Не работает дело веб

Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами

Многофункциональное приложение для решения основных задач Бизнеса

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов

*** Самые популярные решения

• Обследование и оптимизация бизнес процессов
• Внедрение СЭД / ECM систем
• Обучение пользователей и администраторов
• Разработка прикладных программ для бизнеса

Для органов власти и государственных структур

Система электронного документооборота «Дело»

Для крупных компаний и международных корпораций

Система документооборота «Тезис»

Для малого и среднего бизнеса

Система управления заданиями и документами «Ведок»

Для электронного архива

Подсистема «Архивное Дело»

*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.

Источник

О типовых ошибках при работе в СЭД ДЕЛО

Список типовых ошибок пользователей Дело

Использование справочника организаций для направления документа внутреннему адресату.

В Дело существует три вида адресатов исходящего документа:

Справочник организаций. Содержит записи об организациях,
не подключенных к серверу Дело Администрации города Сургута, т.е. «внешних» организациях в контексте органов местного самоуправления города
и муниципальных учреждений. При этом, для обеспечения обмена с серверами Дело других городов (регионов), в данном справочнике заведены записи об органах местного самоуправления города и муниципальных учреждениях, подключенных
к обмену. Указание данных записей в качестве адресата исходящего документа является ошибкой, по причине которой исходящий документ не поступает адресату.

Справочник граждан. Содержит записи о физических лицах.

Справочник подразделений и должностных лиц. Содержит записи
о структуре органов местного самоуправления города и муниципальных учреждениях, включая записи о структурных подразделениях, учреждениях, отделах («папки» справочника) и записи о должностных лицах («листья» справочника). Записи данного справочника считаются «внутренними» адресатами, т.е. любое должностное лицо из данного справочника имеет возможность получить посредством Дело адресованный ему или его подразделению документ.
При регистрации исходящих документов или их проектов на структурные подразделения Администрации города и муниципальные учреждения адресаты должны быть выбраны именно из справочника подразделений, причем именно «папки», а не должностные лица руководителей или приемных.

В контексте системы Дело все структурные подразделения Администрации города, муниципальные учреждения, Дума города, Контрольно-счетная палата города, территориальная избирательная комиссия города являются подразделениями одной глобальной организации («г. Сургут»).

Добавление и редактирование записей справочников организаций и граждан доступно только документоведам подразделения, остальным пользователям доступен ввод незаполненных атрибутов записей справочника. Справочник подразделений ведется МКУ «УИТС г. Сургута».

Указание в качестве адресата документа должностного лица вместо подразделения.

При регистрации исходящих документов на структурное подразделение Администрации города или муниципальное учреждение в качестве адресата документа из справочника подразделений необходимо выбирать «папку» –наименование подразделения. Указание в качестве адресата должностного лица («листа» справочника), в том числе должностного лица «Приемная»
или руководителя, является ошибкой, поскольку не все должностные лица в Дело имеют возможность принимать документы. Направление исходящего конкретному должностному лицу также осложняет работу документоведа адресата – возникают трудности в отслеживании движения документа и при его поиске.

Выбрать подразделение-адресата в справочнике подразделений можно только путем поиска краткого наименования данного подразделения или из списка корневой папки «Подразделения».

При регистрации внутренних документов (служебные, докладные записки
и др.), напротив, адресатами указываются должностные лица, если иное
не оговорено участниками документооборота.

Создание проектов без добавления связей.

Для фиксирования логических связей в карточке документа Дело реализован раздел «Связки». В данном разделе необходимо максимально полно отображать информацию о связях документа с внешними документами или документами, зарегистрированными в Дело. Отсутствие связей в документе значительно осложняет анализ переписки и ограничивает доступ к документам системы –
в настоящее время в Дело все добавляемые связи по умолчанию являются «прозрачными»; если пользователю доступен какой-либо документ, то ему доступны все документы, связанные с ним «прозрачной» связью.

Некорректный выбор шаблона проекта исходящего документа.

В системе электронного документооборота «Кодекс: Документооборот» применялась присоединенная электронная подпись, а документы, подписанные электронной подписью, конвертировались в формат PDF . После подписания
и регистрации в сконвертированный документ добавлялись штамп подписи и штамп регистрации.

В Дело используется отсоединенная электронная подпись, исходных файл документа после подписи не претерпевает изменений. Для получения файла
с штампом подписи и отметкой о регистрации в Дело генерируется и добавляется
в карточку документа дополнительный файл, совпадающий по наименованию
с исходным, но имеющим расширение PDF .

Для успешной генерации документа со штампом подписи и отметкой
о регистрации необходимо соблюдение следующих условий:

документ создан по шаблону из раздела шаблонов ДЕЛО, ссылка на раздел размещена в правой верней части страницы ввода логина и пароля Дело;

имя файла документа начинается строго с префикса « EDS _»;

файл имеет расширение « doc » или « docx »;

документ прошел процедуру подписи и регистрации Дело.

Требования к файлу документа применяются только к файлам сопроводительных писем и не применяются к приложениям.

Направление проекта документа на визирование и подпись одновременно.

Проекты исходящих документов в Дело могут быть направлены должностным лицам на визирование (согласование) и подпись, причем система позволяет направить на визирование и подпись одновременно. Поскольку в подавляющем большинстве случаев подпись документа производится после завершения всех этапов его согласования, направление проекта на визирование и подпись одновременно является ошибкой и причиной проблемы подписания несогласованных проектов.

В Дело реализована процедура, которая автоматически выполняет следующие действия:

отправка/возврат проекта документа на подпись после визирования всеми визирующими при условии отсутствия/наличия стоп-визы («Не согласен»);

отправка/возврат документа на регистрацию после подписи при условии решения «Утверждаю»/«Не утверждаю».

Таким образом, при наличии в проекте визирующих направлять его на подпись вручную не требуется – документ поступит на подпись и регистрацию автоматически при отсутствии замечаний. При отсутствии визирующих ручное направление на подпись обязательно .

Создание поручений на должностное лицо «Приемная».

Должностные лица вида «Приемная» созданы в подразделениях для первичной обработки поступивших в подразделение документов. Записи вида «Приемная» являются фиктивными должностными лицами и не могут являться субъектом исполнения документа. При направлении документа на подразделение
по резолюции в качестве исполнителя резолюции необходимо указывать должностное лицо – руководителя подразделения, а не «Приемную».

Указание должностного лица «Приемная» в качестве адресата документа также является ошибкой.

Часто задаваемые вопросы пользователей Дело и ответы на них

Не работает быстрый поиск документов. Быстрый поиск документов выполняется с учетом последних запомненных параметров быстрого поиска. Если искомый документ не удовлетворяет данным параметрам, он не будет найден – например, поиск с параметром «Проекты документов» не найдет зарегистрированных документов, а с параметром «Документы» не найдет проектов.

Параметры поиска размещены в окне быстрого поиска под строкой ввода текста запроса. По умолчанию быстрый поиск выполняется с параметрами:

тип РК: «Документы»;

место поиска: «В карточке»;

период поиска: «За месяц».

Место поиска «В карточке» (по контексту) подразумевает поиск по основным атрибутам регистрационной карточки, а также по наименованию файлов, адресатам и связкам. Однако, данный вид поиска в настоящее время недоступен – поиск
«В карточке» не возвращает результатов. До решения проблемы поиска
по контексту, рекомендуется сохранить следующие параметры быстрого поиска (ссылка «Запомнить» в окне быстрого поиска):

тип РК: «Документы»;

место поиска: «По номеру»;

период поиска: «За все время».

Быстрый поиск «По номеру» выполняет строгий поиск по введенному номеру документа. Если нужно выполнить поиск по части номера, необходимо использовать символ «*» для замены произвольного количества символов, например, поиск по «01-02*» выведет все доступные пользователю карточки, номер которых начинается с 01-02, а поиск «*-02-*» выведет документы, содержащие часть номера «-02-».

Не отображаются вложения / доступно скачивание только в PDF .
В окне предпросмотра вложений регистрационной карточки (правая половина карточки) отображается первое вложение регистрационной карточки, сконвертированное в формат PDF . В текущей версии Дело в окне предпросмотра отображаются документы следующих конвертируемых форматов: HTM, HTML, PDF, TXT, JPEG, GIF, PNG, BMP; DOC, DOCX, DOCM, RTF; XLS, XLSX; PPT, PPTX; TIFF. Если формат вложения соответствует списку, но вложение
не отображается необходимо подать соответствующую заявку в Единую диспетчерскую службу по информатизации. Архивы, исполняемые файлы, файлы векторной графики и иные файлы отличных от вышеперечисленных форматов
в окне предпросмотра отображаться не будут — для просмотра таких вложений
их необходимо предварительно загрузить на свое рабочее место.

Выбор отображаемого в окне предпросмотра файла осуществляется
из выпадающего списка вложений в левой верхней части окна предпросмотра.
При загрузке вложения непосредственно из окна предпросмотра загружается сконвертированный файл (в формате PDF ). Загрузку файла в исходном формате
из карточки документа в текущей версии Дело выполнить невозможно – для этого необходимо перейти в папку, в которой находится документ (на исполнении / контролируемые поручения / результаты поиска) и нажать на ссылку с числом вложений в столбце «Файлы».

В папке «Контролируемые мною поручения» находится несколько записей для одного документа. Каждая запись (строка) в папках «Документы
на исполнении» и «Контролируемые мною поручения» соответствует одному поручению (резолюции) , созданному на имя пользователя или от имени пользователя соответственно. Исключение – документы, поступившие по пересылке (без поручений). Соответственно, для одного документа в папках будет столько записей, сколько в документе будет создано поручений на пользователя или от его имени.

«Не уходит» документ из папки. Удаление записей из папки «Документы на исполнении» происходит в следующих случаях:

для документов, поступивших по пересылке: при удалении записи вручную или при пересылке документа другому пользователю (требуется соответствующая настройка, по умолчанию после пересылки не удаляются);

для неконтрольных поручений: при создании отчета по резолюции,
при создании собственной резолюции первого уровня (неподчиненной)
и отсутствии других поручений на пользователя, при снятии корневого поручения
с контроля.

для контрольных поручений: при снятии поручения с контроля (независимо от наличия отчета), при снятии с контроля документа с опцией «снять с контроля поручения».

Удаление записи из папки «Контролируемые мною поручения» выполняется при снятии поручения контролером вручную или при снятии с контроля документа в целом с опцией «снять с контроля поручения».

Как закрыть исполнение одному исполнителю резолюции. В Дело ведется контроль исполнения резолюций в целом, снять с контроля резолюцию отдельному исполнителю невозможно. Функция «принять отчет» («Принять
и отчитаться» или «с правками»), несмотря на свое название, снимает с контроля резолюцию в целом, независимо от того, кто именно направил отчет и направляли ли отчеты остальные исполнители или основной исполнитель. .

Если требуется вести контроль исполнения для разных исполнителей независимо друг от друга, на каждого из них необходимо создавать отдельную резолюцию.

Данный вопрос обычно задают пользователи, не ознакомившиеся
с разделом «Основные отличия функций исполнения документов в системах Дело
и Кодекс» краткого руководства по исполнению документов .

Как влияют атрибуты резолюции / отчета на логику движения документа. На логику движения документа влияют только наличие в нем поручения и признак его контрольности. Признак основного исполнителя, важность / срочность резолюции, признак окончательности / промежуточности отчета на логику движения документа не влияют.

ярлык для входа в систему (во вложении). Ярлык необходимо сохранить на рабочий стол любым из способов:

1. Свернуть Outlook или окно письма так, чтобы был виден рабочий стол – «перетащить» ярлык из вложения на рабочий стол.

2. Нажать на ярлыке правую кнопку мыши – выбрать «Сохранить как» – выбрать рабочий стол.

После обновления Дело на некоторых рабочих местах возникают ошибки с некорректным отображением элементов интерфейса системы. Это связано с «запоминанием» (кешированием) браузера пользователя старой версии системы.

При возникновении ошибок с загрузкой отдельных элементов интерфейса в ДЕЛО-web нажмите сочетание клавиш Ctrl+F5 на странице с ошибкой. Также рекомендуется обновить кеш браузера.

Источник

Инструкция пользователя подсистемы Дело-WEB

1. Запуск модуля «Документы»

1.1.Запустить обозреватель Internet Explorer и в открывшемся окне интернет-навигатора указать адрес Web-сервера: http://192.168.200.211 /DELOWEB.

1.2. В раскрывшемся окне «Вход в систему ДЕЛО», введите логин, пароль и щелкните на клавише «Ввод» (Рис.1).

Рис.1 Вход в систему «Дело»

1.3. Перед Вами в окне интернет-навигатора откроется Первая страница

Рис.2. Окно Первой страницы подсистемы.

По умолчанию устанавливаются названия картотеки и кабинета, которые определены для данного пользователя.

Слева находится блок «Кабинеты», с доступными пользователю папками (Рис.3).

Рис.3 Блок Кабинеты

2.Работа с блоком Кабинеты

В системе «ДЕЛО» Кабинеты представляют собой совокупность папок, в которых накапливается информация о документах, поручениях и о проектах документов, направляемых должностным лицам для работы. В круглых скобках указано количество еще не просмотренных документов.

2.1 Работа с папкой «Поступившие»

Открываем кликом мыши папку «Поступившие». В эту папку поступают документы направленные владельцу кабинета для рассмотрения и наложения резолюций, но еще не обработанных. Перечень записей о документах, находящихся в папке, представлен в виде таблицы (Рис.4). В заголовке таблицы располагается наименование папки. При щелчке на этом наименовании открывается список всех папок текущего Кабинета.

Рис. 4 Папка кабинета «Поступившие»

Каждая строка таблицы соответствует одной записи о РК (Регистрационной карточке). В заголовке Тип, указан идентификатор группы документов, показывающий, какой именно группе соответствует данная РК ( – входящие, – письма и обращения граждан, – исходящие документы), а также индикатор новой (или повторно отредактированной) РК – .

Заголовки таких граф таблицы как Тип, № РК, От, Автор резолюции, Исполнитель и План являются кнопками сортировки. Названия кнопок-заголовков окрашены в синий цвет. Заголовок, по которому выполнена текущая сортировка, отмечен значком . Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы.

Чтобы открыть РК нужного документа, щелкните на регистрационном номере в записи этой РК.

Если на документ необходимо ввести резолюцию, то его необходимо перевести в папку «На исполнение», нажав на кнопку и выбрать принять к исполнению. Если документ информационного характера, то его можно удалить из папки поступившие. Для этого необходимо отметить его галочкой в первой колонке таблицы и в блоке , который находится над таблицей с записями кабинета, нажать кнопку удалить.

2.2 Работа с папкой «На исполнение»

В папке На исполнении находятся записи о документах и поручениях, принятых к исполнению владельцами данного кабинета, но еще не исполненных. (Рис.5)

Рис. 5 Папка «На исполнении»

2.2.1 Ввод резолюции

Чтобы ввести резолюцию необходимо:

1. Найти строку нужного документа, щелкнуть кнопку и нажать ввести резолюцию . При щелчке на этой кнопке открывается окно, в котором можно ввести резолюцию к выбранному документу. (Рис.6)

Рис.6 Окно новой резолюции

2. В поле Резолюция укажите дату вынесения резолюции . По умолчанию устанавливается текущая дата.

3. При необходимости в полях Плановая . Укажите плановую дату исполнения резолюции.

4. В поле Текст введите с клавиатуры текст резолюции

5. Для того, чтобы резолюция была направлена в кабинет исполнителя и контролера, установите флажок Рассылать резолюцию.

6. В разделе Исполнители выберите исполнителя или сформируйте список исполнителей

Для этого щелкните кнопку на панели кнопку. Откроется окно, содержащее

элементы справочника Подразделения. (Рис. 7)

Рис. 7 Справочник «Подразделений»

Необходимо в окне поиска набрать фамилию исполнителя в Именительном падеже или часть фамилии и нажать .

В списке выбранных исполнителей, их необходимо отметить и нажать кнопку в нижней части окна .

7. Должностное лицо, стоящее первым в списке исполнителей резолюции, автоматически назначается ответственным исполнителем и отмечается флажком .

При необходимости можно удалить отмеченное должностное лицо из списка исполнителей резолюции кнопкой .

Кнопки предназначены для перемещения отмеченного в списке исполнителя вверх/вниз по списку .

2.2.2. Исполнение документов

Чтобы исполнить поручение необходимо написать отчет об исполнении. Для этого выделить РК галочкой в первой колонке таблицы , нажать кнопку и выбрать «Исполнить».

Рис. 8 Отчет об исполнении поручения

Ввести дату исполнения, выбрать «Состояние исполнения». Затем нажать кнопку (Рис.8).

2.3 Работа с папкой «На контроле»

В папке «На контроле» находятся записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего кабинета. (Рис.9)

Рис.9 Папка «На контроле»

2.3.1 Контроль исполнения резолюции

Чтобы снять резолюцию с контроля требуется ввод фактической даты исполнения.

Для этого необходимо выполнить следующее:

1.Открыть окно просмотра нужного поручения.

Для этого найдите в списке запись, соответствующую нужному РК, откройте РК и в поле «Поручения» щелкните на кнопку «Открыть поручение» , затем «Редактировать поручение» и проставьте фактическую дату исполнения.

2.В поле Фактическая дата введите дату утверждения отчета исполнителя.

3. Заполнив все необходимые поля, щелкните на кнопке. Окно редактирования поручения закроется.

3. Регистрация исходящих документов

1. Для регистрации документа выберите функцию «Регистрация документов». В открывшемся окне выберите нужную вам группу документов.

Рис.10 Выбор группы документа

Далее откроется Окно РК исходящих документов, находящееся в режиме

Рис.11 Регистрация документа

При открытии окна в нем автоматически заполняются поля:

• Рег. № – регистрационный номер документа;

• От – дата регистрации документа. Заполняется автоматически. Если требуется, значение этого поля можно отредактировать, изменив число и месяц. Год изменению не подлежит;

• Экз. № – номер экземпляра оригинала документа.

• Доступ – гриф доступа документа. По умолчанию устанавливается значение «Общий».

Чтобы зарегистрировать исходящий документ:

1. Заполните поля основных реквизитов РК:

? Состав— количество страниц в документе.

Заполняется вводом с клавиатуры;

? Подписал – ФИО должностного лица, подписавшего документ. Заполняется выбором нужного значения из справочника Подразделения;

? Исполн. – ФИО должностного лица, подготовившего документ. Нужное значение выбираются из справочника Подразделения;

? Содерж. – краткое содержание документа. Заполняется вводом с клавиатуры;

Завершите регистрацию документа, щелкнув на кнопке Записать, чтобы сохранить введенные данные. РК документа будет переведена в режим просмотра.

Рис.12 Регистрация документа

2. Для прикрепления файла необходимо нажать кнопку , затем , в открывшемся окне выбрать место расположения файла

Рис.13 Прикрепление файла

Затем нажать кнопку .

3. Для выбора адресата необходимо нажать кнопку

Рис.14 Выбор адресата

Затем из справочника «Подразделения» по поиску найти адресата письма и нажать кнопку , затем.

Источник