Компания не работает по эдо

Переход на ЮЗДО: какие сложности нужно решить в первую очередь

Переход на юридически значимый документооборот (ЮЗДО) при всем влиянии на эффективность бизнеса остается сложной процедурой: нужно учесть многие нюансы, в том числе законодательные, перенастроить процессы, согласовать действия с контрагентами. Важна тщательная подготовка – самостоятельная или с помощью опытных консультантов.

Меня зовут Владислав Степанов, я специализируюсь на внедрении и консалтинге в сфере автоматизации документооборота в ИТ-компании «КОРУС Консалтинг». Хочу поделиться опытом и рекомендациями по переходу компаний на электронный документооборот и рассказать о нюансах: проблемах роуминга, типизации, маршрутизации, комплектности и обработки документов.

Для начала определимся с терминологией. Электронный документооборот (или ЭДО) – это любой обмен цифровыми копиями документов как внутри компании, так и вовне. Как только штат организации преодолевает условную отметку в 100+ человек, потребность в ЭДО начинает ощущаться все более остро. Разница между обычным документооборотом и юридически значимым (ЮЗДО) – в характере файлов, которыми обмениваются стороны. В последнем случае документ можно привлекать для доказательства прав. Таким образом, ЮЗДО – это разновидность ЭДО.

Использование автоматизированных систем для ЮЗДО в бизнесе постепенно увеличивается несмотря на ряд объективных сдерживающих факторов. Полностью перейти на электронный документооборот мешает отсутствие законодательных норм для некоторых типов документов, не прописано разделение зон ответственности при использовании электронной подписи (ЭП).

Есть и хорошая новость: определенные государственные инициативы (в частности, вступившие в силу с 1 января 2020 года поправки в 63 ФЗ об использовании ЭП), распространение удаленной работы, рост количества мобильных сотрудников и растущая цифровая зрелость бизнеса стимулируют переход на ЮЗДО.

Насколько глубоко компания распространит ЮЗДО на свои бизнес-процессы, зависит от многих факторов. В крупных организациях, по нашим оценкам, до 75% документов на данный момент могут быть полностью и успешно оцифрованы, но на практике этот показатель гораздо ниже. Часть контрагентов по-прежнему не хочет переходить в цифру, хотя среди крупных игроков доля выбравших ЭДО достигает 30-50%, а в некоторых случаях даже больше. Тем не менее даже эти контрагенты зачастую предпочитают использовать ЭДО для обмена только какой-то частью документов, например, финансовой первичкой. А некоторые, наоборот, готовы обмениваться по ЭДО только полными комплектами.

Дальнейший успех цифровизации документооборота и возможности для его масштабирования вовне зависят от того, насколько успешно компания разрешит возникающие технические и организационные вопросы. Вот только главные из них.

Выбор системы для ЮЗДО

Платформой для автоматизации документооборота могут выступать разные внутренние системы: единая ECM (Enterprise Content Management) или несколько решений (СЭД/ECM, ERP и др). Еще на стадии выбора учитывайте возможности масштабирования ЭДО в будущем. Инструментария уже установленной в компании системы электронного документооборота, которая всех полностью устраивает, в будущем может не хватить для какого-то определенного процесса. Сейчас он не используется, но как только потребность возникнет, придется выбирать дополнительное решение, а это сопряжено с новыми затратами как на лицензии, так и на поддержку. Поэтому систему сразу необходимо примерить «на вырост».

При выборе одной или нескольких ИТ-систем стоит учесть, что при ЮЗДО у каждой должны быть установлены свои коннекторы к операторам ЭДО, внешним и внутренним центрам хранения сертификатов подписей. Необходимо оценить, какие именно инструменты потребуются и, исходя из этого, очертить круг подходящих решений. Вполне возможно, что для полноценной реализации ЮЗДО вам может потребоваться не одна СЭД/ECM-система, но и ERP, CRM и другие, в зависимости от процессов.

Выбор оператора ЭДО

Сегодня на рынке представлено не менее двух десятков операторов ЭДО, которые предлагают услуги маршрутизации внешних документов: «Диадок», СБИС, «СФЕРА Курьер», «Такском», «Калуга Астрал», «Синердокс» и другие. С точки зрения взаимодействия и выбора подходящего SLA, проще работать через единого оператора ЭДО. Но так только кажется.

На самом деле контрагенты компании обычно работают с разными операторами ЭДО. Чем больше у бизнеса партнёров, с которыми у него налажен документооборот, тем больше провайдеров ему придется вовлечь. Для обмена между операторами существует роуминг, но на данный момент в его реализации есть ряд сложностей.

Операторы по-разному настраивают роуминг: через запросы в личном кабинете, письма менеджеру, веб-формы, – и все эти процедуры нужно проходить в ручном режиме.

Роуминг между операторами может занимать много времени, так как тех, кто подписал в рамках инициативы ассоциации разработчиков и операторов систем электронных услуг (РОСЭУ) интеграцию в один клик, пока немного. У прочих провайдеров настройка может растянуться на 10-15 дней и даже несколько месяцев.

Роуминг не предоставляет все возможности ЭДО. Например, из-за этого довольно часто процесс аннулирования документов не работает. Это касается и дополнительных функций, на которые дал согласие один оператор ЭДО, но передать другому их нельзя.

Существуют проблемы с наименованием документов (при роуминге используется транслитерация).

У каждого оператора свое понимание того, как определять документы в полуформализованном виде (если для них нет установленных ФНС форматов). У кого-то существует единая сущность договора, у других – несколько. Соответственно, может теряться типизация документов при передаче между провайдерами.

Не все операторы ЭДО работают с пакетами документов, которая необходима многим крупным компаниям.

Работа с контрагентами

На практике компаниям приходится взаимодействовать с несколькими операторами ЭДО, но их круг должен быть ограничен разумными рамками. Пока на рынке не существует универсального коннектора, который позволил бы подключиться к любому из них. Однако проблему работы с несколькими операторами ЭДО все же можно решить: например, с помощью отдельного микросервиса интеграции, шины данных, доработки СЭД как хаба и т.п.

Чтобы сделать выбор, нужно рассмотреть тех провайдеров, с которыми работает большинство контрагентов компании. Как правило, это СБИС, «Диадок» и «Такском». Такую информацию даст опросник, рассылаемый клиентам/поставщикам: его можно составить как своими силами, так и с помощью консалтинговой компании. Он поможет выяснить, готов ли партнер перейти на ЭДО, что ему мешает и как можно помочь.

Если партнер принципиально готов работать в рамках ЭДО, определите, какими именно типами документов он будет с вами обмениваться. Если данная организация раньше никогда не работала с электронным документооборотом, нужно будет донести до неё потенциальную выгоду цифровизации процесса.

Крупные организации, как, например, «Сбер» или «Магнит», могут себе позволить переход на ЭДО в уведомительном порядке, просто сделав его обязательным условием с оговоренной даты. Но если ваше влияние на рынке не столь велико, нужно будет договариваться с контрагентами и выделить на это время.

Нюансы работы с документами: типизация, маршрутизация, комплектность

Типизация и маршрутизация документов – определение, к какой категории, отделу, сотруднику они относятся, в какую ИТ-систему должен быть передан. Существуют решения с широкой функциональностью в этой области. На их базе можно построить матрицу маршрутизации и реализовать весь процесс автоматически.

Однако с входящими документами это не всегда легко сделать. В таком случае используйте типизацию документов на основе формализованных частей в их наименовании. Другой вариант решения – дополнительный сервис по распознаванию или внесение новых атрибутов. Для этого в соглашение об ЭДО с контрагентами в отдельном приложении пропишите правила наименования документов. Например, код в названии распознается системой, и на его основании происходит маршрутизация. Однако не все контрагенты готовы к такой работе.

Еще один важный вопрос связан с комплектностью первичных документов, присланных контрагентами. Речь идет о возможности разбирать комплекты, чтобы потом передавать их в определенные ИТ-системы, и собирать их из нескольких систем в единый пакет, подписывать и отправлять вовне.

Третья группа вопросов связана с большим объемом документооборота с контрагентами. Для них может быть реализована техническая подпись. Кроме того, важно прогнозировать рост объема документов в перспективе для того, чтобы заранее определить потребность в ресурсах для их обработки и хранения. Этот параметр также влияет на выбор класса систем ECM и расчет потенциальных затрат.

При выборе типа электронной подписи стоит учесть, что для внутренней документации подходят простая электронная подпись (ПЭП) и неквалифицированная (НЭП), а для подписания внешних в большинстве случаев нужна усовершенствованная квалифицированная (УКЭП). НЭП в последнем случае тоже может быть использована, но с существенными оговорками. Смежный вопрос – чьими сертификатами пользоваться для ЭП.

Кроме того, в процессе перехода на ЭДО может возникнуть вопрос с остаточными бумажными документами. Он решается с помощью систем для работы с архивом Они позволяют автоматизировать процессы сканирования и штрих-кодирования,

оцифровки и хранения внутри ИТ-системы всего архива. Это может быть сделано как в самой компании, так и передано на аутсорсинг.

Несмотря на большое количество нюансов внедрение ЮЗДО в компаниях продолжается. Работа с внешними консультантами позволяет сделать такой переход максимально безболезненным, учесть все тонкости и факторы. Если в организации уже есть ЭДО и/или ЮЗДО, специалисты помогут сделать их использование более эффективным и масштабировать решения.

Поскольку сфера ЮЗДО постоянно трансформируется и меняется, включая правовое поле и пул доступных технических решений, именно опытный консультант может помочь бизнесу построить индивидуальную модель процесса, которая будет учитывать специфику деятельности компании, уже имеющиеся у нее ИТ-решения и сложившиеся взаимоотношения с контрагентами. Сотрудничая с консультантом, можно получить максимум от тех инструментов для ЭДО, которыми бизнес уже располагает, и дополнить их недостающими звеньями.

Ведь в конечном счете задача перехода на ЮЗДО состоит не в том, чтобы усложнить процессы в бизнесе, а упростить их, ускорить прохождение процедур, способствовать росту операционной эффективности и прибыли. И все эти возможности заложены в саму идею ЭДО, но работают только в умелых руках.

Источник

Не спешите переходить на ЭДО и ЭЦП сегодня: подводные камни, о которых Вы могли не знать

Ситуация для бизнеса в России и до карантина не была идеальной. Но весной 2020 года внешние обстоятельства перечеркнули заранее составленные планы и заставили компании резко адаптироваться к новым реалиям. Переход сотрудников на удалённый режим работы поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать. Например, как организовать печать и передачу документов?

Многие задумались о переходе на электронный документооборот (далее ЭДО) и использовании электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). Компании, которые предоставляют данные услуги, оперативно подготовили акции и внедрили позиционирование ЭДО и ЭЦП как выгодной альтернативы удалённой печати и сканирования документов. Но так ли это на практике?

Рассмотрим отдельно две составляющие, – объём печати и расходы на печать, – на реальных примерах компаний, которые попробовали ЭДО и ЭЦП до 2020 года. Добавим юридическую справку и разберём техническую сторону вопроса.

Снижение объёма печати: неоднозначные результаты

Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.

У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.

Недостаточное снижение объёма печати

ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?

Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Снижение объёма печати: выводы

Прежде, чем внедрять ЭДО и ЭЦП, внимательно изучите бизнес-процессы внутри компании. Эти технологии эффективны только тогда, когда их внедрение позволит существенно сократить объёмы печати и расходы на неё. И помните, что от печати отчётности для контрольно-надзорных органов и в качестве страховки при сбое архива и потере или искажении данных Вы всё равно никуда не уйдёте.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.

Сокращение расходов: выводы

Временное или постоянное внедрение ЭЦП и ЭДО оптимально только в том случае, когда стоимость самого перехода и остаточные расходы на печать не превышают текущие расходы на печать. Поэтому на начальном этапе чётко определите тот объём печати, от которого Вы отказаться не сможете.

Опыт компаний, которые попробовали ЭЦП и ЭДО показывает, что в большинстве случаев результаты не совпадают с ожиданиями. Например, процесс подписания, передачи и приёма документов в бухгалтерии значительно ускорился, но суммарные расходы выросли.

Чтобы сократить траты во время карантина, изучите все доступные способы оптимизации расходов на печать. Возможно, Вы сэкономите на удалённой диагностике оборудования или найдёте расходные материалы по старому курсу. А если твёрдо уверены, что необходимо переходить на ЭЦП и ЭДО, то составьте план внедрения и чёткие критерии выбора провайдера. И заранее посчитайте объём печати, от которого нельзя отказаться.

Юридическая справка

Есть несколько юридических аспектов использования ЭДО и ЭЦП. По словам экспертов в области права, суды скептически относятся к электронным документам и неохотно принимают данные в таком виде.

Второй вопрос: срок хранения документов. В отличие от бумажных носителей, в ЭДО данные не подлежат утилизации через 3-5 лет. И в некоторых ситуациях это полезно. Однако в прошлом году Верховный суд чуть не отменил срок давности по нарушениям налогового законодательства. В жизни компании случаются разные ситуации, поэтому стоит проконсультироваться с юристами на предмет влияния ЭДО и ЭЦП на характер запросов контролирующих органов.

Техническая сторона вопроса

Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?

Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.

Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить. И на это время деятельность организации заморожена. Партнёры не получают подписанные договоры и счета на оплату или оплаченные счета, сотрудники – зарплату, госорганы – затребованные документы.

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.

Источник