Списки дел не работают

Почему списки дел не работают и как это исправить

Чтобы быть продуктивным, сосредоточьтесь на времени, а не на задачах.

Грамотный тайм-менеджмент предполагает получение больших результатов за меньшее время. Популярный блогер и предприниматель Томас Оппонг рассказывает, как правильно составлять планы по достижению целей и почему простые списки задач могут только мешать продуктивности.

ППочему обычные списки дел не помогают

В простом to-do-листе вы не отражаете, сколько времени займёт выполнение какой-либо задачи. И скорее всего, начинаете с небольших и несложных, которые требуют не больше пяти минут.

Постепенно вы приходите к тому, что раз за разом берётесь только за простые дела, а важные и трудоёмкие постоянно откладываете на потом. В итоге крупные проекты не трогаются с места. А большинство пунктов плана так и остаются невыполненными, ведь вы продолжаете добавлять к ним новые, не имея при этом никакой системы контроля.

Здесь срабатывает эффект Зейгарник, согласно которому люди запоминают незавершённые или прерванные действия лучше, чем выполненные. Это означает, что мысли о незаконченных задачах из списка дел будут крутиться у вас в голове, пока вы их не выполните. Вас будет преследовать навязчивое чувство, из-за которого будет сложно сосредоточиться на выполнении работы. В итоге это может привести к стрессу и бессоннице.

ККак планировать эффективно

ООпишите свой идеальный день

Джейсон Уомак, executive-коуч, спикер и автор о продуктивности, рекомендует свой подход к организации процесса по достижению цели. Он предлагает написать сценарий идеального дня, чтобы ориентироваться на него. Осознание того, что для вас идеал, мотивирует на работу.

Для создания сценария ответьте на следующие вопросы.

• Как вы хотите провести день?
• Какие задачи точно нужно завершить сегодня?
• В какое время вы наиболее продуктивны?

Исходя из ответов, вы сможете разделить рабочее время на отрезки, каждый из которых будет содержать те или иные задачи из вашего to-do-листа.

Этот способ поможет эффективнее работать со списком дел и вовремя справляться и со срочными, и с важными делами.

РРаспланируйте всё в календаре

Чтобы списки дел были для вас максимально эффективны, не составляйте простые планы без дедлайнов и сроков, а научитесь грамотно использовать календарь.

Подробно распишите в нём предстоящий день или целую неделю. Отмечайте все свои дела в календаре и живите по созданному расписанию. Это поможет вам решить, за какой проект взяться в первую очередь и можно ли добавить ещё задач.

Вместо обычной расстановки приоритетов формируйте пункты плана с датой и точным временем — особенно в самых важных задачах. Это придаст чувство срочности, и у вас получится завершить их к определённому моменту.

ООценивайте каждую задачу

Если вы не анализируете, как проводите каждый свой день, скорее всего, вы тратите большую его часть впустую.

Одно из важных правил продуктивности — не позволять задаче занимать больше времени, чем она требует.

Для эффективного тайм-менеджмента недостаточно просто знать, что необходимо сделать. Нужно учитывать, сколько времени это займёт. Лучше сказать «Сегодня у меня есть только 40 минут, чтобы сделать это», вместо того чтобы планировать дела в простом порядке важности без конкретных сроков.

Добавьте в свой список задач оценку того, сколько времени займёт выполнение каждого пункта. Попробуйте распланировать каждую минуту с 8 утра до 5 вечера. Заранее определите, когда будут перерывы. Составьте расписание для проверки уведомлений, электронной почты и социальных сетей.

Может показаться, что это занятие только отнимает время. Но на самом деле оно задаёт планку, которой вы стараетесь соответствовать. И в итоге вы увидите, что ваша концентрация улучшилась.

Следите, сколько времени вы тратите на выполнение задач, — это может стать для вас настоящим открытием. Так вы определите стиль своей работы и сможете улучшить её. Ещё это помогает понять, в какое время суток вы более и менее эффективны.

Измерение — это первый шаг, который необходим для контроля и в конечном счёте улучшения показателей. Если вы не можете что-то измерить — вы не можете это понять. Если вы не можете что-либо понять — вы не можете это контролировать. А если вы не можете это контролировать — вам определённо не под силу это улучшить.

Джеймс Харрингтон, предприниматель, специалист по управлению процессами

Анализируйте своё время, и тогда вы сможете распределять его правильно.

ППроставьте сроки

Откройте свой ежедневник или приложение для планирования и дополните список задач сроками их выполнения. Назначьте уровень приоритета для каждой.

А чтобы понять, чему стоит уделять больше времени, ответьте себе на несколько вопросов:

• Какие задачи займут меньше 20 минут?
• На какие дела потребуется больше часа?
• Что лучше сделать с утра, когда больше всего энергии?

Теперь вместо «Завершить дизайн-проект» пишите «Завершить дизайн-проект за два часа». Даже если закончить его вы не успеете, то хотя бы сдвинетесь с мёртвой точки, не потратив на это целый день.

Если же у вас нет цели завершить задачу в конкретную дату, всё равно планируйте ежедневно тратить на неё определённое время. А после переходите к другим не менее важным вещам. Так вам удастся постепенно разделаться с крупными задачами.

ДДробите большие задачи на мелкие

Некоторые дела могут занимать часы или даже дни. Если вам предстоит работа над большим проектом, потратьте несколько минут, чтобы его обдумать. Из каких частей он состоит? Какие нужно приложить усилия и сколько времени на это потребуется? Запишите это.

Далее разбейте проект на несколько задач с чётким дедлайном и решайте их по одной до его завершения. Чем больше получится мелких действий, тем более выполнимыми они будут казаться.

Когда неприступный объём работы становится чем-то небольшим, мозг фокусируется на том, что нужно делать прямо сейчас — на конкретной задаче и небольшой цели. Поэтому лучше устраивать спринты по 40–60 минут с небольшими перерывами.

РРаботайте над одной задачей за раз

Уделяйте ей всё своё внимание, и тогда вам удастся быть максимально эффективным.

Марк Мёрфи из Forbes объясняет: «Когда люди могут избежать перерывов в работе, с вероятностью 67% у них остаётся впечатление, что „сегодня был очень продуктивный день“».

Работать целый час над одной задачей не отвлекаясь действительно имеет смысл. Но это может быть сложно, особенно если вам постоянно поступают уведомления или приходится отвечать на вопросы коллег.

Сфокусироваться на работе помогает, например, техника Pomodoro. Она предполагает 25-минутные рабочие спринты с короткими пятиминутными перерывами. После нескольких таких подходов можно полноценно отдохнуть.

Такой метод не универсален: продолжительность концентрации и стиль работы у всех разные. Поэтому пробуйте различные техники управления временем и придерживайтесь той, что работает лично для вас.

Например, если вы продуктивнее по утрам, то перенесите на это время задачи, которые требуют больше времени. Так вы станете организованнее и сможете достичь большего.

Источник

Почему списки дел не работают и что с этим делать

Списки дел — давно испробованный метод организации, он кажется простым и надежным. Он также позволяет выстроить последовательность дел на день или неделю, чтобы все успеть, этот метод организации очень популярен, и, казалось бы, всем хорош. А так ли это?

Дариус Форо — всемирно известный автор пособий и руководств по продуктивности и тайм-менеджменту. Дариус успевает писать книги, вести блоги и лекции, заниматься бизнесом, работать в IT, а также консультировать людей — все это не используя громадных списков. Кажется, мужик что-то должен знать о тайм-менеджменте.

Он рассказал о том, почему списки дел — устаревший и крайне несовершенный способ составлять планы.

Он согласен с тем, что списки можно использовать, и что они полезны: фиксирование задач понижает уровень тревоги, списки покупок снижают вероятность, что вы попадетесь на крючок маркетологов. Но в то же время, многие списки дел не дают нам никакой информации о приоритетности задачи, о ее специфике, о ее сложности и так далее. Кроме того, списки привязаны к последовательности исполнения задач. Если для работы и жизни вам нужен список, то вы что-то делаете не так.

Нужно ли вам выполнять задачи, которые вы не можете запомнить? Если да, то что тогда отнимает у вас столько внимания или времени?

«Если для ра­бо­ты мне ну­жен to-do list — зна­чит я не кон­тро­ли­рую свою жизнь» — так говорит Форо.

Со стороны, списки дел выглядят идеальным инструментом тайм-менеджмента и приведения жизни в порядок. Но на самом деле, они далеко не совершенны и обладают огромным количеством недостатков. Они не подходят не просто какой-то части людей — большинство не может использовать их для организации сложных планов в сжатых сроках. Кроме того, сама форма и концепция списка не обладают достаточной гибкостью для современного человека.

Из-за того, что дел стало гораздо больше, а они сами теперь могут быть как пятиминутным поиском по интернету, так и сложным разветвленным алгоритмом, списки не всегда будут работать. Многие люди сталкиваются с тем, что списки дел разрастаются до десятков пунктов и подпунктов. Кроме того, если вы по профессии или иным причинам имеете плавающий, меняющийся или гибкий график, то списки вообще стоит отправить в помойку.

С этим столк­нул­ся и Да­ри­ус Форо. Будучи автором книг о тайм-менеджменте и организации жизни, он в какой-то момент попытался поменять свой подход к спискам дел. Именно тогда он наткнулся на гайд из 15 пунктов, который рассказывал, как работать со списками дел. Прозрев с такой дичи, он понял, что список дел для создания списка дел — это за гранью добра и зла, а потом начал искать альтернативные методы планирования рутины.

Еще Томас Эдисон утверждал, что главным отличием продуктивной работы от пустой занятости является система, намерение и сознательное планирование. Питер Друкер сказал, что самое бесполезное — эффективно делать то, чем заниматься вообще не стоит. Форо предлагает шесть принципов для планирования и выполнения дел:

1. Мелкие дела, которые можно сделать быстро нужно делать сразу. Если для того, чтобы выполнить задачу, вам нужно меньше 10 минут, расправьтесь с ней прямо сейчас. Ответы на письма по работе, оплата счетов через интернет, оформление заказов — все это можно сделать меньше, чем за 10 минут.

2. Распределяйте силы равномерно. Карл Маркс иногда лежал в кровати неделями, а потом за часов 50 без сна делал все запланированное, когда писал «Капитал». Но он был философом, нередко гостил у своих друзей подолгу, да и деньги у него имелись. Вам так не надо, режим древних коммунистов это, скорее всего, не про нас с вами. Мониторьте свой уровень нагрузки, подмечайте, от чего вы сильнее всего устаете. Если вас выматывают поездки — планируйте их на более простые дни. Если вы по­сто­ян­но чув­ству­е­те себя ис­то­щен­ным, пе­ре­смот­ри­те уро­вень еже­днев­ной на­груз­ки.

3. Си­стем­ный под­ход и регулярность — всему голова. Если вы работаете над каким-то большим проектом, например, написанием книги или вкатываетесь в пауэрлифтинг, составьте себе план. Выполняйте хотя бы чуть-чуть каждый день. Например, в случае написания книги, можно начинать свой день с чтения или просмотра руководств и советов для неопытных писателей.

4. Выбирайте приоритеты и следуйте им. Каж­дый ве­чер вы­би­рай­те себе 2-4 наиболее важных за­да­чи на сле­ду­ю­щий день, начинайте их выполнять как можно скорее. Да, это похоже на список дел, но он меняется каждый вечер и он крайне краток, ситуативен.

5. Ис­поль­зуй­те ка­лен­дарь для важ­ных дел. Планируйте дела и ставьте напоминания в мобильниках и на бумажных календарях.

Форо не утверждает, что эти принципы — прорывные и абсолютно верные. Они не единственно правильные, может существовать куда больше подходов, это очевидно. Эти правила — просто удачный пример перехода от громадных списков дел к более удобной и рациональной модели планирования. В отличие от Петра Первого или какого-нибудь древнего грека, у нас есть куча инструментов для того, чтобы организовать свои жизни.

Источник

Планирование: почему списки дел не работают

Каждый из нас ежедневно ставит себе огромное число задач и задаётся вопросом «Как быть продуктивнее? Как все успеть».

Для этого нужно сосредоточиться на времени, а не на поставленных задачах. Получение наибольших результатов за меньшее время — цель грамотного тайм-менеджмента.

Почему же обычные списки дел не помогают?

Обычно когда человек составляет список дел, он просто поочерёдно прописывает свои задачи. И чаще всего допускает ключевую ошибку — не указывает время, которое будет затрачено.

Поэтому по привычке начнете делать ту задачу, которая меньше всего отнимает вашу энергию. А к вечеру заметите, что сложные задачи так и остались невыполненными. К тому же каждый день добавляются все новые и новые задачи. Что делать? Как планировать эффективно?

Опишите свой идеальный день

Джейсон Уомак, известный коуч и автор по продуктивности, имеет свой подход к достижению целей. Он решил прописывать сценарий дня, согласно которому будет выполнять задачи.

Чтобы создать сценарий ответьте себе на вопросы:

• как вы хотите провести день?
• какие задачи должны быть обязательно завершены сегодня?
• какое время является наиболее продуктивным для вас?

Проанализировав ответы, вы сможете разделить рабочее время на части, которые будут содержать те или иные задачи из вашего списка.

Данный способ поможет более эффективно работать со списком дел и сделать приоритет между важными и срочными делами.

Распланируйте всё в календаре.

Чтобы списки дел приносили наибольшую эффективность не составляйте простые планы без дедлайнов и научитесь с пользой использовать календарь.

Детально распишите все предстоящие дела на день или неделю. Отмечайте все сделанные задачи в календаре и живите согласно созданному расписанию. Это покажет вам, за что лучше браться в первую очередь и можно ли добавить дополнительных задач.

Оценивайте каждую задачу

Если вы не анализируете каждый проведённый день, большая вероятность, что часть дня вы проводите впустую.

Для грамотного тайм-менеджмента мало знать, какие нужно сделать задачи. Необходимо учитывать сколько времени это займёт. Закладывайте время на оценку текущих задач, попробуйте распланировать свой рабочий день с 9 до 18, определите когда будут перерывы и время для проверки почты.

На первый взгляд может показаться, что это только отнимает время, но на самом деле оно будет задавать планку, которой вы будете соответствовать.

P.S Хотите прокачать мышление миллионера за 5 дней?

Дробите большие задачи на мелкие

Определённые дела могут занимать очень большое количество времени и если вам предстоит большая работа над таким проектом, будет правильно потратить несколько минут, чтобы обдумать его. На сколько частей можно поделить данный проект? Сколько нужно затратить времени, чтобы сделать каждую часть? Какие нужно приложить усилия. Запишите это.

Далее раздробите проект на несколько частей с четким дедлайном и решайте по одной задаче до завершения проекта.

Работайте над одной задачей за раз

Когда людям удаётся избежать перерывов в работе, остаётся впечатление, что «сегодня был очень продуктивный день».

Работать целый час над одной задачей не отрываясь, действительно может быть эффективно, но это очень сложно делать, когда параллельно поступают звонки и вопросы извне.

Сфокусироваться на работе помогают различные техники. Например, метод Помодорро: 25-минутные «забеги» с короткими пятиминутными перерывами. Когда пройдёт несколько таких подходов можно будет полноценно отдохнуть.

Универсальных методов управления временем не существует, поэтому пробуйте различные техники и придерживайтесь той, что наиболее эффективна для вас. Например, если ваша продуктивность растёт к вечеру, то перенесите на это время задачи, которые требуют больше времени. Так вы сможете достичь всех поставленных целей! Успехов!

Источник