Настроить битрикс24 под себя

Инструкция по самостоятельной настройке Битрикс24

Bitrix24 — один из самых распространённых сервисов, который предназначен для слаженного и продуктивного взаимодействия компаний различных размеров за счёт обширного набора полезных инструментов. Любой клиент в меру прогресса своего бизнеса сможет всегда расширить его функционал под конкретные цели и задачи.

«Переезд» в Bitrix24 сопоставим с переездом в новый офис. Вы собираете, перевозите и распаковываете весь свой «багаж» на новое место, но ничего при этом не теряете. У каждой организации существует индивидуальная система взаимодействия с документами, база клиентов, отточенные бизнес-процессы и прочее — весь этот набор понадобиться переносить в CRM.

Первый шаг: регистрация сотрудников и настройка Bitrix24

Первым делом необходимо пройти процесс регистрации на корпоративном портале. Вы можете сделать это по ссылке, указав там электронную почту, на которую необходимо зарегистрировать портал.

Изначально для всех клиентов предоставляется бесплатный тариф с возможностью активации деморежима на 30 дней, с полным набором всех функций и инструментов для полноценного представления о всех возможностях продукта.

Далее приступаем к регистрации новых пользователей и созданию структуры организации ресурсе. Для этого нужно перейти во вкладку «Сотрудники» в левом меню экрана.

Немаловажный момент — отразить такую структуру компании, какой она является по факту деятельности. Это способствует правильному распределению прав и обязанностей между сотрудниками.

Первым делом укажите руководителя или руководителей организации и создайте недостающие подразделения. Для добавления нового подразделения просто нажмите на кнопку «Добавить подразделение».

У каждого подразделения должны быть название, связка с вышестоящим подразделением и указан руководитель. Сотрудников можно перемещать из одного подразделения в другое с помощью зажатия «мышью» и перетаскивания в другой раздел.

После создания структуры компании можно переходить к настройкам самого портала. Найти их можно в разделе «Настройки» в меню, в левой части экрана. Укажите название вашей компании, которое будет являться логотипом, электронную почту, рабочий график, тип организации и все необходимые данные для комфортной и слаженной работы в дальнейшем.

В этом же разделе вы можете отключить сервисы, которыми не будут пользоваться в вашей организации, выключить взаимодействие с «Живой лентой», если у вас нет необходимости с ней работать. Тут же, при надобности, вы можете установить ограничение для входа на ваш корпоративный портал о IP-адресу.

Загрузка документов для дальнейшего взаимодействия

Далее выполните загрузку всех необходимых документов, с которыми будут взаимодействовать сотрудники компании. Выгрузить их можно при помощи раздела «Диск» в меню Bitrix — «Общий диск» — «Добавить».

Тут вы можете хранить различные шаблоны договоров, заявлений, файлы из почты, записи телефонных звонков и остальные важные материалы.

Перенос информации о контактах и компаниях в Bitrix24

Весь перечень контактов и компаний, с которыми вы взаимодействуете, загружается в блок «CRM». Импорт возможен из файлов с форматом «.csv», таблиц в «Excel». Также возможно выгрузить контакты из других CRM-систем при помощи различных партнёрских приложений. Найти их можно в разделе «Приложения».

Но если контактов и компаний не так много, проще всего осуществить их перенос вручную с помощью кнопки «+ Добавить контакт» в «CRM».

Перенос событий в календарь Битрикс24

У каждого сотрудника всегда запланирована масса различных событий. На такой случай вы можете перенести все необходимые события в «Календарь Битрикс». Находится он в основном меню.

Для того чтобы создать событие или задачу, нажмите на кнопку «Добавить» и выберите необходимое.

Добавить новую задачу можно прямо из раздела «Задачи и Проекты». Просто создайте новую задачу, укажите крайний срок её выполнения, ответственных лиц, и она отобразиться в календаре системы.

Особенности CRM Bitrix24

1. Администратору портала доступна вся информация за исключением приватных переписок пользователей.
2. Доступна возможность ограничения доступа к разделу «CRM». Для ограничения доступа необходимо перейти в «Настройки» — «Права доступа»
   
3. Имеются ограничения по объёму загружаемых данных:
   
4. «Коробочный» Битрикс включает в себя почти все возможности верхнего облачного тарифа и дополнительно имеет свои модули, например, возможность создать «переговорки», сервис для сбора идей, доску объявлений компании и т.д. Другие опции:
   — Работа с созданием сайтов, добавлением готовых шаблонов, использование своего домена;
   — Интеграции с:
   
   — Управление:
   
   — Виртуальная машина (полностью настроенное и протестированное серверное окружение для оптимальной работы Битрикс24);
   — Открытый API и исходный код;
   — Облачный бекап.
5. Удаление сотрудника в один клик
   
6. Вход на портал доступен абсолютно с любого браузера, компьютера или мобильного телефона (если есть доступ в интернет).
7. Мобильное приложение «Битрикс24» доступно на платформах IOS и Android.
8. Полное удаление сотрудника с портала невозможно.
9. Получение резервной копии облачного портала возможно при отправлении запроса в компанию «1С-Битрикс». Копию же в «коробке» администраторы системы могут сделать сами.
10. Администратору портала доступна возможность удаления любой созданной группы.
11. Осуществить переход из облачной версии в «Коробочную» или наоборот можно при обращении в техподдержку Битрикс24 с просьбой предоставить резервную копию, либо силами своего ИТ-отдела, либо с помощью интегратора.
12. Приглашение экстранет-пользователей доступно только на коммерческих тарифах. Чтобы пригласить экстранет-пользователя, необходимо создать группу. Пользователю будет доступна только переписка из этой группы.

Подключение почты и телефонии

После выполнения всех основных настроек, добавления сотрудников, распределения их по ролям в компании, можно переходить к подключению телефонии. Данный раздел находится в основном меню.

Выберите более подходящий способ подключения телефонии к вашему порталу:

1. Аренда номера для исходящих и входящих звонков. Есть возможность арендовать сразу пакет номеров (Пакеты по 5 и 10 номеров);
2. Подключение офисной или облачной SIP-ATC для исходящих и входящих звонков;
3. Подключение к сторонней телефонии (Mango, Zadarma, UIS и т.д.).

Для настройки электронной почты вашей компании и подключения её к Bitrix24 нужно перейти в раздел «Почта» в основном меню. Все этапы подключения подробно описываются непосредственно в процессе настройки почтового ящика.

После подходящего варианта текущего размещения почты вам будет необходимо ввести данные для авторизации и назначить условия обработки писем.

Работа с группами и проектами

В данном разделе вы можете создавать:

1. Группы и проекты открытого и закрытого типа.
2. Группы и проекты для экстранет-пользователей.
3. Группы и проекты для внешних публикаций.

Или же вступать в уже созданные.

Работа с CRM

У данного инструмента огромный набор возможностей. Тут производиться хранение всех сделок и лидов (ознакомиться с ними можно как в формате канбана, так и обычного списка или календаря), звонков и переписок с клиентами на сайтах, есть подробные отчёты по продажам, воронки продаж, расчёт эффективности работы менеджеров и многое другое.

Приложения

С портала вы можете получить доступ к различным приложениям, созданным для расширения штатного функционала системы (как платным, так и бесплатным).

Работа с Диском

Хранить документы и различные файлы компании можно на Диске.

Для взаимодействия с ним есть 5 разделов:

1. «Мой диск» — это место, где вы можете хранить личные файлы.
2. «Общий диск» — это место, предназначенное для коллективного хранения файлов компании. Есть возможность ограничения прав доступа сотрудников к информации.
3. «Диск для Windows» — это раздел, с помощью которого вы сможете установить приложение Битрикс24.Диск, для взаимодействия с файлами прямиком из приложения, не открывая сам сервис.
4. «Диск для macOS» — данный раздел аналогичен по логике с пунктом 3, но для другого ПО.
5. «Очистка места» — этот раздел даёт возможность понять, сколько свободного места осталось на диске.

Работа с задачами, подзадачами и проектами

В разделе «Задачи и Проекты» вы можете формировать задачи и проекты, а также наблюдать за процессом выполнения поставленных задач и запланированных дел.

Для создания задачи достаточно нажать на кнопку «Добавить задачу» и заполнить необходимые данные:

• Название задачи;
• Если задача имеет важность, у вас есть возможность отметить её, как важную;
• Сменить или добавьте ответственного, постановщика, соисполнителя и наблюдателя к задаче;
• При необходимости вы можете указать крайние сроки для выполнения конкретной задачи;
• Дополнительно вы можете добавить к задаче проект, вести учёт времени по её выполнению, поставить напоминание о том, что необходимо закрыть данную задачу, указать теги, доп. поля и.т.д.

Диаграмма Ганта в задачах

Данная диаграмма даёт возможность следить за ходом выполнения всех, поставленных задач, при этом ведя контроль за крайними сроками.

Роботы и триггеры в задачах

Для того чтобы добавить к задаче робота или триггер, необходимо нажать на кнопку:

Триггер — это конкретное действие, при выполнении которого задача должна перейти в конкретную стадию, чтобы сработал заранее настроенный робот.

Робот — последовательный набор действий, которые выполняются как только задача переходит в определённую стадию.

Если при прочтении данной статьи у вас остались вопросы, наша команда с радостью ответит на них в чате или по указанному на сайте номеру телефона. Также у нас на сайте вы сможете найти более подробную информацию о наших услугах по внедрению Битрикс24.

У вас похожая задача? Оставьте заявку, и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время и подробно проконсультируют.

Источник

Битрикс24: начало работы

С чего начать: пошаговая инструкция по настройке CRM

Внедрение CRM — это последовательность шагов от покупки лицензии до полной автоматизации воронки и сложных интеграций. Этапность настройки и окончательный набор действий может отличаться в разных компаниях в зависимости от сценария использования портала. Для начала работы в Битрикс24 потребуется оптимизировать ряд параметров, заданных системой по умолчанию.

О том, как самостоятельно сделать настройку портала, при этом не забыть о важных пунктах, вы узнаете, прочитав эту статью. Разберем поэтапно:

Первые шаги по настройке портала Битрикс24

Для регистрации нового облачного портала Битрикс24 потребуется лишь адрес электронной почты или авторизация через соцсеть. Вносим нужные параметры в окно создания портала и входим в систему. Нас встречает первая подсказка по началу адаптации Битрикс24.

От выбора профиля использования будет зависеть настройка пунктов левого меню системы. Можно пропустить этот шаг и вернуться к нему позднее или настроить отображение быстрых переходов в меню по своему усмотрению. Для этого используйте кнопку Настроить меню в левой части портала.

Если вы сразу выбрали профиль использования Битрикс24, например, CRM, то система дальше будет выдавать вам справочные подсказки по основному блоку:

Следуя за информационными сообщениями, вы узнаете нюансы работы раздела.

Приглашение коллег на портал

Подробно о способах добавления сотрудников в Битрикс24 мы писали в отдельной статье. Также сразу можно настроить систему уведомлений на портале для вашего профиля.

Далее рекомендуем выполнить общие настройки системы. Для этого перейдите из левого пункта меню в раздел Еще – Настройки. Вам откроется окно с возможностью задать следующие параметры портала:

• Название компании
• Формат даты и времени
• Выходные и праздничные дни, а также режим работы
• Настройки безопасности
• Логотип компании (доступно на платных тарифах)

И в завершение первого этапа адаптации системы, внесите данные по своей компании в настройках раздела CRM.

Через кнопку Добавить новую компанию, заполните предлагаемые поля и внесите свои банковские реквизиты. Эта настройка поможет генерировать счет из портала с уже заполненными данными. Если у вас несколько юрлиц, то добавьте сразу все карточки для формирования шаблонов с возможностью выбора реквизитов нужной компании.

Перечисленные в первом этапе настройки являются необязательными, но помогут начать работать внутри портала. К любому из пунктов вы можете вернуться позднее.

Настройка карточек Компании, Контакта, Лида, Сделки и этапов воронки продаж

В Битрикс24 заданы настройки основных элементов, исходя из минимально необходимых для работы параметров. Чтобы работа внутри портала соответствовала правилам вашего бизнеса, рекомендуем адаптировать поля в карточках сущностей. В них система будет собирать и хранить данные по продажам.

Под сущностью в CRM Битрикс24 подразумеваются следующие элементы:

Перечисленные позиции имеют схожее визуальное строение, но отличаются набором используемых полей. Часть из них может быть сквозной, а часть – уникальной. Вы можете настроить не только набор значений для карточки, но и вид – порядок отображения данных. В Битрикс24 также есть возможность задать вид карточки в зависимости от ситуации или принадлежности к отделу, который с этой карточкой будет работать.

Для того, чтобы внести изменения в набор полей и добавить свои разделы, при этом еще и настроить порядок отображения информации для сущности – зайдите в нее. Выполните нужную адаптацию через кнопки изменения в левой части карточки. Если сущностей еще нет – создайте новую.

Помимо изменения карточек сущностей потребуется выполнить настройку в справочниках CRM. Перейдите в верхнем меню раздела CRM в Настройки – Справочники.

Здесь следуйте интуитивно понятному меню, последовательно внося нужные правки в каждый раздел:

Настройка в справочнике начинается с определения статусов для Лидов. Подробнее о создании воронок в CRM читайте в нашей статье.

Если вы не планируете использовать Лиды или, например, предложения в своей работе – просто пропустите настройку этих разделов.

Если на портале будет работать больше 1 сотрудника, то рекомендуем настроить еще один важный раздел – Права.

Распределение прав доступа к CRM и создание ролей для работы с данными обезопасят вас от потери информации, а сотрудникам помогут сконцентрироваться на их зоне ответственности.

После настройки справочника, воронки и прав можно переходить к загрузке данных в систему.

Импорт базы данных на портал Битрикс24

Этот шаг потребуется в том случае, если до начала работы в Битрикс24 вы уже вели базу контактов и планируете продолжить работу с текущими сделками.

1. Лиды из файла формата CSV
2. Сделки из файла формата CSV
3. Компании из файла формата CSV
4. Контакты – здесь вариантов формата загрузки несколько

Важно при загрузке данных правильно выполнить сопоставление полей. Подробнее об этом здесь.

Импорт базы может осложниться тем, что потребуется сохранить связь между контактами и компаниями или, например, добавить историю коммуникаций. В этих случаях рекомендуем обратиться за помощью к интегратору, который сможет выполнить загрузку базы с учетом особенностей данных и связей. Наша компания ежегодно выполняет больше десятка сложных загрузок из внешних систем в Битрикс24.

Подключение каналов общения с клиентами

Помимо ручной фиксации в Битрикс24 для новых обращений ваших потенциальных клиентов рекомендуем подключить и внешние источники:

• Почта
• Телефония
• Социальные сети и мессенджеры
• CRM-форма
• SMS-сервис
• Онлайн-чат
• Виджет на сайт

Перечисленные каналы интегрируются с порталом через встроенные коннекторы или при помощи дополнительных готовых расширений из Битрикс24.Маркет .

Большая часть каналов подключается через Контакт-центр внутри портала.

Как только вы настроите связь с внешними источниками трафика, Битрикс24 в автоматическом режиме будет собирать и записывать информацию о входящих обращениях и распределять поток на ответственных менеджеров. Подробнее о том, что дают интеграции с сервисами коммуникаций читайте в нашем разделе Услуг.

Автоматизация процессов в Битрикс24

К заключительному этапу настройки портала относится автоматизация. Это могут быть действия внутри модуля CRM или на портале в целом (процессы из Живой ленты, RPA).

После того, как настроены основные сценарии работы на портале, можно переходить к их улучшениям, добавив элементы автоматических действий, таких как:

Сценариев, где автоматизация может быть применена, много, главное – выбрать правильную логику и последовательность совершаемых действий. При наслаивании нескольких процессов возможны ошибки, которые в конечном этапе заблокируют задуманный исход по событию.

Битрикс24 под себя

Битрикс24 – это набор инструментов для бизнеса, который необходимо адаптировать под себя. Комплекс настроек для системы может отличаться в зависимости от целей и задач. Перед началом использования рекомендуется выполнить описанную в этой статье оптимизацию. Внедрение может проходить и по мере текущей работы на портале, но тогда возрастает риск повторных операций по настройке.

Если вы затрудняетесь в самостоятельной настройке Битрикс24, обратитесь к нам за помощью. ПУСК внедряет корпоративные порталы с 2016 года. В штате работают сертифицированные специалисты и аттестованные разработчики. Запишитесь на бесплатную консультацию по телефону или через форму ниже.

Источник