Как списывать гсм если не работает спидометр

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

• 25 * 41 = 1025,00 руб.
• 120 * 39 = 4680,00 руб.
• 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
• 25 + 120 = 145 л.
• 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Источник

Налоговики разъяснили, как подтвердить расходы на ГСМ, если сломался спидометр

Если из-за поломки спидометра невозможно определить показания этого прибора, данный факт надо отразить в путевом листе. А пробег машины для целей учета в расходах стоимости топлива можно подтвердить другими документами. Подробности — в письме ФНС России от 16.07.10 № ШС-37-3/6848.

Стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ), использованных в производственной деятельности, учитывается при налогообложении прибыли в составе материальных расходов (п. 1 ст. 254 НК РФ). Как известно, любые расходы должны быть подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). В качестве документа, подтверждающего стоимость израсходованного топлива, налоговики принимают путевой лист (формы утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78). Среди прочих реквизитов в путевом листе указываются показания спидометра. На основании сведений о пробеге машины рассчитывается величина израсходованного топлива. Но как определить пробег машины, если спидометр сломался?

Специалисты ФНС сообщили, что фактический пробег автомобиля можно подтвердить другими документами (например, бухгалтерской справкой), из которых видно, какое расстояние преодолел автомобиль с неисправным спидометром. Чтобы эти документы можно было признать «первичкой», они должны содержать обязательные реквизиты, установленные в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Кроме того, факт поломки спидометра нужно отразить в путевом листе в поле «показания спидометра». Если во время поездки прибор удалось починить, то это обстоятельство также необходимо зафиксировать в путевом листе.

Источник

Разъяснен порядок подтверждения расходов на ГСМ при неисправности спидометра транспортного средства

Налоговой службой рассмотрен порядок подтверждения расходов на ГСМ при неисправности спидометра транспортного средства (письмо ФНС России от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848).

Показатели спидометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива. Стоимость топлива, использованного в отчетном периоде, согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов.

Если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле «показания спидометра» соответствующей формы путевого листа. При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности, объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Для признания таких документов первичными для принятия их данных в целях налогового учета они должны иметь обязательные реквизиты, установленные статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Факты начала использования приборов после их ремонта также требуют документирования с отражением начального значения показателя спидометра.

Другие материалы сайта по теме «Путевой лист»:

Источник

Тема: Как списать ГСМ, если не работает спидометр

Опции темы

Поиск по теме

Как списать ГСМ, если не работает спидометр

Как списать ГСМ, если не работает спидометр и нет возможности его заменить или отремонтировать .

Если у вас не только не работает спидометр, но вы еще в путевых листах иногда пишете «по городу» или «по району» то у вас вообще веселый бухучет.

Как я с вами согласна, особенно за «веселый бухучет. «. У меня в организции никто не хочет должным образом оформлять путевые листы, руководствуясь принципом «до тебя так вели и все в порядке».
Если Вас не затруднит, дайте ссылку на методологию заполнения такого рода документации, а то на мои слова внимания не обращают.

Даю ссылку. Правила Дорожного Движения. «Запрещается эксплуатация автомобиля с неисправным спидометром» , следовательно, тот, кто выдает путевой лист, (подписывает его), совершает правонарушение. Вы хотите попросить на форуме совета, как в бухгалтерии оформить это правонарушение. Может, вы еще спросите, как укрываться от налогов

Вообще то, лично я просила поделиться ссылками на методологию заполнения путевых листов и только. За ответственность по эксплуатации неисправных ТС, в курсе, наверно, и дети. Повторюсь, у нас в путевых листах водители пишут «езда по городу. » и никакой конкретики. Сколько раз говорила, что не правильно это, и письмо № ИУ-09-22/257 им в лицо тыкала. реакция одна — «до тебя работали и все в норме. «. Вот и ПРОШУ ВАС дать ссылочку на более жесткую документацию, регламентирующую заполнение путевых листов различных видов, или посоветуйте, как решить эту проблему.
Заранее благодарна.

По этому поводу могу поделиться опытом. У нас тоже такая же проблема. Но с недавних пор мы это дело ужесточили. Был издан приказ по учреждению, к которому прилагалась интрукция по заполнению путевых листов. В ней также говорилось, что неправильно заполненные и невовремя сданные путевые листы являются основанием задержки выплаты зарплаты или лишения премии.

Сильно Ну. с премией еще можно согласиться, а вот с зарплатой. можно запросто и на трудовую инспекцию нарваться. Со всеми вытекающими.

В том то и дело, шутить с выплатами зарплаты нельзя.

С другой стороны, водитель обязан правильно заполнять все оправдательные документы. К нам приезжала инспекция из КРУ и такую взбучку устроила по поводу этих путевых. Мало не показалось.

Кстати, по поводу путевых листов и правильности их заполнения, у нас по отрасли был издан еще в 2004 годк Приказ «Об утверждении Инструкции о порядке . оформления путевых листов. «, в которой конкретно указано, что «водитель обязан выполнять требования по порядку оформления путевого листа» . Так что невыполнение своих обязанностей или неправильное выполнение может служить основанием для объявления предупреждения, выговора, в результате чего можно лишить премии или задержать выплату зарплаты до момента, когда будет предоставлен верный отчет (ведь водитель является подотчетным лицом) . А сами требования можно разработать уже внутри предприятия.

По фактическому потреблению ГСМ.

По роду службы, попытаюсь ответить как со стороны отвечающего за организацию и ведение БУ, так и со стороны контролирующего органа:

1. Эксплуатируя неиправный автомобиль, вы действительно нарушаете ПДД, эксплуатация автомобиля с подобной неисправностью просто запрещена;
2. Даже если ПДД писаны не для Вас, остается следующий выход — предварительно назначенной комиссией определить фактический расход топлива на отрезок длинны, утвердить это актом у руководителя. тем самым вина за эксплуатацию неисправной техники и вопросы на подобие -почему нас штрафуют, а ты не предупредил, будут сняты.
Тем же приказом опрелить ответственного за ведение путевых листов, с требованием для структурного подразделения организации, в чьем распоряжении находится автомобиль отражать точные точки маршрута.
3. Удержав, даже без согласия работника 1-2 раза из ЗП водителя, стоимость ГСМ, представляемого к списанию, но не подтвержденными оправд. документами (а это право предоставляет ГК) (отсутствует маршрут движения) вы и некоторым образом снимите с себя ответственность перед проверяющими и создадите некоторым образом установленные правила по ведению учета ГСИМ в данном случае

Кстати нам на семинаре говорили что имеется сравнительно свежий нормативный документ Автотранса по учету рабочего времени водителей, которое ОБЯЗАТЕЛЬНО к исполнению во всех видах организаций. только вот найти этот документ самостоятельно я так и не смог. Может кто знает о чем речь?

Источник