Как работать, если ничего не успеваешь
В книге «Неприятие перемен» (Immunity to Change) профессора Гарварда Роберт Киган и Лайза Лейхи рассказывают, что возрастающая сложность современной жизни вызывает у людей ощущение, что они не справляются ни с работой, ни с обязательствами семейной жизни.
Типичная реакция человека на возрастающую нагрузку – работать больше и дольше, однако есть другой путь – остановиться и задуматься, зачем это делать, и найти новые подходы. Среди моих клиентов-руководителей есть те, к кому это относится в полной мере. Когда мы только начали сотрудничать, у них была привычка вставать в 4 часа утра и приниматься за работу. Например, Сью руководит проектами в технологической компании, которая недавно вышла на рынок. Сью отвечает за несколько проектов и боится пропустить важное срочное письмо. Аджай, основатель стартапа, выкраивает тихие утренние часы, чтобы выполнить хоть что-то из бесконечно разрастающегося списка задач. Соучредитель стартапа Мария чувствует постоянную перегрузку с тех пор, как компания начала расширяться. Возможно, гендиректора компаний с миллиардными оборотами и встают в 4 часа утра, но у большинства гораздо меньший уровень ответственности.
Постоянное чувство перегруженности влечет за собой когнитивные последствия: появляется заторможенность, забывчивость, рассеянность, сложности с концентрацией внимания и логическим мышлением, путаница в мыслях, снижается способность к принятию решений. Когда в течение долгого времени нагрузка на мозг слишком высокая, может проявиться когнитивная усталость – человек больше отвлекается и теряет гибкость мышления. Каждое из этих проявлений само по себе сказывается на продуктивности, а дискомфорт от нагрузки нарастает. Если вы сталкиваетесь с подобными проблемами, рекомендуем несколько основных стратегий.
Определите основной источник перегрузки
Назовите одну-две задачи, исключив которые можно сразу на 80% снизить стресс в своей жизни. Конечно, не всегда есть возможность отказаться от них, но важно определить главный источник стресса. Если это крупный проект, который близится к завершению, закончите его. Если вас тревожит объем задачи или проекта, разбейте его на более мелкие этапы, попросите дополнительные ресурсы или согласуйте другие сроки исполнения – а может быть, поможет все сразу.
Источник
Ничего не успеваете? 14 простых решений, которые помогут
Как найти больше времени на самое главное в жизни и работе.
Джефф Хейден – консультант, писатель, автор Inc.com.
В духе нашей темы сразу перейдем к делу.
1. Откажитесь от обязательств, взятых ради тщеславия.
Мы все занимаемся чем-то, что скорее потворствует нашему эго, чем приносит результаты. Работаем в каком-нибудь комитете, потому что этот пункт будет хорошо выглядеть в резюме. Преподаем в местном университете, потому что нам нравятся слова – «я преподаватель». Или мой пример – я пишу еженедельную колонку для местной газеты по большей части потому, что мне нравится, когда люди узнают меня в продуктовом магазине.
То, чем вы занимаетесь ради своего эго – по большей части пустая трата времени. Подумайте о том, чем вы занимаетесь прежде всего потому, что так вы выглядите более важной, умной или модной персоной. Если в этом занятии нет какой-то другой ценности, бросьте его. Я бросаю свою еженедельную колонку.
2. Книжная полка счастья.
На моей книжной полке стояла куча старых книг по Photoshop. Не брал их с полки годами – так что заменил их семейными фотографиями. От этого я чувствую себя счастливым. А когда я счастлив, мне работается лучше. И вам тоже.
3. Хватит гнаться за лишними 10 процентами.
Я, можно сказать, человек соревновательного склада. Когда я начинаю что-то делать, вскоре мне хочется делать это лучше других.
Ладно, я уж слишком соревновательный. Возьмем поездки на велосипеде. Я быстрее, энергичнее и в других отношениях лучше среднего человека. Но в сравнении с по-настоящему быстрыми гонщиками я никто. Это меня бесит. Я езжу больше, больше тренируюсь и трачу кучу времени на эти тренировки – и для чего? Чтобы еще пару километров тащиться за быстрыми гонщиками? Чтобы заехать на горку на 30% медленнее их, а не на 40%?
Такого рода улучшения не имеют никакой реальной ценности. Конечно, я стану спортивнее, но на этом этапе эффект для моего здоровья уже будет минимальным. И я трачу на велосипедные тренировки много часов, которые лучше бы отдал более важным целям. Или хотя бы проводил больше времени с родными – а это самая главная цель.
Так что в этом году я буду поддерживать себя в форме, но больше не стану гнаться за скоростными гонщиками: во-первых, я никогда их не догоню, а во-вторых, даже если и догоню, это не имеет значения.
Подумайте о том, что вы и так делаете хорошо, но упорно стараетесь сделать еще лучше. Потом взвесьте затраченные усилия и результат.
Иногда достаточно делать что-то просто хорошо, особенно если лишние 10% совершенно непропорциональны усилиям, которые вы на них тратите.
4. Отработайте ответ «нет».
Предприниматели усердно работают над «презентациями в лифте» — умением быстро представить свой проект. Они оттачивают формулировки и репетируют, потому что это важное умение. И так же важно уметь с достоинством и тактом говорить «нет».
Большинство из нас по умолчанию говорят «да», потому что не хочется показаться грубыми, недружелюбными, не желающими помочь. Увы, это означает, что мы по умолчанию берем на себя больше, чем можем или хотим сделать.
Может быть, ваш ответ будет столь же простым, как и тот, что выбрал я: «Простите, но у меня совсем нет времени». Но каким бы он ни был, отрепетируйте его, чтобы он звучал естественно. Тогда вы не скажете «да» лишь потому, что считаете это своим долгом; вы скажете «да», только если поймете, что это правильно.
5. Откажитесь от «традиционных» развлечений.
Вспомните, чем вы занимаетесь лишь потому, что всегда это делали. И подумайте – не пора ли остановиться? Вот простой способ проверки: если бы вы не стали заниматься чем-то в отпуске, значит, нет причины тратить на это время, когда вы не в отпуске.
6. Устанавливайте пределы.
Дедлайны и сроки задают ограничения, но обычно не самым правильным способом. Мы инстинктивно подстраиваем свою работу к ним, так что она занимает столько времени, сколько мы позволяем ей занять. Однако рабочие задачи должны отнимать ровно столько времени, сколько им требуется – или сколько вы решите, что им требуется.
Попробуйте вот что: примите решение тратить лишь 10 минут в день на соцсети. Всего 10.
В первый день вы будете чувствовать недовольство, потому что не сделаете всего, что вам «нужно» сделать. На второй день вы инстинктивно пропустите несколько новостных потоков, потому что они не так уж важны. На третий день вы пересмотрите приоритеты и, может, воспользуетесь инструментом типа HootSuite, чтобы лучше организовать себя.
На пятый день вы поймете, что 10 минут – это уйма времени, и его хватает, чтобы сделать все реально нужное. А то, что вы прежде тратили на это целые часы, было лишь результатом самообмана.
Выберите задачу, задайте ограничение по времени и придерживайтесь его. Необходимость, даже искусственно заданная, рождает креативность. Гарантирую: вы придумаете, как сделать, чтобы все получилось.
Первое, что вы делаете каждый день – это самое важное действие: оно задает тон всего вашего дня. Подготовьтесь к нему заранее, вечером. Составьте список. Напишите для себя напоминания. Обдумайте еще раз информацию. Запрограммируйте себя начать утром со спринта. Тело, введенное в сверхбыстрый режим, склонно в нем и оставаться.
8. Пересмотрите свой утренний распорядок.
Сделайте так, чтобы можно было добраться до первой утренней задачи как можно быстрее. Представьте, что вы спринтер-олимпиец, и ваш утренний распорядок – это как разогрев перед бегом. Не тяните время, не умасливайте себя, и не надо уделять время «себе» (сон – это и есть то самое время, когда вы наедине с собой). Встаньте, умойтесь, подзарядитесь – и вперед.
Я обычно оказываюсь у рабочего стола через 15 минут после пробуждения, так что здесь простора для улучшений немного. Поэтому я сделаю кое-что другое: обычно я первым делом проверяю почту; теперь же я буду делать до этого хотя бы одно важное дело.
Спринтеры не делают расслабляющих кругов перед гонкой. И мы тоже не должны.
9. Пересмотрите задачу, которую вы решаете регулярно.
Вспомните о задаче, которая постоянно повторяется в вашей жизни. И разберите ее на части. Сделайте ее решение быстрее. Или качественнее. Выберите действие, которое стало автоматическим, и очень постарайтесь сделать его лучше.
Даже если вы сэкономите пять минут, вы будете выигрывать пять минут всякий раз, как беретесь за эту задачу.
10. Поменяйте распорядок еды.
Еда может отнимать много времени, особенно если вы куда-то ходите поесть. Надо решить, где поесть, что поесть, добраться туда, сделать заказ, дождаться… эх.
Выберите один прием пищи и сделайте его эффективнее. Превратите 30 или 60 минут простоя в 10 минут перезарядки. Поставьте на рабочий стол что-то полезное – салат или фрукты. Съешьте батончик, заменяющий обед. Пусть прием пищи зарядит вас энергией. И тут же переключайтесь на продуктивное дело. Вы почувствуете себя лучше. И больше успеете.
11. Передайте задачу кому-то еще.
Меня воспитывали в уверенности, что если я могу сделать дело сам, то я сам и должен его сделать. Со следующей недели соседский мальчик будет подстригать мой газон. Ему пригодятся деньги. Мне пригодится время.
12. Исправьте ту штуку, которая у вас обычно не получается.
Я отвратительно управляюсь со встречами и переговорами в своем календаре. Я всякий раз решаю, что занесу их в планы попозже, а потом забываю. Я трачу слишком много времени – часто в панике, — пытаясь понять, где, что, когда… Все это потерянное время. Я беру обязательство: я буду сразу заносить каждую встречу или разговор в календарь в тот момент, когда я о них договариваюсь – что бы я в это время ни делал.
У вас наверняка есть как минимум одно дело, которое получается плохо. Моя жена часто берет не те ключи от машины и (а я вместе с ней) тратит слишком много времени на поиски. Может, вы забываете что-то отмечать. Может, вы откладываете ответ на письма и затем забываете о них. Может, у вас часто бывает, что вы не подготовились к совещанию или телефонному звонку. Что бы это ни было – исправьте это. Вы сэкономите себе время и нервы.
13. Пересмотрите свой путь на работу.
То время, что у вас уходит, чтобы добраться до работы, возможно, тратится впустую. Сделайте его продуктивным. За это время вспомните свои дела и подумайте о том, как лучше с ними разобраться. Послушайте подкаст или аудиокнигу. Сделайте пару звонков – не таких, где требуется сосредоточенность или принятие важных решений, а более простых: свериться с кем-то, уточнить, как идут дела, напомнить о себе и т.д.
Изучайте новый язык. Исследования показывают, что когда человек говорит хотя бы на двух языках, это замедляет наступление в старшем возрасте старческого слабоумия и болезни Альцгеймера.
Поездка на работу не должна быть временем простоя. Сделайте что-то, чтобы сэкономить время потом. А в высвободившееся время можно заняться чем-то более приятным.
14. Выберите дело, во время которого не будете отвлекаться.
Есть масса исследований о том, что из многозадачности ничего хорошего не выходит. А есть исследования о том, что многозадачность делает нас глупее. Может, вы согласны с этим, а может быть, и нет. Но в любом случае, я уверен, что у вас есть хотя бы одно дело, во время которого важно не отвлекаться и не терять сосредоточенности.
Выберите важную задачу, и когда вы ее решаете, отключите все остальное. Думайте только о ней. Ну как, получается лучше? Я уверен, что да. И уверен, что вы распространите эту практику и на другие свои дела.
Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.
Источник
Ничего не успеваю на работе.
Веду одна направление, оно специфическое я должна быть в курсе всех вопросов в организации. Сижу по 12 часов на работе. Встаю в 6:00 в 7-30 в 8-00 утра уже на работе первая, ухожу в 20-00, 21-00, 22-00 последняя.
Свои прямые обязанности выполнять не успеваю, так как постоянно кому-то что-то нужно срочно.
Начальница сегодня спрашивает сделала то-то. А я НЕТ!
А она все нужно успевать, все важно.
Но в сутках всего 24 часа, я иногда хочу спать. У меня ребенок.
В апреле должны дать премию, чувствую я в пролете буду, как с долгами рассчитаться если работаешь, а толку 0.
PS. На еву зашла первый раз за год, если что ))
Ладно. Если кто с моей работы прочитает — удачных выходных, а я сегодня до 22 ))
У нас организация занимается экологией. Существует несколько отделов. Воздух, вода, шум, почвы и т.д.
А я одна занимаюсь экологическим картографированием ВСЕГО.
То завод какой выбросит чего, то почва загрязнится, оползни могут сойти, стройки шуметь, деревья гибнут. И все ко мне. Тут нарисуй, тут посчитай, тут построй. И ооо быстрей срочно, мэр, путин и господь бог требуют от нас отчета пряма сейчас.
А есть еще мои личные рабочие текущие вопросы, которые я тоже должна успевать делать. Вот и сижу.
Все отделы занимаются сбором данных и анализом (работы у них тоже много).
Просто руководство ставит задачи конкретно мне, сделай так чтобы было «красиво». А красиво и быстро не получается. Иногда может уйти 5 минут на одну карту, а иногда и неделя.
У нас тут кризис, санкции. Всех сокращают. Да и есть специфические моменты по которым не выделят.
«Рыбы» есть, только задачи обычно творческие чтоб им (а тут поменяй, а здесь перекрась, заначек другой, легенду переделай и т.д.).
Я, наверное, больше от недооцененности расстраиваюсь. Когда слышишь «А что ты так долго на работе сидишь? Аааа ты еще и это делаешь, а я думал/ла что ты только то, что я тебе даю делаешь». ))
У меня список на полгода составлен.
Текущие вопросы отодвигаются в связи с появлением неотлагательных.
Приоритетность уточняю всегда. Обычно ответ — вчера.
Не важных дел у нас нет. В любую секунду могут спросить что-то.
В прошлом году у нас сероводородом запахло. Я в отпуске была. Стою на мосту в одной европейской столице, тут звонок с работы «Когда возвращаешься» — Я:»Завтра в пять утра» — мне «В 7 будь на работе». Вот прям с самолета на работу Но такое редко все-таки бывает ))
Почты слава богу мне шлют мало и проверяю ее редко.
Автор, 90% художеств — это тупой полет фантазии ваших коллег, который никому кроме них не сдался. Зачем вы все это реализуете? Отвечайте: хорошо, перекрашу, пририсую, размечу. Это займет две недели. Актуализировать смогу за час.
Если много параллельных заданий, стравливайте коллег друг с другом: могла бы сделать вашу задачу, Варвара Николаевна, но сейчас занимаюсь заданием от Валентина Петровича. Если вы с ним договоритесь, переключусь на вашу.
Уверяю вас, половина задач отпадет, и просить будут только о том, что действительно нужно.
Какого менеджера вы имеете в виду?
У автора нет человека, который занимается распределением обязанностей. Работаю в похожей конторе. Есть определенный функционал у определенного человека. Как он с ним справляется — только его проблема. Никто не контролирует и над душой не стоит. Но и плохо никто не делает — у нас на одно место человек 100 претендентов нарисуется моментально.
Объемы большие, все приоритеты люди распределяют самостоятельно, сокращать большие аппетиты у таких же фантазеров приходится достаточно часто.
А претензии-то справедливые )
Лучше сразу отказаться, чем сделать поздно или плохо. Никому ваше самопожертвование не нужно, имеет значение только результат.
Разложите объем работы перед начальником и требуйте помощников. Объясните, что на сорванных сроках он потеряет больше, чем зарплату еще одного-двух сотрудников. Нагрузка такой же не будет — будет как минимум наполовину меньше )
А так очень похоже, что вам нравится носить на себе лавровый венец мученика и незаменимого специалиста.
Нет, но у нас есть такие же фантазеры и любители доводить до совершенства, как ее «заказчики».
Существует такое понятие, как предел качества: работу надо выполнять настолько хорошо, насколько это требуется для решения задачи. При строительстве дома не нужны кирпичи, сделанные с точностью до микрометра, хотя технически это вполне реализуемо. Дом может оказаться хорошим, но цена и срок его строительства будут заоблачными.
Так и здесь. Автору надо научиться говорить стоп. Самой )
Соглашусь, что она исполнитель.
Детский сад с начальником-нянькой мне не понять )
Поясню для всех. Вы говорите правильные вещи, которые работают в нормальных коммерческих организациях. Эффективный менеджемент, расширение штата и т.д.
Я работаю в госконторе.
О каком менеджменте может идти речь?
Кого мне послать? Зам. министра или министра?))
Потребителями услуги, являются жители города.
Я периодически предлагаю варианты оптимизации процесса и уже чего-то по сравнению с тем что было добилась ))
А Вы думали, не легко родину защищать ))
Так они (ходоки) от шефов и ходят с криками «Война, эпидемия, снежный буран»(С)
А как я «городских сумасшедших» люблю, которые по весне жалуются на запах жженой травы, поэтому переезжают жить в Капотню — не иначе как нюхать запах бензина.
Ой поеду домой, сегодня ж пятница 13.
Бывают цацы особотупорылые,понтообразнные. Перед ними раскладывай-не раскладывай объёмы работ.
Их ебёт только результат. Подчинённым до них достучаться не вариант.
Только людям со стороны с полной тех. выкладкой. С аккуратным психологическим сопровождением реально.
Получила сегодня премию в 14 тыщ. Вроде понимаю, что многие на эти деньги живут, а тут просто премия. Но поспрашивала у своих коллег у всех больше. Расстроилась. Зачем столько париться, когда все-равно никто этого не видит.
Вот сижу и думаю что делать?
Тылов в виде мужа/родителей нет. Долги есть.
Идти не куда время не спокойное и специализация узкая.
Направление с 0 поднимала одна, все бросать?
Всем спасибо за советы.
Автор, тут что-то не так ясно.
Должна быть причина, по которой к вам так относятся.
То ли вы действительно не умеете со своим временем совладать, то ли ваше начальство не допирает.
С премией идите к руководству и задавайте конкретные вопросы — без наезда.
Вопрос: каким способом мне получить премию больше?
Если ответ: делать вовремя.
Тогда вы отвечаете: хорошо, тогда я сосредотачиваюсь на ваших поручениях и все дополнительные просьбы прошу фиксировать на бумаге.
И впредь при обращении кого-то из коллег — просите их на бумаге писать просьбы что-либо сделать.
У нас с вопросом про премии круговая порука. Премии начисляет бухгалтерия (и все об этом знают, но откуда они знают сколько и что я делаю загадка). Пойдешь в бухгалтерию они говорят все вопросы к начальству, пойдешь к начальству оно говорит все вопросы в бухгалтерию )
Да я и не пойду. Я 10 лет в организации, знаю всех включая ту самую замминистра )). Никогда ничего не просила. В прошлом году пошла по человечески к начальнице (не замминистра если что ))) сказала, так и так Маш работы у меня много, а перспектив никаких, все понимаю, но уйду если ничего не изменится.
Я еще по коридору шла мне в след кричали мы тебя с марта повысим. И что? Повысили. А ЗП походу такая же осталась.
Источник