Не получается эффективно работать

10 советов, которые помогут работать эффективнее

У современной жизни высокий темп, и только тот, кто успевает за ним, может рассчитывать на успех. Ни одна минуты минута жизни успешного человека не уходит в никуда. Он работает быстро, качественно и эффективно. Эти три понятия можно назвать навыком продуктивности.

Вы можете сказать, что тоже не тратите свое время впустую, загружены целыми днями, но, тем не менее, это не отражается на качестве вашей жизни. Так вот, продуктивность, –это не только работа, но и отдых, а точнее качественное их соотношение. Вы не сможете эффективно работать, если будете плохо отдыхать. Не стоит смешивать эти два понятия в одно, должно быть четкое разграничение времени работы и отдыха.

Постоянная занятость так же не влияет на количество выполненной работы. Можно выполнять делатьмного второстепенной работы, очень уставать и при этом не иметь результата. А продуктивность как раз нацелена на результат, то есть количество выполненных важных задач в определенный промежуток времени.

Существует принцип Паретто или закон 20/80, который гласит, что 20 процентов действий дают 80 процентов результата и наоборот. Для того чтобы развить свою продуктивность, нужно вычислить эти 20 процентов и работать в первую очередь над ними, и только потом переходить к оставшимся задачам. Хотя возможно, после исполнения важных задач, второстепенные отпадут сами по себе.

Итак, наша задача – работать меньше, а получать более качественный результат.

В этой статье мы рассмотрим 10 советов о том, как стать продуктивным (читай, успешным) человеком.

1. Список, список и еще раз список

Этот пункт неспроста стоит первым, начинать нужно именно с него.Научитесь составлять список задач и работать с ним. Для того чтобы составить список, желательно выделить 15 минут своего времени вечером, накануне рабочего дня. Хотя можно и утром за чашкой кофе. Преимущество вечернего списка – в лучшем закреплении задач во время сна.

Нужно взять ручку с бумагой либо открыть заметки на телефоне и записать все, что вы считаете нужным сделать в этот день. После составления списка, выделите важные дела. Затем, разделить разделите задачи на краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные, –это те, которые нужно сделать срочно, а долгосрочные – те, на которые есть больше времени. После этого, вам станут видны самые важные дела, которые надо выполнить срочно, то есть в первую очередь. Возможно, это будут самые неприятные дела, но они и есть, те 20 процентов, о которых мы говорили выше. Выполнив их, постарайтесь дать себе время на непродолжительный отдых.

Вы так же заметите, что у вас в списке есть неважные и не срочные дела. Смело откладывайте их на потом. Не бойтесь, что-то пропустить, лучше потратить свое время на отдых, чем на лишние ненужные дела.

Примерный список нужно составлять и на более долгий срок – неделю, месяц, год.

2. Определите ценность задачи

Бывает работа, которую вы не очень хорошо и медленно выполняете, но сделать ее надо. При этом вы понимаете, что можете за это время сделать работу, которая принесет больше дохода. Приведем пример.

Вы работаете дома, за час зарабатываете 200 рублей, но вот вам нужно помыть машину. На мойке ее помоют за 300 рублей, но если вы будете мыть ее сами, то потратите на это 2 часа. То есть потеряете 100 рублей, вместо того чтобы сэкономить.

Поэтому можно передать выполнение задачи кому-то, если у вас на это время есть более прибыльная работа.

3. Воображаемый конкурент

Этот пункт для тех, кто работает дома. Конкуренция всегда мотивирует на выполнение лучше и быстрее кого-то. Вообразите себе конкурента и постарайтесь сделать работу быстрее и качественнее его, чем он.

4. Пунктуальность – вежливость королей

Помните о сроках. Не опаздывайте на встречи и совещания, так вы сэкономите свое время и время окружающих. Попробуйте установить временные рамки и для окружающихостальных, объясните, что тратить свое время на ожидание, –большая роскошь для вас. Пунктуальность выражается и в сроках выполнения работы. Установите напоминание на телефоне о времени сдачи работы за пару часов, чтобы успеть выполнить, если забыли.

5. Извините, но я не могу вам помочь

Именно этой фразой стоит отвечать на бесконечные и бесполезные просьбы некоторых людей. Вы сбережете уйму времени, если научитесь отрицательно отвечать на просьбы выполнить чью-то работу. Порой, даже пустяк может отобрать у вас не один час, а в это время, ваши важные и срочные задачи так и останутся невыполненными. Надо запомнить -для всех хорошим быть нельзя невозможно.

6. Отвлекающие мысли и предметы

Посмотрите на свое рабочее место. Проанализируйте его на наличие посторонних предметов. Возможно, те папки, с отчетами за прошлый месяц уже не нужны, и их можно убрать в шкаф. А этот сувенир, привезенный из путешествия, может отвлекать вас на воспоминания. Уберите его туда, где вы сможете видеть в нерабочее время. Освободите рабочий стол по максимуму.

Если для работы вам не нужен интернет и телефон – отключите и то, и другое. Если нужны, отвлекайтесь только на звонки и оповещения по работе.

Поверьте, сосредоточившись на работе, вы выполните ее в кратчайшие сроки, и у вас будет время на посторонние дела.

7. Рутинные задачи

Выделите из списка однотипные задачи и выполните их одновременно. Время на подготовку уйдет всего один раз, а заданий можно завершить много. Например, если сегодня нужно совершить несколько звонков, то звоните один за другим, не кладя трубку на место и не переключаясь на другие дела.

8. Крепкое здоровье и образ жизни

До сих пор мы рассматривали списки задач, сроки выполнения, важность, экономию времени, но всему этому не получится следовать, если вы болеете или ведете неправильный образ жизни. Вы наверняка знаете о своих болезнях, и было бы неплохо делать профилактику, на это уйдет гораздо меньше времени, чем на лечение.

Не пренебрегайте здоровым образом жизни. Культ из ЗОЖ делать не надо, но простые правила никто не отменял.Спать слишком много, как и слишком мало – вредно. Сутки за компьютером тоже в будущем плохо скажутся на вашем физическом и психологическом здоровье.

9. Будьте гибкими!

Это значит, что порой по ходу дела выявляются непредвиденные детали, и вам кажется, что все планы рушатся.Главное не паниковать. У вас всегда есть возможность составить новый список, если старый потерпел фиаско. Будьте гибкими и используйте свою логику, чтобы решить проблему с минимальными потерями времени.

10. Время отдыха

Правило, без которого вы будете не в состоянии выполнить все остальные. Обозначайте в своем списке время отдыха. Сколько вы хотите отдохнуть и каким образом. Придумайте такое занятие для отдыха, благодаря которому можно отдохнуть физически и морально.

Решитесь следовать указанным пунктам хотя бы неделю, и вы увидите, что под конец дня у вас чудесным образом появится лишнее время и удовлетворение от чувства выполненного долга. Ставя галочки напротив пунктов, вы будете понимать, что сделали все возможное, и теперь можно качественно отдохнуть без угрызений совести за невыполненную работу.

Источник

7 способов работать быстро — и эффективно

Личные дедлайны, маленькие достижимые цели и, как ни удивительно, работа в присутствии других людей помогут вам улучшить производительность

Мой сосед по комнате в колледже умел писать быстрее всех остальных. Если ему нужно было написать работу на 10 страниц к 9 часам утра четверга, он начинал писать ее в 6 часов утра… того же дня. И самое безумное, что он всегда получал «отлично». Я никогда не мог понять, как он мог сделать за несколько часов то, на что у меня уходила целая неделя.

Когда я спросил его, как (и почему) он делал все в последнюю минуту, он сказал, что ему требуется давление наступающего дедлайна, чтобы подстегнуть мотивацию. Он также сказал, что если отложить дела на последнюю минуту, они и займут всего минуту. Мудрые слова.

Откладывание дел на последнюю минуту может быть эффективным, но нервирующим способом работать быстрее, поэтому я решил поискать какие-то другие научно обоснованные альтернативы для повышения эффективности. Вот как можно сделать ускорить процесс и повысить производительность своего труда.

1. Устанавливайте сроки для каждой задачи

Согласно закону Паркинсона, количество времени, которое вы тратите на выполнение определенной задачи, зависит от того, сколько времени вы на это выделяете. Если вы не установите дедлайна, то потратите на задание столько времени, сколько захотите. Но если вы ограничите время, то давление, которое вы испытаете, пытаясь опередить время, заставит вас работать быстрее и завершить дело до истечения срока.

Ограничение времени на выполнение задач также может привести вас в состояние ментального потока. Поток — это когда вы настолько погружены в деятельность, что можете сосредоточиться только на этой упомянутой деятельности, не замечая ничего вокруг, даже свои мысли, эмоции и время. Другими словами, вы просто в ударе.

Поток возникает, когда вы ставите четкие цели, которые сложны, но достижимы. Выполнение их требует полного внимания и контроля над своими навыками.

Ограничение времени на выполнение задачи — это эффективный способ запустить поток. Завершение задачи до истечения времени — достижимая цель, и она создает достаточно давления и стресса, чтобы вы могли полностью сосредоточиться, позволяя вам использовать свои навыки на полную катушку.

2. Разбивайте проекты на более мелкие задачи

Начинать новый проект всегда сложно. Нужно проделать массу работы, а финишная черта едва видна. Поскольку награда за это большое достижение так далеко, кажется, что начинать даже не стоит. Так просто отлынивать от работы, если вы не испытываете чувство удовлетворения каждый день.

Но что, если вы можете ощущать его несколько раз в день? Будете ли вы чувствовать себя энергичными и мотивированными, чтобы работать больше и быстрее?

Harvard Business Review проанализировал более 12 тысяч записей дневников работников умственного труда и обнаружил, что чувство прогресса, независимо от того, большое оно или маленькое, — это самый важный фактор, способствующий развитию эмоций, мотивации и восприятия в течение рабочего дня. И чем чаще работники ощущали прогресс, тем продуктивнее они были.

Если вы разбиваете проекты на небольшие задачи, вы можете достигать небольшой цели или даже нескольких целей за один день вместо того, чтобы достичь одной основной цели за несколько дней, недель или даже месяцев. Постоянное чувство прогресса — это то, что повышает моральный дух и производительность в долгосрочной перспективе. Маленькие победы помогут вам работать быстрее.

3. Работайте рядом с другими людьми

Вы когда-нибудь занимались спортом или играли на инструменте перед аудиторией? Вы ощущали, что выступаете перед зрителями лучше, чем когда вокруг никого нет? Когда я играю на гитаре и пою в одиночестве, мне кажется, что я звучу хорошо, но не отлично. Но когда я играю и пою перед друзьями, я считаю, что звучу, как Джастин Бибер.

Это психологический феномен: если вы делаете что-то в присутствии других, их оценка повышает ваш уровень психологической вовлеченности. Этот дополнительный стресс помогает вам лучше выполнять отрепетированные или простые задачи перед людьми по сравнению с тем, когда вы одни. Психологи находили свидетельства этого феномена у велосипедистов, студентов и даже тараканов (да, они заставляли тараканов выполнять задание перед тараканьей аудиторией).

Если вы чувствуете, что освоили какое-то дело, но хотите увеличить скорость его выполнения, попробуйте работать рядом с другими людьми. Когда существует вероятность, что за вами наблюдают и оценивают то, что вы делаете, ваш уровень стресса достигает оптимального уровня, побуждая вас работать усерднее и быстрее.

4. Работайте с учетом ультрадианных ритмов

Организм человека настроен на 120-минутные биологические интервалы, называемые ультрадианными ритмами. В течение первых 90 минут интервала ваша умственная энергия достигает пика, а после этого падает в течение приблизительно 30 минут.

Чтобы достичь максимальной скорости и производительности, лучше всего работать 90-минутными спринтами, когда ваше тело естественно заряжено энергией, а затем делать 30-минутную паузу для отдыха, когда ваше тело естественно истощено. Это позволяет вам в полной мере использовать колебания уровня энергии вашего тела.

Тем не менее, удерживать внимание 90 минут может быть сложно. Согласно Psychology Today, люди могут оставаться сосредоточенными только 20-25 минут, а затем их разум начинает блуждать.

Чтобы сохранять концентрацию внимания во время 90-минутных спринтов, используйте технику помодоро (25 минут работы, 5 минут отдыха).

Работайте, когда вы полны естественной энергии, отдыхайте, когда наступает естественное истощение, делайте короткие перерывы, чтобы восстановить концентрацию, и в конечном итоге вы сможете достичь максимальной производительности и скорости.

5. Слушайте белый шум

Музыка всегда поднимает настроение, но вряд ли она влияет на скорость. Как пишет Psychology Today, прослушивание музыки со словами заставляет языковые центры мозга уделять больше внимания текстам песен, чем текущей задаче, если нужно читать, писать или говорить.

Прослушивание новой музыки также не способствует производительности. Новая музыка незнакома, и так как мозг любит новизну, во время прослушивания происходит выброс допамина. Это привлекает ваше внимание к музыке и отвлекает от работы. Таким образом, даже если вы слушаете классическую музыку или саундтреки к фильмам, где обычно нет слов, но эта музыка нова для вас, она может нарушить вашу концентрацию.

Но что делать, если на рабочем месте слишком шумно или вы устали слушать эти раздражающие звуки щелкающих клавиш или разговоры коллег?

Белый шум — ваше решение.

По данным Journal of Consumer Research, окружающий шум при умеренной громкости идеально подходит для повышения творческой производительности. Наушники с шумоподавлением и воспроизведение белого шума позволяют повторить этот эффект.

Белый шум поддерживает концентрацию, потому что он постоянен. Он звучит одинаково, и ваш мозг привыкает к нему. Звуковые отвлекающие факторы больше на вас не действуют. Это повышает вашу концентрацию на текущей задаче и позволяет вам работать быстрее.

6. Найдите партнера по ответственности

Гретхен Рубин, известный исследователь человеческой природы и счастья, недавно выпустила книгу «Четыре тенденции» (The Four Tendencies), в которой рассказывается, как люди реагируют на ожидания. Она обнаружила, что человечество делится на четыре категории: «поборники», «вопрошатели», «обязательные» и «бунтари».

Большинство людей относятся к категории обязательных. Они с готовностью оправдывают внешние ожидания, но никак не могут соответствовать ожиданиям внутренним. Например, обязательный человек никогда не нарушает дедлайны, но при этом не может найти время для тренировок.

Чтобы помочь им оправдать и внутренние ожидания, «обязательным» важно обеспечить внешний контроль за этими внутренними целями. И один из самых мощных инструментов — это партнер по ответственности.

Никто не хочет подвести других людей или показаться ленивым и непродуктивным. Такова человеческая природа. Так, например, можно пообещать руководителю или коллеге, что будете писать 1000 слов каждый день, и позволить им регулярно проверять вас — отличная мотивация на то, чтобы делать это и работать более эффективно.

7. Успокойте своего внутреннего перфекциониста

Совершенство — враг производительности. Повторный просмотр работы, тройная проверка на ошибки и выполнение дополнительной работы задерживает прогресс, истощает вашу энергию и может разрушить ваше эмоциональное здоровье.

Проблема перфекционистов в том, что у них менталитет «все или ничего». Если их работа не идеальна, они считают это провалом. В действительности вы можете сколько угодно дорабатывать и совершенствовать свою работу, но после определенного порога ваши усилия принесут лишь незначительные улучшения — а время будет упущено. Важно помнить, что большинство компаний считают, что хорошая работа и соблюдение сроков — уже огромный успех.

Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.

Источник