Настроить нумерацию счет фактур

Как правильно произвести нумерацию счетов-фактур

Больше материалов по теме «Налоги и учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.

Законодательная база

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:

• Обособленных подразделений.
• Доверительных менеджеров.
• Лиц, участвующих в товариществе.

В частности, для разделения нужно использовать знак «/».

Правила нумерации

Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:

Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.

Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.

Разновидности номеров счетов-фактур

Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:

• Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
• Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.

Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.

Особенности проставления буквенных значений

Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.

Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.

ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Наказание за неправильную нумерацию

При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:

• Пропуск номеров.
• Игнорирование необходимости хронологии.
• Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.

Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.

Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.

Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.

ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.

Как отражается неправильная нумерация на покупателе?

В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:

• идентификации сторон договора;
• названию ТРУ, их стоимости;
• ставке и совокупности НДС.

То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.

Источник

Как настроить нумерацию документов в 1С?

Каждый элемент, будь то справочник или какой-либо документ, заносится в программу 1С со своим номером. Этот номер уникальный и присваивается каждому элементу программой автоматически. Однако очень часто нумерация сбивается без каких-либо видимых причин. Почему это может происходить и как избежать подобных ситуаций, поговорим в нашей статье.

Нумерация документов в 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 частично изменилась по сравнению с редакцией 2.0. Номер каждого документа в системе теперь состоит из четырёх символов префикса и самого номера. Если в программе 1С мы захотим завести несколько организаций, то будут задействованы первые два символа префикса (рис. 1), поскольку именно они определяют организацию и устанавливаются непосредственно в карточке организаций (рис. 2) (для каждой организации заводим уникальный символ префикса). Так документы разных организаций легко различаются и имеют независимую нумерацию.

Если префикс организации не будет установлен, то по умолчанию он примет значение «00». Третий и четвертый символы префикса в большинстве случаев устанавливаются в момент настройки синхронизации между различными конфигурациями 1С, к примеру, между 1С:Бухгалтерия предприятия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (рис. 3).

1С:Бухгалтерия предприятия 8 обеспечивает автоматическую нумерацию документов в порядке их ввода в информационную базу. Номер присваивается документу только в момент его записи. Такой подход гарантирует строго последовательную нумерацию документов, когда с общими данными работают несколько пользователей. Но мы можем изменить автоматически присвоенный номер вручную, однако стоит иметь в виду, что при этом программа не позволит записать уже использованный номер. А если мы захотели внести нумерацию, содержащую символы «/» или «-» и подобные, то должны иметь в виду, что придётся и дальше вручную редактировать номера, поскольку автоматическая нумерация документов будет нарушена.

Также пользователь вправе изменить количество знаков во второй части номера документа. К примеру, «00БП-000099» изменить на «00БП-99». Было бы логично, что следующим номером по хронологии должен стать «00БП-100». Однако этого не произойдёт, поскольку пользователь изменил количество знаков во второй части номера. Теперь 1С будет создавать новые документы с одинаковой нумерацией «99» на конце, так как это максимальное двузначное число. Чтобы обезопасить себя от сбоя нумерации документов, нужно в порядковом номере файла использовать предельное количество символов.

В начале каждого года нумерация документов начинается заново.
При вводе документа задним числом программой присваивается очередной порядковый номер текущего года. Если при этом информационная база содержит документы с более поздней датой, хронологическая последовательность номеров документов будет нарушена. Чтобы это исправить, вам придётся перенумеровать документы вручную.
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в разделе «Отчёты» — «Анализ учёта» есть обработка «Экспресс-проверка» (рис. 4), с помощью которой пользователю представляется возможным проверить и исправить нумерацию счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров.

В настройках отчёта мы выбираем раздел учёта, по которому будет проводится проверка. В нашем случае это нумерация кассовых документов и нумерация счетов-фактур (рис. 5).

Раскрывая выведенные проверкой ошибки, мы можем более детально их рассмотреть и при необходимости выполнить перенумерацию документов, нажав на соответствующую ссылку «Автоматическая перенумерация документов» (рис. 6).

В этой статье мы рассмотрели, как настраивается нумерация в программе 1С. Надеемся, что этот материал оказался вам полезен. Если возникнут вопросы по данной теме, звоните к нам на Линию консультаций 1С компании «Что делать Консалт». Мы вам обязательно поможем! Наши консультанты имеют многолетний опыт работы с программами 1С и знают ответ на любой вопрос. Первая консультация совершенно бесплатно!

Источник

Нумерация счет-фактур в 1С 8.3: настройка и исправление

В соответствии с законодательством номер счет-фактуры является обязательным реквизитом. Однако конкретных законодательных правил нумерации нет. Есть всего два требования — номера должны формироваться по возрастанию, а также не должно быть одинаковых номеров. Нумерация идет по порядку и для бумажных, и для электронных счетов-фактур.

На практике организация самостоятельно определяет, как нумеровать счет-фактуры. Применяются такие правила:

• Нумерация идет по возрастанию для всех видов счет-фактур, включая авансовые.
• Нумерация начинается заново через какой-то период (день, месяц, квартал, год и т.д.).
• В номер могут включаться не только цифры, но и буквы и другие знаки.

Эти правила закрепляются в учетной политике организации.

В инструкции рассмотрим нумерацию счет-фактур в 1С 8.3, их настройку и исправление.

Счет-фактура полученный

При получении счет-фактуры от поставщика, они вводятся в 1С с теми реквизитами, которые указал поставщик в первичных документах. За счет этого счета отражаются одинаково у поставщика и покупателя.

Например, создали документ, указали номер и дату:

Распечатаем счет-фактуру по кнопке “Печать”:

Счет-фактура выданный

Для создания счет-фактуры выданного в документе “Реализация (акты, накладные)” нажмем кнопку “Выписать счет-фактуру”:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Здесь есть два номера:

• Номер документа для программы — в примере это КППБ-0000003. КППБ — это префикс организации и префикс информационной базы. Префикс организации указывается в ее карточке:

Префикс указывать не обязательно, применяется, если в базе несколько организаций. Префикс базы указывается в меню “Администрирование — Настройки программы — Синхронизация данных”:

Этот префикс применяется, если настроен обмен с другими программами. Чтобы различать, в какой базе созданы документы.

• Номер для печати счета-фактуры — отображается вверху документа, в примере это 3 от 20.02.2020. Именно этот номер выводится при печати и в Книге Продаж:

Сбилась нумерация счетов-фактур — как её восстановить?

Если в ходе работы нумерация счетов-фактур будет нарушена, то ее можно восстановить с помощью экспресс-проверки. Функционал доступен в разделе “Отчеты — Анализ учета”:

Указываем период и нажимаем “Показать настройки”:

Здесь можно выполнить проверку учета. Нас интересует пункт “Соблюдение нумерации счетов-фактур”:

Ставим флаг напротив этого пункта и нажимаем “Выполнить проверку”. Если ошибки есть, они будут отображены:

Сразу же будут указаны возможные причины и рекомендации. В частности, предлагается перенумеровать документы, нажмем ссылку.

В открывшемся окне указываем начальный номер счет-фактуры и нажимаем “Продолжить”:

Источник