Настроить папки входящих писем outlook

Если в ваши ящики приходит много писем, то пользуясь почтовым клиентом Outlook легко потерять важное письмо, если они все «валятся» в одну папку. Потому я рекомендую создать папки и настроить правила, чтобы, к примеру, письма рассылок складывались в свои папки и не мешали работать с другими сообщениями.

Для того, чтобы в Outlook создать новую папку для писем, нужно нажать правой кнопкой мыши на папку «Входящие» и создать новую папку (Рис.1). Введите название папки, например, «Рассылки».

Рисунок 1. Создание папки в Outlook

Первая часть выполнена. Теперь нужно настроить правило, чтобы письма в созданную папку отправлялись автоматически. Outlook помогает при создании таких правил.

Для того, чтобы создать правило, нужно в закладке «Главная» нажать на кнопку «Правила» и выбрать пункт «Создать правило» (Рис.2).

Рис.2. Добавление правила сортировки

В открывшемся окне нужно ввести параметры для правила, т.е. указать те значения тех свойств письма (отправитель, заголовок, тема), которые нужно перемещать в папку (Рис.3). И не забудьте указать, что письма нужно перемещать в созданную папку. Если при нажатии кнопки «Создать правило» будет выбрано письмо, которое вы хотели б переместить, то Outlook подставит несколько значений для настройки правила. Вам надо будет только немного отредактировать их.

Источник

Как настроить папки и фильтры в Outlook

В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.

После того, как вы настроили почту обязательно создайте папки и фильтры, с помощью которых ваша почта будет всегда структурирована и вы не пропустите важных сообщений.

Создание папки

Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:

В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.

Создание правил фильтрации

Письма от Jira, Confluence, HipChat

Откройте вкладку Файл -> Управление правилами и оповещениями -> Новое.

Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.

Нажмите на подчеркнутое значение и укажите сообщения от: необходимо указать адрес, например, jira@corporation.corp.

Укажите правило Переместить их в папку Jira.

Нажмите Далее.

Шаги Условия отбора, Действия и Исключения оставьте без изменений.

На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.

Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.

Как собрать уведомления в отдельной папке

Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!

Делается это так же, как описано выше, но к стандартным правилам по отбору сообщений с определенных ящиков нужно добавить еще ряд условий:

Установить флажки От и Содержащие в тексте сообщения.

Задать в поле и содержащее в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.

Далее

Задать действия, выполняющиеся при получении сообщения с указанного адреса. Необходимо отметить флажком пункт Переместить их в папку .

В качестве назначенной папки указать Комментарии.
Нажать Далее.
На шаге «Имеются ли исключения из правила?» задаются исключения из задаваемого правила. Отметьте флажками те категории сообщений и условия, при которых письмо не будет попадать в папку Комментарии, даже если соответствует указанным ранее условиям.
Нажать Далее.
Завершение настройки правила. На последнем шаге задаются дополнительные параметры правила.
- Укажите имя, под которым будет отображаться это правило в общем списке.
- Установите флажки для действий, которые будут выполнены для создаваемого правила:
  - Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке “Входящие”. Позволяет рассортировать уже полученные письма;
  - Включить правило — если этот флажок не установлен, то правило будет отображаться в списке правил, но работать не будет;
  - Создать правило для всех учетных записей.
Нажать Готово

Создание правила Упомянул

Для создания этого правила необходимо выполнить ту же последовательность действий, что и при создании правила “Прокомментировал”, только на шаге Какие сообщения следует отбирать? Необходимо установить флажок Содержащие в поле Тема и в качестве текста указать “Упомянул”. На шаге Завершение настройки укажите Имя правила «Упомянул».

Источник

Работа с папками сообщений в Outlook.com

Если вы хотите упорядочить сообщения в Outlook.com, можно создать новые папки, а также переименовать, переместить или удалить существующие. Вы также можете настроить правила, чтобы Outlook.com сообщения автоматически перемещались в папки в зависимости от за условий, которые вы указали.

Папки по умолчанию

По умолчанию в учетной записи есть следующие папки:

Входящие . Если вы не создали правило для папки «Входящие», чтобы перенаправлять входящие сообщения в другую папку, и они не распознаются как нежелательная почта, то попадают в папку «Входящие».

Нежелательная почта Сообщения, имеющие признаки нежелательных, но не заблокированные фильтром нежелательной почты до попадания в ваш почтовый ящик, будут автоматически перемещены в эту папку. Узнайте больше о том, как пометитьсообщение как нежелательное или заблокировать отправителей в Outlook.com.

Черновики . Если вы создаете новое сообщение или отвечаете на входящее, но вам нужно сделать перерыв, такое сообщение автоматически сохранится в папке «Черновики». Вы сможете вернуться к нему позже, чтобы продолжить редактирование, а затем отправить.

Отправленные . По умолчанию копия каждого сообщения, которое вы отправляете, попадает в папку «Отправленные».

Удаленные . Когда вы удаляете сообщение, оно перемещается в папку «Удаленные».

Архивировать Здесь можно хранить сообщения, с которые вы больше не работаете, но хотите обращаться к ним позже. Перемещение сообщений, которые вы закончили, в архив помогает уменьшить беспорядок в почтовом ящике.

Отсутствуют папки

Если вы не видите левой области папок, попробуйте сделать это.

Очистите кэш браузера. Узнайте, как это сделать для Microsoft Edge, Chrome, Firefox или Safari.

Закройте все вкладки и окна браузера.

Вновь войдите на сайт www.outlook.com.

Советы: При просмотре на небольшом экране может потребоваться выполнить следующее:

Разверните окно браузера или прокрутите влево, чтобы просмотреть список папок.

Разворачивайте область папок только при необходимости. Щелкните значок с тремя линиями в боковой панели слева, чтобы отобразить или скрыть папки.

Откройте параметры вида и установите флажок Скрыть область чтения, затем нажмите Сохранить. Это позволит увеличить место на экране для отображения папок.

Контекстное меню папок

Большую часть действий с папками можно выполнить с помощью контекстного меню, которое выводится при щелчке правой кнопкой мыши на папке.

Создать новую вложенную папку Используется для создания вложенной папки в папке, которую вы щелкнули правой кнопкой мыши.

Удалить папку . Удаляет папку со всем содержимым, перемещая ее в папку «Удаленные». Стандартные папки, такие как папка «Входящие», удалить нельзя.

Удалить все Перемещает все элементы в выбранной папке в «Удаленные».

Пометить все как прочитанные Помечает все элементы в выбранной папке как прочитанные.

Переименовать Позволяет изменить имя папки. Стандартные папки, такие как папка «Входящие», переименовать невозможно.

Создание папки

Вы можете создать дополнительные папки, чтобы упорядочить сообщения удобным для вас образом. Например, вы можете создать папку для конкретного проекта, для всех сообщений, полученных от одного человека, или для списка рассылки.

В нижней части области слева выберите Создать папку. Возможно, вам потребуется прокрутить список папок вниз, чтобы увидеть «Новая папка».

Введите имя новой папки в поле и нажмите клавишу ВВОД.

При создании папки она добавляется в алфавитном порядке под папкой «Архив».

Создание вложенной папки

В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку, в которую вы хотите добавить вложенную папку.

Выберите Создать вложенную папку.

Введите имя новой папки в поле и нажмите клавишу ВВОД.

Переименование папки

Примечание: Переименовать стандартные папки, такие как «Входящие», «Черновики» или «Удаленные», невозможно.

В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите переименовать.

Выберите команду Переименовать.

Укажите имя папки и нажмите клавишу ВВОД.

Перемещение папки

Вы не можете изменить порядок папок в папке «Папки», а также переместить вложенные папки в основное меню «Папки». Вложенные папки должны всегда находиться внутри другой папки.

Вы можете переусортовать папки и другие элементы в списке «Избранное». Чтобы добавить папку в избранное, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Добавить в избранное».

Примечание: Если вы случайно переместили папку, чтобы стать вложенной, создайте новую папку и скопируйте все сообщения из нее в новую папку верхнего уровня.

Удаление папки

Примечание: Стандартные папки, такие как «Входящие» и «Отправленные», удалить нельзя.

В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку или подпапку, которую хотите удалить.

Выберите команду Удалить папку.

Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить удаление.

Папка «Удаленные»

Когда вы удаляете сообщение или папку, это сообщение или папка сперва попадает в папку «Удаленные». Вы можете удалять сообщения из нее вручную или настроить в Outlook.com автоматическую очистку папки «Удаленные» при выходе из учетной записи.

Примечание: Чтобы увидеть содержимое удаленных папок, выберите стрелку рядом с элементом «Удаленные», чтобы развернуть папку.

Очистка папки «Удаленные» при выходе

Перейдите в параметры обработки сообщений (параметры > Просмотр всех параметров Outlook > обработки > сообщений).

В разделе Параметры сообщенийустановите флажок рядом с Очищать папку «Удаленные».

Нажмите кнопку Сохранить.

Узнайте, как восстановить удаленные сообщения, в статье Восстановление удаленных сообщений на Outlook.com.

Обработка сообщений

Используйте команды на панели Outlook.com или установите правила, чтобы Outlook.com сообщения автоматически перемещались в папки по мере их получения.

Автоматическая обработка сообщений с помощью команд

Такие команды, как Очистить и Переместить, позволяют автоматически удалять или перемещать все сообщения от конкретного отправителя. Команды отображаются на панели Outlook.com при выборе сообщения в почтовом ящике.

С помощью команды Очистить можно быстро удалить ненужные сообщения из папки «Входящие». Выбрав сообщение, вы можете автоматически удалить все входящие сообщения от его отправителя, сохранить только последние сообщения или удалить сообщения, полученные более 10 дней назад.

Команда Переместить позволяет переместить определенное сообщение в другую папку.

Автоматическая обработка сообщений с помощью правил

Используйте правила для автоматического перемещения сообщений в папки при их получении.

В папке «Входящие» выделите сообщение, для которого нужно назначить правило, и выберите на панели команд.

Выберите Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила.

Выберите папку, в которую нужно перемещать сообщения от этого отправителя.

Чтобы выбрать другие условия и действия, выберите Дополнительные параметры.

По умолчанию установлен флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Если не снять его, последующие правила будут игнорироваться, даже если они применимы к сообщению.

Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить правило.

Есть дополнительные вопросы?

Примечание. Чтобы получить поддержку, сначала требуется выполнить вход. Если вам не удается войти в систему, перейдите на страницу Поддержка учетной записи.

Источник