Outlook как настроить напоминания

Настройка категорий, отметок, напоминаний и цветов

Проверьте, как это работает!

В Outlook можно добавить пометку, установить напоминание для помеченного сообщения электронной почты и назначить ему цветовую категорию, чтобы упорядовить свой почтовый ящик.

Установка отметки «К исполнению»

Выберите сообщение электронной почты.

Щелкните значок .
Отметка станет красной, и в заголовке письма появится сообщение К исполнению.

Примечание: Отметки «К исполнению» используются только для элементов, требующих выполнения действий.

Просмотр всех отметок «К исполнению»

На вкладке Вид нажмите кнопку Список дел и выберите пункт Задачи.

Откроется область Список дел со всеми отметками.

Удаление отметки «К исполнению»

Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.

Выберите пункты К исполнению > Пометить как завершенную.

Отметка К исполнению примет вид зеленой галочки и удалится из области Список дел.

Настройка напоминания

Выберите сообщение электронной почты, для которого вы хотите настроить напоминание.

На вкладке Главная нажмите кнопку К исполнению и выберите пункт Добавить напоминание.

В диалоговом окне Другая в поле Пометка выберите значение К исполнению или введите описание.

Установите флажок Напоминание, укажите дату и время и нажмите кнопку ОК.

Рядом с сообщением появится значок колокольчика .

Чтобы изменить время напоминания, нажмите кнопку К исполнению, выберите пункт Добавить напоминание, измените время и нажмите кнопку ОК.

Поиск поручения

Если приложение Outlook находит в сообщении какие-либо признаки поручения, в области чтения автоматически появляется вкладка Поручения .

Нажмите стрелку вниз рядом с надписью Поручения, чтобы прочитать поручение, а затем выберите пункт К ИСПОЛНЕНИЮ, если необходимо установить отметку К исполнению для напоминания о необходимости исполнения этого поручения.

Примечание: При выборе пункта К ИСПОЛНЕНИЮ поручение появляется в области Список дел.

Когда задача будет выполнена, ее следует пометить как завершенную.

В раскрывающемся списке Поручения выберите пункт Пометить как завершенную.

Можно также щелкнуть помеченное сообщение в области Список дел правой кнопкой мыши и выбрать пункт Пометить как завершенную.

Создание цветовых категорий

На вкладке Главная нажмите кнопку Выбрать категорию и выберите пункт Все категории.

Чтобы переименовать цветовую категорию, в окне Цветовые категории выберите цветовую категорию и нажмите кнопку Переименовать. Укажите подходящее имя для выбранной категории и нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы изменить цвет категории, выберите нужный цвет в раскрывающемся списке Цвет .

Чтобы создать новую цветовую категорию, нажмите кнопку Создать, введите имя, выберите цвет и нажмите кнопку ОК.

Когда вы закончите работу с цветовыми категориями, нажмите кнопку ОК.

Назначение сообщению цветовой категории

Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.

Выберите пункт Выбрать категорию и выберите подходящую цветовую категорию для сообщения.

Источник

Установка и отмена напоминаний

Outlook напоминания по электронной почте или календарю будут напоминать о запланированном событии.

Показывать напоминания по другим программам и приложениям

Вы можете настроить Outlook для отображения окна напоминания в верхней части других программ, в которые вы работаете.

Выберите Файл> Параметры> Дополнительные параметры.

В разделе Напоминания, чтобы показать напоминания поверх других окон.

Нажмите кнопку ОК.

Примечание.Эта функция недоступна для Outlook 2013 и Outlook 2016. Для Microsoft 365, эта версия доступна, если у вас версия 1804 (сборка 9226.2114) или более высокая.

Добавление и удаление напоминаний для собраний

Это относится ко всем встречам и собраниям в календаре. Сохраните этот параметр для будущих встреч и собраний.

На вкладке Файл выберите пункт Параметры, а затем — категорию Календарь.

В разделе Параметры календаря установите или снимите флажок Напоминания по умолчанию.

Установите время по умолчанию, в течение которого вы хотите получать напоминания перед новыми элементами календаря (например, 15 минут, 30 минут и т. д.).

Это относится только к выбранному собранию в календаре.

в нижней части экрана выберите Календарь;

Откройте собрание. Если появится диалоговое окно Открытие повторяющегося элемента, выполните одно из следующих действий:

чтобы установить напоминание только для одной встречи или собрания из ряда, выберите Только это;

чтобы установить напоминание для всех встреч или собраний ряда, выберите Весь ряд;

На вкладке Собрание (для повторяющегося собрания — вкладка Ряд собраний нажмите кнопку Напоминания и выберите время, за какое время до встречи или собрания вы хотите получить напоминание). Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.

Автоматическое отклонение напоминаний о прошедших событиях

Если вы не хотите, чтобы напоминания о событиях в прошлом были, вы можете Outlook, чтобы напоминания о прошедших событиях автоматически отключались. Например, если вы не на месте в течение трех дней, вы можете не возвращаться и не видеть напоминания о собраниях, которые были у вас на месте.

Выберите Параметры > файла > Дополнительные параметры.

В разделе Напоминания выберите Автоматически отклонять напоминания о прошедших событиях.

Добавление напоминаний для сообщений электронной почты

В нижней части экрана выберите Почта.

Нажмите Главная > К исполнению > Добавить напоминание.

В диалоговом окне Другая установите или снимите флажок Напоминание.

Добавление напоминаний для задач

В нижней части экрана выберите Задачи.

Чтобы просмотреть задачи, выберите Главная> Список дел.

Щелкните задачу в списке.

Выполните одно из следующих действий:

Чтобы добавить напоминание о задаче в список задач, выберите задачу, а затем в группе К последующим задачам выберите период времени для выполнения крайнего срока.

Чтобы удалить напоминание о задаче из списка To-Do задач, в группе Управление задачей нажмите кнопку Удалить из списка.

Примечание: Если вы не работаете в Outlook, окно напоминания отображается позади используемой программы, чтобы не отвлекать ваше внимание от работы. Вместо этого в панели задач начинает мигать значок Outlook и раздается звук напоминания. Если вы работаете в шумном помещении, попробуйте увеличить громкость динамиков или изменить звук напоминания на уникальный.

Встречи и собрания календаря

Для новых встреч и собраний:

На вкладке Файл выберите пункт Параметры, а затем — категорию Календарь.

Чтобы включить или отключить напоминания по умолчанию для всех новых собраний и встреч, в группе Параметры календаря установите или снимите флажок Напоминания по умолчанию.

Если вы установили флажок, укажите, за какое время до начала встречи или собрания должно появиться напоминание.

Для существующих встреч и собраний

Откройте встречу или собрание.

Примечание: Если появится диалоговое окно Открыть повторяющийся элемент, выберите команду Открыть копию или Открыть весь ряд и нажмите кнопку ОК.

На вкладке Встреча в группе Параметры выберите в поле со списком Напоминания по умолчанию время до встречи или собрания, за которое должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.

Примечание: Для событий на целый день по умолчанию напоминание задается на 18 часов вперед. Хотя этот параметр нельзя изменить для всех сообщений, вы можете изменить время напоминания отдельно для каждой встречи.

Сообщения электронной почты, контакты и задачи

На вкладке Главная в группе Теги щелкните команду К исполнению, а затем выберите пункт Добавить напоминание.

Совет: С помощью напоминаний можно быстро помечать сообщения как элементы списка дел. Щелкните правой кнопкой мыши столбец Состояние пометки в списке сообщений. Если сообщение открыто, на вкладке Сообщение в группе Отслеживание нажмите кнопку К отслеживанию ивыберите добавить напоминание.

В диалоговом окне Прочие установите или снимите флажок Напоминание. Если флажок установлен, укажите дату и время напоминания.

Нажмите кнопку ОК.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Встречи и собрания календаря

Для новых встреч и собраний:

В меню Сервис в строке меню вверху главного экрана Outlook (на котором отображается вся ваша почта) выберите пункт Параметры. Имейте в виду, что меню Сервис не отображается при чтении сообщения электронной почты.

Чтобы включить или отключить автоматическое создание напоминаний для новых собраний и встреч, на вкладке Настройки в группе Календарь установите или снимите флажок Напоминание.

Если вы установили флажок, укажите, за какое время до начала встречи или собрания должно появиться напоминание.

Для существующих встреч и собраний

Откройте встречу или собрание.

Примечание: Если появится диалоговое окно Открыть повторяющийся элемент, определите, когда должно отображаться напоминание: только для открытого мероприятия или для всей последовательности повторяющихся мероприятий, элементом которой оно является. Выберите вариант Открыть копию или Открыть весь ряд и нажмите кнопку ОК.

На вкладке Встреча в группе Параметры выберите в списке Напоминание, за какое время до встречи или собрания должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.

Примечание: Для событий на целый день по умолчанию напоминание задается на 18 часов вперед. Хотя этот параметр нельзя изменить для всех сообщений, время напоминания можно изменить отдельно для каждой встречи.

Сообщения электронной почты, контакты и задачи

Чтобы установить или отменить напоминания, выберите сообщение электронной почты, контакт или задачу.

На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку к следуйтеи выберите добавить напоминание.

Совет: С помощью напоминаний можно быстро помечать сообщения как элементы списка дел. Щелкните правой кнопкой мыши столбец Состояние пометки в списке сообщений. Если сообщение открыто, на вкладке Сообщение в группе Отслеживание нажмите кнопку К и выберите добавить напоминание.

В диалоговом окне Прочие установите или снимите флажок Напоминание. Если флажок установлен, укажите дату и время напоминания.

Совет: Если приложение Outlook закрыто, напоминания на экране не появляются. Оно должно быть открыто или свернуто на панель задач.

Источник

Отправка сообщения электронной почты с напоминанием о последующем

Отправляемые сообщения можно помечать, чтобы вы (или получатель) могли оповестить об этом.

Пометка для себя

Вы отправляете сообщение, которое требует ответа. Вы хотите убедиться, что не забудете о запросе и получите необходимые сведения. Пометка для себя сообщает о том, что вы попросили других людей ответить. Добавив пометки, вы увидите задачу в области Задачи и обзоре задач.

Щелкните Сообщение > К последующим.

Выберите Сегодня, Завтра, На этой неделе, На следующей неделе, Без датыили Пользовательский.

Так как сообщение будет в папке Отправленные, мы рекомендуем добавить напоминание для себя. Напоминания — это диалоговое окно оповещения, которое появляется, когда к ним нужно прибавиться, точно так же, как и для предстоящих собраний или встреч.

Чтобы добавить напоминание для себя, нажмите кнопку К > добавить напоминание. Введите дату и время появления диалогового окна напоминания.

Пометка получателей

Пометка сообщения для получателей добавляет дополнительный акцент. В списке сообщений появится пометка, а над строкой «От» сообщения появится текст. Если получатель также Outlook, элемент будет добавлен в его список дел.

Щелкните Сообщение > К последующим.

Выберите пункт Другой.

Проверьте флажок Пометить для получателей.

В диалоговом окне Настройки мы рекомендуем изменить текст по умолчанию Пометка на описание или действие. Например, можно ввести: Отправить Юлии ответ на вопрос о разрешении. Это текст, который получатель увидит над строкой «От».

Чтобы сделать его более заметной, можно добавить напоминание. Напоминания — это диалоговое окно с оповещениями, которое появляется, когда к ним нужно приступить, точно так же, как и для предстоящего собрания или встречи.

Чтобы добавить напоминание для получателей, проверьте флажок Пометить для получателей, а затем введите дату и время, которые должны отображаться в диалоговом окне напоминания для получателей.

Совет: Используйте осторожность при добавлении напоминания к флагу для получателей. Спросите себя, нужно ли прервать получателю диалоговое окно напоминания или достаточно флага.

Как работают даты пометки в меню «К работе»?

Помечая элементы для последующего применения и напоминаний, используйте пометки. Для флагов доступны следующие стандартные даты начала, сроки и время напоминания. Вы можете настроить каждый из параметров.

За час до окончания текущего дня

Текущая дата плюс один день

Текущая дата плюс один день

Время начала текущего дня и один рабочий день

Текущая дата плюс два дня, но не позднее последнего дня на этой неделе

Последний рабочий день на этой неделе

Время начала текущего дня и два дня работы

На следующей неделе

Первый рабочий день следующей недели

Последний рабочий день следующей недели

Время начала первого дня следующей недели

Отображается текущая дата. Выберите настраиваемую дату при желании

Отображается текущая дата. Выберите настраиваемую дату при желании

Отображается текущая дата. Выберите настраиваемую дату при желании

Дополнительные сведения

Пометка для себя

Выполните одно из указанных ниже действий.

В список сообщений выберите нужное сообщение. На вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К следуйте и выберите нужный тип пометки.

В открытом сообщении на вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К следуйте ивыберите нужный тип пометки.

Если вы хотите напомнить об этом помеченных сообщениях, на вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К сожалению ивыберите добавить напоминание. Дату и время напоминания при желании можно изменить.

Пометка получателей

Используйте дискреционные возможности при отправке напоминаний другим людям. Некоторые получатели могут не по достоинству оценить напоминания во время работы. Кроме того, можно отправить сообщение, помеченное датами начала и срока, а также дополнительные сведения в списке Пометить к. Таким образом, сведения будут доступны получателям на информационной панели сообщения без напоминания.

Чтобы отправить пометки, чтобы другим людям было предложено что-то сделать, перед отправкой сообщения сделайте следующее:

В открытом сообщении на вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К следуйте ивыберите пометить получателей.

В спискеПометить для получателей в списке Пометить выберите тип флага, который вы хотите отправить.

По умолчанию сообщения, помеченные для получателей, содержат напоминание. При необходимости измените дату и время. Если вы не хотите включать напоминание, сключим его.

При этом вы можете пометить сообщения электронной почты к действию, чтобы следить за ответами.

Как работают даты пометки в меню «К работе»?

Помечая элементы для последующего применения и напоминаний, используйте пометки. Для флагов доступны следующие стандартные даты начала, сроки и время напоминания. Вы можете настроить каждый из параметров.

За час до окончания текущего дня

Текущая дата плюс один день

Текущая дата плюс один день

Время начала текущего дня и один рабочий день

Текущая дата плюс два дня, но не позднее последнего дня на этой неделе

Последний рабочий день на этой неделе

Время начала текущего дня и два дня работы

На следующей неделе

Первый рабочий день следующей недели

Последний рабочий день следующей недели

Время начала первого дня следующей недели

Отображается текущая дата. Выберите настраиваемую дату при желании

Отображается текущая дата. Выберите настраиваемую дату при желании

Отображается текущая дата. Выберите настраиваемую дату при желании

Дополнительные сведения

Пометка для себя

В новом сообщении на вкладке Сообщение в группе Параметры нажмите кнопку К .

В меню К сожалению выберите добавить напоминание.

Чтобы выбрать тип напоминания, выберите его в списке Пометить к.

Например, вы можете выбрать более конкретную фразу для напоминания, например Позвонить, Непереадваровыть ,Для ваших сведений или Просмотреть. Эти сведения будут Панель сведений в сообщении.

Выберите дату и время в списках рядом с полем Напоминание.

После выбора даты и времени напоминание также появится на информационной панели.

Чтобы изменить звуковой сигнал напоминания по умолчанию, нажмите кнопку и перейдите к звуковому файлу. Если этот звуковой сигнал не выбран, выберите его.

Пометка получателей

Используйте дискреционные возможности при отправке напоминаний другим людям. Некоторые получатели могут не по достоинству активировать напоминания во время работы. Кроме того, можно отправить сообщение, помеченное датами начала и срока, а также дополнительные сведения в списке Пометить к. Таким образом, сведения будут доступны получателям на информационной панели сообщения без напоминания.

В новом сообщении на вкладке Сообщение в группе Параметры нажмите кнопку К .

В меню К сожалению выберите пункт Пометить для получателей.

В разделе Пометить для получателей выберите тип напоминания (по умолчанию к ней примечаний) выберите нужный флажок в списке Пометить к.

Например, вы можете выбрать более конкретную фразу для напоминания, например Позвонить, Непереадваровыть ,Для ваших сведений или Просмотреть. Эта информация появится на информационной панели сообщения.

Выберите дату и время в списках рядом с полем Напоминание.

После выбора даты и времени напоминание также появится на информационной панели.

Совет: Чтобы добавить пометку и напоминание для себя и других людей, выберите флажок Пометить для меня, выберите сведения для пометки и задайте параметры напоминания.

После того как помеченные сообщения будут отправлены, вы сможете отслеживать получателей. Если вы используете учетную запись Exchange Майкрософт, вы даже можете найти и отслеживать ответы, которые вы получаете. Подробнее об этой функции читайте в теме Поиск помеченных сообщений.

Как работают даты пометки в меню «К работе»?

Помечая элементы для последующего применения и напоминаний, используйте пометки. Для флагов доступны следующие стандартные даты начала, сроки и время напоминания. Вы можете настроить каждый из параметров.

Источник