Не позволяют работать удаленно

Переходить на удаленную работу хотят не все

Что меняет переход на дистанционную работ и как бизнесу застраховаться от неприятностей

Вчера половина моих сотрудников согласились работать удаленно, пока ситуация с коронавирусом COVID19 перестанет представлять опасность, и страна вернется к своей обычной деловой жизни. Остальные 50% отказались. Обсуждения с коллективом нюансов, связанных с удаленной работой, подтолкнули к написанию этого материала. Я хорошо знаю и о положительных моментах, и о рисках удаленного формата.

Почему не все могут работать дома

Как минимум потому, что производить какую-либо продукцию для массового потребления или предоставлять, к примеру, услуги по авторемонту в домашних условиях просто невозможно. С другой стороны, существует немало компаний, для которых удаленная работа вполне допустима. К ним относятся и IT-сфера.

Скажу сразу, что меня абсолютно не смущает половина моего коллектива в удаленном формате. У нас изначально все процессы выстроены соответствующим образом, потому в работе компании практически ничего не поменялось.

Собственно, к чему я веду? Попадая в ситуацию «мой офис теперь на дому», сотрудник непросто меняет офисный стол на домашний, а сталкивается с другим способом коммуникации с коллегами и руководителем. Впрочем, как и сам руководитель. И чтобы эффективность выполнения поставленных задач не снижалась, удаленную работу нужно правильно выстраивать.

Если вы никогда ранее этого не делали, советую пересмотреть дедлайны по заказам, оговорить с клиентами возможное увеличение сроков и уделить время организационным моментам, ведь халатность в данном случае может вам обойтись в немалую копеечку. Почему? Прежде всего, по причине того, что далеко не все сотрудники способны также хорошо работать дома, как они делают это в офисе.

Домашние условия меняют все. Здесь нет привычного оборудованного рабочего места (оно ведь не было нужно до сегодняшнего дня), стоящего над душой руководителя и коллег, которые помогут. Зато есть множество отвлекающих факторов, особенно, когда детвора тоже сейчас находится дома. А еще, все мы, офисные работники, воспринимаем дом, в первую очередь, как место отдыха от работы.

Вот потому я говорю о четкой организации удаленного рабочего процесса и правильной коммуникации между сотрудниками.

«Я никогда не говорю: Мне нужно, чтобы вы это сделали. Я говорю: Мне интересно, сумеете ли вы это сделать», — Генри Форд — американский промышленник, владелец заводов по производству автомобилей по всему миру, изобретатель, автор 161 патента США.

Расстояние — не повод нарушать сроки

Работа на дому, когда для ее выполнения требуется только компьютер, технически ничего не меняет. Однако, если сотрудник не находится в одном помещении с руководителем, проконтролировать его занятость — вполне закономерное желание.

На самом деле, с такой задачей справиться довольно несложно. Ваша CRM-система существует в том числе и для этого. Ее в компании еще не внедрили? Тогда самое время начать выбирать.

А пока воспользуйтесь одной из программ, которые позволяют в конце дня получать полный отчет о действиях работника, вплоть до того, какими ресурсами и когда он пользовался. Для этого достаточно выбрать и установить (даже удаленно) соответствующее ПО на его рабочий компьютер.
Советую пересмотреть дедлайны по заказам, оговорить с клиентами возможное увеличение сроков и уделить время организационным моментам

Если же вы доверяете коллегам, можно контролировать не время занятости, а именно выполнение поставленных задач. В данном варианте воспользуйтесь задачниками, где, добавив себя в наблюдатели и/или контролеры, вы будете видеть весь ход выполнения каждого задания. Подобные программы доступны в онлайн-режиме, что довольно удобно. По функционалу они, конечно, не заменят CRM, но позволят временно

И помните, спрашивать вы можете, когда четко объяснили, чего ждете от сотрудника, а тот, в свою очередь, все правильно понял. В удаленном варианте для таких целей можно использовать конференц-связь, например, через ту же CRM или Skype: проводите «летучки», объясняйте сложные моменты в работе, консультируйте и при необходимости сопровождайте своих подчиненных «на удаленке».

Чтобы повысить общую эффективность:

• пользуйтесь одним сервисом;
• правильно выставляйте точки контроля;
• делегируйте задачи;
• глобальные проекты обязательно разделяйте на подзадачи;
• планируйте и оценивайте рабочий день каждого в вашей команде.

«Менеджмент — это искусство достижения целей в условиях ограниченности ресурсов», — Терри Гибсон — консультант, автор книг и статей по менеджменту, малому бизнесу.

Воспользуйтесь новым опытом

Время, которое команда будет работать в удаленном режиме, вы можете использовать как своего рода аудит. К примеру, посмотрите:

• какие процессы подходят, чтобы передать их подрядчикам на удаленную работу;
• в чем стоит усовершенствовать организационную структуру компании;
• насколько целесообразно и в дальнейшем использовать ПО для постановки, контроля задач, если ранее вы это не практиковали;
• как сотрудники ведут и проявляют себя в нестандартных условиях работы;
• где нужно усилить коммуникации и дополнительно проконтролировать ход выполнения задач.

Как видите, ограничительные меры в стране могут быть полезны не только для здоровья граждан. Воспользуйтесь ситуацией правильно.

«Чтобы создать результативную организацию, нужно заменить власть ответственностью», — Питер Друкер — американский ученый, экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента.

Источник

Три проблемы удаленной работы: личный опыт от разработчика до менеджера

Тема удаленной работы – в достаточной степени избита, написаны сотни статей, существует множество инструментов и подходов. И все равно сложности у различных компаний, их менеджеров и сотрудников продолжают возникать. Я в своей карьере много лет проработал удаленным разработчиком, а затем начал уже управлять и командой таких инженеров. Оказалось, что взгляд на устройство работы и возникающие в ее процессы сложности серьезно зависят от роли конкретного человека.

В этой статье я постараюсь описать главные трудности, которые могут возникнуть и дать несколько советов по организации по-настоящему эффективной удаленки – все на личном опыте и практике компании Smartcat, где я работаю в последние годы. Поехали!

Введение: зачем нужна эта статья

Все последние годы моя карьера неразрывно связана с удаленной работой. Осенью 2013 года меня позвали работать в крупную международную российскую компанию, занимающуюся развитием технологий перевода и распознавания текста. Эта организация тогда разрабатывала свою кат-систему. Это была интересная мне тема, так что я с радостью принял оффер. Во всем этом был один единственный момент – я живу на Алтае в Барнауле, а компания находится в Москве. не, ранее в значительной степени закрывались фрилансерами – с этим всем нужно было разбираться. При этом коммуникации в команде никак не были заточены на работу с удаленщиками, что в итоге привело к проблемам.

Мне было трудно оценивать задачи, расставлять приоритеты – как результат, я все больше и больше времени тратил на работу. Постепенно даже несмотря на молодость и желание развиваться наступило выгорание. Решить проблему помог откровенный разговор с руководителем, после которого мы внесли изменения в процессы. Этот опыт я затем использовал уже на нынешнем месте работы, где руковожу удаленной командой инженеров.

Главная цель этой статьи – показать возможные проблемы удаленки и стимулировать общение разработчиков и менеджеров для их решения.

Проблема #1: удаленка и недостаток общения

Это была одна из главных проблем в моем первом опыте удаленки в крупной команде. По мере роста компании происходили объединения и разделения отделов разработки, приходили и уходили менеджеры, сменялись методологии разработки. Выстроить процесс разработки так, чтобы не только мое взаимодействие с коллективом было комфортным, но и вновь появившиеся члены команды быстро понимали сценарии взаимодействия как с удаленной командой так и внутри нее, оказалось непростой задачей. Решить ее только посредством текстовых коммуникаций в почте и чате оказалось невозможно.

Любая сколько-нибудь серьезная бизнес-задача — это результат взаимодействия нескольких людей. Живое общение позволяет гораздо быстрее добиться взаимопонимания и понять их желания. Работая из дома каждый участник процесса знает достаточно о рабочих задачах, но совсем ничего не знает о контексте, в рамках которого создавалась эта задача. И именно отсутствие контекста задач, контекста жизни компании и есть главная проблема распределенной команды.

Решение

Отличным решением оказались обязательные ежедневные митинги, на которых обсуждается буквально все подряд. Так все понимают, кто над чем работает, возникает ощущение команды. Также по моему опыту хорошо работают короткие отчеты о персональных достижениях каждого из членов команды.

Да, бывают месяцы и кварталы, когда нечем похвастаться – это нормально. И тем не менее мало что способно заменить живое общение, поэтому нужно обязательно пользоваться каждой возможностью для встречи, так хорошая it-конференция может быть замечательным поводом совместить приятное с полезным.

Проблема #2: мотивация и стимулирование роста удаленных сотрудников

Здесь на самом деле сразу две проблемы: мотивация новичков в коллективе и работа с настроениями старожилов. Я заметил, что у новых членов команды, которые только погружаются в процессы и проработали меньше полугода, не всегда ожидания совпадают с реальностью – это может проявляться даже в мелочах, вроде используемых инструментов связи или

Со старичками-удаленщиками список проблем примерно такой:

Недостаток нового опыта – человек устал и хочет развития, новых и более сложных задач.

Мало внимания – в условиях удаленной команды сотрудник со светлой головой и хорошими идеями, но недостаточно активный, может быть не таким заметным, что со временем подрывает мотивацию.

Недостаток общения или проблемы в нем – есть люди, которым важно качественное общение внутри команды даже в формате удаленки, и если его слишком мало или оно выстроено не подходящим для человека образом – например, используется слишком специфический внутренний этикет – это может демотивировать.

Несоответствие статуса скиллам – по мере развития разработчика может перестать устраивать текущая зарплата и зона ответственности. Проблема усложняется тем, что не всегда такая оценка соответствует действительности прямо сейчас.

Решение: гибкость процессов и открытость со стороны менеджеров

Все описанные проблемы плохи тем, что зачастую разработчики сами о них говорить не станут, но будет падать их продуктивность, или сотрудника вообще можно в итоге потерять. Поэтому здесь по сути единственный выход – это проактивность со стороны менеджера, тим-лида и т.п. Нужно разговаривать с членами команды, чтобы понимать их пожелания и предлагать новые вызовы в карьере, улучшать внутренние процессы и вовремя проводить оценку вклада всех сотрудников и стимулировать их рост.

Проблема #3: борьба с выгоранием

С этой проблемой я столкнулся уже в Smartcat, когда стал тимлидом. Темпы разработки растущего продукта при неправильном подходе могут вынудить работать на износ всех членов команды. У нас в Smartcat все команды тесно связаны друг с другом, и поэтому нестабильные темпы разработки одной команды могут замедлить рост всего продукта. Поэтому сохранение темпов разработки команды, ее настроя и атмосферы одна из базовых задач тимлида.

У нас в команде были ребята, которые из-за своей сверх-мотивации занимали свое свободное время смежными с работой занятиями настолько плотно, что времени на рефлексию и самоанализ не оставалось и постепенно превращались в белок в колесе.

Решение

Если коллектив планирует продуктивно работать из года в год, то соблюдение ворк-лайф баланса является таким же обязательным как и сама работа. Регулярное напоминание о простых и понятных радостях внутри команды позволяет легко менять фокус с работы на другие не менее важные вещи.

Со временем мы даже отказались от нормированного рабочего дня в пользу свободного графика – так мы даем людям время заниматься теми делами, которые им интересны. Ведь какая разница, сколько часов работает инженер, если задача решена, команда и продукт движутся вперед?

Помимо этого, хорошей практикой оказалось стимуляция выхода из «профессионального пузыря». Например, какое-то время назад мы организовывали конференцию LocFromHome – и в этой работе участвовали не только event-менеджеры и пиарщики, но и разработчики. Многи оказалось интересно кратковременно переключаться прикладную задачу организации мероприятия.

Заключение

Наличие профессионального менеджмента в компании является обязательным условием для успешной распределенной команды. Дополнительный набор инструментов для помощи работы с удаленщиками только помогает в решении задач, но никак не решает их. Даже частичный переход на удаленку — это перестроение всех процессов внутри компании, в том числе их офлайн составляющей и создание новых, на которые требуется время и ресурсы.

Источник

Удалёнка по закону: что обязаны работодатель и работник

Нетология совместно с изданием «Купрум» публикует цикл статей о том, как удалённая работа повлияла на специалистов — и что с этим делать. Мы уже рассказали о том, как позаботиться о себе в изменившихся условиях, а «Купрум» поделился историями читателей, которым удалённая работа помогла улучшить здоровье. В этой статье цикла мы разобрались, что об удалённой работе говорит новый закон, который вступил в силу в январе 2021.

Новые положения официально закрепляют в экономике более гибкую форму занятости. Необходимость поправок назрела из-за двух причин: пандемии, когда потребовалось переводить работников на удалёнку, и устаревших норм российского законодательства. Разработчики документа отмечают, что постарались максимально защитить права работников и учесть замечания работодателей.

Что же по новому закону вправе и обязаны делать работодатель и работник — рассказали ниже.

Что нужно знать об удалённой работе

Удалённая работа — не новый формат. Его активно используют программисты, дизайнеры, копирайтеры, контент-менеджеры и переводчики. Многие организации нанимают таких специалистов из самых разных регионов. Выгоды очевидны: работники трудятся в своих городах, а организации экономят на офисных расходах и зарплате.

До 2021 года такие отношения регулировались устаревшими нормами о дистанционной работе, и в обиходе к ним широко применялось понятие «удалённая работа». Но теперь статус удалёнки стал яснее и чётче. Она упоминается в законе и приравнена к дистанционной. Оба понятия официально используются как синонимы:

Итак, удалённая или дистанционная работа — это занятость не на территории работодателя, то есть не на рабочем месте в организации. Работник при этом выполняет свои обязанности и контактирует с работодателем через интернет и телефонную связь. По сути, он может трудиться в любой точке мира, где есть интернет.

В отношении работника на удалёнке действуют все нормы трудового законодательства РФ с учётом последних изменений в Трудовом кодексе.

По новому закону возможны три варианта удалённой работы:

Постоянная на срок действия трудового договора.

Временная (до полугода) в течение непрерывного срока.

Временная без ограничения срока с чередованием дистанционного и офисного режимов.

В первом случае, например, бухгалтер по трудовому договору всегда трудится дистанционно.

Во втором — обычно он работает в офисе, но из-за ремонта здания на три месяца переводится на удалёнку.

И в последнем — оговаривается периодичность его занятости. Допустим, четыре дня в неделю он работает дистанционно и один день — в офисе.

Оформление удалённой работы и обмен документами

Оформить удалённый формат работы можно несколькими способами:

• в трудовом договоре;
• в дополнительном соглашении к трудовому договору;
• внутренним нормативным актом работодателя, например, правилами трудового распорядка.

Ознакомиться с документами и подписать их разрешено через электронный документооборот. Для этого потребуется электронная подпись как со стороны работодателя, так и работника.

Для оформления трудового договора, дополнительных соглашений к нему, договоров о материальной ответственности и ученических договоров, работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную.

Во всех остальных случаях можно использовать простую электронную подпись или обмениваться документами в другой форме. Например, по email, WhatsApp и Telegram. Главное — подтвердить получение документа.

Документы при приёме на работу тоже можно передать электронным способом. Однако работодатель может запросить их бумажные копии — в таком случае работник обязан их прислать, предварительно заверив у нотариуса.

Если работнику нужен его экземпляр договора или допсоглашения на бумаге, то он может написать заявление. Работодатель будет обязан выслать эти документы в течение трёх рабочих дней.

Бумажная трудовая книжка теперь ведётся лишь по желанию работника. И если он её предоставил, то работодатель обязан внести туда все необходимые сведения. С этого года тем, кто впервые устраивается на работу, бумажный документ больше не заполняют — ведут электронные трудовые.

Работодатель обязан ознакомить работника с документами, которые непосредственно связаны с его работой — внутренними нормативными актами, приказами, требованиями и коллективным договором. По закону это делается в письменной форме и под подпись, а документы оформляются на бумаге. Но новые поправки разрешают и другие варианты для ознакомления: через электронный документооборот или тем способом, который принят в организации, например, через email, мессенджеры или корпоративный портал.

Электронная подпись (ЭП) — комбинация символов, которая служит аналогом обычной подписи на бумаге и приравнивает любой электронный документ к бумажному оригиналу.

Всего существует три вида электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Они различаются уровнем защиты и юридической значимости.

Если нужен больничный

В случае болезни, беременности, материнства или ухода за больным родственником работник на удалёнке обязан:

• либо выслать работодателю оригинал больничного листа заказным письмом с уведомлением;
• либо передать работодателю данные электронного больничного листа — серию и номер.

Работодатель, в свою очередь, обязан в соответствии с законом оформить и выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности.

Командировки на удалёнке

Если сотрудника, работающего удалённо, отправляют в командировку, например, в другой город, то в этом случае действуют всё те же положения ТК (статьи 166–168), что и для офисных сотрудников.

Работодатель обязан сохранить место работы (должность) и средний заработок, а также компенсировать сотруднику все командировочные расходы — на проезд, жильё, питание и тому подобное.

Увольнение удалённого сотрудника

Работник на удалёнке может уволиться по тем же причинам, что и офисный сотрудник: по собственному желанию, по решению работодателя, например, за проступок, и по соглашению сторон.

В новом законе появились дополнительные основания. Работника на удалёнке можно уволить, если:

• он не отвечает работодателю без уважительной причины более двух рабочих дней подряд (исключение — в организации установлен больший срок ожидания ответа);
• он переехал и не готов выполнять свои обязанности на прежних условиях.

Второй пункт относится к работнику на постоянной удалённой работе. Допустим, после переезда он не может работать без выхода в интернет.

При обмене электронными документами работодатель обязан передать работнику бумажную копию приказа об увольнении. Документ заверяют и отправляют заказным письмом с уведомлением. Это делается в течение трёх рабочих дней со дня подписания приказа.

Работник обязан соблюдать порядок взаимодействия с работодателем и выходить с ним на связь в определённые сроки: по закону максимальный период ожидания ответа от работника — два дня, но срок может быть больше, если так установлено внутренним нормативным актом или коллективным договором.

Режим работы и отдыха на удалённой работе

Если режим рабочего времени не отражён в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему), внутреннем нормативном акте или коллективном договоре, то работник на удалёнке устанавливает его по своему выбору. То есть он может самостоятельно определить время начала работы и перерывов.

Но работник обязан отработать положенное количество часов. Все его коммуникации с работодателем — видеоконференции, созвоны, переписка в чатах — включаются в его рабочее время.

Вести учёт рабочего времени обязан работодатель. Через специальные программы он может отслеживать включение и выключение компьютера, делать скриншоты экрана и тому подобное. Способ считается законным, если работник о нём осведомлён.

Работодатель обязан учитывать рабочее время работника и имеет право контролировать его работу. В законе не сказано, как ему это делать. А работник имеет право на полную и достоверную информацию об условиях своего труда. Поэтому работодатель обязан его с ними ознакомить.

Работодатель решает, каким образом контролировать работника и учитывать его рабочее время. Применение для этого программ на компьютере может фиксироваться в трудовом договоре или внутреннем нормативном акте.

Чаще всего работник на удалёнке трудится за компьютером. Компьютерная техника — это средство труда, и работодатель вправе контролировать, как оно используется и в каких целях.

Переработки также отслеживаются работодателем. Они допустимы только с письменного согласия работника и должны быть оплачены как сверхурочные.

Правила предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска остаются прежними. По закону работодатель обязан оформить отпуск не менее 28 календарных дней за каждый отработанный год.

Зарплата удалённого сотрудника

Работодатель обязан оплачивать любую работу по принципу равной оплаты за труд равной ценности. Таким образом, при том же объёме обязанностей зарплата удалёнщика не может быть меньше, чем у офисного сотрудника — это незаконно. Переход работника на удалённую работу не должен сокращать его заработок (статья 312.5 ТК РФ).

Рабочее место и техника для работы

Работодатель согласно статье 312.6 ТК РФ обязан обеспечить работника всем необходимым для удалёнки — оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты данных. Допустим, он может выдать ему телефон, компьютер, установить лицензионное ПО для работы.

Работник может использовать и свои ресурсы — личные или арендованные — по согласованию и с ведома работодателя, однако тогда работодатель обязан компенсировать эти расходы. Также он возмещает и дополнительные траты на удалёнке. Например, оплачивает электроэнергию, интернет и телефон.

Размеры компенсации и сроки её выплаты работнику определяются трудовым договором (дополнительным соглашением к нему), внутренним нормативным актом или коллективным договором.

Охрана труда и удалёнка

Здесь закон сократил обязанности работодателя до четырёх пунктов. Теперь работодатель обязан:

Ознакомить работника с требованиями охраны труда при работе с техникой и другими ресурсами.

Соблюдать директивы госорганов в части трудовых прав работника.

Отслеживать профзаболевания и несчастные случаи на удалёнке.

Страховать работника от профзаболеваний и несчастных случаев на удалёнке.

Если в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему), внутреннем нормативном акте или коллективном договоре не указаны другие обязанности по охране труда, то работодатель выполняет только эти. Он не занимается санитарно-бытовым обслуживанием, не предотвращает аварийные ситуации и не доставляет заболевшего в больницу. То есть уборка, ремонт кабинета и медицинская помощь — полностью забота работника.

Временный перевод работника на удалёнку в исключительных случаях

В некоторых случаях работник временно переводится на удалёнку по решению работодателя. Этот перевод оформляется внутренним нормативным актом и не требует согласия работника.

Причинами такого перевода могут быть:

• природные и техногенные катастрофы;
• аварии и несчастные случаи на производстве;
• пожары, наводнения, землетрясения;
• эпидемии и эпизоотии;
• любые опасные для жизни общества обстоятельства;
• решения госорганов.

Внутренний нормативный акт устанавливает порядок временного перевода, включая организацию работы в новых условиях. Вносить изменения в трудовой договор при этом не потребуется. Ознакомить работника с документом обязан работодатель.

При необходимости он также обязан обучить работника использовать технику, работать с ПО и средствами защиты данных.

Но в некоторых случаях характер работы не позволит сделать такой перевод. Например, это невозможно для вахтёра. Не всегда работодатель сможет обеспечить работника всем необходимым на удалёнке.

В таких ситуациях работа останавливается по независящим от сторон причинам. И работодатель обязан оплатить работнику время простоя — как минимум в размере двух третей его оклада. Хотя коллективным договором или внутренним нормативным актом может быть зафиксирована более высокая оплата.

Работник обязан временно трудиться на удалёнке, пока сохраняется причина, вызвавшая перевод на временный удалённый формат работы.

По окончании этого срока работодатель обязан вернуть работнику прежнюю занятость — работу, где тот трудился до временного перевода, а работник обязан выполнять свои обязанности на прежних условиях.

Резюмируем

Прошедший год показал актуальность и своевременность нового закона об удалёнке. Это попытка властей урегулировать отношения работодателя и работника и сбалансировать их интересы. Теперь многие аспекты их взаимодействия должны решаться внутренними документами, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Хотя уже сейчас возникает немало вопросов, связанных с обязанностями сторон. Например, как при увольнении доказать, что работник был пьян на рабочем месте, если он отказывается от медицинского освидетельствования?

Какие причины будут уважительными, если работник не выходит на связь с работодателем вовремя? И могут ли эти причины отличаться в разных организациях?

Или как работнику возместить траты за использование своего компьютера, если в законе нет минимальной компенсации, а работодатель выплачивает копейки?

Скорее всего, устранить проблемы удалённой занятости в ближайшее время не удастся. Потребуется проанализировать применение этого закона и внести в него коррективы.

Почитайте другие руководства:

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник