Почему мы не успеваем работать

Тайм-менеджмент: 10 причин, почему мы ничего не успеваем

Сравнение “время — деньги” в XXI веке окончательно потеряло свою актуальность. Время не заработаешь, не вложишь, не приумножишь, не подаришь, не накопишь, не возьмешь в кредит и даже не украдешь. Оно бесценно, а тайм-менеджмент — обязательное условие личного успеха.

Все мы периодически жалуемся, что ничего не успеваем — и сегодня мы с вами вычислим 10 главных ошибок, которые мешают нам эффективно управлять своим временем.

1. Мы не мечтаем

Зачем следить за своим временем, если у нас нет мечты? Самые успешные люди, которые добились по-настоящему выдающихся результатов, в глубине души мечтали, как дети. А потому берегли каждую минуту, чтобы посвятить ее своей мечте.

2. Мы не планируем заранее

Мы привыкли планировать свой рабочий день, потому что так надо, а остальное время пролетает спонтанно и бесконтрольно. А чтобы свободное время обретало смысл и было незабываемым, использовать его надо с особенной тщательностью и бережливостью.

3. Мы не расставляем приоритеты

Как часто мы первым делом хватаемся за срочные или незначительные дела, вечно откладывая на потом и не успевая то, что действительно важно? Используйте Матрицу Эйзенхауэра, выбирая то, что действительно имеет значение. И вы узнаете, как делать меньше, а успевать — больше.

4. Мы не соблюдаем режим дня

Засиживаемся глубоко за полночь, не высыпаемся, живем как зомби в будние, спим до обеда в выходные и думаем, что режим нужен только в детском саду? Если вы хотите успевать, вам необходимо заботиться о полноценном сне и при этом, желательно, просыпаться рано утром. И неважно, будете вы потом завтракать в свое удовольствие, бегать в парке или приезжать на работу пораньше, чтобы не стоять в пробке — вы в любом случае опередите всех сонь на шаг.

5. Мы не концентрируем внимание

Мультизадачность — это самый беспощадный убийца продуктивности и бич современного делового человека. Наш мозг — это оперативная память, и чем больше задач он обрабатывает одновременно, чем меньше шансов, что хотя бы одна из них будет решена. Не принимайтесь за новое дело, пока вы не окончили предыдущего — золотое правило опытных мастеров.

6. Мы не ведем списка задач

Списки задач, или как их сейчас модно называть “to-do list”, нужны не только для чистой совести. В них главное — результат. Каждое вычеркнутое дело приносит удовлетворение и энергию двигаться дальше, а еще сигнализирует мозгу, что вы на правильном пути.

7. Мы не делегируем

Выражение “Хочешь сделать хорошо — сделай сам” с самого детства приучает взваливать на собственные плечи необъятное количество дел. А между тем, делегирование задач — сотрудникам, подчиненным, детям в конце концов — один из основных принципов эффективности, который позволяет сосредоточиться на главном и успевать то, что нужно.

8. Мы не отдыхаем

Как ни парадоксально это звучит, но именно лишения себя отдыха, разнообразия в жизни и возможности взглянуть на работу со стороны делает нас непродуктивными. Как раз тот случай, когда больше работы не означает лучше. Найдите баланс в жизни и не забывайте регулярно восстанавливать свои силы.

9. Мы страдаем перфекционизмом

Done is better than perfect: “Завершенное лучше, чем идеальное” — один из главных принципов, которым руководствуется команда Facebook. Можно до бесконечности идти к совершенству, но если вы хотите двигаться дальше, нужно уметь вовремя поставить точку.

10. Мы не учитываем свое время

Вы будете крайне удивлены, когда узнаете, на что действительно уходит ваше время, и как мало его остается на то, что по-настоящему важно. Пробки, перекуры, бессмысленная болтовня, интернет и социальные сети — пожиратели времени, которые безвозвратно крадут огромную часть нашей жизни. Попробуйте в течение недели или двух записывать расход времени или воспользуйтесь специальными сервисами, чтобы посмотреть на свою жизнь со стороны. И вы поймете, на что действительно вы тратите вашу жизнь.

Вывод: Как важно эффективно управлять своим временем

Самые успешные люди ценят свое время намного выше, чем деньги. Начните с простого — подсчитайте расход своего времени, а затем постепенно, но осознано расставьте для себя приоритеты. И ваша жизнь выйдет на новый уровень.

Источник

Ничего не успеваете? 14 простых решений, которые помогут

Как найти больше времени на самое главное в жизни и работе.

Джефф Хейден – консультант, писатель, автор Inc.com.

В духе нашей темы сразу перейдем к делу.

1. Откажитесь от обязательств, взятых ради тщеславия.

Мы все занимаемся чем-то, что скорее потворствует нашему эго, чем приносит результаты. Работаем в каком-нибудь комитете, потому что этот пункт будет хорошо выглядеть в резюме. Преподаем в местном университете, потому что нам нравятся слова – «я преподаватель». Или мой пример – я пишу еженедельную колонку для местной газеты по большей части потому, что мне нравится, когда люди узнают меня в продуктовом магазине.

То, чем вы занимаетесь ради своего эго – по большей части пустая трата времени. Подумайте о том, чем вы занимаетесь прежде всего потому, что так вы выглядите более важной, умной или модной персоной. Если в этом занятии нет какой-то другой ценности, бросьте его. Я бросаю свою еженедельную колонку.

2. Книжная полка счастья.

На моей книжной полке стояла куча старых книг по Photoshop. Не брал их с полки годами – так что заменил их семейными фотографиями. От этого я чувствую себя счастливым. А когда я счастлив, мне работается лучше. И вам тоже.

3. Хватит гнаться за лишними 10 процентами.

Я, можно сказать, человек соревновательного склада. Когда я начинаю что-то делать, вскоре мне хочется делать это лучше других.

Ладно, я уж слишком соревновательный. Возьмем поездки на велосипеде. Я быстрее, энергичнее и в других отношениях лучше среднего человека. Но в сравнении с по-настоящему быстрыми гонщиками я никто. Это меня бесит. Я езжу больше, больше тренируюсь и трачу кучу времени на эти тренировки – и для чего? Чтобы еще пару километров тащиться за быстрыми гонщиками? Чтобы заехать на горку на 30% медленнее их, а не на 40%?

Такого рода улучшения не имеют никакой реальной ценности. Конечно, я стану спортивнее, но на этом этапе эффект для моего здоровья уже будет минимальным. И я трачу на велосипедные тренировки много часов, которые лучше бы отдал более важным целям. Или хотя бы проводил больше времени с родными – а это самая главная цель.

Так что в этом году я буду поддерживать себя в форме, но больше не стану гнаться за скоростными гонщиками: во-первых, я никогда их не догоню, а во-вторых, даже если и догоню, это не имеет значения.

Подумайте о том, что вы и так делаете хорошо, но упорно стараетесь сделать еще лучше. Потом взвесьте затраченные усилия и результат.

Иногда достаточно делать что-то просто хорошо, особенно если лишние 10% совершенно непропорциональны усилиям, которые вы на них тратите.

4. Отработайте ответ «нет».

Предприниматели усердно работают над «презентациями в лифте» — умением быстро представить свой проект. Они оттачивают формулировки и репетируют, потому что это важное умение. И так же важно уметь с достоинством и тактом говорить «нет».

Большинство из нас по умолчанию говорят «да», потому что не хочется показаться грубыми, недружелюбными, не желающими помочь. Увы, это означает, что мы по умолчанию берем на себя больше, чем можем или хотим сделать.

Может быть, ваш ответ будет столь же простым, как и тот, что выбрал я: «Простите, но у меня совсем нет времени». Но каким бы он ни был, отрепетируйте его, чтобы он звучал естественно. Тогда вы не скажете «да» лишь потому, что считаете это своим долгом; вы скажете «да», только если поймете, что это правильно.

5. Откажитесь от «традиционных» развлечений.

Вспомните, чем вы занимаетесь лишь потому, что всегда это делали. И подумайте – не пора ли остановиться? Вот простой способ проверки: если бы вы не стали заниматься чем-то в отпуске, значит, нет причины тратить на это время, когда вы не в отпуске.

6. Устанавливайте пределы.

Дедлайны и сроки задают ограничения, но обычно не самым правильным способом. Мы инстинктивно подстраиваем свою работу к ним, так что она занимает столько времени, сколько мы позволяем ей занять. Однако рабочие задачи должны отнимать ровно столько времени, сколько им требуется – или сколько вы решите, что им требуется.

Попробуйте вот что: примите решение тратить лишь 10 минут в день на соцсети. Всего 10.

В первый день вы будете чувствовать недовольство, потому что не сделаете всего, что вам «нужно» сделать. На второй день вы инстинктивно пропустите несколько новостных потоков, потому что они не так уж важны. На третий день вы пересмотрите приоритеты и, может, воспользуетесь инструментом типа HootSuite, чтобы лучше организовать себя.

На пятый день вы поймете, что 10 минут – это уйма времени, и его хватает, чтобы сделать все реально нужное. А то, что вы прежде тратили на это целые часы, было лишь результатом самообмана.

Выберите задачу, задайте ограничение по времени и придерживайтесь его. Необходимость, даже искусственно заданная, рождает креативность. Гарантирую: вы придумаете, как сделать, чтобы все получилось.

Первое, что вы делаете каждый день – это самое важное действие: оно задает тон всего вашего дня. Подготовьтесь к нему заранее, вечером. Составьте список. Напишите для себя напоминания. Обдумайте еще раз информацию. Запрограммируйте себя начать утром со спринта. Тело, введенное в сверхбыстрый режим, склонно в нем и оставаться.

8. Пересмотрите свой утренний распорядок.

Сделайте так, чтобы можно было добраться до первой утренней задачи как можно быстрее. Представьте, что вы спринтер-олимпиец, и ваш утренний распорядок – это как разогрев перед бегом. Не тяните время, не умасливайте себя, и не надо уделять время «себе» (сон – это и есть то самое время, когда вы наедине с собой). Встаньте, умойтесь, подзарядитесь – и вперед.

Я обычно оказываюсь у рабочего стола через 15 минут после пробуждения, так что здесь простора для улучшений немного. Поэтому я сделаю кое-что другое: обычно я первым делом проверяю почту; теперь же я буду делать до этого хотя бы одно важное дело.

Спринтеры не делают расслабляющих кругов перед гонкой. И мы тоже не должны.

9. Пересмотрите задачу, которую вы решаете регулярно.

Вспомните о задаче, которая постоянно повторяется в вашей жизни. И разберите ее на части. Сделайте ее решение быстрее. Или качественнее. Выберите действие, которое стало автоматическим, и очень постарайтесь сделать его лучше.

Даже если вы сэкономите пять минут, вы будете выигрывать пять минут всякий раз, как беретесь за эту задачу.

10. Поменяйте распорядок еды.

Еда может отнимать много времени, особенно если вы куда-то ходите поесть. Надо решить, где поесть, что поесть, добраться туда, сделать заказ, дождаться… эх.

Выберите один прием пищи и сделайте его эффективнее. Превратите 30 или 60 минут простоя в 10 минут перезарядки. Поставьте на рабочий стол что-то полезное – салат или фрукты. Съешьте батончик, заменяющий обед. Пусть прием пищи зарядит вас энергией. И тут же переключайтесь на продуктивное дело. Вы почувствуете себя лучше. И больше успеете.

11. Передайте задачу кому-то еще.

Меня воспитывали в уверенности, что если я могу сделать дело сам, то я сам и должен его сделать. Со следующей недели соседский мальчик будет подстригать мой газон. Ему пригодятся деньги. Мне пригодится время.

12. Исправьте ту штуку, которая у вас обычно не получается.

Я отвратительно управляюсь со встречами и переговорами в своем календаре. Я всякий раз решаю, что занесу их в планы попозже, а потом забываю. Я трачу слишком много времени – часто в панике, — пытаясь понять, где, что, когда… Все это потерянное время. Я беру обязательство: я буду сразу заносить каждую встречу или разговор в календарь в тот момент, когда я о них договариваюсь – что бы я в это время ни делал.

У вас наверняка есть как минимум одно дело, которое получается плохо. Моя жена часто берет не те ключи от машины и (а я вместе с ней) тратит слишком много времени на поиски. Может, вы забываете что-то отмечать. Может, вы откладываете ответ на письма и затем забываете о них. Может, у вас часто бывает, что вы не подготовились к совещанию или телефонному звонку. Что бы это ни было – исправьте это. Вы сэкономите себе время и нервы.

13. Пересмотрите свой путь на работу.

То время, что у вас уходит, чтобы добраться до работы, возможно, тратится впустую. Сделайте его продуктивным. За это время вспомните свои дела и подумайте о том, как лучше с ними разобраться. Послушайте подкаст или аудиокнигу. Сделайте пару звонков – не таких, где требуется сосредоточенность или принятие важных решений, а более простых: свериться с кем-то, уточнить, как идут дела, напомнить о себе и т.д.

Изучайте новый язык. Исследования показывают, что когда человек говорит хотя бы на двух языках, это замедляет наступление в старшем возрасте старческого слабоумия и болезни Альцгеймера.

Поездка на работу не должна быть временем простоя. Сделайте что-то, чтобы сэкономить время потом. А в высвободившееся время можно заняться чем-то более приятным.

14. Выберите дело, во время которого не будете отвлекаться.

Есть масса исследований о том, что из многозадачности ничего хорошего не выходит. А есть исследования о том, что многозадачность делает нас глупее. Может, вы согласны с этим, а может быть, и нет. Но в любом случае, я уверен, что у вас есть хотя бы одно дело, во время которого важно не отвлекаться и не терять сосредоточенности.

Выберите важную задачу, и когда вы ее решаете, отключите все остальное. Думайте только о ней. Ну как, получается лучше? Я уверен, что да. И уверен, что вы распространите эту практику и на другие свои дела.

Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.

Источник

10 советов для тех, кто ничего не успевает, — берем время в союзники

⏱ Время прочтения — 5 минут

Время для нас интересно не само по себе — нам важно, как мы можем его использовать. Время одномоментно и процесс, и ресурс, и инструмент. И тайм-менеджмент — это не просто управление своим временем, но и управление собой. Не умея распределять свои силы, формировать четкое расписание, тайминг, мы не достигаем целей, не решаем поставленных задач и, как следствие, испытываем неудовлетворенность своей жизнью.

Так что не будем тратить время на разговоры: перейдем от теории к практике. Начнем с того, что оценим нынешнее положение дел.

Проанализируйте, на что уходит ваше время

В любой самый обычный свой день фиксируйте (записывайте, наговаривайте на диктофон, делайте фото часов или таймера) реальный расход времени на те или иные дела.

Выпишите всё в единую таблицу и расставьте пункты по убыванию: сначала то, чем вы занимались дольше всего, затем — чем меньше. Если что-то оказалось вообще не охвачено, но внимания требовало, запишите в самом конце.

Теперь оцените, что оказалось во второй половине списка:

Комментарии тут излишни: увы, это реальность нашей жизни. Но это не значит, что изменить ситуацию нельзя!

Ищем потерянное время

Возьмите получившуюся таблицу и напротив каждого вида деятельности поставьте то время, которое вы хотели бы на это тратить на самом деле.

Теперь сложите все записанные временные отрезки — обычно получается больше суток! Но не спешите отчаиваться — проанализируйте, и варианты оптимизации точно найдутся. Порассуждаем на примере самых рутинных задач.

На покупку продуктов и приготовление еды уходит достаточно много времени. Завтраки, обеды, ужины, перекусы. А если у вас большая семья?

Начинаем искать пути уменьшения затрат времени. Наша задача не отметать сразу непригодные почему-либо сценарии, а написать как можно больше вариантов — затем выберем лучшие, наиболее подходящие именно нам. Итак, можно:

• питаться в кафе;
• заказывать еду на дом;
• покупать готовое в кулинарии;
• заполнить холодильник полуфабрикатами;
• активно использовать кухонные гаджеты: мультиварку, аэрогриль и прочее;
• делать разово заготовки на неделю: составить меню на семь дней, закупить нужные продукты, приготовить — потратить один выходной, но в морозильнике будет полный набор самых разнообразных порционных блюд, которые можно будет за считаные минуты разогреть и подать на стол;
• делегировать приготовление пищи другим членам семьи: супруг/супруга, взрослые дети, старшее поколение.

Здесь тоже есть несколько вариантов:

• распределить обязанности между членами семьи;
• нанять стороннего человека — помощника по хозяйству;
• использовать технику для поддерживающей и плановой уборки (робот-пылесос, моющий пылесос, удобная швабра с механическим отжимом и пр.);
• ввести в правило минимальную ежедневную уборку: по 15 минут утром и вечером, ни минутой больше! Вы удивитесь, но этого времени достаточно, чтобы содержать дом в чистоте;
• заменить генеральную уборку фрагментарной — разделите свой дом на зоны и убирайте их основательно по очереди раз в неделю. Не тратьте на это более часа, не стремитесь довести всё до идеала. Это в принципе невозможно.

Вооружаемся: инструмент для управления своим временем

Главным инструментом тайм-менеджмента является план, записанный в планировщике. Да, так просто. Но, как показывают опросы, большинство людей не занимается планированием. Почему? Чаще всего мы боимся построить планы, а потом их не выполнить. Но поверьте, лучше выполнить намеченное на 50−75%, чем вообще не планировать.

Как и в любом деле, в планировании решающую роль играет системность: мало составить план на неделю/месяц/квартал/год — важно сверяться с ним и регулярно актуализировать.

Самое верхнеуровневое деление планов — на личные и рабочие (уже внутри этих категорий может быть сколько угодно to-do-списков). Вести эти планы можно в одном планировщике или разных — главное, чтобы вам было удобно ими пользоваться. Какой выбрать планировщик, тоже зависит только от вас. Это может быть классический бумажный датированный блокнот, маркерная доска, компьютерная программа или мобильное приложение. Форма не важна! А вот контроль за выполнением содержания плюс жесткое соблюдение тайминга будут играть решающую роль.

Вот несколько моих личных советов по планированию и управлению своим временем:

Совет 1: Ставьте планы такие, чтобы их реально было выполнить. Помните, что ваши ресурсы — физические, психологические, временные — ограниченны. Здоровье важнее вымытого пола и даже сданного отчета.

Совет 2: Визуализируйте свои планы. Всё, что не написано, не нарисовано, графически не оформлено, то не существует.

Совет 3: Начинайте день с самого неприятного или трудоемкого дела, запланированного на сегодня. Но тратьте на него только определенное количество времени. И ни минутой больше.

Совет 4: Фиксируйте факт выполненного дела. Если записали его на бумаге, то зачеркните, порвите, выбросите. Если план был в компьютере — перенесите в «корзину», отметьте маркером. Это даст психологическое осознание — я сделал это!

Совет 5: Хвалите себя и награждайте за достижения. Даже за самые маленькие. Чашка кофе с десертом, небольшая прогулка в середине рабочего дня, несколько минут релакса с любимой музыкой в наушниках — что угодно, что дарит вам позитивное настроение.

Совет 6: Сделайте свою собственную доску достижений с заголовком: «За сегодня я сделал. ». На маркерной доске, на листочке на столе, на холодильнике. Заведите файл или отдельный ежедневник не с планами, а с результатами. И чаще вспоминайте совет номер пять: хвалите себя за любые достижения!

Совет 7: Старайтесь не просто выполнять планы, а хотя бы чуть перевыполнять их — это даст дополнительное удовольствие от того, что вы смогли преодолеть планку, поставленную самому себе!

Совет 8: Позволяйте себе лениться. Ибо порой желание ничего не делать — это не порок, а сигнал организма о необходимости отдыха.

Совет 9: Не корите себя за невыполненные планы. Лучше не забывайте их корректировать в зависимости от обстоятельств.

Совет 10: Помните, что важнее всего в жизни любовь, внимание, забота. Тратьте на это больше всего времени и сил. Будьте счастливы! Каждый день, а не в будущем.

🚩 Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в «шапке» статьи ⏫

Источник