Битрикс как настроить задачи

Задачи и проекты в Битрикс24

Рассмотрим новый инструмент «Эффективность», который позволяет объективно оценить работу каждого сотрудника в компании за определенный период. Как это сделать? Нужно проанализировать следующие показатели.

• «Всего в работе». Это все созданные либо закрытые задачи за текущий период, которые поставлены исполнителю и в которых он является соисполнителем.
• «Замечания к задаче». Это все просроченные задачи, поставленные исполнителю, а также те, в которых сотрудник является соисполнителем. Одна и та же задача может быть просрочена несколько раз – общее количество будет отображаться в «Замечаниях». Неисправленные задачи также будут переноситься в следующий период, исправить их можно либо завершив работу, либо продлив ее срок.
• «Средняя эффективность». Это отношение показателей «Замечания к задаче» и «Всего в работе».

Этот показатель можно использовать для построения KPI сотрудника или отдела. Также «Средняя эффективность» выводится в пункт «Руковожу», который виден руководителям в наглядной форме – можно сравнить эффективность работы каждого подчиненного. Опция доступна во всех тарифах.

Работа с задачами

Прежде чем рассматривать управление задачами и проектами, отметим, что в «Битрикс24» теперь можно легко менять темы оформления на свое усмотрение: использовать любые картинки (например, тематические, посвященные празднику, картинки-логотипы), личные фотографии и даже видеофайлы.

Итак, что такое работа с задачами и как это все выглядит в «Битрикс24». В рамках вебинара инструмент рассмотрен на примере самого популярного тарифа «Компания». Чтобы посмотреть все возможности управления проектами и задачами в режиме онлайн, следует включить демо-режим.

При создании «Битрикс24» по умолчанию открыт режим «Список» – следует перейти в режим «Мой план». Для удобства работы все задачи в «Битрикс24» делятся по ролям: постановщик, ответственный (один), соисполнитель (задача для таких сотрудников будет видна в CRM в пункте «Помогаю») и наблюдатели. У каждой роли находятся красные цифры – счетчики, которые говорят о том, что задача требует внимания (простроченные, не просмотренные, требующие контроля, без срока и т.д.).

В списке задач есть фильтр и поиск. Фильтр можно собрать по своему усмотрению и добавить необходимые поля. Поиск помогает найти нужную информацию, например, посмотреть все задачи для определенного сотрудника или по конкретному направлению.

Этапы создания задач

Чтобы добавить задачу, следует перейти в режим «Канбан» и нажать на синюю кнопку «Добавить задачу» либо сделать это из меню.

Открывается новая задача. Что можно заполнить в форме:

• Краткую тему задачи;
• Описание задачи (объем символов неограничен), отредактировав на свое усмотрение. К описанию можно приложить картинки, макеты, файлы. Также прямо в задаче можно создать документ, презентацию или таблицу с помощью Google Docs. Если в задаче имеется несколько подзадач, не требующих строго контроля, их можно внести в пункт «Чек-лист»;
• Ответственного (по умолчанию – специалист, который является постановщиком задачи);
• Постановщика;
• Соисполнителей;
• Наблюдателей;
• Крайний срок (дата и время дедлайна).

Этапы создания задач

При планировании времени можно использовать дополнительные настройки, отметив нужный пункт галочкой:

• разрешить ответственному менять крайний срок выполнения задачи;
• пропустить выходные и праздники (если они попадают в дедлайн, время на выполнение задачи будет автоматически продлено);
• принять работу после завершения задачи (постановщику задачи придет уведомление, когда задача будет завершена – нужно будет проверить правильность выполнения и нажать кнопку «Подтвердить»);
• Добавить в избранное (задача появится в соответствующем разделе);
• Добавить в план рабочего дня.

Отметить дополнительные настройки:

• привязать задачу к определенному проекту (задача появится в данном проекте, и все его участники будут видеть ее);
• поставить напоминание о задаче (по почте либо в «Битрикс24»);
• проставить теги для удобного поиска и фильтрации по задачам (например, искать задачи по определенной группе специалистов (юристы, бухгалтера);
• добавить пользовательские поля, например, бюджет;
• добавить стандартные поля (строка, дата, число, да/нет);
• добавить связанную задачу.

После сохранения внесенных изменений задача появится в «Канбане». Когда исполнитель начинает работу в задаче, постановщик получает соответствующее уведомление.

Поставить задачу и назначить ответственных может специалист, обладающий правами администратора (руководство). Штатный работник может поставить задачу только самому себе.

Как поставить задачу специалисту, которого нет в системе «Битрикс24», не приглашая его на портал?

1. По e-mail специалиста. Создаем новую задачу по описанному выше принципу, а в поле «Ответственный» вводим электронный адрес данного специалиста (если его нет, система предложит запомнить). Слева, рядом с заполненными личными данными, появляется конвертик, который свидетельствует о том, что специалист «почтовый», т.е. удаленный. Специалист получит письмо, оформленное в стилистике «Битрикс24», внутри которого находится кнопка «Перейти к задаче» – по ссылке откроется форма, аналогичная системной. Любые комментарии, ответы исполнителя, которые он отправляет по почте, будут отображаться в карточке задачи в «Битрикс24». Опция доступна на всех тарифах.
2. Межпортальные задачи. Задача ставится аналогичным образом: в графе «Ответственный» вводим имя и фамилию специалиста с другого портала, появится синяя кнопка «Искать в «Битрикс24» Network». Дальнейшие настройки аналогичны, специалист будет работать с задачей в своем портале. Опция доступна на всех платных тарифах.

Откуда еще можно поставить задачу?

• Из корпоративного чата. Если в чате идет обсуждение рабочих вопросов, задачу можно создать прямо из соответствующего сообщения: нажать на галочку возле него и отметить «Создать задачу». Задача создана – в карточке можно отредактировать необходимые данные, назначить соисполнителя и т.д.
• Из «живой ленты». Аналогичным образом можно создать задачу из комментария или сообщения в «живой ленте». К посту прикрепляются сообщение «Задача создана» и ссылка на нее.
• Из почты. В профиле пользователя есть два специальных адреса: пересылать письма и что с ними делать – создать сообщение в «живой ленте» или создать задачу. Нужно скопировать адрес из пункта «Создать задачу», один раз занести в почтовую программу. При пересылке письма на этот адрес по нему будет создаваться задача.
• Из чата с клиентом. Если подключены открытые линии и каналы «ВКонтакте», Facebook, можно создавать задачи из сообщений клиентов (задачи привязываются к диалогу с клиентом).

Режимы работы с задачами

1. «Мой план» – это сортировка задач по важности, например, по стадиям. Часть стадий установлена по умолчанию, но можно добавить свои через «+». В настройках можно выбрать цвет стадии.
2. «Канбан» – проектная работа. На портале можно вести проекты, причем отдельно создать проект или группу. В отделе «Проекты» есть различные группы, а у каждой группы – различные стадии. По умолчанию есть три стадии («Новые», «Выполняются», «Сделаны»), можно добавить свои, в зависимости от специфики проекта. Далее задачи можно расставить по стадиям проекта (перетягивая мышкой).

Чем отличается «Мой план» от «Канбана»?

1. «Канбан» – это общее планирование проекта. В каждом проекте есть несколько участников. Когда они зайдут в проект, все участники увидят одинаковые стадии этих задач. Менять стадии в «Канбане» может только администратор.
2. «Мой план» – личное планирование задач. У каждого сотрудника будут свои стадии задач, которые они сами и устанавливают/меняют.
3. Список» – выполнение групповых действий с задачами. Например, перенести крайний срок у всех задач, поменять ответственного за несколько задач и т.д.
4. «Гант». Диаграмму Ганта часто используют компании, ведущие серьезную проектную работу с взаимосвязанными задачами, в т.ч., в CRM: завершение одной задачи позволяет начать следующую, т.е. пока первая задача не будет выполнена, нельзя начать работу над второй.

Шаблоны задач

Шаблоны актуальны для повторяющихся задач, например, еженедельных отчетов. После настройки шаблона задачи будут ставиться автоматически в заданный период времени. Как это сделать?

• Добавляем новую задачу, вводим название.
• В графе «Дополнительно» выбираем «Повторяемость», отмечаем «Сделать задачу регулярной» и заполняем данные: день (или неделю, месяц, год) и время автоматической постановки задачи.

Шаблон создан – его можно отредактировать, например, добавить картинку или описание. При необходимости повторяемость можно снять или просто удалить эту задачу.

Также шаблоны актуальны для сложных, объемных работ. Чтобы не набирать эту информацию вручную, можно создать шаблон с базовыми данными.

У шаблонов могут быть подзадачи. Например, если есть объемная задача с подзадачами в системе CRM, по каждой из которых назначается свой ответственный. Если создать такой шаблон заранее, нет необходимости повторять его при каждой аналогичной задаче.
Шаблонами можно делиться и выставлять на них права:

• заходим в список «Шаблоны», далее в пункт «Права»;
• отмечаем необходимые параметры – полные права или чтение.

Критерии отбора отображения показателей счетчиков

Увидеть счетчик можно, зайдя в любую роль по задаче. Ниже счетчика есть легенда, что включено в него. Не всегда это просроченные задачи – это могут быть бессрочные, не просмотренные, не принятые задачи, т.е. после контроля выполнения задачи счетчик поменяется.

Возможности связи любой задачи с системой CRM

Любую задачу можно связать с СРМ: при создании указать, с чем именно она связана в системе управления взаимоотношениями с клиентами. Скоро с CRM можно будет связать и проект.
Доступности различных функций задач и проектов в разных тарифах.
Чтобы посмотреть, что включено в каждый тариф, следует перейти в раздел «Мой тариф», в пункт «Расширенные тарифы» – в подробной таблице описаны все возможности «Битрикс24» по конкретным тарифным планам и разделам «Бизнес-процессы» «Задачи и проекты», CRM, и т.д.
Например, связанность между задачами в диаграмме Ганта и обмен шаблонами есть только на платных тарифах, пользовательские поля – в тарифах «Команда» и «Компания».

Источник

Работа с задачами в «Битрикс24»

Корпоративный портал «Битрикс24» позволяет организовать работу и наладить взаимодействие внутри компании и между отделами. В едином информационном пространстве можно управлять командой, распределять задачи, контролировать активность сотрудников. На портале собраны все данные о работе менеджеров. Здесь можно в любое время узнать:

• на каком этапе выполнения находится задача;
• какие задачи выполняются, а какие уже завершены;
• сколько задач выполнено;
• кто из работников отвечает за задачу;
• с кем из партнеров взаимодействует ответственное лицо.

«Битрикс24» — это множество преимуществ. Для управления проектами не требуются дополнительные усилия: чтобы установить и настроить продукт, нужно немного времени.

Как поставить задачу: инструкция для пользователей

Постановка задачи занимает несколько кликов.

Зайдите в меню, найдите вкладку «Задачи и Проекты» и нажмите «Добавить задачу».

После этого выполните основные настройки: введите название и описание задачи, назначьте ответственного, соисполнителя и наблюдателя. Когда роли распределены, обозначьте крайний срок выполнения с помощью встроенного календаря. Помимо этого, можно воспользоваться чек-боксом и отметить важность задачи.

При необходимости пользователь в поле описания прикрепляет файлы, чек-лист и ссылки. Также можно добавить напоминание и оформить текст как цитату.

Во вкладке «Еще» есть дополнительные настройки. С их помощью можно разрешить ответственному лицу переносить сроки сдачи или добавить задачу в избранное. Для этого нужно только отметить галочками соответствующие поля.

Выполненная задача возвращается постановщику на проверку. Он либо принимает ее, либо отправляет на доработку.

Чтобы ознакомиться с описанием интересующей опции, надо навести курсор на иконку с «?».
Портал позволяет связывать задачи друг с другом или прикреплять их к другим задачам. Первый вариант подходит для задач, которые относятся к разным проектам, но при этом имеют общие пункты. Второй вариант помогает объединить задачи в рамках одного проекта.

Постановщик. Контролирует выполнение задачи. Постановщиком автоматически становится тот, кто создает задачу. При необходимости стать постановщиком может другой пользователь портала. Ответственный — исполнитель задачи, который имеет право приглашать наблюдателей и изменять статус задачи в соответствии с настройками доступа. Если ответственному нужна помощь, назначается соисполнитель. Последний может редактировать чек-лист, добавлять ссылки, оставлять комментарии.

Наблюдатель — сотрудник без доступа к выполнению задачи и ее результатам. Наблюдатель видит статус задачи, отслеживает процесс выполнения работы, оставляет комментарии. Обычно наблюдатель — это непосредственный руководитель ответственного.

Постановщиком и ответственным может быть только один сотрудник, а наблюдателями и исполнителями иногда назначают нескольких работников.

В верхней части страницы находится меню. Оно значительно упрощает работу с задачами. Вкладки меню распределяются в соответствии с ролями:

1. «Все» — задачи, к которым сотрудник либо имел отношение ранее, либо относится сейчас.
2. «Делаю» — задачи, в которых сотрудник является исполнителем.
3. «Помогаю» — задачи, в которых сотрудник играет роль соисполнителя.
4. «Поручил» — задачи, где сотрудник является постановщиком.
5. «Наблюдаю» — задачи, в которых сотрудник является наблюдателем.

Иногда рядом с вкладками находятся красные «лампочки» — символ, который означает непросмотренные задачи. Нужно кликнуть на ссылку, чтобы посмотреть и проверить задачи. Если задачи просмотрены, лампочки гаснут. Упростить работу с задачами помогают специальные вкладки в меню:

1. «Проекты» — задачи, которые относятся к отдельным группам (например, экстранет) или проектам.
2. «Канбан» — доска со всеми задачами. С помощью онлайн-доски можно отслеживать работу в проектах или группах, видеть, на каком этапе находятся задачи, распределять их по стадиям.
3. «Руковожу» — опция для руководителя, которая позволяет ему оценивать рабочую ситуацию в отделе и следить за исполнителями и задачами.
4. «Эффективность» — вкладка с количеством закрытых задач и комментариев к ним.
5. «Приложения» — инструмент для быстрого перехода на вкладку с доступными для скачивания приложениями, которые помогают решать задачи.
6. «Корзина» — место, где хранятся удаленные задачи. Эти задачи можно как восстановить, так и удалить навсегда. Доступ ко всем корзинам есть у администратора корпоративного портала.

Во вкладке «Еще» находятся такие инструменты:

1. «Отчеты», которые позволяют просматривать отчеты по задачам.
2. «Занятость» — инструмент для планирования времени.
3. «Шаблоны» для постановки регулярных задач.

Во время работы можно запутаться. Сотрудники из разных групп получают задачи, при этом необходимо учитывать приоритеты и уровень занятости работников. Выход — списки в группах задач. Они показывают, кто простаивает, кто перегружен работой и насколько быстро сотрудники выполняют задачи.

Благодаря тому, что задачи в списке группируются, разобраться со всеми вопросами легко. В «Битрикс24» можно сортировать задачи по статусам и понимать, что именно в настоящий момент делает конкретный сотрудник.

Для повторяющихся задач можно создать шаблон задачи с автоматической постановкой. Портал все сделает сам: создаст задачу, заполнит нужные поля, распределит роли. Вам нужно только внести правильные настройки. Создать шаблон просто: зайдите в «Задачи и Проекты», откройте «Еще» и нажмите «Добавить». Перед пользователем появятся ранее созданные шаблоны, их можно редактировать или удалять.

Новый шаблон создается в открывшейся вкладке. Здесь необходимо заполнить поля в соответствии с инструкцией по постановке задачи. Указанные параметры будут действовать для всех задач, которые создаются по шаблону. Пользователь может редактировать как сам шаблон, так и любую отдельную задачу.

Чтобы создать автоматически повторяющиеся задачи, необходимо провести настройку, аналогичную созданию шаблона. Этот полезный инструмент позволяет ставить задачи в автоматическом режиме, а не создавать их снова и снова. Что делать: зайти в «Дополнительные настройки» и кликнуть «Сделать задачу регулярной», установить дату, время, число повторов и крайний срок. Шаблон разрешается регулярно применять, редактировать и удалять.

Задачи в «Битрикс24» — это удобный инструмент с широким функционалом. Он помогает отслеживать, как работают сотрудники, оценивать и контролировать эффективность компании.

Готовые решения INTEC:

По всем вопросам обращайтесь по телефонам: 8 (800) 100-45-85 , 8 (351) 777-80-70 , sale@intecweb.ru

С уважением к вам и вашему бизнесу, Ярослав Голуб, руководитель интернет-агентства INTEC

Хотите быть в курсе всех наших обновлений? Тогда подпишитесь на нас в соцсетях!

Источник