Опен офис как настроить печать

В Части 1 этой статьи я рассказал о том, как использовать стили страниц в Calc для контроля печати электронных таблиц. Однако, хотя стили страниц являются одним из наиболее полезных инструментов для предпечатной подготовки таблиц, это далеко не единственное средство. Возможности по установлению настроек страницы для печати посредством настроек принтера и/или экспорта в формат pdf – это только часть всего арсенала. Ни одно из этих средств не является панацеей, поэтому Вам, возможно, придется использовать комбинацию этих методов, чтобы получить необходимый результат.

Тем не менее, чем больше вы знаете об этих средствах, тем более предсказуемым становится для вас процесс распечатки электронных таблиц.

Выбор диапазона печати

В каждой из этих возможностей вы можете следить за размером колонок и числом строк, которые выводятся на печать на каждой из страниц.

Например, если вы печатаете страницу с форматом «Letter/Письмо» портретной ориентации и полями 2,5 см с каждой стороны, вы сделаете колонку шириной 16,25 см. Полагая, что в таблице нет ячеек с размером большим, чем обычно, вы получите 50-55 строк. Многие считают это слишком сложным и ничего не делают. Проблема такого выбора, если вы хотите быстро освоить печать из Calc, в том, что вы никогда не сможете получить удовлетворительный результат без аккуратного подсчета размеров ячеек. В большинстве случаев строки и колонки разрезаются, разделяя информацию, которую вы размещали в одном месте и делая нумерацию страниц непредсказуемой.

Более удобный способ – выделить с помощью мыши то, что вам необходимо распечатать. При необходимости, можно использовать меню Формат, чтобы скрыть ячейки, колонки и строки или просто нажать клавишу Ctrl, когда Вы выделяете несмежные диапазоны. Этот метод хорошо работает, когда вам нужно распечатать таблицу только один раз, но если необходимо распечатывать один и тот же диапазон в различных сессиях работы с таблицей, то вы можете использовать пункт меню Данные > Определить диапазон для присвоения диапазону постоянного имени.

Тогда, когда вам потребуется распечатать этот диапазон вы можете просто выбрать пункт меню Данные > Выбрать диапазон или выбрать этот диапазон в окне навигатора (клавиша F5). В этом случае именованный диапазон печати сохраняется вместе с файлом. Диапазон печати теперь просто то, чем он и должен быть: выделение ячеек, которые Вы хотите распечатать.

Диапазон печати определяется в пункте меню Формат > Области печати. Используйте пункт Определить диапазон печати для создания области печати для смежных ячеек, пункт Добавить область печати для добавления в диапазон печати новых ячеек и пункт Изменить. для определения повторяющихся заголовков на каждой странице – действие, которое сделает распечатанную таблицу значительно более читабельной.

Четвертый метод – ручное разбиение страниц – точно делит заданный диапазон печати на страницы. Выбрав пункт меню Вставка > Разрыв и задав разрыв либо строки, либо столбца, Вы напрямую задаете где страница будет начинаться и заканчиваться. Поначалу некоторые путаются, когда надо выбирать разрыв строки или разрыв столбца. Но после нескольких попыток все встанет на свои места.

Основное препятствие для использования ручных разрывов в больших документах в том, что такой способ весьма трудоемкий и потребует большого количества времени, а также частого использования «Предварительного просмотра страницы» для продолжения вставки разрывов. Такие усилия не стоят трудов, если Вы собираетесь печатать таблицы регулярно.

Разрывы столбцов и строк отмечаются голубыми линиями по правой (для колонки) и верхней (для строки) границе ячейки. Однако этот индикатор можно легко пропустить в сложной таблице – можно не увидеть его как отметку диапазона печати.

Чтобы избежать этого, выберите пункт меню Вид > Предварительный просмотр деления на страницы. Когда Вы закончите, выберите пункт меню Вид > Обычный для возвращения к обычному виду таблицы.

Установка параметров принтера

Когда Вы выбираете Файл > Печать для печати или Файл > Экспорт в PDF, Вы можете установить параметры печати. Эти параметры, в основном, обычны, но некоторые специальные соображения нужно принять во внимание, когда Вы печатаете электронные таблицы:

• если вы печатаете выделенный вручную диапазон или диапазон страниц, убедитесь, что вы выбрали Файл > Печать > Выделение или вкладку Общие > Выделение в окне Экспорт в PDF. В противном случае диапазон печати будет замещен и будет распечатан весь документ;
• если вы хотите напечатать только отдельные ячейки, выберите их перед тем как откроете окно печати или экспорта. Используйте клавишу Ctrl для выбора несвязанного диапазона. Когда вы откроете окно печати, нажмите кнопку Параметры и установите галочку в пункте Печатать только выбранные страницы. Помните, что по умолчанию печатаются все листы электронной таблицы;
• установка галочки в пункте Параметры > Страницы > Подавлять вывод пустых страниц предотвратит печать страниц, которые содержат только пустые ячейки;
• Вам может понадобиться изменить ориентацию страниц так, чтобы какие-то строки или столбцы не были обрезаны. Используйте пункт Файл > Предварительный просмотр страницы, чтобы решить какие изменения требуется внести.

Подводя итоги

Подготовка страницы Calc к печати или экспорту состоит из трех шагов:

1. Создание и применение стиля страницы для контроля результатов печати;
2. Выбор области печати, используя методы, описанные в Части 2 данной статьи;
3. Выбор значений установок принтера или установок экспорта.

Во многих случая вы можете пропустить какой-нибудь из этих шагов. В конце концов, печать таблиц так же сложна, как фундаментальная наука. Однако если вы выполните их все, то увеличите шансы на правильную распечатку таблиц – если не с первого раза, то хотя бы со второго или третьего.

Об авторе

Bruce Byfield (Брюс Байфилд) – компьютерный журналист, который пишет в основном для «Linux Journal» и сайтов «NewsForge».

Источник

Печать документа

Как настроить параметры печати

Многие настройки печати задаются один раз при общей настройке всей программы и, как правило, не требуют постоянных корректировок.

1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис.

2. В списке команд выберите пункт Параметры.

3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Общие.

4. В правой части окна в группе Состояние документа активируйте пункт Печать и установите состояние Документ изменен, если при закрытии документа после его печати необходимо, чтобы дата печати была зарегистрирована в свойствах документа как изменение.

5. В левой части окна в списке OpenOffice. org выберите пункт Печать.

6. В правой части окна в группе Настройки для активируйте пункт Принтера (для печати документа сразу на принтере).

7. В группе Предупреждения принтера рекомендуется активировать все пункты: Размер бумаги, Ориентация бумаги и Прозрачность, что позволит получать предупреждение об особых условиях печати документа.

8. Для печати черновой копии документов активируйте пункты Сократить градиент, Сократить растровые изображения и Преобразовать цвета в оттенки серого.

9. В левой части окна откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Печать.

10. В правой части окна в группе Содержимое рекомендуется активировать следующие пункты:

• Графические объекты — для печати графических объектов данного документа;

• Таблицы — для печати таблиц данного документа;

• Рисунки — для печати графических объектов, созданных с помощью функций рисования OpenOffice.org;

• Элементы управления — для печати элементов управления форм данного документа;

• Фон — для печати цветов и объектов, вставленных в фон данной страницы.

11. В группе Страницы для определения порядка печати многостраничных документов рекомендуется активировать следующие пункты :

• Левые страницы — для печати левых страниц документа;

• Правые страницы — для печати правых страниц документа.

12. В группе Прочее при двусторонней печати рекомендуется активировать пункт Печатать автоматически вставленные пустые страницы.

13. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить печать примечаний

1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис.

2. В списке команд выберите пункт Параметры.

3. В левой части окна откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Печать.

4. В правой части окна в группе Примечания для определения порядка печати примечаний выберите пункты:

• Не печатать — для запрета печати примечаний (стоит по умолчанию);

• Только примечания — для печати только примечаний, без текста документа;

• В конце документа — для печати примечаний в конце документа, после основного текста;

• В конце страницы — для печати примечаний в конце каждой страницы, содержащей примечания;

5. Закройте окно кнопкой ОК.

Во время набора текста документа рекомендуется время от времени просматривать свою работу как бы со стороны, очищенную от разметочных знаков Подробнее:

Источник

Печать

OpenOffice.org Calc предлагает мощную и чрезвычайно конфигурируемую систему печати. Для вывода или не вывода на печать можно выбирать много различных деталей. Можно устанавливать порядок печати листов и их размер. Можно выбирать для печати на всех страницах особые строки или столбцы, или определять диапазон печатаемых листов.

Печать электронных таблиц

Для вывода на печать или в файл электронной таблицы выполните команду Файл > Печать. Открывающееся диалоговое окно Печать позволяет изменить настройки принтера. Здесь можно быстро определить, что печатать: весь документ, отдельные листы или группу выбранных ячеек. В этом окне также можно определить количество копий, необходимость упорядочения копий. Чтобы начать печать, нажмите кнопку OK.

Параметры печати

Параметры печати можно устанавливать либо только для текущего документа, либо для всех электронных таблиц. Для установки параметров для текущего документа в диалоговом окне Печать нажмите кнопку Параметры в левом нижнем углу окна. Для постоянной установки параметров выполните Сервис > Параметры > OpenOffice.org Calc > Печать. Диалоговые окна для обоих случаев очень похожи.

Выбор области печати

Для печати можно выбрать один или более листов. Это может быть полезным, если имеется большая электронная таблица с множеством листов, а на печать необходимо вывести только некоторые из них. В качестве примера можно привести бухгалтерские данные о расходах за определенный период времени, когда для каждого месяца года используется один лист. Если необходимо распечатать только лист для ноября, то следует выполнить следующие действия.

1. Выделите листы, которые требуется распечатать. (Удерживайте нажатой клавишу Control при щелчке по каждой вкладке листа.)
2. Выполните команду Файл > Печать и выберите Параметры.
   

   Примечание

   Кнопка Параметры отличается от кнопки Свойства . Кнопка Свойства имеет дело с установкой параметров принтера, тогда как кнопка Параметры имеет дело с параметрами OpenOffice.

3. Установите флажок Печатать только выбранные листы.
4. Нажмите кнопку OK.

Настройка области печати

Печать строк или столбцов на каждой странице

Если лист будет распечатываться на нескольких страницах, то можно настроить печать так, чтобы определенные строки или столбцы повторялись на каждой печатной странице.

В качестве примера, рассмотрим необходимость печати на всех страницах двух верхних строк листа, а также столбца A:

1. Выполните команду Формат > Области печати > Изменить.
2. Появится диалоговое окно Изменение диапазонов печати. Щелкните по — нет — слева от поля Повтор строки, измените его на — пользовательский -.
3. В поле ввода текста, в центре, введите строки, которые надо повторять. Например, для повторения первой и второй строк введите $1:$2.
4. Столбцы также можно повторять; щелкните по — нет — слева от поля Повтор столбца, измените его на — пользовательский -.
5. В поле ввода текста, в центре, введите столбцы, которые надо повторять. Например, для повторения столбца A введите $A.
6. Нажмите кнопку OK.

Определение диапазона печати

Этот параметр используется для изменения или определения диапазона печати. Это может быть полезным для больших электронных таблиц, если для них необходимо распечатать только ряд специфических данных. Для определения диапазона печати:

1. Выделите диапазон ячеек, входящих в диапазон печати.
2. Выполните команду Формат > Области печати > Определить диапазон печати.

На экране появятся линии разрыва страницы.

Расширение диапазона печати

После определения диапазона печати в него можно добавить дополнительные ячейки. Это позволит распечатывать несколько несмежных областей одного и того же листа, а не весь лист. После определения диапазона печати:

1. Выделите набор ячеек, которые должны быть добавлены к диапазону печати.
2. Выполните команду Формат > Области печати > Добавить область печати.

К диапазону печати будут добавлены дополнительные ячейки.

Линии разрыва страницы на экране больше не будут отображаться.

Удаление диапазона печати

Иногда необходимо удалить определенный ранее диапазон печати, например, если позднее надо распечатать лист полностью.

Для удаления диапазона печати выполните команду Формат > Области печати > Очистить диапазон печати

По этой команде будут удалены все диапазоны печати листа.

После удаления диапазона печати на экране появятся линии стандартных разрывов страницы.

Источник