Как правильно настроить разговор

Подготовка к телефонному разговору

Автор: Виталий Пичугин

Перед любой важной встречей, как правило, находится несколько минут, чтобы подготовиться, настроится, привести себя в нужное эмоциональное состояние. Например, если вы бежали по лестнице к шефу, то перед кабинетом надо остановиться успокоить дыхание, и после этого входить с невозмутимым видом. Почему же телефонные переговоры должны являться исключением.

К телефонному разговору нужно готовиться, по возможности, учитывая ситуацию, в которой находится ваш собеседник, для этого полезно знать его цели, мотивацию, желания. Положительный эмоциональный настрой обязателен перед началом разговора.

Прежде чем набрать номер, подумайте, как обойти, что сказать, «промежуточной инстанции», например, секретарю, чтобы вам не помешали получить доступ к нужному собеседнику.

Примите такое положение тела, как будто собеседник вас видит и находится напротив.

Начните улыбаться до того, как начался разговор. По голосу собеседник почувствует, что ваше настроение — позитивное. Ваш голос — отражение вашего эмоционального состояния, которое должно вызывать расположение и симпатию другого человека.
Сделайте вдох и выдох, приведите дыхание в нормальное состояние. Если дыхание «сбито», такое случается при волнении, то вам будет трудно управлять своим голосом.

Научиться работать с голосом и настроением, через тело в Синтоне можно на телесноориентированных тренингах.

Помните, что вам нужно сказать сначала. Иногда, волнуясь, люди забывают представиться, неправильно называют, например, должность, фирму, имя собеседника. Лучше это вспомнить перед началом разговора.

Представьте себя вашим собеседником, что он может ответить, как будет возражать, какие у него есть аргументы.

Когда почувствует, что готовы к разговору — набирайте номер.

Как правильно начать разговор по телефону?

Начало разговора определяет его ход и завершение. Голос должен выражать приветливость, заинтересованность, деловитость. А для этого нужно иметь соответствующее эмоциональное состояние. Как его вызвать поддерживать во время разговора? Управлять своим эмоциональным состоянием вы можете научиться в Синтоне на тренинге «Мир эмоций». Например:

1. Сядьте удобно, но не развалившись в кресле или на стуле. Просто с положение тела очень влияет на настрой разговора и голос. Если не верите, попробуйте где-нибудь лечь и вести деловой разговор, у собеседника появится желание спросить, что вы там делаете?

2. Любой контакт с клиентом, не важно по телефону или лично, это представление (презентация) себя и фирмы, от имени которой выступаете. Поэтому, представляться нужно максимально позитивно, передавая эмоциями своё отношение к организации и делу, которым заняты. Если, представляясь, вы изобразите печаль, досаду, разочарование, то клиент может подумать, что вам не нравиться работа, и отношение к ней не серьёзное.

3. Иногда бывает полезно уточнить, туда ли вы попали, набирая телефонный номер. Не стоит выпаливать все свои данные, если не уверены, что общаетесь с нужным человеком.

4. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Помогите человеку, который звонит, почувствовать, что вы действительно рады его звонку. Вы не сможете расположить к себе собеседника. Если ваш голос будет усталым или равнодушным, что соответствует эмоциям безразличия и равнодушия, поэтому поставьте рядом с телефоном зеркало, посмотрите на своё лицо, те эмоции, которые на нём отображены — услышит ваш собеседник.

5. Снимая трубку, ещё раз улыбнитесь. Напишите на трубке слово «улыбка». Даже если вас собеседник не видит, вы не должны разговаривать с ним, развалившись на кресле с печальным и унылым выражением лица. Представьте, что вы видите собеседника, и он видит вас и вашу улыбку. Будьте уверены, он её «услышит».

6. Иногда, полезно откликаться первым, как только поймёте, что собеседник взял трубку, но почему-то не говорит. Обычно, в организациях с хорошей корпоративной культурой, менеджеры, отвечая на звонок, представляются. Если этого не произошло, начинайте говорить первым.

7. Перед разговором и, во время нельзя курить или жевать. Курение, как правило, сопровождается состоянием лёгкого транса, вряд ли это будет способствовать эмоциональному состоянию бодрой заинтересованности. Жевание в процессе разговора создаёт много посторонних звуков, которые могут быть расценены собеседником весьма неоднозначно.

Источник

Как подготовиться к сложному разговору?

Время чтения: 5 минут

Из статьи вы узнаете: как подготовиться к сложному разговору, как делать эмоциональную настройку перед переговорами, как готовить аргументацию и выбирать правильное время.

Без сложных переговоров не происходит рост души, именно в этот момент мы становимся лучше. Если рассмотреть сложный разговор с этой стороны, стороны роста, то уже в самом начале меняется к нему отношение.

Я выбираю именно эту позицию. Это значит, что ваш оппонент и вселенная дали возможность развития себя с разных сторон: переговорщика, любящей жены и мамы и т.д. Легко быть «хорошей», когда нет разных взглядов во мнении, а если они есть, тогда навык проведения переговоров нужно тренировать.

Все волшебство сложных переговоров начинается с подготовки. Подготовка, как говорят специалисты в сфере переговоров, на 90% влияет на исход разговора.

Как подготовиться к переговорам?

1. Оцените свой эмоциональный настрой: волнение или ожидания, страх или неуверенность и т.д.
2. Определите и сформулируйте главную цель вашего разговора. При этом не забывайте, что отношение к человеку стоит на первом месте, особенно, если мы разговариваем с родными и близкими.
3. Ответьте себе на вопрос, насколько вы правы со своей позиции. Уверены ли вы на 100% в правоте, а главное, насколько ваша правота нужна оппоненту.
4. Определите свои аргументы и доводы, сформулируйте возражения, которые оппонент может вам высказать.
5. Отработайте каждое возражение (заранее, конечно же).
6. Будет хорошо, если вы позволите оппоненту сделать главный вывод самостоятельно. Подумайте, каким он должен быть для вас.
7. Заранее определите место и время разговора.

Теперь пройдемся по всем пунктам подробно.

Как настроиться на важный разговор?

Важно перед серьезным разговором настроить себя в правильном эмоциональном русле. Ведь психологически мы все друг друга считываем, особенно хорошо это делают дети.

Приемов очень много, приведу один.

Закройте глаза и вспомните себя тогда, когда вы уже победили. Это может быть любая победа: экзамены или долгожданное предложение руки и сердца от любимого человека, первый взгляд своего первенца, который только-только появился на свет, или поездка за рулем автомобиля мечты. Вспомните все, что приносит вам много положительных и ярких впечатлений. Именно этот образ примерьте на себя сейчас! Расправьте плечи, откройте глаза.

Как вы себя чувствуете? В идеале должно появиться чувство уверенности. И это тоже тренируется.

В начале разговора помните о том, какую мысль вы хотите донести

Одна из моих учителей всегда говорила, что в начале любого разговора важно понимать, какую информацию вы хотите донести. Мы, женщины, очень эмоциональны. Бывает так, что во время разговора мы обижаемся (где-то внутри, никому об этом не сообщая). Обидевшись, мы закономерно хотим доказать свою правоту. При этом теряется вся логика разговора. А если еще в процессе выяснять обиды прошлого, то конфликта не миновать.

Даже если мы реально правы, при конфликте никто не выигрывает. Если, например, мы хотим сообщить мужу, что семья — это самая большая ценность, именно поэтому нам необходимо расширить квартиру на 2-3 комнаты, а в ответ слышим, что расширение может подождать, самое главное не устраивать скандал, ведь муж — это часть семьи, а ценности нужно сохранять.

Бережем эмоции и находим новые аргументы.

Сложные разговоры развивают гибкость ума

Сложные разговоры увеличивают гибкость ума. Если назрел такой разговор, очень важно понять, что в своих убеждениях вы чувствуете правоту, и только поэтому решили все прояснить. Если же вы до конца сами не знаете, как быть, и вам нечего предложить, но хочется просто «наехать», то стоит подумать.

Если вас что-то не устраивает, обязательно задумайтесь, как бы вы хотели выйти из данного положения.

Перед сложным разговором подготовьте аргументацию

Разумеется, все гораздо проще, когда взгляды совпадают. Но если вы заранее знаете, что разговор все-таки будет сложным, подготовьте тщательно свою аргументацию. Пропишите хотя бы 10 своих пунктов «за» и 10 пунктов оппонента «против». Важно заранее предугадать возражения собеседника.

Для этого есть особенные приемы. Например, прием «Да, но в то же время».

Сделайте так, чтобы оппонент сам пришел к вашему выводу

Мы все хотим быть правыми, и поэтому если в конце разговора вы убедили оппонента сделать так, как вам хочется, то будьте гибче. Сделайте так, чтобы собеседник самостоятельно пришел к вашему выводу.

Например, «Ты самый лучший муж на свете, и я всегда знала, что семья у тебя на первом месте, ты глава нашей семьи и всегда принимаешь лучшие решения, и сейчас, как ты скажешь, так все и будет».

Выбирайте правильный момент

Для серьезного разговора важно выбрать правильный момент. Поставьте себя на место оппонента, если вы раздражены, очень устали, опаздываете или просто расстроены, вряд ли захотите затевать серьезный разговор. Поэтому подберите время и место, чтобы вы могли спокойно обо всем поговорить, без лишней суеты.

Тяжелые разговоры могут быть легкими

Вывод только один. Если вы хотите, чтобы тяжелые разговоры были легкими, нужно вложить в их подготовку время и энергию. Тогда все обязательно получится. Сложный разговор — это выход за зону комфорта, а со временем и с тренировками зона комфорта расширяется.

Помните, что ни одна тренировка не заменит реальный разговор, поэтому каждый раз благодарите за то, что у вас есть еще один реальный шанс потренировать свои разговорные навыки вживую. Мы тренируемся для того, чтобы все были счастливы, не забывайте об этом.

Притча: «Любовь, прощение, терпение»

Жила-была на свете семья. Не простая семья. Более 100 человек насчитывалось в ней.
Мало ли таких семей? Да, не мало. Но это семья была особая. Ни ссор, ни ругани, ни драк, ни раздоров. Дошел слух об этой семье до самого владыки. И решил он проверить, правду ли говорят люди. Прибыл он в село, и душа его порадовалась: чистота и порядок, красота и мир. Хорошо детям, спокойно старикам.

Удивился владыка и решил узнать, как добилась всего этого семья. Пришел он к старейшине. «Расскажи», — говорит. Долго писал что-то на бумаге старейшина. А, когда написал, протянул владыке. Всего три слова были написаны на бумаге: «Любовь. Прощение. Терпение».

А в конце листа: «СТО РАЗ ЛЮБОВЬ, СТО РАЗ ПРОЩЕНИЕ, СТО РАЗ ТЕРПЕНИЕ».

— И все?
— Да, – отвечал старик, – это и есть основа жизни всякой хорошей семьи.
— И подумав, добавил: “И мира тоже”.

Чтобы научиться чувствовать и проявлять свою ценность в любых переговорах, приходите на тренинг «Крылья свободы: состояние Королева». Для раскрытия своей женственности и обретения женской энергии приходите на тренинг «Природа женственности. Сила женской энергии».

С любовью, Александра Панюшкина

С любовью, Александра Панюшкина,
преподаватель «Академии частной жизни».

Источник

Как вести трудный разговор: 12 правил серьезного разговора

Как бы мы не старались, но время от времени жизненные ситуации заводят нас в тупик. Мы терпеть этого не можем, но все равно приходится начинать этот самый серьезный разговор.

Это трудно, и большинство людей очень много времени тратит, чтобы просто набраться мужества. Никому не нравится начинать беседу, которая может перерасти в бурный спор или конфликт.

Существует ряд причин, которые могут послужить препятствием для начала сложного разговора

Прежде всего, они связаны с боязнью изменений, которые этот трудный разговор может за собой повлечь:

• Потеря удобного положения вещей. Возможные уступки могут восприниматься как потеря власти или устоявшегося распределения ролей в конкретных отношениях.
• Вызов собственной самооценке. Страх того, что уступки будут восприняты как проявление слабости.
• Страх перед будущим. Неизвестно, к чему приведет разговор. Пусть сейчас не так хорошо, как хотелось бы, но, по крайней мере, все понятно и предсказуемо. Если же что-то менять — есть риск, что будет хуже.

Поговорить с мужем об охладевших отношениях, сообщить начальнику об увольнении, объяснить ребенку, что покупка велосипеда, о котором он мечтает, откладывается…

Подобные темы для разговоров никак не назовешь приятными

Если вы будете долго терпеть и молчать, избегая главной темы, в конце концов, психологическое напряжение даст о себе знать. Ваша претензия бессознательно обрушится на человека по совершенно иному и, скорее всего, незначительному поводу. Это покажет вас далеко не с лучшей стороны и может привести к реальному конфликту.

Откладывая трудный разговор, можно испортить отношения с людьми и создать себе дополнительные сложности. В начале такого разговора мы часто испытываем чувство неловкости, особенно, если опасаемся серьезного конфликта. Но, перестроив мыслительный процесс, можно научиться смело начинать неприятный разговор.

Впрочем, если вы прямолинейно, словно торпеда, начнете высказывать свое мнение в непростом диалоге, вам вряд ли удастся добиться позитивного результата.

Проявите интерес и уважение друг к другу, оставьте боязнь не понравиться за порогом. Те, кто уходит от конфликтов любой ценой, беспокоятся, прежде всего, о своей привлекательности для окружающих.

Хотя желание нравиться вполне естественно, оно не всегда занимает первое место. Отнеситесь к разговору непредвзято, с искренним желанием что-то выяснить. Нужно, чтобы оба собеседника начали разговор с проявления интереса и уважения друг к другу.

Истинное уважение и проявление своих слабых сторон создают нечто большее: взаимное уважение и общее ощущение уязвимости. Даже если тема трудна, собеседники могут поддерживать друг друга в разговоре. Уважая мнение другого человека, можно ожидать ответного уважения.

Хорошая новость состоит в том, что трудные отношения, не данность, а возникшая ситуация. Ее можно решить, хотя нельзя сказать, что это бывает просто, легко и весело.

Нет, предстоит большая работа, которая совершенно не обязательно закончится благоприятно. Все может закончиться еще хуже, чем было до этого. Увы, это очень и очень возможно.

Общая идея такая — трудные отношения можно сделать легче. Для этого нужно разговаривать. Это ни в коем случае не гарантирует успеха, но отказ от разговоров гарантирует провал.

Если проблемы не решать, они накапливаются, и дальше будет только хуже. Так что разговаривать нужно. Пока не стало слишком поздно.

Психолог Светлана Ройз предлагет вооружиться следующим набором правил при серьезном разговоре, чтобы не скатится к конфликту и разрушению отношений:

1. Перед любым контактом необходимо настраиваться, как настраивают инструмент перед концертом. Займите устойчивое положение — сядьте или встаньте так, чтобы чувствовать опору, равновесие.

Говорите с взрослой позиции — только то, в чем уверены и что для вас важно, держите в голове, ради чего вы вступили в диалог. Если есть вероятность, что вас будут провоцировать на эмоции, — найдите точку перед глазами или деталь одежды (или придумайте прикосновение), которые будут символизировать для вас устойчивость и равновесие.

2. Начиная трудный разговор с близким человеком, скажите вслух или про себя: «Я начинаю говорить для того, чтобы остаться в контакте, чтобы быть с тобой, а не для того, чтобы ссориться».

Помните, что диалог ведется не для того, чтобы выиграть сражение, а для того, чтобы синхронизировать позиции. При контакте с ребенком оставайтесь на уровне его глаз, прикасайтесь к телу. В конце сложного разговора обязательно скажите: «Я с тобой».

3. Окружающие люди имеют право нам не верить, нас не любить, не понимать и не соглашаться с нами — это придется пережить. Правды субъективны. Ищите в диалоге изначальный объединяющий смысл, то, что находится за словами. Это возможно делать только в спокойном состоянии, черпая из ресурса спокойствия.

4. У каждого есть право на несовершенство, ошибки, заблуждения — это не отменяет изначального уважения к собеседнику. Помните, что и вы можете быть не правы, позволяйте себе учиться. Уважение к нам собеседников и оппонентов начинается с уважения нас к самим себе.

5. У каждого свой язык и символьный ряд, своя скорость реагирования. Сказанное и услышанное проходит просеивание сквозь наш субъективный опыт и восприятие и рассеивается при переводе услышанных слов на свой язык.

Не бойтесь переспрашивать. Давайте время себе и собеседнику на «усвоение» и переваривание информации. Чаще говорите местоимения «я» вместо «ты» (я чувствую, я обижаюсь, я злюсь, я думаю).

6. Мы проецируем на собеседника свои мысли, чувства, непроявленные желания, и на нас, соответственно, проецируют. Учитесь различать эти проекции и не позволять им влиять на самоценность.

Читайте также:

7. Мы моментально понимаем тех, с кем живем на одной частоте. Говорите на понятном языке, но не понижайте свою «частотность». Поднимайтесь до уровня более выстроенного собеседника и не опускайтесь до тех, кто пытается спровоцировать на «понижение».

8. В контакте с активно-агрессивными людьми нужно учиться вовремя уходить из агрессивного контакта, не принимать на свой счет обвинений. Такие люди скрываются за общими фразами и местоимением «мы», находят наиболее уязвимые стороны.

При контакте с пассивно-агрессивными людьми — они предпочитают говорить за спиной, бросать слова «вслед» — старайтесь ставить в контакте смысловые акценты. Следите, чтобы чувства были проявлены.

Не провоцируйтесь на чувство вины и гиперответственности, которые продуцируют пассивно-агрессивные люди. После сложных контактов нужен отдых, перезарядка.

9. Не скатывайтесь в обсуждение личных качеств — говорите только о фактах и событиях. Оценочность проявляется от бессилия, как последний аргумент. Если диалог все же превращается в ссору и спор, становится совершенно разночастотным, включайте чувство юмора.

Я в таких случаях вспоминаю фразу «Плесень размножается спорами. Не спорь с плесенью».

10. Наверное, самое главное — разговаривая с человеком, обращайтесь к его «высшей» части. Стройте диалог из своей «зрелости» с его «зрелостью». Это обращение к «высшему потенциалу» помогает выйти на уровень вне травм, оценок, провокаций и стереотипных реакций.

Мысленно говорите собеседнику: «Я тебя вижу», «Мне важны твои мысли и твое присутствие, даже если я с тобой не согласен».

11. Уверенный в себе человек спокойно говорит о том, что чувствует, чего ожидает, благодарит за контакт и диалог, умеет принять комплимент и сказать комплимент. Важно уметь завершать диалог — «спасибо», «до встречи», любые слова, которые прозвучат искренне в эту минуту, уместны.

12. Анализируйте прошедшие диалоги, старайтесь извлекать из них уроки. После сложного разговора необходим отдых, перезагрузка.

Источник