Как настроить zoho crm

Zoho CRM Documentation

Introduction to Zoho CRM

Get ready to explore our cloud based application designed to help you manage your customer relationship better with different easy-to-use features.

Specifications inВ Zoho CRM

Learn about basic requirements, supported languages, and features offered in various editions of Zoho CRM.

Understand yourВ CRM accountВ

Explore, learn, and understand the various modules and basic terminology in your CRM account.

Begin your Admin Journey

Explore your responsibilities as an administrator and learn to manage your business with the help of different CRM features.

Organization Settings

Add your personal and organization details such as, fiscal year, business hours, currencies and more.

Manage Users and Profiles

Understand different user management activities such as creating roles, adding users, and setting profile permissions.

Customize CRM Account

Personalize your account with powerful customization tools that allows businesses of all sizes to adopt quickly.

Data Administration

Manage your data and maintain a clutter-free database with import, export, duplication management and view all the actions carried out using audit-logs.

Automate Business Processes

Automate your business processes by setting up workflow rules, automated responses, and streamlining your sales activities.

Process Management

Streamline your business by designing systematic process management systems using blueprint and approval processes to ensure nothing falls through the cracks.

Connect with Customers

Connect and interact with your prospects intelligently through different channels such as social media, emails, telephony, and more.

GDPR and Zoho CRM

Get guidance on how to secure customer data, and focus on making your business compliant with privacy regulations.

Sales Force Automation

Manage your sales pipeline more effectively by using the various modules and features in Zoho CRM.

Marketing Automation Tools

Plan, improve, and execute various marketing strategies with the help of automation tools.

Analytics and Dashboards

Get real-time insights on your business performance and personalized key metrics on your day-to-day business activities.

Collaborate and Increase Team Productivity

Connect and share data with peers using feeds, calendars etc. and make sales fun and competitive with gamescope.

Manage Inventory

Procure products and carry out your accounting activities before and after pitching your sale.

Zia — Artificial Intelligence

A powerful artificial intelligence that makes your work simple, efficient, and helps you deliver a personalized experience.

Manage your Data

Learn how to manage your documents, attachments, notes. Monitor the storage utilized and your recycle bin.

CRM Mobile App

A native CRM application that helps you work from anywhere and anytime, even when you are offline!

Integrate Zoho CRM with other Zoho Products and work under a single platform.

Microsoft

Synchronize contacts and tasks from various Microsoft applications and manage them from your CRM account.

Google

Integrate your Google account with CRM and use the features to collaborate, communicate, and share information with peers.

APIs denote a group of resources in CRM and operations that can be performed, to integrate any app with Zoho CRM.

Mobile SDKs

Equip yourself to design, build, test, use and maintain tailor-made, robust mobile applications for your Zoho CRM.

Server Side SDKs

Make use of our SDKs to build personalized client-based applications and seamlessly integrate Zoho CRM’s services.

Connections

Invoke any third party applications’ REST APIs through Connections and get access to your authenticated data from your functions or widgets.

Functions

Formerly known as Custom Functions, this feature lets you program and execute custom actions in CRM, which are not natively provided.

Widgets

Build Widgets with embeddable UI components in the CRM and seamlessly integrate them with external applications.

Developer Edition

A complete edition of Zoho CRM for Developers to play around with. Get all of the features and figure out software solutions much more easily.

Web Apps SDK

No need to worry about having a server. Design and build interactive web applications for Zoho CRM using our Web App SDK.

Источник

Zoho CRM — обзор системы управления малым бизнесом

Zoho CRM — удобный и функциональный инструмент, который позволяет организовать и оптимизировать работу онлайн-офиса компании в любой нише. Основной недостаток этой CRM – высокая стоимость.

Сегодня на базе CRM свою работу строят компании в разных нишах: от веб-студий до крупных торговых сетей. Платформа помогает организовать взаимоотношения с клиентами, контролировать продуктивность сотрудников, планировать задачи, генерировать акты, договоры и другую деловую документацию.

Существуют как облачные, так и десктопные решения. Особой популярностью пользуются CRM для браузеров с дополнениями в виде модулей. Менеджеры по продажам взаимодействуют с клиентами через систему удаленного доступа, а руководитель вовремя получает полный отчет о работе компании.

Сегодня пойдет речь о западной CRM, которая мало известна в Рунете, но заслуживает внимания.

Что такое Zoho CRM

Zoho CRM — удобная система для взаимоотношений с клиентами, отличающаяся безопасным хранилищем, где конфиденциальные данные пользователей надежно защищены от посторонних глаз.

В нее включены разные модули, которые расширяют функционал платформы. По имеющейся статистике, система установлена у более у чем 250 тысяч компаний. Стоит отметить, что разработчик Zoho предоставляет CRM бесплатно для тестирования . Если клиенту понравится «начинка» и техническая реализация, то он сможет мигрировать на платный тарифный план.

Возможности и функции Zoho CRM

Удобство в использовании Zoho CRM начинается с «порога». На стадии регистрации сервис автоматически распознает страну по IP адресу, и после создания учетной записи все вкладки в панели управления отображаются на национальном языке. Это приятный сюрприз, так как на основном сайте включить русскую локализацию нельзя.

На старте пользователю дается 15-дневный пробный доступ, далее он может перейти на бесплатную лицензию или же перенести свой оффлайн офис в онлайн-пространство.

Интерфейс немного отличается от привычных Рунетовских платформ. К примеру, у Bitrix24 на главной странице отображается «Живая лента» с последними уведомлениями от сотрудников, из проектов или личных задач. На стартовом экране Zoho расположены виджеты с открытыми задачами, предварительными контактами, указываются стадии сделок.

Выделяются «горячие контракты», которые должны закрыться в текущем отчетном периоде. Для ознакомления с возможностями системы предлагается импортировать начальные данные. Рекомендуем согласиться с предложением, разобраться в особенностях платформы будет легче.

Импорт данных

Импорт статистики из Excel или данных клиента из наработанной годами базы — одна из приоритетных функций для многих руководителей бизнеса. Ручной перенос большого количества информации займет немало времени, а если можно загрузить сведения из файла, выбрать поля для импорта и подождать пока все сохранится на сервере, то это весомое преимущество.

В Zoho импорт находится в настройках (иконка с гаечным ключом). Доступен перенос данных из:

Функционал импорта продуман до мелочей и состоит из нескольких шагов:

• Перетаскивание файла в Drag&Drop интерфейс.
• Сопоставление документов.
• Сравнение полей.
• Предварительный просмотр.
• Сохранение результатов.

Поддерживаются следующие форматы: XLS, XLSX, CSV, VCF.

Отдельно стоит выделить журнал, где хранится история импорта. В нем можно посмотреть список последних операций.

API — интерфейс, который позволяет одному программному обеспечению получать данные из другого на основе подключаемых процедур. К примеру, разработчик может создать бота в Telegram, подключить его к API CRM с помощью секретного ключа и получать в мессенджере уведомления о новых сделках или обращениях клиентов.

Что касается Zoho, то документация по API описана подробно. Веб-разработчику или создателю десктопных приложений с базовым знанием английского языка не составит труда разобраться в списке переменных и константах.

Список обращений к автоматизированному интерфейсу ограничен тарифным планом. Перечень лимитов представлен в документации . В специальной вкладке есть удобная панель, где можно отслеживать историю обращений. Статистика обновляется с 15-минутной задержкой.

Интеграция

Кроме импорта данных и удобного интерфейса CRM, системе необходима гибкая синхронизация с внешними сервисами для рассылки электронных писем или SMS.

Zoho позволяет использовать функционал других сервисов:

• 1C. Из платформы для бухгалтерского учета подгружаются счета, баланс, список заказов и т. д. Если создать нового клиента в CRM и корректно настроить подключение с 1С, то новый контакт будет автоматически появляться в двух местах.
• Сервис рассылок Mailchimp. В момент отправки писем выявляются неработающие почтовые ящики. Таким образом экономятся ресурсы системы, невалидные адреса автоматически выделяются, и на них не будут отправляться предложения.
• SMS-агрегаторы. Синхронизация с Zoho осуществляется через webhook. Интерфейс создания процедуры на русском языке. Есть возможность подключиться к СМС-рассылкам с помощью сервисов SMS Magic, Burst SMS.
• Телефония. Поддерживается системой Phonebridge.
• Общение с клиентами через Twitter и Facebook.

В «Магазине приложений» много интересных расширений, которые увеличивают функционал системы. Среди них стоит выделить: подключение к WhatsApp, создание канбан-доски, интеграция с облачными хранилищами Google Drive и Dropbox.

Безопасность и конфиденциальность

Вопрос защиты персональных данных клиентов и информации о сделках волнует многих пользователей. Zoho ставит безопасность на первое место. Об этом говорят следующие факты:

• Двухфакторная авторизация через Face ID, Touch ID, СМС, голосовой звонок и Google Authentificator.
• Данные на серверах шифруются через протокол безопасности. Такие же меры применяются при передаче информации.
• Есть безопасные онлайн-хранилища, чтобы работать с конфиденциальными данными.
• Пользователь самостоятельно выбирает сервер в США или странах Евросоюза. Каждый датацентр оснащен видеонаблюдением, биометрическими системами и пуленепробиваемыми стенами.
• Ограничение входа по IP адресу.
• Журнал аудита для отслеживания истории активности пользователей.
• Резервное копирование.
• Ограничение функционала по ролям.

Составляющие системы

В CRM очень много разных компонентов. Разработчики смогли грамотно совместить модули для работы над проектами, общения с клиентами и управлением сделок.

Администратор и пользователи

В системе можно назначать каждому сотруднику роль с доступом по заданному набору функциональных возможностей. Выйти за их рамки он не сможет. К примеру, администратор может скрыть банковские данные клиента от обычных пользователей.

В форме создания нового сотрудника можно выбрать для него одну из двух ролей: администратор или обычный пользователей. Первый зарегистрированный участник получает права суперадминистратора.

Основные модули

Модули — компоненты системы, играющие важную роль в ее функционировании. В Zoho есть предустановленные дополнения: контакты, контрагенты, сделки, операции, задачи, события, вызовы, отчеты и т. д.

Пользователь может создать уникальные модули под свои задачи.

В удобном конструкторе представлены десятки разных полей, с помощью которых можно конфигурировать компоненты. Некоторые из них:

• Электронная почта.
• Пароль.
• Валюта.
• Дата.
• Изображение.
• Подчиненная форма.

Платформа закрывает все базовые потребности:

• Хранение базы контрагентов.
• Работа с контактами.
• Учет сделок.
• Создание отчетов по продажам и взаимодействиям с лидами.
• Работа с заказами и счетами.
• Управление задачами и проектами.
• Онлайн-чат с сотрудниками и контактами.
• Удобная система оповещений.
• Встроенный поиск.
• Отдых и развлечение с помощью игротеки.

Тарифы на Zoho CRM

Стоимость платформы для одного пользователя колеблется от 12 до 100 € в месяц (предоплата за год). Подробное сравнение премиум подписок размещено на этой странице .

Если оплачивать помесячно, то цена стартует от 18 € в месяц . Для компании с 20 сотрудниками оптимальная годовая стоимость CRM на тарифе — 10800 €. Такие расценки подойдут далеко не всем фирмам.

Аналоги Zoho CRM

Рынок СРМ перенасыщен предложениями от раскрученных и неизвестных брендов. Среди наиболее близких конкурентов можно выделить:

Для малого бизнеса платить по 10–20 тысяч евро в год за CRM не целесообразно, когда есть более доступные решения с аналогичными возможностями.

Выводы

Zoho CRM — удобный и функциональный инструмент, который позволяет организовать и оптимизировать работу онлайн-офиса компании в любой нише.

• Русскоязычный перевод.
• Удобный интерфейс.
• Широкий функционал.
• Продуманная система безопасности.
• Отзывчивая техподдержка.
• Создание уникальных модулей.
• Интеграции со сторонними сервисами.
• API с подробной документацией.
• Приложение для мобильных устройств.

• Высокая стоимость.
• Нет поддержки на русском языке.

Разработчики уделили особое внимание безопасности, поэтому можно один раз настроить защищенный доступ и не беспокоиться, что посторонние смогут увидеть важную информацию.

Источник

Руководство по Zoho CRM

Зарубежная система Zoho CRM – продукт компании Zoho Corporation. По набору инструментов её можно в некоторой степени сравнить с отечественной amoCRM. В отличие от того же Bitrix24 встроенные опции для совместной работы более ограничены. Функционал мощный, юзабилити на высоте, интерфейс удобный и простой, можно с лёгкостью мигрировать с другой CRM-системы.

Zoho CRM не очень популярна в России. В первую очередь, из-за относительно высокой цены пользования. Хотя разработчик предлагает потестить систему в течение 15 дней с полным доступом к функционалу или подключить бесплатную версию с лимитом до 3 пользователей и базовым набором инструментов.

Ключевые возможности

1. Коммуникации с клиентами – по телефону, электронной почте, в чатах, социальных сетях Facebook и Twitter.
2. Автоматизация бизнес-процессов и задач – создание правил и условий для их выполнения.
3. Персонализация CRM – гибкая настройка пользовательских модулей и полей под требования компании.
4. Аналитика и отчёты – показатели эффективности и продаж, прогнозы в режиме реального времени.
5. Интеграции со сторонними сервисами – Google, MailChimp, Slack, Zapier и другие.

Тарификация

Помимо бесплатного пакета предложены несколько тарифных планов. Подробное сравнение здесь.

Начало работы: регистрация

Откройте стартовую страницу, заполните блок в правой части экрана, нажимайте Get Started или авторизуйтесь с помощью аккаунта в Google.

Мне предоставили 15-дневный пробный период пакета Enterprise. Значит, есть возможность поработать со всем функционалом системы. Интерфейс дружелюбный, экран не перегружен элементами. Большинство модулей спрятаны под троеточием.

При необходимости настраиваются группы вкладок, которые можно переключать между собой. То есть на экран будут выводиться вкладки, принадлежащие к конкретной группе.

Обзор интерфейса: ключевые модули

Пройдёмся по основным вкладкам – модулям, на которых строится работа в Zoho CRM. Информация, которая отображается в модулях автоматически показана системой для наглядности.

Главная

Обратите внимание, вы можете использовать домашнюю страницу пользователя (на скриншоте выше) или классическое представление. Если в первом случае отображаются открытые задачи, то во втором – все задачи (открытые/закрытые, на сегодня/на завтра, просроченные).

На скриншоте ниже показано как выглядит классическое представление главной страницы.

Предварительные контакты

В CRM используется логика, которая начинается с «Предварительных контактов». По сути, это лиды. Дальше они преобразуются в «Контрагенты» и «Контакты». В левом столбце предложены фильтры для поиска, справа – сортировка по определённым параметрам.

Данные можно просматривать в формате полотна, в виде канбан-доски или canvas. На скриншоте последний вариант. С помощью знака + вы добавите предварительный контакт вручную. Опция «Импорт» позволяет импортировать данные из файла в формате XLS, XLSX, VCF, CSV или из других CRM. Под … спрятаны дополнительные опции.

Установив галочку в окно с предварительным контактом, вы получаете возможность поставить задачу, отправить письмо, добавить теги, настроить напоминание и т.д.

Чтобы конвертировать «Предварительный контакт» в «Контрагент» и «Контакт», нужно открыть его карточку, выбрать «Преобразовать».

На этой же стадии можно создать сделку.

Контакты

Здесь собраны клиенты, с которыми работают сотрудники организации. При просмотре списка контактов предложен функционал, аналогичный предыдущей вкладке. При открытии карточки контакта менеджер видит все данные клиента и историю взаимодействия с ним, включая сделки, открытые и закрытые операции, заказы и т.д. Всё это помогает выстроить эффективную работу менеджера в процессе коммуникации, например, в ходе телефонного звонка клиенту.

Контрагенты

В списке находятся организации и юридическая информация о них, которые связаны с контактами. Одному контрагенту могут принадлежать несколько контактов. Получается, что модуль нужен для группирования контактов.

Сделки

С помощью модуля контролируется ход выполнения сделки. Как и в других блоках имеются фильтры, опция создания задачи.

В карточке сделки фиксируется хронология, ответственный, сумма, стадия, вероятность завершения и т.д. Поля, как и в предыдущих модулях, настраиваются.

Магазин

Здесь собраны все сервисы, с которыми можно интегрировать Zoho CRM: инструменты для маркетинга (рассылки писем и смс), обслуживание клиентов, продажи, совместная работа, телефония, финансы, удалённая работа.

Настройки функционала Zoho CRM

В правом верхнем углу расположен значок в виде гаечного ключа и отвертки. С его помощью вы настроите функционал системы. Слева есть строка поиска, вкладка с уведомлениями, значок плюса для быстрого добавления предварительного контакта, контакта, контрагента, поставщика, заказа, счёта, задачи, события, звонка.

Функционал достаточно обширный, поэтому пройдусь вкратце по основным возможностям.

Пользователи и контрагенты

Здесь вы добавляете пользователей (сотрудников) в CRM-систему, присваиваете им роль доступа, отправляете приглашение на электронную почту. Доступны инструменты для управления безопасностью аккаунта, настройки соответствия требованиям – метод обработки личных данных клиентов, территориальное управление – автоматическая связь контрагентов, контактов, сделок с территориями (география, размер организации, отрасль).

Каналы: источники лидов

1. Подключение электронной почты к CRM. Дополнительно предложены инструменты для анализа почты, включая аналитику.

1. Телефония. Zoho CRM интегрируется с телефонией при помощи технологии PhoneBridge.

1. Социальная сеть. Подключаются учётные записи в Twitter и Facebook.

1. Чат. Подключение опции обмена сообщениями с посетителями сайта через CRM-систему.

1. SalesSignals. Настройка отправки уведомлений о важных взаимодействиях с клиентами компании.

Настройка

1. Модули и поля. Для каждого модуля есть ряд настроек, включая создание и редактирование полей, а также возможность добавлять свои модули.

1. Шаблоны. В системе создаются и редактируются шаблоны, есть возможность загрузить шаблон с компьютера.

1. Настройка домашней страницы. Здесь настраиваются домашние страницы сотрудников для отдельных ролей в CRM.

Автоматизация рабочего процесса

1. Правила рабочего процесса. Вы создаёте правило, согласно которому будет автоматизироваться выполнение определённых действий сотрудников. Например, когда создаётся и редактируется сделка свыше 100 000 рублей, на электронную почту менеджера отправится уведомление.
2. Расписания. Настройка автоматического выполнения настраиваемых действий при помощи функций.
3. Действия. Настройка уведомлений по электронной почте, автоматического обновления полей при выполнении правил рабочего процесса.
4. Правила назначения. Вы создаёте правило с определёнными критериями. Если в системе появляется запись с таковыми параметрами, она автоматически назначается сотруднику.
5. Правила оценки. Проставление количественной оценки предварительному контакту, контакту, контрагенту, сделке на основе их свойств или связанных действий.

Управление процессами

1. Схема. В системе создаются и определяются процессы в соответствии с требованиями по управлению в организации. Закреплённые за схемой процессы будут выводиться в автоматически сгенерированные системой отчёты. На скриншоте показан пример схемы по управлению процессом выполнения задач.

1. Процессы утверждения. Автоматизация отправки записей на утверждение одному или нескольким сотрудникам.

Управление данными

1. Резервное копирование – загрузка полной копии данных CRM. Оплачивается отдельно ($10).
2. Хранилище. Показывает общие сведения об использованном/оставшемся объёме хранилища данных, а также в разрезе по каждому модулю.
3. Корзина. Показывает удалённые данные, которые по истечению 60 дней удаляются безвозвратно.
4. Журнал аудита. Лента всех действий, выполненных пользователем в системе.
5. Экспорт – перенос данных в формате .CSV из модулей Zoho CRM.
6. Импорт – перенос данных их других CRM.

Пространство разработчика

Имеет лимиты по выгрузке и загрузке данных в зависимости от тарифа. Например, для пакета Enterprise минимальное число запросов в сутки на одну организацию – 4000, максимальное – 25 000 запросов в сутки на одну организацию или 500 запросов на одного пользователя. Один запрос позволяет добавить/прочитать до 200 записей, удалить/обновить до 100 записей.

Документация по API доступна только в англоязычной версии.

Виджеты

Пользователь может создавать разные типы виджетов на внешнем хостинге и хостинге Zoho.

Веб-формы

Создание форм для сбора данных о пользователях веб-сайта с последующей отправкой в CRM. При этом нужно указать модуль, в который требуется заносить информацию.

Отзывы о Zoho CRM

Прикрепляю скриншот отзыва, оставленный пользователем на тематической площадке. На самом деле в Рунете сейчас появляется мало упоминаний о Zoho CRM, чем несколькими годами ранее. Хотя разработчик сделал полноценную русскоязычную версию системы. Своё мнение выскажу ниже.

Вывод

Zoho CRM подходит для малого и среднего бизнеса. Функционал добротный: направлен на выстраивание взаимоотношений с клиентами и получение продаж. В плане инструментов для совместной работы, встроенный функционал небольшой. Юзабилити на высшем уровне, что позволяет разобраться с настройками самостоятельно и сделать домашнюю страницу под свои требования, убрав всё лишнее. Поэтому я не согласен с отзывом.

Можно сказать, что цена соответствует предложенным возможностям. Система очень гибкая и легко настраивается, есть функциональные приложения CRM для мобильных устройств. Минус для русскоязычного пользователя – обучающее руководство изложено только на иностранных языках.

Источник