Как заверить копию трудовой книжки если не работаешь

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

1. Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
2. Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
3. Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
4. Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
5. При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
6. В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
7. Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

1. Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
2. Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

1. На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
2. После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
3. Тут же проставляется дата заверения.
4. Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

• у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
• у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

• отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
• наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
• в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
• печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Источник

Кто может заверить копию трудовой книжки безработному

Как правильно заверить копию трудовой книжки

1. На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
2. После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
3. Тут же проставляется дата заверения.
4. Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Кто заверяет копию трудовой книжки и на основании каких правил

Любой кадровик должен владеть информацией о том, как заверяются скопированные данные. Необходимо, чтобы каждый отдельный лист с наличием записей имел дубликат. 1-я страница, где присутствуют сведения касательно персональной информации о наймите, должна также подвергнуться копированию. На каждой отксерокопированной странице должны присутствовать:
Однако на заключительной странице зафиксируется причина, из-за которой гражданин не занимается трудовой деятельностью. Если же отсутствует возможность засвидетельствовать копию там, где человек в последний раз работал, то можно произвести это в нотариальном виде.

Как заверить копию трудовой книжки? Образец заверенной копии трудовой книжки

Понадобиться копия этого документа, который является по значимости вторым после паспорта, может для чего угодно. Это может быть получение и заграничного паспорта, и кредита. Если человек хочет устроиться на вторую работу по совместительству и ему нужно подтвердить свою занятость, копия просто необходима.
Заверение копии трудовой книжки в нотариальной конторе – дело непростое в том случае, если в данном документе имеются исправления (особенно у женщин в связи со сменой фамилии), неточности и обычные помарки. Не каждый специалист данного профиля возьмется заверять документ, который неидеален в этом отношении.

Где заверить копию трудовой книжки безработному

Для оформления документов необходима копия трудовой книжки, в главном управлении мчс, в котором я прохожу службу по контракту, даны разъяснения: трудовая книжка заполняется при увольнении со службы, и получить копию сейчас не представляется возможным, насколько это правомерно,на основании каких законов, положений и пр.? ведь везде говорится об определенном сроке заполнения трудовой книжки.
В организации, где я работал, работодателем была утеряна моя трудовая книжка. Я предоставил сохранившуюся копию трудовой книжки. Мне пообещали восстановить. Недавно я уволился. В день увольнения мне был выдан дубликат трудовой книжки с переписанными с копии местами работы. Справок, подтвердающих факт работы, мне не предоставили. Подскажите, как мне поступить?

Как заверить ксерокопию трудовой книжки: тонкости делопроизводства

Довольно часто засвидетельствованная копия документа требуется у уже неработающего по различным причинам человека, например, у пенсионера. Как же заверить документ в таком случае? Довольно просто. Делается дубликат каждой странички оригинала, а далее следует обратиться на место последней работы. Бухгалтер или специалист отдела кадров проведут всю процедуру заверения в соответствии с законом, но на последней странице будет указана причина, по которой человек уже не работает. Если нет возможности заверить копию по месту последней работы, то она может быть подтверждена нотариально.
Есть и другой способ, позволяющий заверить копию трудовой. Ее можно заверить единожды на самом последнем листе. Такой вариант заверения предусматривает, что все без исключения скопированные странички документа обязаны быть прошнурованными и пронумерованными. Шнур выводится на последний лист и проклеивается небольшим прямоугольником бумаги, на котором ставит свою печать и личную подпись ответственное лицо. Помимо этого, обязательно должна иметься надпись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов. В таком варианте заверения копии каждая страница оригинала дублируется на отдельный лист бумаги форматом А4.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

• у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
• у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Как заверить копию трудовой книжки

1. Надпись «копия верна» допускается написанной собственноручно, а также в виде штампа.
2. Фамилию необходимо расшифровать.
3. Под надписью ставится печать предприятия, а также подпись, ФИО сотрудника, оформляющего копию.
4. Каждый лист с ксерокопией страницы заверяется надписью «копия верна».
5. Снять ксерокопию с каждой страницы книжки.

Если гражданин является временно безработным, то, чтобы заверить документ, ему необходимо обратиться за помощью к нотариусу и получить от него заверенный дубликат трудовой книжки. Если гражданин официально трудоустроен, то в заверке трудовой книжки ему помогут работники отдела кадров или непосредственно работодатель. Отказом для предоставления такой услуги может послужить только весомая причина, которая должна быть оформлена в письменном виде и обоснована законодательными актами.

Кто должен заверить копию трудовой книжки второго неработающего родителя для предоставления дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом работающему родителю

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт. Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия. По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.
Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Заверение трудовой книжки

1. Пишется упоминание о занимаемой в настоящее время должности работника. Если сотрудник был переведен на другую должность или был уволен, то об этом необходимо сделать запись.
2. Подпись работника, которому нужна копия данного официального документа и который ознакомился с заверенным дубликатом.

Гражданину, чтобы обратиться к нотариусу, не нужно заполнять какое-либо заявление. Необходимо только самостоятельно снять дубликат трудовой книжки и предоставить специалисту в нотариальную контору. Затем нотариус знакомится с предоставленной документацией и обязательно с оригиналами паспорта и трудовой книжки. После чего проставляется печать и подпись на каждой странице дубликата трудовой книжки. На последней странице нотариус оставляет запись, что дубликат верный, указывает свои инициалы и контакты нотариальной палаты. После того, как гражданин ознакомится с копией, он тоже ставит на последней странице дату и свою подпись.

Как правильно заверить копию трудовой книжки безработному — образец

В иных инстанциях копия книжки может быть действенна на срок до 30 дней, например, при получении загранпаспорта. При оформлении визы срок еще более удлиняется и составляет 3 месяца, но может потребоваться перевод некоторых страниц на иностранный язык. Чтобы не пришлось переделывать документацию, уточните требования к ней в конкретной инстанции.

Может ли кадровик заверить трудовую книжку

Образец заверения трудовой книжки До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений. Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2019 года: КОПИЯ № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Число Месяц Год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан») 10 19 02 2019 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №7-К от 19.02.2019 11 07 03 2019 Продолжает работать по настоящее время Верно.
Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет. Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать.

Источник