Настроить нумерацию счетов фактур

Нумерация счет-фактур в 1С 8.3: настройка и исправление

В соответствии с законодательством номер счет-фактуры является обязательным реквизитом. Однако конкретных законодательных правил нумерации нет. Есть всего два требования — номера должны формироваться по возрастанию, а также не должно быть одинаковых номеров. Нумерация идет по порядку и для бумажных, и для электронных счетов-фактур.

На практике организация самостоятельно определяет, как нумеровать счет-фактуры. Применяются такие правила:

• Нумерация идет по возрастанию для всех видов счет-фактур, включая авансовые.
• Нумерация начинается заново через какой-то период (день, месяц, квартал, год и т.д.).
• В номер могут включаться не только цифры, но и буквы и другие знаки.

Эти правила закрепляются в учетной политике организации.

В инструкции рассмотрим нумерацию счет-фактур в 1С 8.3, их настройку и исправление.

Счет-фактура полученный

При получении счет-фактуры от поставщика, они вводятся в 1С с теми реквизитами, которые указал поставщик в первичных документах. За счет этого счета отражаются одинаково у поставщика и покупателя.

Например, создали документ, указали номер и дату:

Распечатаем счет-фактуру по кнопке “Печать”:

Счет-фактура выданный

Для создания счет-фактуры выданного в документе “Реализация (акты, накладные)” нажмем кнопку “Выписать счет-фактуру”:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Здесь есть два номера:

• Номер документа для программы — в примере это КППБ-0000003. КППБ — это префикс организации и префикс информационной базы. Префикс организации указывается в ее карточке:

Префикс указывать не обязательно, применяется, если в базе несколько организаций. Префикс базы указывается в меню “Администрирование — Настройки программы — Синхронизация данных”:

Этот префикс применяется, если настроен обмен с другими программами. Чтобы различать, в какой базе созданы документы.

• Номер для печати счета-фактуры — отображается вверху документа, в примере это 3 от 20.02.2020. Именно этот номер выводится при печати и в Книге Продаж:

Сбилась нумерация счетов-фактур — как её восстановить?

Если в ходе работы нумерация счетов-фактур будет нарушена, то ее можно восстановить с помощью экспресс-проверки. Функционал доступен в разделе “Отчеты — Анализ учета”:

Указываем период и нажимаем “Показать настройки”:

Здесь можно выполнить проверку учета. Нас интересует пункт “Соблюдение нумерации счетов-фактур”:

Ставим флаг напротив этого пункта и нажимаем “Выполнить проверку”. Если ошибки есть, они будут отображены:

Сразу же будут указаны возможные причины и рекомендации. В частности, предлагается перенумеровать документы, нажмем ссылку.

В открывшемся окне указываем начальный номер счет-фактуры и нажимаем “Продолжить”:

Источник

Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 году

Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур

Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2021 года этим документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

ВНИМАНИЕ! С 1 июля 2021 года счета-фактуры оформляются по новой форме (см. постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534). Это связано с окончанием эксперимента по прослеживаемости товаров. При этом новый бланк обязаны применять все налогоплательщики НДС, даже если товары не подлежат прослеживаемости. Подробнее о новой форме счета-фактуры читайте здесь, а о системе прослеживаемости здесь.

Скачать обновленный бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).

Основные тезисы нумерации счетов-фактур привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению. Это бесплатно.

О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте здесь.

Каковы правила нумерации счетов-фактур

Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов. Например, возобновлять нумерацию можно с начала очередного года, квартала, месяца. Единственное, против чего высказывались чиновники, — это ежедневная нумерация счетов-фактур с первого номера (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Номера счетов-фактур могут состоять не только из цифр: допускается использование буквенных префиксов и цифровых индексов. Последние в обязательном порядке проставляются в счетах-фактурах:

• обособленных подразделений (номер документа через слеш дополняется цифровым индексом ОП, закрепленным в учетной политике);
• участников товариществ или доверительных управляющих (также через слеш указывается принятый в компании индекс операции по конкретному договору).

Подробнее о реквизитах счета-фактуры и их значимости для этого документа читайте в этой статье.

Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.

Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.

Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.

Номера идут не по порядку: накажут ли продавца

Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.

Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?

Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.

Отразится ли скачущая нумерация на покупателе

Скорее всего, не отразится. Ошибка в номере счета-фактуры не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, ставки и суммы НДС, а значит, оснований для отказа покупателю в вычете не дает (п. 2 п. 169 НК РФ). Во всяком случае, подобные претензии контролеров уже давно легко оспариваются. По мнению некоторых судов, даже отсутствие номера в счете-фактуре не должно лишать вычета по НДС (постановления ФАС Центрального округа от 08.04.2013 по делу № А14-7612/2011, ФАС Московского округа от 10.08.2011 по делу № А41-41420/09).

Итоги

Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.

Источник

Нумерация строк в корректировочном счете-фактуре

Здравствуйте.
Может быть эта тема уже поднималась, но не смог найти ответ.
На ИТС в разделе описывающем оформление документа КСФ сказано следующее:

» В графе 1 – указывается порядковый номер записи поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Обратите внимание, в этой графе не просто указывается номер строки по порядку (как в форме счета-фактуры), а соответствующий номер записи из счета-фактуры, к которому составляется корректировочный счет-фактура. Например, если корректируются показатели строк 4 и 9 счета-фактуры, выставленного при отгрузке товаров, то в графе 1 корректировочного счета-фактуры будут указаны значения «4» и «9 «;»

Ссылаются они на :

Подпункт «а» изменен с 1 июля 2021 г. — Постановление Правительства России от 2 апреля 2021 г. N 534

а) в графе 1 — порядковый номер записи поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. Указанный номер должен соответствовать номеру записи в счете-фактуре, к которому составляется корректировочный счет-фактура;

Но если посмотреть типовые конфигурации (обновленные до последних релизов), в частности УТ 10.3, БП 2.0, БП 3.0, то нумерация строк в таблице товаров печатной формы, осуществляется просто по порядку. То есть от 1 и по количество строк подлежащих отражению в документе (1,2,3 и т. д.)

Пытаюсь убедить бухгалтера, что раз в типовых сделано так, то и нашей учетной системе можно оставить нумерацию такой же.

Как все-таки правильно? И может быть есть где-то обоснования, почему в типовых порядок нумерации не изменен. Чтобы можно было бухгалтерии показать.
Спасибо.

Источник

Будет ли когда-нибудь добавлена возможность настройки нумерации счетов-фактур по своему?

Коллеги приветствую
Заказчики часто задают вопросы, могут ли они сами настроить нумерацию счетов-фактур в базе по своим собственным правилам?
Рыл типовые механизмы УТ 11, БП 3 и проч., ничего путного не нашел.
В итоге не нашел лучше варианта, чем написать им видеоинструкцию, как дописать такое расширение
https://www.youtube.com/watch?v=oAiBM_HcRzs
Но это конечно сложно для них и требует навыков программирования, они офигевают, и спрашивают, а точно нельзя проще? Развожу руками, говорю нельзя

Можно ли каким-то более штатным способом добиться изменения алгоритма нумерации счетов-фактур в базе, не лазя в конфигуратор? Неужели в типовых это не заложено?
Чтобы например, счет-фактура генерился по маске YYMMDD_NNN, где YY-две последние цифры года, MM — номер месяца в году с лидирующими нулями, DD — номер дня месяца с лидирующими нулями, NNN — номер в пределах дня. Такая структура позволит добиться сквозной нумерации и вводить документы задним числом, не нарушая нумерацию. Но настроить ее типовыми инструментами невозможно. Или ошибаюсь?

(0) >> настроить ее типовыми инструментами невозможно. Или ошибаюсь?

Нет. Не ошибаешься.

>> позволит добиться сквозной нумерации.

А зачем? В законодательстве нигде нет требований по сквозной нумерации. Обсасывалось уже миллион раз.

>> Можно ли каким-то . способом добиться изменения алгоритма нумерации счетов-фактур в базе, не лазя в конфигуратор?

>> Неужели в типовых это не заложено?

В 99% желание переделать нумерация — просто блажь бухгалтеров. Бессмысленная и беспощадная. Но убедить в этом заказчика зачастую очень сложно.

>> Чтобы например, счет-фактура генерился по маске YYMMDD_NNN.

Прибавьте сюда префикс базы, префикс подразделения и вероятность выхода за ограничение в 999 документов в день и получаете необходимость увеличения длины номера всех документов за стандартные 11 знаков. Минимум нужно 16 знаков.

Один из любимейших заё*ов головного мозга неумных пользователей.
Попереломать кучу мест в конфигурации, где генериться номер (код), где выводится номер (код) на печатные формы и в формы отчётов. А потом мучиться после каждого значительного обновления БСП и трястись — не слетели ли где-нибудь наши костыли и велосипеды.

PS Видео не смотрел. Пускать пользователя в конфигуратор — худшее из всех возможных решений.

(12) “У вас есть проблема. Вы решили использовать регулярные выражения, чтобы её решить. Теперь у вас две проблемы.”

одна строчка только добавляет штук 15 новых задач, чтобы все работало с защитой от пользователей

(4) бухи пугаются, что если у них счета-фактуры будут не по порядку, то налоговая подумает, что они их выписывают задним числом. А при всякой хитросделанной нумерации — можно вписывать доки задним числом

Есть такие бухи, которые этой нумерацией всю организацию терроризируют, мол сделайте так должно работать чтобы номера были сквозные, без пропусков и тп. В итоге гендир подписывает ТЗ на супердоработки

(1) надо же, даже представить себе не мог, что в реальности такого требования не существует, думал это реально обязательное требование. Спасибо, неожиданно

тогда самых ретивых желателей это сделать — буду просто посылать, а не видеоуроки для них делать)

(5) да-да, и дату просят туда зашить. Некоторые еще просят туда зашить букву менеджера, оформившего документ, но потом чтобы она еще не попадала в книгу продаж, но при этом была реально в доке. Некоторые прост чтобы префикс РИБ сохранялся. Некоторые, чтобы счет-фактура на физика имела дополнительно букву Ф. Чего только не просили..

Вообще на самом деле просят свою нумерацию, и не всегда прям это совсем не оправдано. Отдаленная логика в их хотелках есть. но инструмента типового, все же, как я понял, нет

(9) >> есть практика, что последовательность «1, 2, 46, 3, 4» становится поводом для выездной проверки?

Может когда-то в далёкой древности так и было. Сказок венского леса я множества понаслушался про знакомых родственников знакомых. Однако в жизни ни разу не доводилось встречать жерв таких проверок.
Сейчас, после внедрения в ФНС системы автоматизированного контроля НДС, это никому не интересно. Можете смело этой нумерацией подтереться.

(21) >> префиксом базы и организации как раз можно пренебречь.

Вы эти свои фантазии 1С расскажите.
Префиксация номеров документов и кодов справочников зашита в БСП и включается автоматически как только возникает необходимость синхронизаций. Распределенные базы (РИБ), обмены с УТ-БП, БП-ЗУП, и т.п.

Кстати в своих допилках надо учитывать эту префиксацию. А в версиях КОРП может быть еще префикс подразделения.

PS Надо немного шире думать.
Это бухгалтер может себе позволить не видеть дальше собственного носа. А для 1С-ника это непозволительная роскошь.

PPS И всегда надо помнить, что все врут. Даже если заказчик мамой клянёться, что никогда в жизни ему не понадобится префиксация по организациям, по подразделениям и обмены с другими системами (ЗУП, УТ и т.п.), он врёт. Он просто этого не знает и искренне верит, что говорит правду. А пототм через год прибегает и начинает просить изобрести очередной велосипед, чтобы нормально наладить какой-нибудь обмен или включить учет по нескольким организациям.

(29) >> Это вызвало подозрения и к ним пришла налоговая.

Вы уверены, что именно из-за этого она к ним пришла?
Сейчас работает система автоматизированного контроля декларации по НДС.
И нумерация СЧФ — это последнее, что этой системе интересно.

Подозрительная нумерация никак не может быть основанием для проведения проверки. Это дичь. А скорее всего — фантазия народная.
Если же проверка плановая, то самое страшное, что может сделать налоговая — сделать замечание в акте. Ну, если инспектор дотошный, ещё запросить встречные документы у контрагента. Если вы обналом не занимаетесь и фактуры не липовые, то ничего страшного в этом нет.

Источник