Основы синхронизации: что можно и нельзя синхронизировать
Вы можете синхронизировать данные Outlook с мобильными устройствами и с другими приложениями. Outlook также регулярно синхронизируется с учетными записями учетная запись Microsoft Exchange и учетными записями электронной почты. Ниже подробно описано, как Outlook синхронизирует данные.
Если вы используете учетная запись Microsoft Exchange в Outlook, сообщения электронной почты, контакты, события календаря и другие папки Microsoft Exchange синхронизируются автоматически. В Outlook и на сервере с Microsoft Exchange Server всегда хранятся актуальные данные.
Учетные записи Outlook.com размещаются на сервере Exchange Server.
При использовании учетной записи Outlook.com в Outlook сообщения электронной почты, контакты, события календаря, задачи и заметки синхронизируются автоматически. Ваши данные всегда обновлены в Outlook и на сервере, на котором размещается почтовый ящик.
Примечание. Импортированные контакты (например, контакты из подключенной учетной записи) не синхронизируются на разных устройствах и приложениях.
Учетная запись электронной почты IMAP (например, Google)
Учетная запись электронной почты POP (например, Yahoo)
Учетные записи Microsoft Exchange
В следующей таблице перечислены элементы Outlook, которые синхронизируются либо не синхронизируются с сервером Exchange Server.
Сервер Exchange Server
Через Outlook можно получать доступ ко всем папкам Exchange, включая вложенные, и он постоянно автоматически синхронизируется с сервером Exchange Server. Outlook проверяет наличие новых сообщений на сервере каждую минуту.
Если вы используете учетная запись Microsoft Exchange, которой управляет Microsoft Exchange Server 2010 или более поздней версии, вы можете создавать и изменять в Outlook для Mac правила, которые сохраняются на сервере Exchange Server. Невозможно просматривать и редактировать правила, которые настроены на выполнение только в Outlook для Windows.
С помощью учетная запись Microsoft Exchange, управляемой Microsoft Exchange Server 2007, невозможно изменять и создавать в Outlook для Mac правила, которые сохраняются на сервере Exchange Server (например, правила, созданные в Outlook для Windows). Правила, созданные в Outlook для Mac, сохраняются на вашем компьютере и применяются к сообщениям только при их синхронизации с Outlook для Mac. Дополнительные сведения можно найти в разделе Создание правила в Outlook для Mac 2016.
Все контакты учетной записи Exchange и папки контактов в Outlook постоянно автоматически синхронизируются с сервером Exchange Server.
Однако группы контактов и списки рассылки, сохраненные в Outlook для Mac, не сохраняются на сервере Exchange Server. Созданные группы сохраняются на компьютере и доступны только в Outlook для Mac. То же применимо для групп контактов, сохраненных на сервере Exchange Server.
Все календари учетной записи Exchange и события в Outlook постоянно автоматически синхронизируются с сервером Exchange Server.
Заметки и папки заметок синхронизируются с сервером Exchange Server.
Задачи и папки задач синхронизируются с сервером Exchange Server.
Отметки «К исполнению»
Сообщения и контакты с отметками «К исполнению» синхронизируются с сервером Exchange Server. При этом также синхронизируются даты выполнения, начала, напоминания и завершения.
Сведения о категориях, примененных к элементам в Outlook, синхронизируются с сервером Exchange Server. Тем не менее цвета, связанные с категориями, могут различаться в Outlook для Mac и Outlook для Windows.
Ваши сведения также доступны всем другим приложениям, которые можно использовать для подключения к серверу Exchange Server, таким как Outlook для Windows. Если вы используете как Outlook для Mac, так и Outlook для Windows для доступа к одной и той же учетной записи Microsoft Exchange, следует учитывать некоторые различия в представлении данных в этих приложениях:
Различия между Outlook для Mac и Outlook для Windows
Адреса электронной почты контактов
В Outlook для Mac можно хранить до 13 адресов электронной почты одного контакта. В Outlook для Windows можно хранить до трех адресов электронной почты. При синхронизации контактов Outlook для Mac синхронизирует адрес электронной почты по умолчанию с полем адрес электронной почты в Outlook для Windows. Следующие два адреса в списке контактов Outlook для Mac синхронизируются с полями электронной почты 2 и электронной почты 3 в Outlook для Windows.
Почтовые адреса контактов
Некоторые поля, например «Отчество», доступны в Outlook для Mac, но не в Outlook для Windows. Поэтому данные, введенные в поле «Отчество», невозможно просмотреть в Outlook для Windows. Аналогично этому в Outlook для Windows есть поля для контактов, которые отсутствуют в Outlook для Mac.
Чтобы обойти эту проблему, можно ввести данные на вкладке Заметки в Outlook для Mac, чтобы они отображались в поле Заметки в Outlook для Windows.
Учетные записи электронной почты IMAP
Если вы хотите синхронизировать свою электронную почту IMAP, сначала добавьте учетную запись в Outlook. Дополнительные сведения о том, как добавить учетную запись, можно найти в разделе Добавление учетной записи электронной почты в Outlook для Mac.
После этого существуют два варианта синхронизация: использование IMAP IDLE (Live Sync) и создание расписаний для папок, на которые вы подписаны. С помощью IMAP IDLE можно поддерживать подключение к IMAP-серверу и применять изменения состояния сообщений на сервере (прочитанные, непрочитанные или помеченные). Тем не менее одновременно можно поддерживать подключение только к одной папке. Вы также можете создавать расписания, которые синхронизируют папки Outlook, на которые вы подписаны, с почтовым IMAP-сервером.
С помощью IMAP IDLE и расписаний можно делать следующее:
Поддержание подключения к IMAP-серверу для одной папки.
Применение изменений состояния сообщений (прочитанные, непрочитанные или помеченные) на IMAP-сервере.
Получение новых сообщений или новостей с сервера в заданное время.
Отправка всех сообщений в заданное время.
Удаление сообщений в папке «Удаленные» или другой папке в заданное время, если их возраст превышает указанное количество дней.
Удаление нежелательной почты в заданное время.
Дополнительные сведения о режиме IMAP IDLE см. в статье Параметры сервера для учетной записи IMAP.
Учетные записи электронной почты POP
Если вы хотите синхронизировать свою электронную почту POP, сначала добавьте учетную запись в Outlook. Дополнительные сведения о том, как добавить учетную запись, можно найти в разделе Добавление учетной записи электронной почты в Outlook для Mac.
После этого вы можете с помощью расписаний задать, когда Outlook должен синхронизироваться с почтовым POP-сервером путем отправки или получения сообщений.
Вы также можете настроить параметры сервера для своей учетной записи POP так, чтобы оставлять копии всех сообщений на сервере, удалять сообщения после заданного количества дней или удалять сообщения после их удаления в Outlook.
С помощью расписаний и параметров сервера можно делать следующее:
Получение новых сообщений в заданное время.
Отправка всех сообщений в заданное время.
Сохранение копий всех сообщений на сервере.
Удаление сообщений с сервера после их удаления в Outlook.
Удаление сообщений, возраст которых превышает заданное количество дней.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Источник
В Outlook синхронизируется только подмножество элементов почтового ящика Exchange
Симптомы
Рассмотрим следующий сценарий.
Вы используете Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 или Outlook для Office 365.
Вы подключены к почтовому ящику Exchange Server.
Примечания.
Если у вас установлен Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook for Office 365, эта учетная запись может быть вашим основным почтовым ящиком или другим почтовым ящиком, которому вы делегировали доступ или дали другое разрешение. Это может быть дополнительный, общий или автоматически отображенный почтовый ящик или общедоступные папки.
Для получения дополнительной информации об этой проблеме в Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook для Office 365, связанной с общими почтовыми ящиками или общедоступными папками, см. следующую статью в базе данных Microsoft:
3140747Только подмножество элементов синхронизируется в общих почтовых ящиках или общедоступных папках в Outlook 2016
Если вы работаете в Outlook 2013, учетная запись должна быть основной.
Ваша учетная запись электронной почты Exchange настроена на использование режима кэширования Exchange.
В этом случае папки электронной почты для этих почтовых ящиков могут отображать меньшее количество элементов, чем ожидалось. Кроме того, старые элементы могут исчезнуть, и вы можете получить следующее сообщение и гиперссылку в нижней части списка элементов:
В этой папке больше элементов, чем на сервере
Нажмите здесь для более подробной информации о Microsoft Exchange
Это сообщение показано на снимке экрана ниже.
Кроме того, при поиске элементов электронной почты в почтовом ящике результаты поиска могут отображать следующий текст в нижней части результатов:
Отображение последних результатов. Дополнительно
При нажатии на ссылку Дополнительно в результатах поиска отображаются дополнительные элементы, отвечающие вашим критериям поиска. Это происходит из-за того, что Outlook извлекает дополнительные элементы из почтового ящика на сервере, который работает с Exchange Server.
Такое поведение также может происходить в папке RSS-каналов в почтовом ящике Exchange. Кроме того, только подмножество элементов может быть синхронизировано в группах Outlook 2016 или Outlook for Office 365.
Причина
Такое случается из-за того, что настройка режима кэширования Exchange Почта, которая должна храниться локально установлена на значение отличное от Вся. Например, на следующем снимке экрана отображается профиль, настроенный на использование режима кэширования Exchange, а настройка почты Почта, которая должна храниться локально, установлена на значение по умолчанию в 12 месяцев.
Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook for Office 365 предоставляют варианты 1, 3, 6, 12 или 24 месяцев, или Все. Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook for Office 365 предоставляют дополнительные опции на 3 дня, 1 неделю, 2 недели, 3 года и 5 лет. Кроме того, в более поздних версиях Outlook настройка Почта, которая должна храниться локально переименован на Скачать электронную почту за последние.
В конфигурации по умолчанию, в зависимости от размера жесткого диска, Outlook синхронизирует электронную почту в файл Offline Outlook Data (.ost) с сервера Exchange только за 1, 3 или 12 месяцев.
Если настройка Почты для сохранения в автономном режиме установлена на 12 месяцев и у вас есть элементы электронной почты в почтовом ящике Exchange, которые старше 12 месяцев, эти элементы находятся только в вашем почтовом ящике на сервере. Таким образом, если вы не можете подключиться к серверу Exchange, возможно, вам не удастся получить элементы за пределами диапазона, указанного в настройке синхронизации режима кэширования Exchange, пока вы не снова не подключитесь к серверу.
Эта настройка не влияет на количество элементов, синхронизированных с папками следующих типов:
- Календарь
- Контакты
- Задачи
- Журнал
- Примечания.
- Исходящие
- Совместное или делегированное (только для Outlook 2013)
Групповые папки синхронизируются не более 1 года. Настройки Почта, которая должна храниться локально которым меньше 1 года, выполняются.
Дополнительная информация
Чтобы уменьшить эффект от офлайн-файла данных Outlook (.ost), количество месяцев, настроенных для вашего профиля, зависит от размера жесткого диска. В следующей таблице приведены различные значения по умолчанию для различных размеров жесткого диска.
| Место на жестком диске | Значение по умолчанию для «Почта для сохранения в автономном режиме» |
|---|---|
| Меньше или равно 32 ГБ | 1 месяц |
| Больше, чем 32 ГБ, но менее, чем 64 ГБ | 3 месяцев |
| Равно или превышает 64 ГБ | 12 месяцев |
Если для синхронизации с кэшированным файлом .ost необходимо изменить количество выбранных месяцев электронной почты, выполните следующие действия:
Нажмите кнопку Файл и выберите пункт Настройка учетных записей, а затем нажмите Настройка учетных записей.
На вкладке «Почта» дважды щелкните учетную запись Microsoft Exchange.
В диалоговом окне Изменение учетной записи перетащите слайдер Почты для сохранения в автономном режиме до нужного количества месяцев или до синхронизации всех сообщений электронной почты.
Щелкните кнопку Далее.
Нажмите OK, когда вам будет предложено перезапустить Outlook для завершения изменения конфигурации.
Нажмите кнопку Готово.
Работа в автономном режиме
Если у вас нет подключения к серверу Exchange, следующее сообщение отображается в папке, если на сервере есть старые элементы, которые не были синхронизированы с файлом .ost:
В этой папке больше элементов, чем на сервере
Подключитесь к серверу для просмотра элементов
Это сообщение показано на снимке экрана ниже.
При аналогичных условиях, если вы ищете элементы в почтовом ящике и у вас нет подключения к серверу Exchange, под результатами поиска отображаются следующие сообщения:
Сервер недоступен. Отображаются результаты за мес.
В этом сообщении, представляет значение, установленное для настройки режима кэширования Почта, которая должна храниться локально.
Пример этого сообщения показан на следующем снимке экрана.
Администрирование функций через групповую политику
Кэшированный режим Почта, которая должна храниться локально поддерживается в настройках профиля Outlook в реестре Windows. Если вы хотите администрировать этот параметр с помощью групповой политики, вы можете использовать шаблоны групповой политики. Они доступны на следующих веб-сайтах Майкрософт, в зависимости от вашей версии Office:
Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 или Outlook for Office 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030
Файлы шаблонов групповой политики для Outlook 2016, Outlook 2019, Office LTSC 2021 и Outlook для Office 365: Outlook16.admx и Outllk16.adml. Файлы для Outlook 2013 — Outlk15.admx и Outlk15.adml. Если вы используете групповую политику для управления этим параметром, Outlook использует следующие данные реестра:
Раздел: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\ \Outlook\Cached Mode
DWORD: SyncWindowSetting
Значение: значение целых рядов (с десятичной частью) с указанием количества месяцев (использовать только следующие значения) 0 = Все (весь почтовый ящик)
1 – 1 месяц элементов электронной почты
3 = 3 месяца элементов электронной почты
6 = 6 месяца элементов электронной почты
12 = 12 месяца элементов электронной почты
24 = 24 месяца элементов электронной почты
36 = 3 года элементов электронной почты
60 = 5 лет элементов электронной почты
Примечания:
Заполнитель представляет вашу версию Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 или Outlook для Office 365, Office 2019, Outlook LTSC 2021 или Outlook для Office 365, 15.0 = Office 2013).
В пользовательском интерфейсе (UI) Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 или Outlook для Office 365 можно установить настройку Почта, которая должна храниться локально на дополнительные значения: три дня, 1 неделя, 2 недели, 3 года и 5 лет. Обновление Outlook 2016 от 3 мая 2016 года позволяет устанавливать эти дополнительные значения с помощью данных реестра SyncWindowSettingDays. Дополнительные сведения о том, как настроить Outlook 2016 с этими дополнительными значениями, см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:
3115009Обновление позволяет администраторам устанавливать дополнительные окна синхронизации почты и календаря по умолчанию для новых учетных записей Exchange в Outlook 2016.
Администраторы, которые меняют существующие значения GPO, должны знать о возможности влияния сетевого трафика при повышении значения SyncWindowSetting. Когда GPO изменяет SyncWindowSetting на любое более высокое значение, Outlook будет делать полную ресинхронизацию OST при применении нового значения. Для одного клиента это, как правило, не проблематично. Применение более высокого значения для сотен и более клиентов одновременно может отрицательно сказаться на доступной пропускной способности сети. Снижение значения не окажет такого влияния, поскольку Outlook будет только локально удалять избыточные данные, которые кэшируются в файлах OST всех клиентов для получения более низкого значения SyncWindowSetting.
Поскольку Outlook синхронизирует максимум 1 год для групп, вы не можете искать более старые сообщения. Чтобы обойти это ограничение Outlook, используйте Outlook в Интернете для просмотра и поиска более старых сообщений в группах.
Источник