Зимбра как настроить папку

Зимбра как настроить папку

Перемещение по интерфейсу Веб-клиент Zimbra

При входе отображается экранное изображение, подобное показанному ниже. Это представление «Просмотр почты». Оно изменится, если открыть другое приложение, например адресную книгу или ежедневник.

В заголовке окна отображается:

• имя пользователя, выполнившего вход. С помощью меню имени пользователя можно воспользоваться справкой по продукту, выбрать новые функции, отобразить информацию о продукте, изменить пароль и использовать функции выхода.

На вкладках в этой строке отображаются приложения, к которым можно получить доступ, например приложения «Почта» и «Ежедневник».

В области обзора отображаются следующие элементы.

• Папки — включая системные папки («Входящие», «Отправленные», «Черновики»,

• «Спам» (и «Корзина»), а также созданные пользователем папки.

• Профили поиска — созданные поисковые запросы, которые вы сохранили для дальнейшего использования.

• Теги — любые созданные вами теги. Щелкните тег для быстрого просмотра всех помеченных тегом сообщений.

• Модули Zimlet — созданные для интеграции приложений сторонних производителей с почтовым ящиком.

• В ежедневнике в области обзора отображаются список ежедневника и модули Zimlet.

Календарик является необязательным элементом. Его можно отключить на странице «Настройки>Ежедневник».

Здесь отображаются действия, которые можно выполнять в используемом в данный момент приложении.

Область содержимого меняется в зависимости от используемого приложения. Вид «Входящие» отображает все сообщения и разговоры в папке «Входящие».

В области чтения отображаются сообщения электронной почты, если эта функция включена. Включите эту функцию с помощью раскрывающегося меню вида на панели инструментов почты.

В данной области отображаются параметры поиска. Также в этой области можно сохранять поисковые запросы.

Если провести курсором над элементом, например кнопкой управления, разговором или почтовыми адресами в заголовках сообщений, появится небольшое окно с текстом описания элемента.

Информация о папке

Если навести курсор на папку, отобразится количество сообщений в папке и размер папки.

Источник

Делегирование почтовых папок и отправки писем в Zimbra OSE

Делегирование почтовых ящиков — одна из ключевых функций почтовых серверов корпоративного класса. Эта функция позволяет пользователю на время отпуска предоставлять доступ к своему почтовому ящику коллеге, а руководителю дает возможность переложить на секретаря обязанность по чтению почты и ответу на нее. Также эта функция позволяет сотрудникам отдела совместно использовать единый почтовый ящик, на который поступают заявки от клиентов или различные обращения. В Zimbra OSE данная функция реализована не совсем стандартным способом. Возможности делегировать права на весь почтовый ящик сразу здесь не предусмотрено. Вместо этого имеется возможность предоставления доступа к почтовым папкам, а также делегирования отправки писем. Вместе две этих функции полностью повторяют функцию делегирования почтового ящика. Разберемся в том, как пользователь Zimbra OSE может настроить делегирование почтовых папок и отправку писем.

Самый простой и самый распространенный сценарий использования общих почтовых папок в Zimbra OSE является общий почтовый ящик для целого отдела. Возьмем, к примеру, предприятие, которое имеет отдел продаж в количестве трех человек и единый почтовый ящик sales@example.ru, на который поступают заявки и вопросы от клиентов. Задача состоит в том, чтобы обеспечить доступ всех работников отдела к входящим письмам на данном почтовом ящике.

Чтобы это осуществить, необходимо предоставить каждому работнику общий доступ к папке «Входящие» на почтовом ящике sales@example.ru. Для этого в веб-клиенте необходимо войти под учетной записью sales@example.ru и предоставить права доступа к папке «Входящие» каждому из работников отдела продаж.

При предоставлении доступа можно выбрать права, которые пользователь будет иметь на данную папку. Доступны 4 варианта:

• Нет — Настройка используется для отзыва прав на почтовую папку у пользователя
• Наблюдатель — Настройка используется для предоставления прав на просмотр содержимого почтовой папки
• Менеджер — Настройка используется для предоставления прав на просмотр, редактирование, удаление и добавление нового содержимого почтовой папки
• Админ — Настройка используется для менеджерских прав на содержимое почтовой папки. Пользователь с этим уровнем доступа сможет самостоятельно предоставлять доступ к почтовой папке другим пользователям

Также необходимо ввести электронные адреса сотрудников, которым будет предоставляться общий доступ к почтовой папке «Входящие». Разумно будет обычному сотруднику дать доступ только к чтению данных из папки, а руководителю отдела на ее полное администрирование.

После предоставления доступа к почтовой папке, пользователю придет письмо с информацией о почтовой папке, к которой он теперь имеет доступ. Прямо из письма пользователь может примонтировать папку в веб-клиенте Zimbra. В процессе монтирования он может переименовать её и изменить цвет ее иконки, чтобы сделать общую папку более заметной в структуре почтовых папок веб-клиента.

Источник

Ещё три неочевидные функции Zimbra Collaboration Suite, которые помогут повысить эффективность сотрудников

Наш прошлый рассказ о скрытых функциях Zimbra, которые могут быть полезными для пользователей веб-клиента был довольно тепло принят нашими читателями. В связи с этим мы продолжим знакомить вас с не самыми очевидными, но крайне полезными функциями веб-клиента Zimbra, которые могут помочь вам и сотрудникам на ваших предприятиях повысить производительность труда, а также значительно упростить коммуникации внутри компании.

Создание встречи на основе полученного письма

Одними из самых важных функций любой системы совместной работы является деловой календарь и ежедневник, которые используются для планирования рабочего времени и назначения встреч и совещаний. Однако, несмотря на богатую функциональность Zimbra в плане управления деловыми календарями, зачастую многие поручения приходят менеджерам по старинке, в виде электронного письма с поручением что-то сделать или явиться в кабинет в обозначенное время. Чтобы это поручение не потерялось, наиболее разумным было бы сразу после получения добавить его в свое расписание. Но можно ли сделать это быстро, чтобы не открывать вторую вкладку и не переключаться между ними в попытках скопировать текст письма в форму для создания встречи или задачи?

Специально для этого в Zimbra существуют функции «Создать встречу» и «Создать задачу», которые можно найти во всплывающем меню любого электронного письма. После нажатия на пункт «Создать встречу», автоматически будет создана встреча с названием полностью повторяющим тему письма. Также в данную встречу будут добавлены все участники переписки, а описание встречи будет автоматически заполнено текстом выбранного письма. Таким образом сотруднику останется лишь указать место и время проведения встречи, а также при желании немного изменить ее описание и название, если тема и текст письма не подходят для этих целей. В случае же если в письме имелись вложения, они также автоматически прикрепляются к созданной встрече. Примерно то же самое произойдет и при создании задачи. Ее название и описание будут автоматически заполнены на основании темы и текста письма, а пользователю лишь останется заполнить пустующие графы. В итоге задача появится в ежедневнике создавшего её пользователя, независимо от того, сколько людей участвуют в переписке.

Благодаря этому приему сотрудник получает возможность оптимизировать затраченное на создание встреч и задач время, а значит будет успевать выполнять больше дел в течение рабочего дня.

Добавление RSS-ленты в Zimbra

Многим менеджерам по роду своей деятельности часто приходится просматривать многочисленные информационные ленты, чтобы быть в курсе различных событий и новостей, будь то мировые, федеральные, региональные или даже корпоративные новости. Однако если для выполнения этой задачи сотрудник откроет несколько вкладок в бразуере и будет постоянно переключаться между ними в поисках полезной информации, то ему, скорее всего, не удастся ни нормально просмотреть новости, ни нормально поработать? Что же делать в таких случаях?

В таких случаях отличным подспорьем станут старые добрые RSS-ленты, которые, как правило, содержат в себе всю необходимую информацию и не содержат картинок и рекламы. Благодаря этому, RSS-ленты гораздо легче в плане восприятия и позволяют сотрудникам, вынужденным следить за потоком информации, работать более эффективно. Еще одним значительным плюсом RSS является то, что их можно добавить прямо в веб-клиент Zimbra и благодаря этому просматривать ленты не отвлекаясь от рабочей почты.

Для того, чтобы добавить RSS-ленту в Zimbra необходимо нажать на иконку шестерни в пункте «Папки Почты» и выбрать во всплывающем меню пункт «Новая папка». Там необходимо поставить галочку в пункте «Подписаться на ленту RSS/ATOM» и указать ссылку, по которой располагается нужная вам RSS. После этого у вас появляется папка с созданной RSS-лентой, в которой каждая новость отображается в виде отдельного электронного письма.

Переключение вида отображения переписок

В последние годы для клиентов электронной почты стало отображение электронных переписок в виде цепочек. Благодаря этому вся деловая переписка выглядит очень лаконично и не возникает ощущения бардака при ее просмотре. Кроме того, подобная структура переписки позволяет максимально удобно ознакомиться с ее содержимым и быстро освежить в памяти историю беседы. Однако когда диалог ведется между тремя и более людьми, нередко возникают ситуации, когда диалоги становятся довольно ветвистыми и найти в таких переписках отдельное письмо становится крайне проблематичным.

В таких ситуациях может помочь переключение на классический вид отображения переписки, в котором вся переписка отображается в виде отдельных сообщений, упорядоченных по дате получения. Зачастую в таком виде отображения диалогов гораздо проще найти нужное письмо, что подразумевает значительную экономию времени для сотрудника, который занимается его поиском. Также для многих пользователей отображение переписки в виде отдельных сообщений может быть гораздо удобнее и привычнее, чем отображение в виде бесед.

Переключение между этими двумя видами отображения осуществляется в выпадающем меню «Вид» в правом верхнем углу входящей почты. Здесь можно не только назначить вид отображения «По разговорам» и «По сообщениям», но и настроить другие параметры отображения входящей почты. Например, можно отсортировать сообщения по размеру, теме, вложениям и так далее. Это также может помочь повысить эффективность работы сотрудников с электронной почтой.

Надеемся, что эти функции помогут повысить производительность труда и вашим сотрудникам тоже!

Источник

Записки IT специалиста

Технический блог специалистов ООО»Интерфейс»

• Главная
• Zimbra — почтовый сервер и не только.

Zimbra — почтовый сервер и не только.

Zimbra Collaboration Server — известный продукт компании VMWare, который представляет собой не только электронную почту корпоративного уровня, но и календарь, и средство совместной работы, одинаково подходящий как крупным компаниям, так и небольшим фирмам. В данной статье мы рассмотрим установку бесплатной Open Source версии Zimbra на сервер под управлением Ubuntu 12.04 LTS.

И почему все таки Zimbra? Причин несколько. Во-первых просто почта, как средство отправки — получения электронной корреспонденции сегодня мало кого устраивает. Как минимум требуется календарь с возможностью пересылать задачи и контролировать ход их выполнения. Также крайне желательно наличие удобного веб-интерфейса, поддерживающего работу мобильных устройств, для сотрудников находящихся вне офиса. И это — необходимый минимум. Сегодня даже бесплатные почтовые службы готовы предложить многое из перечисленного.

Постоянные читатели помнят, что в свое время мы начали цикл, посвященный почтовому серверу для начинающих, однако с практической частью вышла весьма продолжительная задержка. Мы несколько раз пробовали подготовить материалы и убеждались, что «классическая схема»: Postfix (Exim) + Dovecot весьма сложна для настройки начинающими и не менее сложно администрирование этой связки. А поставил жирную точку на этой схеме тот факт, что получавшийся на выходе продукт годился максимум на почту для хостинга и в корпоративной среде оказывался бесполезен.

В тоже время Zimbra даже в бесплатной версии предоставляет все то, что нужно корпоративным клиентам и весьма проста в установке и использовании. Для установки мы будем использовать сервер под управлением Ubuntu Server 12.04 64-бит и подразумеваем что читатель имеет начальные навыки администрирования Linux, а также располагает необходимым минимумом знаний, хотя бы объеме этих материалов:

Перед тем, как приступать к настройке почтового сервера, следует убедиться что для домена сделана MX-запись, которая указывает на почтовый хост, А-запись которого содержит внешний IP-адрес вашей корпоративной сети.

В нашем случае имя почтового хоста будет mail.interface31.ru и А-запись данного хоста будет указывать на внешний интерфейс нашего роутера, сам почтовый сервер будет располагаться в локальной сети и иметь адрес 10.0.0.25.

При установке системы следует обратить внимание на две особенности:

• Имя почтового сервера должно содержать полное FQDN имя хоста, т.е. в нашем случае mail.interface31.ru.
• Так как сама Zimbra и все сообщения хранятся в /opt есть смысл вынести его на отдельный диск.

После установки обновим систему и приступим к подготовительным работам. Обязательное условие нормальной работы Zimbra — используемый DNS сервер должен содержать MX и А записи для хоста. В случае, когда почтовый сервер находится в локальной сети за NAT требуется настройка схемы с двойным горизонтом DNS (Split DNS), его можно настроить на DNS сервере предприятия, что требует достаточно глубоких знаний используемого DNS-сервера или установить на хост с Zimbra DNS-сервер — заглушку, которая будет иметь необходимые записи и обслуживать исключительно почтовый сервер.

Для этих целей установим dnsmasq

и приведем его конфиг /etc/dnsmasq.conf к следующему виду:

Первая опция указывает вышестоящий DNS-сервер, в качестве которого вам следует указать используемый в вашей сети DNS или один из публичных серверов.

Теперь следует откорректировать /etc/hosts чтобы он содержал следующие записи:

Затем следует настроить наш сервер на использование локального DNS, следует помнить, что в Ubuntu 12.04 resolv.conf генерируется автоматически и для указания DNS-серверов следует использовать файл /etc/network/interfaces, который в нашем случае имеет следующее содержимое:

Сохраняем конфигурацию, перезагружаем сервер.

Для проверки правильности настроек выполним команду:

которая должна вернуть в качестве MX-записи имя нашего сервера, А-запись которого должна указывать на локальный адрес.

Установим необходимые зависимости:

На этом подготовка сервера закончена, можно переходить непосредственно к установке Zimbra. Скачаем дистрибутив с сайта разработчика и разместим архив на сервере, скажем в домашней папке. После чего перейдем в нее и распакуем архив, для ввода длинных имен удобно набрать несколько первых букв и воспользоваться автодополнением по Tab:

Теперь перейдем в распакованную папку и запустим скрипт установки:

Соглашаемся с лицензионными соглашениями и, после проверки необходимых настроек и зависимостей, скрипт предложит вам перейти к установке, либо сообщит какого пакета вам не хватает. В этом случае надо выйти, доустановить зависимости и начать установку заново.

Следующий шаг — выбор устанавливаемых компонентов, в нашем случае принимаем значения по умолчанию и приступаем к установке. В конце установки вы можете получить ошибку DNS, связанную с тем, что Zimbra неправильно определила имя домена, в этом случае необходимо принять предложение инсталлятора и указать домен правильно.

После чего будет выведено основное меню, единственное, что здесь нужно сделать — указать пароль администратора (учетная запись admin), для этого нажимаем 3, затем 4, вводим новый пароль, возвращаемся в основное меню нажав r и подтверждаем изменения клавишей a, после чего скрипт предложит сохранить конфигурацию.

Здесь есть еще один неочевидный момент, при установке Zimbra в первый раз, многие получив на экран сообщение Save config in file: [/opt/zimbra/config. 30316] ждали и не могли дождаться конца операции, в то время как нужно подтвердить сохранение конфига в указанный файл нажав Enter.

Дальнейший процесс не занимает много времени и не способен вызвать каких-либо затруднений. По окончании установки следует проверить что все необходимые службы запущены:

Если какая либо служба не запущена, то пробуем запустить ее командой

Убедившись что все нормально, можно задвигать сервер на полку в серверной, все остальные настройки делаются через удобный веб-интерфейс.

Но не стоит спешить. Для удобства клиентов следует прописать на локальном DNS-сервере запись сопоставляющую имя хоста mail.interface31.ru с внутренним IP-адресом сервера, иначе, находясь в офисе им придется набирать один адрес, а за его пределами другой.

Панель администрирования будет доступна по адресу https://mail.interface31.ru:7071/zimbraAdmin, для входа используем имя admin и пароль заданный на этапе конфигурирования.

Подробное рассмотрение возможных настроек Zimbra выходит за рамки данной статьи, однако стоит отметить что запутаться в админ-панели решительно негде и даже начинающий администратор без труда справится с основными задачами. Например с созданием почтовых аккаунтов.

Теперь можно проверить работу почты. Клиентский веб-интерфейс по умолчанию доступен только по защищенному протоколу, поэтому набираем https://mail.interface31.ru и попадаем на страницу входа, где можно выбрать тип клиента: современный AJAX (по умолчанию), обычный HTML или интерфейс для мобильных устройств.

Работа с почтой не вызовет затруднений даже у самых малоопытных сотрудников: все привычно и стандартно:

Для проверки пробуем отправить почту локальным пользователям, затем на внешний почтовый ящик. Для того, чтобы наш сервер мог получать почту извне нужно опубликовать на внешнем интерфейсе роутера (пробросить) порт 25 SMTP и 443 HTTPS для доступа в веб-интерфейс. Как это сделать в Ubuntu мы рассказывали здесь.

Кроме почты в нашем распоряжении адресная книга, задачи и календарь, события которого можно легко пересылать коллегам.

Попытка даже коротко рассказать о всех возможностях Zimbra выходит далеко за рамки данной статьи и мы оставим ее для следующих материалов, при этом напомнив, что никакой сложности в их освоении нет и обычно сотрудники без труда сами осваивают все новые функции.

Дополнительные материалы:

Помогла статья? Поддержи автора и новые статьи будут выходить чаще:

Или подпишись на наш Телеграм-канал:

Источник