Outlook настроить хранение письма

Создание файла данных Outlook (PST) для хранения информации

В почтовом ящике выберите Создать элемент > Другие элементы > Файл данных Outlook.

Введите имя файла.

Чтобы задать пароль, установите флажок Добавить дополнительный пароль.

Нажмите кнопку ОК. В текстовых полях Пароль и Подтверждение введите пароль и нажмите кнопку ОК еще раз.

Если установлен пароль, его нужно будет вводить при каждом открытии файла данных — например, когда запускается Outlook или когда файл данных открывается в Outlook.

О файлах данных Outlook (PST и OST)

При первом запуске Outlook необходимые файлы данных создаются автоматически.

Иногда возникает необходимость создать дополнительные файлы данных. Файлы данных Outlook (PST) сохраняются на компьютере в папке Документы\Файлы Outlook.

Старые сообщения и элементы, которые вы не используете регулярно, можно архивировать в Файл данных Outlook (PST).

Если ваш почтовый ящик почти заполнен, некоторые элементы можно экспортировать в файл данных Outlook (PST). Эти файлы также можно использовать для создания архивов, файлов проектов и резервных копий из любой учетной записи Outlook.

Файлы данных Outlook (PST) используются для учетных протокол POP3 электронной почты

Совет: Если размер Файл данных Outlook (PST), это может замедлить синхронизацию OneDrive и показать «Обработка изменений» или «Файл используется». Узнайте, как удалить PST-файл данных Outlook из OneDrive.

В некоторых учетных записях (IMAP, Microsoft Exchange Server и Outlook.com) используется автономный файл данных Outlook (OST). Это синхронизированная копия сообщений, сохраненных на сервере. Доступ к ней можно получить с нескольких устройств и приложений, таких как Outlook.

Автономные файлы данных Outlook сохраняются на диске :\Users\имя пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Совет: Нет необходимости делать это для автономного файла данных Outlook (OST), так как он уже является копией данных в режиме жизни на сервере. Если снова настроить учетную запись либо на другом компьютере или устройстве, синхронизированная копия сообщений будет скачина.

О файлах данных Outlook

Outlook использует файл данных для сохранения элементов на компьютере в файле личных папок Outlook (PST). С помощью учетной записи Microsoft Exchange элементы обычно доставляются на почтовый сервер и сохраняются на этом сервере.

Чтобы вы могли работать с сообщениями без подключения к почтовому серверу, в Outlook есть автономные папки, которые сохраняются в файле автономных папок (OST) на компьютере.

OST-файлы Outlook применяются только в том случае, если у вас есть учетная запись Exchange и вы работаете в автономном режиме или используете режим кэширования Exchange.

PST-файлы Outlook используются для учетных записей протокол POP3, IMAP и HTTP. Чтобы создать архивы, файлы проектов или резервные копии папок и элементов Outlook на компьютере, включая учетные записи Exchange, необходимо создать и использовать дополнительные PST-файлы.

При первом запуске Outlook необходимые файлы данных создаются автоматически.

Создание PST-файла в формате Outlook 2003/Office Outlook 2007

По умолчанию Outlook создает PST-файл в самом новом формате, который поддерживает файлы больших размеров и наборы знаков Юникода. Файлы такого формата нельзя открыть с помощью Microsoft Outlook 97, 98, 2000 или 2002.

В меню «Файл» выберите пункт «Новый»,а затем выберите «Файл данных Outlook».

Щелкните файл личных папок Office Outlook (PST)и нажмите кнопку «ОК».

В диалоговом окне «Создание или открытие файла данных Outlook» в поле «Имя файла» введите имя файла и выберите «ОК».

В диалоговом окне «Создание личных папок Майкрософт» в поле «Имя» введите отображаемую папке PST-папку.

Примечание: Это поможет различать PST-файлы данных Outlook. Рекомендуем выбрать имя, которое имеет значение.

Если вы хотите защитить файл данных паролем, в поле «Пароль»введите пароль в текстовых полях «Пароль» и «Проверка пароля».

Примечание: По соображениям безопасности при вводе пароля на экране отображаются только точки.

Советы по паролям

Выберите содержательное имя.

При этом выберите пароль для этого файла данных. Если вы не хотите, чтобы каждый раз при его открытие вводить пароль к файлу, выберите его в списке паролей.

Пароль может содержать до 15 символов.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях не используются сочетания таких элементов. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27.

Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Лучше всего использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Даже если установлен флажок Сохранить пароль в списке паролей, запомните или запишите этот пароль на тот случай, если PST-файл потребуется открыть на другом компьютере. Устанавливать этот флажок следует только при условии, что ваша учетная запись пользователя Windows защищена паролем и никто другой не имеет доступа к учетной записи вашего компьютера.

Важно: Ни корпорация Майкрософт, ни поставщик услуг Интернета, ни администратор электронной почты не имеют доступа к этому паролю. Если вы забудете его, они не смогут помочь вам восстановить содержимое PST-файла.

Имя папки, связанной с сохраненным файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, в меню Переход выберите пункт Список папок. По умолчанию папке назначено имя «Личные папки».

Создание PST-файла в формате Outlook 97–2002

Чтобы получить файл данных, совместимый с Outlook 97, 98, 2000 или 2002, необходимо создать файл личных папок (PST-файл) Outlook 97–2002. Формат этого PST-файла такой же, какой использовался в Outlook 97, 98, 2000 и 2002.

В меню «Файл» выберите пункт «Новый»,а затем выберите «Файл данных Outlook».

Щелкните файл личных папок Outlook 97–2002 (PST)и нажмите кнопку «ОК».

В поле «Имя файла» введите имя файла и выберите «ОК».

В поле «Имя» введите отображаемую папке PST-папку.

Если вы хотите защитить файл данных паролем, в разделе Пароль введите свой пароль в текстовых полях Пароль и Подтверждение.

Примечание: По соображениям безопасности при вводе пароля на экране отображаются только точки.

Советы по паролям

Пароль может содержать до 15 символов.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях не используются сочетания таких элементов. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27.

Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Лучше всего использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Даже если установлен флажок Сохранить пароль в списке паролей, запомните или запишите этот пароль на тот случай, если PST-файл потребуется открыть на другом компьютере. Устанавливать этот флажок следует только при условии, что ваша учетная запись пользователя Windows защищена паролем и никто другой не имеет доступа к учетной записи вашего компьютера.

Важно: Ни корпорация Майкрософт, ни поставщик услуг Интернета, ни администратор электронной почты не имеют доступа к этому паролю. Если вы забудете его, они не смогут помочь вам восстановить содержимое PST-файла.

Имя папки, связанной с сохраненным файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, в меню Переход выберите пункт Список папок. По умолчанию папке присваивается имя «Личные папки».

Источник

Оставлять копии сообщений на сервере

При настройке почтовой программы по протоколу POP3 для входящей почты, есть возможность настроить хранение копий сообщений на сервере. Для включения данной настройки, а также указания периода очистки почты с сервера Вам нужно зайти в настройки Вашей учетной записи.

MS Office Outlook 2003

В почтовой программе кликните по пункту меню Сервис — Учетные записи электронной почты

В открывшемся окне выберите Вашу учетную запись и кликните по Изменить.

Затем кликаем по Другие настройки и в открывшемся окне переходим на вкладку Дополнительно и устанавливаем галочку для параметра Оставлять копии сообщений на сервере.

MS Office Outlook 2007

Кликаем на пункт меню Сервис — Настройка учетных записей.

В открывшемся окне вбираем Вашу учетную запись и кликаем по кнопки Измненить.

Затем кликаем по кнопке Другие настройки.

В открывшемся окне переходим на вкладку Дополнительно и устанавливаем галочку для параметра Оставлять копии сообщений на сервере.

MS Office Outlook 2010

Кликните Файл — Настойка учетных записей

Затем кликните по имени учетной записи и кликните по Изменить

В открывшемся окне «Параметры электронной почты Интернета» кликните по Другие настройки

Затем перейдите на последнюю вкладку Дополнительно и отметьте параметр «Оставлять копии сообщений на сервере».Тут же можно указать когда производить очистку сервера (письма удаляться с сервера, но останутся в почтовой программе).

Mozilla Thunderbird

В почтовом клиенте кликните по названию почтового ящика и выберите пункт “Просмотр параметров этой учетной записи”

В открывшемся окне необходимо перейти в раздел “Параметры сервера”

И установить галочку в поле “Оставлять копии сообщений на сервере”

The Bat!

В почтовом клиенте кликните по пункту меню «Ящик» — далее выберите «Свойство почтового ящика».

В открывшемся окне необходимо перейти в раздел “Управление почтой”

Отметьте радиокнопку «Оставлять письма на сервере». При необходимости, установите галочки в параметрах:

• “Срок хранения писем на сервере” и укажите количество дней;
• «Удалять письма с сервера при их удалении из корзины».

Источник

Политики хранения

С помощью параметров политик хранения в Outlook Web App политику для сообщений и папок в почтовом ящике. Политики хранения определяют, как долго будут храниться ваши сообщения. Политики архивации определяют, как долго сообщения остаются в папке электронной почты, пока не будут перемещены в архив.

Возможно, вы сможете добавить или удалить необязательные политики хранения и политики архива, которые были настроены лицом, которое управляет вашим почтовым ящиком. Обязательные политики удалить невозможно.

Примечание: Управление политиками хранения и архива для вашей учетной записи — необязательная функция, которая может быть вам недоступна.

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Microsoft 365 или Exchange Server 2016, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Для получения справки по Outlook в Интернете см. раздел Получение справки по Outlook в Интернете.

Политики хранения обычно охватывают диапазон времени. Например, на рисунке ниже доступны такие политики, как удаление за неделю (7 дней) и 1 месяц удаления (1 месяц). Также доступны долгосрочные политики, такие как 1 год удаления (1 год) и 5 лет удаления (5 лет). Для важных сообщений или папок выберите «Никогда не удалять».

Политики архива могут меняться в диапазоне от личного перемещения на 1 год до перемещения в архив (1 год) до личного 5 лет на архив (5 лет). Вы также можете выбрать личный никогда не перемещать в архив (Never).

Примечание: Ваша организация управляет политиками, доступными для вашего использования.

Чтобы назначить политику хранения или архива сообщению или папке, необходимо перейти к своим письмам.

В браузере войдите в Outlook Web App, используя URL-адрес, предоставленный пользователем, который управляет электронной почтой вашей организации. Введите имя пользователя и пароль и нажмите кнопку Войти.

В области папок щелкните правой кнопкой мыши сообщение или папку, для которой нужно применить политику, и выберите пункт Назначить политику.

Выберите политику архива или хранения, которые вы хотите назначить сообщению или папке.

Совет: Если вы хотите, чтобы сообщение придерживалось той же политики, что и для папки, в ней, выберите «Использовать политику родительской папки».

Политика хранения может окончательно удалять сообщения или перемещать их в папку «Удаленные». Если вы видите описание политики хранения с сообщением «Удалить (временно можно восстановить)», вы можете восстановить сообщения с помощью восстановления удаленных элементов. Как долго элементы можно восстановить, управляет администратор вашей организации. По умолчанию этот период составляет 30 дней. См. статью «Восстановление элемента, который больше не был в папке «Удаленные», в статье «Восстановление удаленных элементов или сообщения электронной почты в Outlook Web App».

При восстановлении элемента, который был удален политикой хранения или архива, необходимо либо поместить его в папку, не связанную с политикой, либо удалить политику из этого элемента после восстановления. В противном случае элемент может быть удален снова.

Управлять политиками хранения для календаря нельзя.

Администратор вашей организации создает политики хранения и управляет ими.

Политики хранения и архива обрабатываются один раз в течение семи дней.

Источник