Как не работать дедлайнами

Что такое дедлайн в работе? 9 способов справиться с этим страшным монстром

Если крайний срок был не вчера, то паниковать не стоит.

Мы все не раз слышали это слово — «дедлайн» — но что это такое простыми словами? Прямой перевод с английского словосочетания dead line — смертельная линия, однако этот термин не имеет ничего общего с заминированным полем. На самом деле дедлайн — это крайний срок, к которому должна быть выполнена задача: оплачены счета, подана заявка на участие в конкурсе или сдан какой-то проект.

И окружают они нас повсюду — в некотором смысле, даже пища в твоем холодильнике устанавливает дедлайн, до которого ты должен ее съесть, не заработав при этом пищевого расстройства.

Но не будем пытаться объять необъятное и сегодня предлагаем поговорить об одном из самых важных видов дедлайнов — тех, с которыми ты встречаешься на работе, а также как их не пропускать и что делать, если ты понял, что не успеваешь к установленному сроку.

Что такое дедлайн в работе

В зависимости от сферы, в которой ты трудишься, специфики твоей компании и руководства, рабочие дедлайны могут меняться. Однако условно их можно разделить по нескольким признакам.

Внешние и внутренние дедлайны;

Внешние — это те сроки, которые устанавливают клиенты компании, а внутренние — твое непосредственное начальство или, например, отдел кадров.

Краткосрочные или долгосрочные;

Мягкие и строгие дедлайны.

Так же как и в случае со сплошной и двойной сплошной линией на дороге, первые просто не стоит нарушать, а вторые — категорически не стоит.

Соблюдение или несоблюдение дедлайнов сказывается на отношении к тебе коллег и начальства как к ответственному или ненадежному человеку и, кроме того, может прямо влиять на твое потенциальное повышение или даже стать причиной увольнения.

Поэтому если пока выполнение работы точно в срок для тебя проблематично, то самое время обзавестись этим необходимым навыком.

Как соблюдать дедлайны? 6 полезных подсказок

1. Устанавливай сроки «с запасом»

Всякий раз, когда тебя просят назвать крайний срок для проекта, всегда устанавливай дату, которая, по крайней мере, на несколько дней превышает то, сколько тебе нужно — «на всякий пожарный». Пропуск крайнего срока может привести к негативным последствиям для твоей карьеры, а если проект будет выполнен за несколько дней до срока, то будешь выглядеть героем.

Если же крайний срок устанавливает клиент или руководитель, и ты понимаешь, что не справишься с этим дедлайном, то сразу прямо скажи об этом. Предоставь им здравые аргументы, почему тебе нужно больше времени, а затем сделай все возможное, чтобы максимально приблизиться к первоначально установленному ими сроку.

2. Разбей проект на части

Дробление проекта на ряд задач полезно по ряду причин. Во-первых, так он не будет казаться таким огромным и удручающим, что является триггером прокрастинации. А во-вторых, разбивка большой задачи на несколько поменьше поможет тебе расставить приоритеты в том, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно оставить «на десерт».

3. Устанавливай собственные сроки — более краткосрочные

Как только ты разбил проект на части, установи дедлайн для первой из них — и постарайся, чтобы это была максимально близкая и конкретная дата без всякой абстракции.

Установка первого самостоятельно определенного срока в настоящем, а не будущем времени поможет сдвинуться с «мертвой точки» и даже ускорить процесс выполнения задачи, уберегая от соблазна отложить ее выполнение на потом.

4. Не зацикливайся на деталях

Перфекционисты зачастую не любят дедлайны, потому что они обеспечивают неблагоприятную среду для их жестких стандартов. Хорошей новостью является то, что результат, как правило, не должен быть идеальным на первой итерации.

При работе над проектом также пригодится правило 80/20. Сосредоточься на задачах, которые принесут наибольшие результаты, а мелким деталям посвяти оставшееся время.

5. Учти все внешние факторы

Иногда факторы, которые находятся вне нашего контроля, заставляют нас пропускать сроки. Обойти проблему отсутствия рабочей силы, оборудования или информации может помочь перспективное планирование. Когда для выполнения проекта необходимо участие других сотрудников или консультантов со стороны, обратись к ним как можно раньше.

Возьми бразды правления в делегировании задач, установлении сроков для разных этапов проекта и поддержании контакта между участниками для обеспечения прогресса. Делай запросы на оборудование и информацию заблаговременно, чтобы это не стало стрессовым моментом накануне дедлайна.

6. Не бойся обратиться за помощью

Если тебе не хватает времени, и похоже, что ты не уложишься в срок, не стесняйся обращаться за помощью к коллегам. Некоторые люди опасаются, что это создаст впечатление, что они не могут справиться с проектом. Однако впечатление, которое ты произведешь, пропустив дедлайн, явно будет хуже.

Даже если твои коллеги не могут помочь в реализации проекта, они могут снять с тебя часть рабочей нагрузки, чтобы ты мог уделить больше времени задаче с горящим дедлайном.

Увы, этот совет не удастся использовать, если ты работаешь в коллективе, где всех ненавидишь, но мы надеемся, что тебе повезло оказаться в окружении дружелюбных и понимающих людей, и в случае, если кому-то из них понадобится аналогичная помощь, ты тоже им в ней не откажешь.

Что делать, если ты не успеваешь к дедлайну?

Лучший способ удовлетворить своих клиентов или начальство — всегда соблюдать установленные сроки. Но иногда возникают неожиданные осложнения: проекты занимают больше времени, чем ты ожидал, или в твой четко спланированный график вмешиваются жизненные обстоятельства, которые ты не в силах контролировать.

Итак, что делать, когда надвигается крайний срок. и тебе однозначно нужно дополнительное время?

1. Уведоми начальство или клиентов (и сделай это как можно раньше)

Изменились условия проекта, или он расширился? Если на каком-то этапе ты четко понял, что не успеешь, не нужно об этом молчать. Лучший момент для уведомления клиентов или начальства, что тебе нужно больше времени, — это сразу когда стали ясны причины возникновения потребности в отсрочке — таким образом, все точно будут знать, зачем именно тебе нужно дополнительное время.

Когда тебя в процессе выполнения задачи просят что-то к ней добавить, то срабатывает простая причинно-следственная связь («Отлично, я могу включить это в проект, но это добавит Х дней к моему предполагаемому дедлайну — это нормально?»).

Но если проект существенно не изменился с тех пор, как ты взялся за него, а ты просто понял, что неправильно соотнес объемы и свои возможности, или в твоей личной жизни возникла какая-то чрезвычайная ситуация, — уведомить об этом как можно раньше будет показателем твоего уважения к заказчику или начальству и адекватности в оценке ситуации.

2. Будь честным

Быть честным иногда непросто, но сделать это нужно ради своей профессиональной репутации. Однако быть честным в том, почему именно ты отстаешь от графика — это вовсе не значит, что ты должен вдаваться в утомительные самобичевательные детали. Честные объяснения, почему ты запрашиваешь отсрочку, могут включать такие фразы, как:

«[Этот проект] требует больше исследований, чем я первоначально ожидал».

«Я нахожу, что это несколько сложнее, чем мы предполагали».

«[Этот проект] отличается от [других проектов, которые я сделал] из-за [специальной характеристики] — это, к сожалению, добавит некоторых дополнительных шагов в мой рабочий процесс».

Если задержку вызывает по-настоящему чрезвычайная ситуация, будь честен и в этом. Опять же, тебе не нужно пытаться добиться сопереживания или вдаваться во все детали.

Люди понимают, что жизнь не всегда ставит профессиональные графики в приоритет, поэтому будет достаточно использовать такие нейтральные фразы, как «чрезвычайная ситуация в семье», «болезнь» или «отказ оборудования». Будь готов быть более конкретным, если тебя об этом спросят, однако, как правило, большинство клиентов или начальство не будут этого делать.

3. Установи четкие новые сроки

Даже самый терпеливый и понимающий клиент будет недоволен, когда его попросят продлить срок без нового дедлайна в ближайшем будущем.

Всякий раз, когда ты вежливо запрашиваешь отсрочку, предложи конкретную новую дату завершения работы. Имей в виду, что ты, по сути, просишь об одолжении, и это может означать предложение даты с учетом ускорения твоего рабочего процесса.

Определив новый крайний срок, считай, что ты практически дал клятву на крови, что все будет сделано к этой дате — не ожидай больше никаких отсрочек и не расслабляйся: на кону стоит твоя репутация.

Источник

Почему мы прекратили устанавливать дедлайны (и почему возросла наша продуктивность)

Если вам случалось пропустить дедлайн – в этом вы не одиноки.

Оказывается, что люди довольно часто пропускают установленные для выполнения работы сроки – на этот счет существует ряд модных философских причин, поясняющих, почему это происходит.

И пока некоторые люди пытаются сосредоточить свое внимание на использовании множества небольших хитростей планирования, которые помогут вам последовательно и своевременно подходить к дедлайнам, мы обратили внимание на большой лайфхак, который нам действительно помогает:

В нашей компании Edgar мы полностью отказались от дедлайнов – и вы тоже можете так сделать.

Никаких дедлайнов?
Никаких.

Мы знаем, о чем вы сейчас думаете:

Эта идея кажется очень глупой.

Ничего страшного – ваш мозг настроен на то, чтобы так мыслить. С того момента, когда в школе вам поручили сделать ваше первое домашнее задание, вам было названо время, к которому вы должны были его завершить – вам всегда говорили завершить каждую задачу к определенному моменту. Поэтому некоторые люди настаивают на том, что ничего никогда не было бы завершено без дедлайнов.

Вероятно, с раннего возраста вы поняли то, что дедлайны очень-очень важны.
В каком-то смысле это так, но не до такой степени, как вы себе представляете. Потому что есть вещи, которые, возможно, никогда не были сделаны, если бы у них не было дедлайнов. Например, оплата налогов или техосмотр машины – то, что вам на самом деле не хочется делать. Вы не хотите этим заниматься, поэтому вам позволено откладывать эти задания только в пределах определенного периода времени.

Но большинство вещей не такие. В любом случае, не в вашем бизнесе. И отношение к ним как к неприятной «обязаловке» может привести к серьезным проблемам.

Почему произвольно установленные дедлайны опасны

Так как определенные задачи, с которыми вы сталкивались на протяжении всей своей жизни, имели встроенные дедлайны, легко прийти к мысли, что все нуждается в четко установленных сроках выполнения. В каком-то смысле дедлайны приятны, потому что они дают вам конкретную цель. Вы знаете, что вам нужно сделать, и знаете, к какому моменту это должно быть сделано.

Но в реальности, когда вы устанавливаете дедлайны для всего, что вы делаете, многие их них вы выбираете произвольно. Определенное задание на самом деле не нужно завершать к заданному времени – вы просто говорите, что так нужно. Таким образом вы чувствуете, что на вас лежит ответственность. Что, может быть, и не станет проблемой, за исключением того факта, что не все дедлайны не имеют под собой основания – и совсем нелегко отличить обманчивые дедлайны от настоящих. Отличить те задачи, которые должны быть выполнены в срок, от тех, которые не требуют спешки, довольно нелегко – и здесь начинаются проблемы.

Дедлайны так часто отодвигаются, потому что не все из них на самом деле нужны и значительны. А это значит, что вы постоянно передвигаете задачи в своем календаре, пытаясь найти идеальный способ втиснуть все на свои места так, чтобы из этого был какой-то толк, в то время как большинство задач вообще не должны там оказаться. Что легче собрать: пазл из 10 тыс. кусочков или из 100?

Когда вы устанавливаете дедлайны только для вещей, которые на самом деле в них нуждаются, вы свободно можете расставить по приоритетам все остальные работы, которые должны быть выполнены над проектом – и их гораздо легче упорядочить, чем вам может показаться.

Как успешно работать без дедлайнов

Теперь остается один большой вопрос:

Если у вас нет дедлайнов, как вы вообще что-либо завершаете?

Исходя из нашего опыта, рабочий процесс состоит из двух частей.

Первое: делайте то, что должно быть сделано тогда, когда оно должно быть сделано.

Закон Паркинсона гласит, что работа заполнит собой все выделенное на нее время – выделите день на завершение работы, и она растянется на день. Дайте себе неделю на это же задание – оно займет неделю. И пока кто-то будет спорить, что нужно просто устанавливать более короткие дедлайны – это тоже может привести к тому, что вы будете спешить и делать работу кое-как, чтобы успеть завершить ее в срок, вместо того, чтобы выделить ей достаточно времени и сделать все на совесть. Вы можете измотать себя, и ваша работа от этого также может пострадать (то, что вы можете сделать что-то за один лишь день, еще не значит, что вы это действительно сделаете).

Наша альтернатива – это полный отказ от дедлайнов. В итоге проекты занимают столько времени, сколько они действительно требуют, а не столько, сколько вы на них выделяете.

И да – вы все еще будете мотивированы выполнять свою работу, несмотря на то, что у вас нет установленных дедлайнов. Пессимистический взгляд закона Паркинсона заключается в том, что если у работы нет дедлайна, то вы никогда не найдете мотивацию, чтобы ею заняться.

В этой точке зрения практически столько же смысла, что и в фразе: «Вы умрете с голода, если не сделаете график приемов пищи». Ваши задачи будут решены, потому что они должны быть решены, а не потому что вы отметили дату дедлайна в календаре. Если вы беспокоитесь о том, что потеряете всякую мотивацию, посмотрите на вторую часть процесса: работайте только над одним проектом за раз.

Даже если вы чувствуете себя уверенным в своей способности заниматься множеством вещей одновременно, то все равно переключение между разными задачами убивает вашу продуктивность, замедляет работу и приводит к тому, что вы работаете над множеством наполовину завершенных проектов, пока постепенно не доведете хоть один до конца.

В нашей компании мы заставляем себя работать над одним проектом за раз, и только когда он будет завершен, мы можем браться за что-то еще.

Мы организовали свой рабочий процесс в соответствии с системой Канбан. Это выглядит примерно так:

В левой колонке находятся будущие проекты. Кто-то выбирает проект из списка To Do и перемещает его в колонку Doing, начиная работу над этой задачей. И когда проект готов к следующему шагу – он перемещается вправо (в этом случае проект разработчиков переходит в стадию проверки кода). Как только проект завершает свой путь, переместившись в крайнюю правую колонку (Complete – не показана на рисунке), разработчик может снова пройти к старту, выбрать новый проект и повторить цикл.

Ваш список текущих проектов мотивирует вас не тратить время понапрасну. Конечно, возможно, вам приходится в данный момент работать над тем, с чем вам ужасно не хочется заниматься. Над чем-то скучным, заставляющим разувериться в собственных силах, и так далее. Но вам нельзя работать над чем-то еще, пока вы не завершите эту часть работы – что-то вроде подхода «никакого мороженого, пока каша не будет съедена». Может быть, эта фраза покажется вам чем-то фантастическим, но оказывается, что завершение проекта и является наградой, потому что тогда вы можете начать работу на следующем уровне. Кроме того, это дает мотивацию быстро разбираться с тонной небольших раздражающих задач – тех, которые при обычном раскладе вы бы забросили в долгий ящик.

Без дедлайнов вы все еще можете контролировать работу других

С точки зрения управленца дедлайны могут казаться бесценным инструментом, помогающим поддерживать эффективный темп работы вашей команды. Они похожи на толпу гангстеров, которые призваны напоминать людям, что на них лежат определенные обязательства.

«Кажется, что ты делаешь неплохую работу. Будет очень жаль, если… что-нибудь случится».

Но действительно ли вы хотите такого подхода в своем бизнесе?

Постоянные дедлайны могут зародить в вашей команде неверные идеи. Вместо того, чтобы усиливать ощущение независимости, они превращают работников в людей, автоматически выполняющих задачи только ради очередной галочки.

Если вы не доверяете своей команде просто делать свою работу лишь потому, что она должна быть сделана, а не потому, что над ними висит дедлайн, то вам стоит переосмыслить, тех ли людей вы наняли на работу.

Бизнес не разрастется, если вы будете брать в команду тех, кто автоматически выполняет задачи – бизнес развивается благодаря людям, которые способны придумывать новые идеи и сотрудничать с вами, принося куда больший вклад, нежели работа над всем тем, что им было велено. Дэвид Огилви (David Ogilvy) в своей книге «Огилви о рекламе» (Ogilvy On Advertising) поделился советом, который он дал каждому начальнику отдела в своем агентстве:

«Если каждый из нас будет нанимать меньших от себя людей, то мы станем компанией гномов. Но если мы будем нанимать больших от себя людей, то мы станем компанией гигантов».

Избавление от дедлайнов не является единственным способом мотивировать вашу команду, но способствует более продуктивной совместной работе и формирует обстановку доверия – без жестких дедлайнов, которые могут убить желание поиска творческих решений.

Замечание: Это совсем не означает полное исчезновение контроля.
Отказ от дедлайнов не влечет за собой упразднение управления – просто само управление меняется. Вы должны работать с людьми, которые хотят хорошо делать свою работу, но вы все еще можете проверять их прогресс и вмешаться, если необходима ваша помощь или вы хотите получить ответы, когда считаете это необходимым. Если вам кажется, что задача занимает больше времени, чем вам хотелось, разберитесь, почему! В конце концов, вам нужно найти баланс между доверием и контролем – и микроменеджмент, основанный на куче дедлайнов, делает эту задачу гораздо более сложной, чем она должна бы быть.

Вот как можно это опробовать без риска

Перестроить весь ваш менеджмент – это, безусловно, очень большое свершение. Поэтому вы можете опробовать этот метод следующим способом.

В течение следующей недели исключите из своего репертуара многозадачность. Когда вы работаете над чем-то, не позволяйте себе начинать следующий проект до тех пор, пока первый не будет завершен. Как это влияет на вашу мотивацию? На вашу концентрацию? На время, необходимое для завершения задачи? Опробуйте однозадачность, и вы наверняка найдете, что это куда более эффективно, нежели дедлайны и календари.

…И обязательно напишите в комментариях, что же из этого получилось!

Источник