Письмо что не работаем по кассе

Что делать, если перестала работать онлайн-касса

Больше материалов по теме «Касса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Иногда предприниматель сталкивается с тем, что онлайн-касса перестает работать. Происходит это по различным причинам: проблемы с интернетом, электричеством, вирусы, атаки хакеров, ошибки обновления, сбой накопителя. Для устранения проблемы нужно сначала разобраться, чем она вызвана. Исходя из причины определяется дальнейший алгоритм действий. Корректную работу онлайн-кассы нужно восстанавливать в обязательном порядке. По закону предприниматель не может осуществлять свою деятельность без этой системы.

Что делать, если пропал интернет

Информация о платежах размещается в памяти фискального накопителя. Это обязательная мера перед отправкой сведений оператору фискальных данных. И это спасение при возникновении проблем с интернетом. Если данные не отправились сразу же, направить их можно позже, так как они сохранены. Хранятся они до 30 суток. За это время можно устранить все проблемы с сетью.

Если интернет будет отсутствовать в течение более месяца, накопитель данных блокируется. Работа онлайн-кассы останавливается. Следовательно, компания также должна приостановить свою деятельность. Что делать в этом случае? Для снятия блокировки достаточно подключить аппарат к интернету. Сделать это можно до истечения срока годности.

То есть с рассмотренной проблемой справиться легко. Однако блокировка кассы может вызвать вопросы у ФНС. Если сеть пропала лишь в одной коммерческой точке, а не по всему зданию, это может спровоцировать подозрения со стороны контролирующих органов. В частности, компанию могут заподозрить в сокрытии информации. Выполняется внеплановая проверка. Если было обнаружено правонарушение, на фирму накладывается штраф.

ВАЖНО! Руководителю рекомендуется отслеживать передачу данных через личный кабинет. Такая услуга предоставляется многими операторами фискальных данных. О работе с кассой лицо могут уведомлять через СМС.

Поломка кассы в одной организации

Иногда онлайн-касса не работает только в одной фирме. Это наиболее опасная ситуация, так как налоговые органы могут заподозрить компанию в сокрытии информации. Кассиру, после возобновления работы системы нужно обязательно составить чеки коррекции на бланках отчетности. Если чеков не составлено, компания штрафуется за каждую неучтенную операцию.

Массовые поломки онлайн-системы

Массовая поломка – наиболее простой вариант. К примеру, такая ситуация может произойти при отключении электричества во всем здании. В этом случае не требуется направлять уведомление в налоговую инспекцию. Предприниматель не будет привлечен к ответственности в любом случае. Связано это с тем, что он никак не виноват в произошедшем. Соответствующие указания приведены в письме ФНС №ЕД-4-20/25867 от 20 декабря 2017 года.

Как действовать, если онлайн-касса сломалась

Онлайн-касса может начать работать некорректно. Это внезапные включения и выключения, функционирование с ошибками, предоставление чеков с неправильной информацией. Возникнуть эта проблема может по множеству причин. К примеру, это некачественные компоненты.

Если онлайн-касса функционирует некорректно, использовать ее нельзя. То есть торговые процессы также приостанавливаются. В нормативных актах не предусмотрена ситуация, в которой вместо сломанной системы применяется альтернативная, то есть торговлю придется в любом случае сворачивать.

Как быстро возобновить свою деятельность? Нужно вызвать сотрудников организации, которая обслуживает систему. Самостоятельно делать ничего не нужно.

ВАЖНО! Нельзя заменять чеки бланками строгой отчетности. Делать это возможно только в том случае, если компания предоставляет услуги физическим лицам.

Что делать, если отключилось электричество

Отключение электричества является форс-мажорной ситуации, то есть руководитель никак не может на это повлиять. Действия кассира являются стандартными: приостановка торговли с последующим вызовом представителей обслуживающей фирмы. Если компания желает полностью обезопасить себя от наложения штрафов, нужно выполнить эти действия:

• Подготовка письменного объяснения. В документе указывается информация об обстоятельствах отключения кассы.
• Запрос поставщику услуги. У поставщика нужно попросить подтверждение факта отключения электроэнергии.
• Создание чеков коррекции.

Все эти документы предъявляются при проверке. Это гарант того, что компания не будет привлечена к ответственности на основании статьи 14.5 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ! Чек коррекции предполагает отражение суммы сделки, которая проводилась во время отключения энергии. Создавать его нужно до закрытия смены. В крайнем случае документ формируется на следующий день.

Ответственность за неправильные действия при поломке

Самое важное при отключении онлайн-системы – прекращение торговой деятельности. Если компания не прекратит продажи, она будет оштрафована. Размер штрафа определяется на основании пункта 2 статьи 14.6 КоАП РФ:

• Половина суммы от выручки, которая не проведена через онлайн-кассу (не меньше 10 тысяч рублей).
• Полный размер выручки (не меньше 30 000 рублей).

Если магазин предоставил чек коррекции при проверке, вероятность наложения штрафа минимальна. Что делать, если компания все-таки была привлечена к ответственности? Если фирма имеет все подтверждающие документы, имеет смысл обратиться в суд для оспаривания. Скорее всего, компания выиграет дело. Суды встают на сторону налогоплательщиков в том случае, если:

• компания не виновата в происшедшем и не могла предотвратить отключение системы;
• кассир произвел все необходимые действия: оформление документов, подтверждающих сбой, создание коррекционных чеков.

Главное для предупреждения проблем с налоговой структурой – грамотные действия кассира и руководителя.

Как предупредить некорректную работу онлайн-кассы

Хотя у компании есть высокие шансы избежать ответственности, все равно следует предупреждать проблемы с онлайн-кассой. Сделать это вполне возможно. К примеру, имеет смысл приобрести источник бесперебойного питания. Работать он должен на мощном аккумуляторе. Эта мера позволяет не прекращать торговую деятельность даже при перебоях с электричеством.

Следующий шаг – выбор качественного оборудования для учета платежей, надежного поставщика интернета и коммунальных услуг. Также следует заключать договоры только с добропорядочными поставщиками. Рекомендуется регулярно обновлять антивирус, прошивку.

Что говорят представители ФНС

Рекомендации ФНС приведены в письме №ЕД-4-20/24899. В этом нормативном акте даны советы по поводу действий кассира при внезапном прекращении работы онлайн-системы. В частности, руководителю не обязательно немедленно закрывать торговую организацию. Главное, что он обязан сделать, – направить в налоговую инспекцию заявление о периоде, в котором касса не работала.

Сразу после включения кассы нужно оформить чеки по всем выполненным операциям. Рекомендуется отправить в инспекцию также уведомление о составлении бумаг. В уведомлении прописываются реквизиты этих чеков. В письме указано, что организации рекомендуется запастись дополнительной кассой. Ей можно пользоваться в период поломки основного аппарата.

Источник

Можно ли отключить кассу, если она временно не нужна?

Читательница Анастасия спрашивает:

Я проработала с кассой лето, но до следующего лета она мне не понадобится. Хочу выключить кассу, но переживаю, чтобы не было проблем с налоговой. И что делать, когда касса понадобится мне следующим летом или осенью?

Еще о кассах в Деле:

С 1 июля 2019 года с кассами работают все компании и индивидуальные предприниматели, которые что-то продают физлицам. Если касса нужна на время или уже не нужна, ее можно отключить. Для этого надо разобраться с данными на фискальном накопителе, написать заявление оператору фискальных данных и приостановить договор с банком.

Разобраться с оператором фискальных данных и фискальным накопителем

В каждой кассе стоит фискальный накопитель — такая железка, которая передает данные о продажах оператору фискальных данных. Накопитель служит 13, 15 или 36 месяцев. Перед тем, как отключать накопитель, надо проверить состояние расчетов в памяти аппарата, а затем отключить. Состояние расчетов — отчет о том, что все данные о продажах касса передала оператору, в отчете в поле не переданных сообщений должен стоять ноль. Это значит, что касса передала все данные о продажах оператору.

Если осталась информация, надо подождать, когда система сама их передаст, или связаться со службой поддержки оператора или банка, который обслуживает кассу. Можно отключить кассу, в которой остались непереданные данные, но через 30 дней кассу заблокирует оператор. Исправить блокировку можно будет через личный кабинет, отправив оператору данные о продажах.

Дальше надо расторгнуть договор с оператором фискальных данных. Сделать это можно в личном кабинете, но у каждого оператора свои инструкции, поэтому лучше обратиться в службу поддержки. Общая схема такая: написать заявление о расторжении договора в личном кабинете оператора, подписать его электронной подписью и отправить. Если нет электронной подписи, распечатать заявление, подписать, отсканировать и прикрепить в личном кабинете. Оператор рассматривает заявление месяц и расторгает договор.

Модулькасса — онлайн-касса для магазинов: настраивается за 10 минут, контролирует остатки, обрабатывает интернет-заказы. За 11 900 рублей или бесплатно.

Сообщить банку, что касса пока не нужна

После того, как кассу отключили от оператора фискальных данных, ее надо выключить и обратиться в банк, который обслуживал кассу. Клиенты Модулькассы обращаются с вопросами по кассам по телефону или в чате.

Дальше всё зависит от того, в собственности касса, в рассрочке или в аренде.

Если касса в собственности или в рассрочке, банк предлагает заполнить заявление на приостановку обслуживания и отправить его из личного кабинета. Банк рассматривает заявление три дня и приостанавливает обслуживание.

Когда касса в рассрочке, клиент погашает долг за рассрочку. Закрыть счет и не выкупить кассу нельзя, потому что с момента начала рассрочки касса считается собственностью клиента.

Чтобы сдать арендованную кассу, надо следовать инструкции:
• проверить состояние расчетов фискального накопителя на кассе — в нем должно быть ноль операций;
• вытащить из кассы фискальный накопитель и хранить его пять лет;
• снять кассу с учета в налоговой, если кассу брали в аренду. Это можно сделать в налоговой или через личный кабинет на сайте ФНС;
• прислать в личном кабинете банка подтверждение о том, что касса больше не числится в налоговой;
• оплатить стоимость фискального накопителя в личном кабинете;
• вернуть кассу. Модулькассу можно вернуть тремя способами: заплатить курьеру, который приедет и заберет ее, отправить кассу любой транспортной компанией или привезти на склад в Москве.

Если приостановить работу с кассой нужно на больший срок, чем срок фискального накопителя, тогда надо снять его с учета. Если срок меньший, тогда проследить, чтобы в нем не остались данные о продажах, и отключить кассу.

Источник

Что делать, если онлайн-касса сломалась?

Онлайн-касса — это сложное электронное устройство, которое в какой-то момент может выйти из строя. Разумеется, при бережном отношении и соблюдении инструкции вероятность поломки терминала минимальна, но в жизни бывает всякое. К неприятной ситуации может привести множество разных причин — от случайно пролитой на устройство чашки кофе до пожара или замыкания. Маловероятен, но все же возможен и сбой в работе железа или программного обеспечения, в результате которого касса начинает «чудить»: не включается, печатает некорректные чеки и т.д. От неожиданностей не застрахован никто.

На интернет-форумах предприниматели время от времени задаются вопросом о том, что делать, если онлайн-касса вышла из строя. Попытаемся дать исчерпывающий ответ на него и другие вопросы пользователей, связанные с поломкой кассы. Статья будет полезна не только тем, кто столкнулся с такой проблемой, но и всем бизнесменам, ведь кто предупрежден, тот вооружен.

Итак, начнем с главного.

1. Могу ли я продолжить работу без кассы?

По закону вы не имеете права получать от клиентов и покупателей деньги без проведения операции через кассу и выдачи чека. Использовать неисправную онлайн-кассу тоже нельзя. Не стоит пытаться устранить поломку самостоятельно. Вы должны временно остановить работу и незамедлительно обратиться в сервисный центр производителя устройства через его сайт или по телефону. Не исключено, что специалисты смогут быстро устранить неисправность прямо на месте, и вы не понесете убытков.

2. А что, если поломка серьезная?

Если поломка серьезная и на ее устранение требуется время, то возможны разные варианты:

На время, пока ваша онлайн-касса в ремонте, можно взять новую в аренду. Вернуть арендованную кассу можно в любой момент, возместив только стоимость фискального накопителя. Чтобы снова не тратить время на активацию кассы, ее настройку и подключение, можно взять вариант, где все включено. То есть вы получите кассу, практически полностью готовую к работе. Это не очень дорого, например, у МТС Кассы стоимость тарифа с активацией и полным сервисным обслуживанием начинается от 2300 рублей в месяц. Если же и арендованная касса даст сбой — ее без проблем заменят на новую без лишних доплат и проволочек.

— Если вы заранее позаботились о том, чтобы купить и зарегистрировать в налоговой подменную кассу на случай поломки — похвалите себя за предусмотрительность и смело используйте запасное устройство. Вам не придется прекращать работу и нести убытки из-за форс-мажора. Вы не зря потратили деньги на приобретение резервного оборудования.

— Также если вы заблаговременно заключили контракт с сервисным центром на сервисное абонентское обслуживание с опцией экстренной замены кассы — вас тоже можно поздравить. На время ремонта вам будет выдана новая касса.

3. А если касса не в аренде, и запасного оборудования нет, то налоговая меня накажет?

Если оперативно заменить кассу возможности нет, то обойтись без проблем не получится. Так вы почти наверняка понесете убытки из-за вынужденного простоя. Но штрафа от налоговой можно и избежать. Вот о чем надо помнить:

— Сразу после обнаружения неисправности необходимо с помощью специалиста сервисной службы извлечь из памяти фискального накопителя данные о платежах, в том числе информацию о том, какие данные были переданы оператору фискальных данных (ОФД), а какие — из-за поломки — нет. Это нужно, чтобы впоследствии направить в налоговую непереданные данные вместе с разъяснительным письмом.

— Как только вы остановили операции по вышедшей из строя кассе, составьте и направьте в налоговую письмо с разъяснениями причины остановки. Тогда у налоговой не будет причин подозревать вас в попытке скрывать выручку.

— Осуществляя расчеты с покупателями и клиентами без использования онлайн-кассы, либо применяя неисправное устройство, вы рискуете нарваться на солидный штраф. Его размер будет зависеть от суммы выручки, полученной «мимо кассы». К примеру, за неприменение онлайн-кассы юрлицо накажут на сумму до полного объема такой выручки, но не менее 30 тысяч рублей, а должностное лицо — на сумму до половины выручки, но не менее десяти тысяч. За использование устройства, не соответствующего требованиям закона (в том числе неисправного) предусмотрен штраф до десяти тысяч на юридическое лицо, и до трех тысяч на должностное.

— Владельцам касс иногда советуют в случае серьезной поломки кассы не останавливать работу, фиксировать операции вручную, выдавая клиентам чеки на типографских бланках строгой отчетности, а после завершения ремонта сформировать чек коррекции. Это не самый лучший совет, поскольку если во время ремонта кассы к вам вдруг нагрянет проверяющий и уличит вас в работе без кассы, то почти наверняка придется заплатить штраф. Исключения из этого правила есть (придется доказать, что прекращение торговли привело бы к серьезным негативным социально-экономическим последствиям), но в абсолютном большинстве случаев не стоит так рисковать. Гораздо дешевле и безопаснее заранее позаботиться о резервном оборудовании на случай поломки. Также использование арендованной кассы избавит вас от многих хлопот.

4. Во сколько мне обойдется ремонт кассы?

Стоимость ремонта кассы будет зависеть от того, насколько серьезна поломка, а также от стоимости комплектующих, которые придется заменить. Если ваш договор поставки кассового оборудования содержит пункт о сервисном обслуживании, то оплатить придется только стоимость деталей, требующих замены. А вот если сервисное обслуживание не предусмотрено — будьте готовы раскошелиться: оплатить придется не только изношенные детали, но и каждое действие специалиста — от выезда на место (от 2 000 рублей) и диагностики оборудования (от 800 рублей) до настройки интернет-соединения (от 800 рублей). Ремонт кассы — это дорогое удовольствие. К примеру, замена испорченного дисплея обойдется в 70% от стоимости самого устройства. Некоторые специалисты устанавливают почасовой тариф на свои услуги (примерно 1500 рублей/час), и тогда стоимость ремонта для предпринимателя становится непредсказуемой, известен случай, когда поломка кассы оказалась настолько сложной, что ремонт обошелся владельцу в 12 тысяч рублей.

Чтобы избежать таких трат на ремонт онлайн-касс, эксперты рекомендуют либо подключить сервисное абонентское обслуживание устройства, либо взять кассу напрокат.

«Арендный вариант хорош тем, что предприниматель никогда не столкнется тратами на ремонт — даже на покупку сломанных деталей, — рассказал Роман Арифуллин, директор по проектам малого и среднего бизнеса МТС, — По сути в месяц он платит примерно столько же, сколько обычные предприниматели платят за сервисное абонентское обслуживание своей онлайн-кассы. При этом он экономит на покупке самого онлайн-устройства. У нас стоимость аренды начинается от 1700 рублей, в то время как в среднем по рынку цена абонентского сервисного обслуживания составляет 1500 рублей. Выходит, что касса напрокат даже выгоднее, ведь арендатору предоставляется доступ к товароучетной системе. Для всех остальных он стоит 500 рублей в месяц. Кроме того, владелец арендой модели полностью свободен в своем выборе. В любой момент он может взять другую модель кассы или вовсе сдать ее обратно и попробовать услуги другого бренда».

Откройте доступ к закрытой части «Клерка» с подпиской «Премиум». Получите сотни вебинаров и онлайн-курсов, безлимитные консультации и другой закрытый контент для бухгалтеров.

Успейте подписаться со скидкой 20% до 15.10.2021. Подробнее про «Премиум» тут.

Источник