Настроить зарплату при усн

Отражаем зарплату в КУДИР

Автор: Анастасия Миненко, бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Упрощенцы с объектом доходы минус расходы вправе учесть в затратах оплату труда работникам. Для этого нужно внести суммы в главный налоговый регистр упрощенцев – Книгу учета доходов и расходов. Рассмотрим, как ЗП попадает в КУДИР в программе «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0.

Когда зарплата попадает в КУДИР

В расходы на оплату труда упрощенцы включают любые начисления работникам, которые предусмотрены ст. 255 НК РФ (п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК РФ).

Так как на УСН используют кассовый метод признания доходов и расходов, зарплату можно учесть только после ее выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

НДФЛ, удержанный с зарплаты, учитывают в расходах только после выплаты самой ЗП и перечисления налога в бюджет (письма Минфина РФ от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880, от 25.06.2009 № 03-11-09/225, УФНС РФ по г. Москве от 14.09.2010 № 16-15/096615@).

Что настроить в программе

Можно вести учет заработной платы непосредственно в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0, или загружать в нее данные из внешней программы. В разделе «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты» в блоке «Общие настройки» установите переключатель в соответствующее положение (Рис. 1). Так, если выбрали первый вариант, поставьте пометку «В этой программе».

По ссылке «Порядок учета зарплаты» выберите способ отражения в бухучете (по умолчанию или создать новый), укажите сроки выплаты аванса и заработной платы, процент аванса.

В разделе «Главное» – «План счетов» в настройках плана счетов проверьте, какой переключатель стоит в блоке «Учет расчетов с персоналом» (рис. 2):

Сводно по всем работникам. Тогда, чтобы отразить зарплату в КУДИР, создавайте документ «Запись книги доходов и расходов УСН».

По каждому работнику. В этом случае, чтобы отразить зарплату в КУДИР, используют документы по начислению и выплате зарплаты.

Проводим аванс по зарплате

Создаем документ «Ведомость в банк» (или «Ведомость в кассу») и «Списание с расчетного счета» (или «Выдача наличных»).

Проходим в раздел «Зарплата и кадры» – «Ведомости в банк (кассу)», по кнопке «Заполнить» программа заполняет табличную часть документа (Рис. 3). Непосредственно из ведомости, по кнопке «Оплатить», 1С создает документ списания или выдачи наличных. Проводим и закрываем.

Данный документ не формирует проводки, он генерирует только записи по регистрам УСН. Проводки формируют документы списания или выдачи наличных. Регистры УСН не являются Книгой доходов и расходов, они формируются программой как промежуточный этап. В дальнейшем программа исходя из данных регистров формирует саму КУДИР. Когда мы выплачиваем аванс, он попадает в КУДИР как расход УСН, но принять к вычету мы его можем только после начисления зарплаты. Зарплата и НДФЛ в свою очередь отразятся в КУДИР как расходы, учитываемые в налоговой базе, только после фактической оплаты.

Закрываем месяц

Последним календарным днем каждого месяца создаем и проводим документ «Начисление заработной платы». По кнопке «Заполнить» документ автоматически подтягивает сотрудников, суммы зарплаты, НДФЛ и взносы (рис. 4).

Как только провели документ, программа сформирует проводки по начисленной зарплате, удержанному НДФЛ, начисленным страховым взносам, а также записи по регистрам УСН, в том числе регистр Книги доходов и расходов, на основании которого программа вносит данные в КУДИР о принятии авансового платежа к расходам, учитываемым при исчислении налоговой базы.

Окончательно рассчитываем сотрудников

Документы на выплату зарплаты и уплату НДФЛ можно создать автоматически по кнопке «Выплатить» в документе «Начисление зарплаты».

В открывшейся форме «Зарплата» раскройте блок «Документы», затем разверните ссылку «Документы» (рис. 5). Дальше порядок действий зависит от того, как выдаем ЗП – через банк или кассу.

Если оплачиваем через банк: по ссылке «Реестр перечислений» откройте документ «Ведомость в банк», нажмите «Оплатить». Автоматически получите документ «Списание с расчетного счета».

Если оплачиваем через кассу: по ссылке «Платежная ведомость» откройте «Ведомость в кассу», по ссылке «Выдача наличных» создайте документ.

Переводим агентский НДФЛ

Чтобы оплатить начисленный НДФЛ, в форме «Зарплата» в разделе «Оплата НДФЛ» выбираем ссылку «Платежное поручение». В открывшемся документе внизу по ссылке «Ввести документ списания с расчетного счета» создаем документ списания.

Формируем Книгу учета

Перед тем, как сформировать КУДИР, запустите операцию «Закрытие месяца».

В разделе «Отчет» – «Книга доходов и расходов УСН» сформируйте непосредственно КУДИР (рис. 6). В разделе «Доходы и расходы» Книги, в графе «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы», будут фигурировать проведенные оплаты труда.

Источник

Раздельный учет расходов на оплату труда и страховых взносов при совмещении УСН и патента в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

Продолжим наш разговор о совмещении двух режимов налогообложения. В предыдущей статье мы рассмотрели настройку раздельного учета доходов от реализации при УСН и оказании услуг на патенте. Сегодня речь пойдет о раздельном учете расходов. Начнем с зарплаты и страховых взносов. Как разделить их в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 и «объяснить» компьютеру к какому виду деятельности их отнести? Давайте разбираться вместе на конкретных примерах.

Допустим, в январе 2021 года ИП Грищенко И.С. принял на работу трех сотрудников. Двое сотрудников Калюжный В.С. и Кузьминов Е.А. выполняют работы по деятельности, отнесенной к патенту «Монтажные и установочные работы сплит-систем, стиральных машинок и ремонт бытовой техники», соответственно. Соболева И.Э. принята на работу продавцом в магазин бытовой техники, деятельность которого относится к УСН (доходы минус расходы). Заработная плата сотрудников – 25000 руб. Вычеты по НДФЛ не предоставляются.

Рассмотрим предварительно настройки, которые необходимо выполнить в программе.

Настройка раздельного учета затрат по заработной плате

Перед тем как начислять зарплату, сотруднику необходимо задать способ его отражения в учете. Но следует помнить, что кроме заработной платы имеются еще и страховые взносы, которые также должны быть отнесены к конкретному виду деятельности или распределены между нами.

Рассмотрим настройку на примере.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Настройки зарплаты».

Шаг 2. В разделе «Отражение в учете» откройте гиперссылку «Способы учета зарплаты».

Шаг 3. Создадим настройку способов учета зарплаты для УСН и патента отдельно по кнопке «Создать».

Шаг 4. Для оплаты труда, относящейся к УСН, зададим понятное пользователю наименование «Оплата труда УСН», а переключатель, определяющий учет затрат организации, оставим в положении «По деятельности с основной системой налогообложения (общая или упрощенная)». В нашем случае у ИП Грищенко И.С. применяется УСН (доходы минус расходы).

Указание счета затрат обязательно к заполнению.

В нашем примере будет задействован счет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность».

Шаг 5. Для патентных видов деятельности создадим отдельную статью затрат «Оплата труда (патент)».

Переключатель выбора варианта учета затрат установите в положение «По отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения». Это значение устанавливается для видов деятельности, отличных от основного, в т.ч. патент.

Зададим счет учета затрат. В нашем примере это будет счет 26 «Общехозяйственные расходы». Создадим статью затрат «Оплата труда (патент)», в которой также укажем, что она относится к видам деятельности с особым порядком налогообложения.

Настройка статьи затрат выглядит следующим образом.

При выборе статьи у вас должны отобразиться в справочнике только статьи затрат, отнесенные к особому порядку.

При указании статьи особого порядка у пользователей часто возникает вопрос: «Я открываю справочник и там вижу только статьи, отнесенные к основному виду деятельности, и не вижу созданную статью с особым порядком. Как быть? Почему?»

Скажу честно, я, автор данной статьи, сама столкнулась с этой проблемой. Хотите узнать, какой я нашла выход из ситуации?

Небольшой лайфках! Установите сначала переключатель в положение «По разным видам деятельности», а затем переместите в нужное положение – «По отдельным видам деятельности с особым порядком» и статьи отобразятся.

Где же задаются эти параметры для начисления? В 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 настройку можно задать для каждого сотрудника, указав статью отнесения затрат по его оплате труда.

Приказом о приеме на работу сотруднику задается размер начисления, а определить статью затрат для сотрудника, куда отнести затраты по его оплате труда – к УСН или патенту – определяется в карточке сотрудника.

Шаг 6. Откройте справочник «Сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры» и в нижней части карточки «Учет расходов», нажав на гиперссылку «Авто», задайте способ отражения затрат для каждого сотрудника.

В нашем примере Кузьминов Е.А. и Калюжный В.С. отнесены к способу отражения «Оплата труда патент», а Соболева И.Э – «Оплата труда УСН».

Таким образом, при проведении документа по начислению зарплаты по данным сотрудникам «подтянутся» проводки и способ распределения, заданный в их настройке.

Прежде чем перейти к начислению, забегая вперед, напомним вам о страховых взносах. Для них также задается настройка, определяющая порядок их распределения.

Настройка распределения страховых взносов между УСН и патентом

Шаг 1. В разделе «Настройка зарплаты» перейдите по гиперссылке «Статьи затрат по зарплате».

В нем задается порядок отражения страховых взносов и больничных за счет работодателя.

В справочнике имеется настройка по умолчанию для значения статьи затрат «Оплата труда».

Шаг 2. Создайте новый элемент и сопоставьте статью затрат начисления «Оплата труда (патент)» со статьей затрат для страховых вносов «Страховые взносы (патент)», который создадим дополнительно. Настройка определяет по какой статье отображать страховые взносы для указанной статьи затрат начисления.

Для статьи затрат «Страховые взносы (патент)» так же, как и для начисления зарплаты, отмечена статья для учета затрат организации «По отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения».

Для страховых взносов от несчастных случаев делается аналогичное сопоставление.

В настройке созданной статьи затрат также отмечается «По отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения».

Шаг 3. Сохраните настройку сопоставления по кнопке «Записать и закрыть».

Точно также при необходимости задается настройка для пособия за счет работодателя.

Начислим заработную плату работникам и посмотрим, как затраты отразятся в отчете «Книга доходов и расходов».

Для наглядности, после каждой операции мы будем формировать этот отчет, чтобы видеть, каким образом в нем распределяются суммы.

Отражение расходов на заработную плату при совмещении УСН и патента

Начислим заработную плату за январь месяц.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Все начисления».

Шаг 2. Создайте и заполните документ, проведите его и посмотрите сформированные проводки по кнопке .

Как видите, по бухгалтерским проводкам начисление зарплаты распределилось исходя из заданных настроек с указанием статей затрат. Именно в них у нас отмечено, что относится к УСН, а что к патенту.

Страховые взносы также распределены по счетам учета и статьям затрат между патентом и УСН.

Но это лишь бухгалтерские проводки. Мы знаем, что отчеты формируется, исходя из записей регистров.

Для отражения расходов по заработной плате в «Книге учетов доходов и расходов» должно выполняться два условия:

Первое: начислена зарплата, что у нас и сделано;

Второе: выплачена зарплата.

Отразим выплату заработной платы в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.

Шаг 3. Нажмите кнопку «Выплатить».

Автоматически сформируются документы, отражающие выплату зарплаты (в нашем примере – через кассу):

Отразим выплату зарплаты 05 февраля 2021 года.

Шаг 4. Откройте документ «Выплата наличных» по гиперссылке или в журнале документов «Кассовые документа» раздела «Банк и касса».
Нажмите кнопку и проанализируйте проводки и записи регистров.

Нас больше интересуют записи в регистры, на основании которых формируется «Книга учета доходов и расходов».

В регистр «Книга учета доходов и расходов» произведена запись, что всего расходы составили 65250 руб. – это наша заработная плата за минусом НДФЛ, но к расходам принята лишь сумма 21750 руб.

Шаг 5. Перейдите на следующую закладку – «Расшифровка». Здесь видно, что принята к расходам оплата труда сотрудника Соболева И.Э., т.к. в ее настройках указано, что она относится к УСН.

Остальные сотрудники получают зарплату по статье расходов «Оплата труда патент», соответственно к расходам УСН эти затраты не принимаются.

Шаг 6. Сформируйте отчет «Книга доходов и расходов УСН» в разделе «Отчеты» и посмотрите, как отразится сумма по зарплате в отчете.

Шаг 7. В «Разделе I. Доходы и расходы за 1кв.» добавилась строка «Признаны расходы на оплату труда» в сумме 21750 руб., т.е. на сумму заработной платы сотрудника, чья зарплата отнесена к УСН.

Таким образом мы разделили затраты по заработной плате сотрудников между УСН и патентом.

Но у нас есть еще расходы по НДФЛ и страховым взносам. В книге доходов и расходов они отразятся после их оплаты. Проверим.

Отражение расходов по НДФЛ и страховым взносам при совмещении УСН и патента

Так как основные настройки и начисления уже выполнены, нам остается только отразить оплату НДФЛ и страховых взносов.

Если вкладка по зарплате не закрыта, нажмите гиперссылку оплатить «Через банк» и сформируйте «Платежное поручение» на уплату НДФЛ, после чего создайте документ «Списание с расчетного счета».

Можно это сделать и другим способом.

НДФЛ

Шаг 1. Сформируйте документ «Списание с расчетного счета» в журнале «Банковские выписки» раздел «Банк и касса» и оформите операцию по оплате НДФЛ.

Шаг 2. Проведите документ и посмотрите сформированные им записи. Из всей суммы НДФЛ к расходам принята лишь часть с заработной платы сотрудника, отнесенной к УСН – НДФЛ Соболевой И.Э. в сумме 3250 руб.

Шаг 3. Сформируйте ОСВ по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». В ней мы видим суммы страховых взносов, подлежащие оплате.

Создайте документы оплаты и проанализируйте записи, как мы рассмотрели на примере НДФЛ.

Обязательное социальное страхование

Отразив оплату страховых взносов в ФСС видно, что к расходам принята часть страховых взносов, в сумме 725 руб. из общей суммы 2175 руб., которая начислена с заработной платы Соболевой И.Э. относящаяся к УСН и учитываемая в составе расходов.

Взносы на страховую часть пенсии

К расходам принята часть страховых взносов с указанной статьей расходов, относящейся к УСН – 5500 руб. из общей суммы 16500 руб.

Страховые взносы на медицинское страхование

К расходам принята сумма 1275 руб. – страховые взносы по сотруднику Соболевой И.Э., статья расходов, относящаяся к УСН.

Остальные начисления распределены на статью «Страховые взносы (патент)», поэтому к расходам УСН не принимаются, и программа их не учитывает.

ФСС НС

Также распределены страховые взносы от несчастных случаев – 50 руб., из общей суммы 150 руб., принято к расходам по УСН, остальные отнесены к патенту и не включены в состав расходов.

Шаг 4. Сформируйте «Книгу доходов и расходов».

В состав расходов включены суммы, которые мы видели в записях регистров, выделенные статьей расходов, как относящиеся к УСН.

Таким образом мы разделили суммы НДФЛ и страховых взносов между УСН (доходы минус расходы) и патентом.

Как настроить распределение других расходов читайте в следующей публикации.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник