СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами
Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.
«ДЕЛО» — система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.
Ключевые особенности
| | Интеллектуальная обработка текстов – извлечение данных, поиск по синонимам. |
| | Автоматическая классификация и маршрутизация поступающих документов. |
| | Проведение видеоконференций с фиксацией материалов в «ДЕЛО». |
| | Готовность к использованию совместно с продуктами ведущих отечественных разработчиков («МойОфис», Postgres Professional и др.). |
| | Поддержка работы с электронными оригиналами документов на всех этапах. |
Преимущества
| | Универсальность и надежность |
«ДЕЛО» – надежная и удобная система — 25 лет успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.
Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.
| | Договорной документооборот |
Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.
| | Мобильность и удаленная работа |
Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.
| | Юридически значимый документооборот |
Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.
| | Постановка задач и контроль исполнения |
Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.
| | Электронный архив, долговременное хранение документов |
Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.
| | Отчеты и аналитика |
Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.
| | Соответствие российским и международным стандартам |
СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.
| Автоматизация закупочной деятельности |
Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.
| | Управление заседаниями/совещаниями |
СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.
| Управление проектами/портфелями проектов |
Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.
Функциональные возможности
Систему «ДЕЛО» уже используют:
АО КБ «ДельтаКредитБанк»
ОАО «Ленинградская управляющая электросетевая компания» (ОАО «ЛОЭСК»)
Международный аэропорт «Уфа»
ОАО Енисейское речное пароходство
ООО «Газпром флот»
Национальный расчетный депозитарий
Отзывы
| | Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО» |
«В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.
| | Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания |
«Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией. »
Руководитель проекта И.В. Казанцева
| | Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО» |
«Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД. »
И.о. главного врача Е.А.Сараева
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
Источник
О типовых ошибках при работе в СЭД ДЕЛО
Список типовых ошибок пользователей Дело
Использование справочника организаций для направления документа внутреннему адресату.
В Дело существует три вида адресатов исходящего документа:
Справочник организаций. Содержит записи об организациях,
не подключенных к серверу Дело Администрации города Сургута, т.е. «внешних» организациях в контексте органов местного самоуправления города
и муниципальных учреждений. При этом, для обеспечения обмена с серверами Дело других городов (регионов), в данном справочнике заведены записи об органах местного самоуправления города и муниципальных учреждениях, подключенных
к обмену. Указание данных записей в качестве адресата исходящего документа является ошибкой, по причине которой исходящий документ не поступает адресату.
Справочник граждан. Содержит записи о физических лицах.
Справочник подразделений и должностных лиц. Содержит записи
о структуре органов местного самоуправления города и муниципальных учреждениях, включая записи о структурных подразделениях, учреждениях, отделах («папки» справочника) и записи о должностных лицах («листья» справочника). Записи данного справочника считаются «внутренними» адресатами, т.е. любое должностное лицо из данного справочника имеет возможность получить посредством Дело адресованный ему или его подразделению документ.
При регистрации исходящих документов или их проектов на структурные подразделения Администрации города и муниципальные учреждения адресаты должны быть выбраны именно из справочника подразделений, причем именно «папки», а не должностные лица руководителей или приемных.
В контексте системы Дело все структурные подразделения Администрации города, муниципальные учреждения, Дума города, Контрольно-счетная палата города, территориальная избирательная комиссия города являются подразделениями одной глобальной организации («г. Сургут»).
Добавление и редактирование записей справочников организаций и граждан доступно только документоведам подразделения, остальным пользователям доступен ввод незаполненных атрибутов записей справочника. Справочник подразделений ведется МКУ «УИТС г. Сургута».
Указание в качестве адресата документа должностного лица вместо подразделения.
При регистрации исходящих документов на структурное подразделение Администрации города или муниципальное учреждение в качестве адресата документа из справочника подразделений необходимо выбирать «папку» –наименование подразделения. Указание в качестве адресата должностного лица («листа» справочника), в том числе должностного лица «Приемная»
или руководителя, является ошибкой, поскольку не все должностные лица в Дело имеют возможность принимать документы. Направление исходящего конкретному должностному лицу также осложняет работу документоведа адресата – возникают трудности в отслеживании движения документа и при его поиске.
Выбрать подразделение-адресата в справочнике подразделений можно только путем поиска краткого наименования данного подразделения или из списка корневой папки «Подразделения».
При регистрации внутренних документов (служебные, докладные записки
и др.), напротив, адресатами указываются должностные лица, если иное
не оговорено участниками документооборота.
Создание проектов без добавления связей.
Для фиксирования логических связей в карточке документа Дело реализован раздел «Связки». В данном разделе необходимо максимально полно отображать информацию о связях документа с внешними документами или документами, зарегистрированными в Дело. Отсутствие связей в документе значительно осложняет анализ переписки и ограничивает доступ к документам системы –
в настоящее время в Дело все добавляемые связи по умолчанию являются «прозрачными»; если пользователю доступен какой-либо документ, то ему доступны все документы, связанные с ним «прозрачной» связью.
Некорректный выбор шаблона проекта исходящего документа.
В системе электронного документооборота «Кодекс: Документооборот» применялась присоединенная электронная подпись, а документы, подписанные электронной подписью, конвертировались в формат PDF . После подписания
и регистрации в сконвертированный документ добавлялись штамп подписи и штамп регистрации.
В Дело используется отсоединенная электронная подпись, исходных файл документа после подписи не претерпевает изменений. Для получения файла
с штампом подписи и отметкой о регистрации в Дело генерируется и добавляется
в карточку документа дополнительный файл, совпадающий по наименованию
с исходным, но имеющим расширение PDF .
Для успешной генерации документа со штампом подписи и отметкой
о регистрации необходимо соблюдение следующих условий:
документ создан по шаблону из раздела шаблонов ДЕЛО, ссылка на раздел размещена в правой верней части страницы ввода логина и пароля Дело;
имя файла документа начинается строго с префикса « EDS _»;
файл имеет расширение « doc » или « docx »;
документ прошел процедуру подписи и регистрации Дело.
Требования к файлу документа применяются только к файлам сопроводительных писем и не применяются к приложениям.
Направление проекта документа на визирование и подпись одновременно.
Проекты исходящих документов в Дело могут быть направлены должностным лицам на визирование (согласование) и подпись, причем система позволяет направить на визирование и подпись одновременно. Поскольку в подавляющем большинстве случаев подпись документа производится после завершения всех этапов его согласования, направление проекта на визирование и подпись одновременно является ошибкой и причиной проблемы подписания несогласованных проектов.
В Дело реализована процедура, которая автоматически выполняет следующие действия:
отправка/возврат проекта документа на подпись после визирования всеми визирующими при условии отсутствия/наличия стоп-визы («Не согласен»);
отправка/возврат документа на регистрацию после подписи при условии решения «Утверждаю»/«Не утверждаю».
Таким образом, при наличии в проекте визирующих направлять его на подпись вручную не требуется – документ поступит на подпись и регистрацию автоматически при отсутствии замечаний. При отсутствии визирующих ручное направление на подпись обязательно .
Создание поручений на должностное лицо «Приемная».
Должностные лица вида «Приемная» созданы в подразделениях для первичной обработки поступивших в подразделение документов. Записи вида «Приемная» являются фиктивными должностными лицами и не могут являться субъектом исполнения документа. При направлении документа на подразделение
по резолюции в качестве исполнителя резолюции необходимо указывать должностное лицо – руководителя подразделения, а не «Приемную».
Указание должностного лица «Приемная» в качестве адресата документа также является ошибкой.
Часто задаваемые вопросы пользователей Дело и ответы на них
Не работает быстрый поиск документов. Быстрый поиск документов выполняется с учетом последних запомненных параметров быстрого поиска. Если искомый документ не удовлетворяет данным параметрам, он не будет найден – например, поиск с параметром «Проекты документов» не найдет зарегистрированных документов, а с параметром «Документы» не найдет проектов.
Параметры поиска размещены в окне быстрого поиска под строкой ввода текста запроса. По умолчанию быстрый поиск выполняется с параметрами:
тип РК: «Документы»;
место поиска: «В карточке»;
период поиска: «За месяц».
Место поиска «В карточке» (по контексту) подразумевает поиск по основным атрибутам регистрационной карточки, а также по наименованию файлов, адресатам и связкам. Однако, данный вид поиска в настоящее время недоступен – поиск
«В карточке» не возвращает результатов. До решения проблемы поиска
по контексту, рекомендуется сохранить следующие параметры быстрого поиска (ссылка «Запомнить» в окне быстрого поиска):
тип РК: «Документы»;
место поиска: «По номеру»;
период поиска: «За все время».
Быстрый поиск «По номеру» выполняет строгий поиск по введенному номеру документа. Если нужно выполнить поиск по части номера, необходимо использовать символ «*» для замены произвольного количества символов, например, поиск по «01-02*» выведет все доступные пользователю карточки, номер которых начинается с 01-02, а поиск «*-02-*» выведет документы, содержащие часть номера «-02-».
Не отображаются вложения / доступно скачивание только в PDF .
В окне предпросмотра вложений регистрационной карточки (правая половина карточки) отображается первое вложение регистрационной карточки, сконвертированное в формат PDF . В текущей версии Дело в окне предпросмотра отображаются документы следующих конвертируемых форматов: HTM, HTML, PDF, TXT, JPEG, GIF, PNG, BMP; DOC, DOCX, DOCM, RTF; XLS, XLSX; PPT, PPTX; TIFF. Если формат вложения соответствует списку, но вложение
не отображается необходимо подать соответствующую заявку в Единую диспетчерскую службу по информатизации. Архивы, исполняемые файлы, файлы векторной графики и иные файлы отличных от вышеперечисленных форматов
в окне предпросмотра отображаться не будут — для просмотра таких вложений
их необходимо предварительно загрузить на свое рабочее место.
Выбор отображаемого в окне предпросмотра файла осуществляется
из выпадающего списка вложений в левой верхней части окна предпросмотра.
При загрузке вложения непосредственно из окна предпросмотра загружается сконвертированный файл (в формате PDF ). Загрузку файла в исходном формате
из карточки документа в текущей версии Дело выполнить невозможно – для этого необходимо перейти в папку, в которой находится документ (на исполнении / контролируемые поручения / результаты поиска) и нажать на ссылку с числом вложений в столбце «Файлы».
В папке «Контролируемые мною поручения» находится несколько записей для одного документа. Каждая запись (строка) в папках «Документы
на исполнении» и «Контролируемые мною поручения» соответствует одному поручению (резолюции) , созданному на имя пользователя или от имени пользователя соответственно. Исключение – документы, поступившие по пересылке (без поручений). Соответственно, для одного документа в папках будет столько записей, сколько в документе будет создано поручений на пользователя или от его имени.
«Не уходит» документ из папки. Удаление записей из папки «Документы на исполнении» происходит в следующих случаях:
для документов, поступивших по пересылке: при удалении записи вручную или при пересылке документа другому пользователю (требуется соответствующая настройка, по умолчанию после пересылки не удаляются);
для неконтрольных поручений: при создании отчета по резолюции,
при создании собственной резолюции первого уровня (неподчиненной)
и отсутствии других поручений на пользователя, при снятии корневого поручения
с контроля.
для контрольных поручений: при снятии поручения с контроля (независимо от наличия отчета), при снятии с контроля документа с опцией «снять с контроля поручения».
Удаление записи из папки «Контролируемые мною поручения» выполняется при снятии поручения контролером вручную или при снятии с контроля документа в целом с опцией «снять с контроля поручения».
Как закрыть исполнение одному исполнителю резолюции. В Дело ведется контроль исполнения резолюций в целом, снять с контроля резолюцию отдельному исполнителю невозможно. Функция «принять отчет» («Принять
и отчитаться» или «с правками»), несмотря на свое название, снимает с контроля резолюцию в целом, независимо от того, кто именно направил отчет и направляли ли отчеты остальные исполнители или основной исполнитель. .
Если требуется вести контроль исполнения для разных исполнителей независимо друг от друга, на каждого из них необходимо создавать отдельную резолюцию.
Данный вопрос обычно задают пользователи, не ознакомившиеся
с разделом «Основные отличия функций исполнения документов в системах Дело
и Кодекс» краткого руководства по исполнению документов .
Как влияют атрибуты резолюции / отчета на логику движения документа. На логику движения документа влияют только наличие в нем поручения и признак его контрольности. Признак основного исполнителя, важность / срочность резолюции, признак окончательности / промежуточности отчета на логику движения документа не влияют.
ярлык для входа в систему (во вложении). Ярлык необходимо сохранить на рабочий стол любым из способов:
1. Свернуть Outlook или окно письма так, чтобы был виден рабочий стол – «перетащить» ярлык из вложения на рабочий стол.
2. Нажать на ярлыке правую кнопку мыши – выбрать «Сохранить как» – выбрать рабочий стол.
После обновления Дело на некоторых рабочих местах возникают ошибки с некорректным отображением элементов интерфейса системы. Это связано с «запоминанием» (кешированием) браузера пользователя старой версии системы.
При возникновении ошибок с загрузкой отдельных элементов интерфейса в ДЕЛО-web нажмите сочетание клавиш Ctrl+F5 на странице с ошибкой. Также рекомендуется обновить кеш браузера.
Источник