регулируется виртуальным складом;
• интернет-магазины. В e-commerce часто бывает так, что у магазина вообще нет физического склада. Весть товар находится на складах поставщиков, дропшипперов, служб доставки и так далее. При этом вести складской учет строго необходимо, чтобы контролировать наличие товара. Виртуальный склад решает и эту задачу. В программу можно завести любые позиции вне зависимости от того, где они находятся физически;
• предприятия общественного питания, а также бары, кофейни, доставка еды и фаст-фуда. Знать о фактическом наличии ингредиентов мало, нужно иметь представление, что и где находится. К тому же, применение товароучетных систем параллельно решает еще ряд задач: контроль сроков годности продуктов питания, ведение технологических карт для приготовления блюд, поддержка программ лояльности для постоянных клиентов;
• любые другие виды торговли: строительные рынки, оптовая торговля и даже сфера услуг, когда в работе используются собственные материалы. Если у вас фирма по ремонту и отделке квартир, есть склад со стройматериалами и комплектующими, вы вполне можете облегчить работу, внедрив виртуальный склад.

Что такое виртуальный склад и для чего он необходим

Представьте себе стандартный склад розничного магазина. Как правило, это некое помещение с полками, стеллажами, контейнерами и прочим складским оборудованием. Но нас интересует не столько техническое оснащение, сколько формат ведения складского учета. Не удивляйтесь, но львиная доля предпринимателей вообще не ведет учет ни в каком виде. Есть продавец или кладовщик, которые более или менее представляют, где и что находится. Ключевое слово — более или менее. Понятие означает, что четкость и точность учета всегда оставляет желать лучшего. Это тянет за собой ряд возможных сбоев в работе:

• ходовой товар заканчивается в самый разгар продаж. Кладовщик просто не успевает вручную отследить и заказать у поставщика нужные позиции;
• позиции долго ищутся, особенно при больших номенклатуре и площади склада. Для того, чтобы найти нужный товар, требуется большое количество времени;
• следствие предыдущего пункта: часто заявки у поставщиков дублируются из-за того, что позицию просто не нашли на полке. Не нашли, значит закончилось, а раз закончилось — надо заказать. А потом оказывается, что товар в наличии был, просто его не обнаружили. О последствиях говорить не нужно: это лишние расходы, нерациональное использование складских площадей, закончившиеся сроки годности скоропортящегося продукта;
• большое количество ручной работы. Кладовщики и продавцы вынуждены вечно все контролировать, фиксировать внутренние перемещения товаров на складе, делать пометки в тетрадях и журналах;
• все завязано на одном человеке. Том самом, который знает, где и что лежит на складе. Кладовщик ушел в отпуск, заболел или уволился — без него на поиск нужных товаров уходит гораздо больше времени. А то вообще ничего не удается отыскать.

Как работает кладовщик

Не сильно облегчает задачу и ведение складского учета в тетрадях, журналах и даже Excel-таблицах. Эти инструменты решают вопрос лишь отчасти. Основные недостатки — ручной труд, отсутствие прозрачности, человеческий фактор, никуда не деваются. К тому же, такой подход предполагает лишние операции на самом складе. Полки с товаром надо подписывать, маркировать и так далее.

Пример ведения учета товаров в таблице Excel

Все эти вопросы решает применение товароучетной программы с виртуальными складами. Работает все просто: вы заводите внутри системы сколько угодно условных складов, в которых товары отсортированы по определенным признакам. После этого поиск продукта можно осуществлять только по наименованию позиции. Ввел в строку поиска “Молоко элитное 3,2% жирности” и вуаля: система показывает, на какой полке склада находится это самое молоко. Все, что остается сделать кладовщику или продавцу — это пойти на склад, взять со стеллажа коробку и отнести ее в торговый зал для выкладки на витрину. Легко и просто. Максимум, что потребуется дополнительно — пронумеровать места складского хранения: полки, стеллажи и другое оборудование.

Система работает и от обратного. Допустим, складов не один, а несколько. Причем товарные позиции на них дублируются — фактически на полках лежит одно и то же. Виртуальный склад, при этом, может быть один. В него занесены товары по сквозному принципу. Короче, система может работать в любых сочетаниях реального и виртуального складов, в зависимости от поставленных задач.

Для интернет-магазинов такой подход вообще бесценен. Особенно он касается продавцов, не имеющих физического склада. Товары просто заводятся в товароучетку и виртуальный склад, после чего можно посмотреть, на складе какого поставщика они находятся. Если еще и наладить электронный документооборот между контрагентами, ведение товароучета будет происходить в онлайн-режиме. Получается, как в известном мультфильме про суслика. Склада нет, но он есть.

Достоинства и недостатки товароучетных программ с виртуальным складом

Подход имеет куда больше положительных сторон, чем явных недостатков.

Плюсы:

• возможность вести любое количество виртуальных складов внутри одного или нескольких физических. Это особенно важно для магазинов, где категорий продукции очень много: продуктовых точек, магазинов строительных материалов, одежды, обуви, аксессуаров;
• можно заполучить условный склад вообще без физического. Для программы абсолютно неважно, где лежат позиции — на площадях поставщика или где-то еще. А учет при этом получается полноценным чуть более, чем полностью;
• учет внутренней логистики. Что-то переложили с полки на полку, унесли на другой склад, поместили на витрину магазина — все это моментально отражается в системе;
• полная независимость от человеческого фактора. Все контролирует компьютерная программа. Теперь информацией владеет не один сотрудник, а любой человек, наделенный правами доступа к системе. Теоретически любой работник с соответствующим допуском может одним нажатием клавиши узнать размещение товарных позиций на складе. Складской учет становится прозрачным, как слеза младенца: никаких белых пятен, пересортицы и прочих нехороших вещей.

Тарифы системы учета “ЕКАМ”

Минусы (их немного):

• товароучетные программы стоят денег. Правда, затраты с лихвой окупаются за счет оптимизации бизнес-процессов и экономии на персонале;
• для внедрения программ товароучета в магазине должен быть стабильный и устойчивый доступ к сети интернет. Но он необходим по умолчанию, например, для работы контрольно-кассового оборудования (онлайн-касс). Современные программы складского учета основаны на облачных технологиях, когда вся информация хранится на серверах оператора услуги;
• нужно обучить персонал приемам работы с товароучетными программами. Иногда это бывает сложно: рядовым сотрудникам привычнее работать по старинке, с журналами и тетрадями. Они неохотно принимают все новое. Но когда научатся, сами не захотят возвращаться к старым приемам работы. Да еще и скажут, мол, и как мы раньше все в тетрадях писали, это же неудобно!

Как внедрить виртуальный склад

Вот как это выглядит пошагово. Итак, что нужно сделать:

1. Выбрать подходящую товароучетную программу. В контексте рассматриваемого материала главное, чтобы система поддерживала функцию виртуальных складов. Для этих целей подойдет товароучетная система “ЕКАМ”. Выбор товароучетки зависит от специфики бизнеса, бюджета на внедрение и других факторов. Все товароучетные системы имеют линейку тарифов — от бюджетных до продвинутых. Для небольшого розничного или интернет-магазина с парой сотрудников вполне достаточно начального уровня. При масштабировании можно переходить на что-то более забористое.
2. Зарегистрировать личный кабинет и оплатить стоимость тарифного плана.
3. Загрузить базу товаров с внешних источников. Хорошие программы поддерживают выгрузку из всех популярных форматов — csv, xls 1С и так далее. Можно импортировать базы из прайс-листов поставщиков. При отсутствии таких возможностей базы можно создать и вручную.
4. Определить признаки, по которым будут группироваться товары на виртуальном складе. Например, внутри физического склада может быть склад молочной продукции, полуфабрикатов, хлебобулочных изделий и так далее.
5. Создать виртуальный склад и завести в него группы товаров согласно предыдущего пункта. Специфика работы зависит от функционала и интерфейса выбранной товароучетной программы.
6. Указать размещение позиций из виртуального склада внутри физического. Напротив каждой позиции или категории указывается номер полки или стеллаж, на котором она находится по факту.
7. Если речь идет об интернет-магазине, подход будет таким же. Разница в том, что вместо физического склада в программе будут отображаться товары на складах поставщиков.
8. Теперь можно начинать работать. После всех операций склад имеет четкое зонирование. Узнать место хранения позиции можно из любой точки земного шара, где есть доступ к сети интернет.

Заключение

Применение программ складского учета значительно снижает издержки, оптимизирует бизнес-процессы и облегчает работу персонала. Попутно снижается риск ошибок, связанных с действиями сотрудников. В совокупности вы получаете увеличение прибыли, сокращение затрат и конкурентные преимущества. Этих доказательств вполне достаточно, чтобы начать использовать виртуальные склады уже сейчас. За дело!

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Источник