Роботы
Работа с клиентами и продажами состоит из множества рутинных операций — планирование встреч, работа с почтой и звонками, постановка задач и контроль их выполнения.
Доверьте повторяющиеся задания системе и настройте специальных роботов.
К примеру, вы получите письмо от клиента, а система сразу создаст задачу, запланирует встречу и поставит напоминание. А вы в это время можете выпить чашечку кофе:)
Как это работает?
Что же такое «робот»? Это заранее спланированный алгоритм обработки лидов и сделок, который запускается когда элемент перешёл в нужный статус.
К примеру, робот может поставить задачу при поступлении нового лида, запланировать встречу, отправить письмо или даже сообщить начальству о задержке в работе с клиентом.
Вы можете настроить поведение роботов прямо в карточке лида или сделки. Эти настройки сохранятся для всех элементов.
По умолчанию в системе есть несколько стандартных роботов, которые выполняют простые действия — отправляют уведомления сотрудникам и руководителю.
Уже выполненные процессы будут отмечены зеленой галочкой, так что вы легко определите текущее состояние дел.
Настройка роботов
Для редактирования нажмите кнопку Настроить роботов
В режиме редактирования вы можете перетащить или изменить существующие правила, а также создать нового робота.
Каждое действие привязано к конкретному статусу — поэтому для создания нового робота выберите необходимую колонку и нажмите кнопку Добавить.
Для реализации сложных и специфических алгоритмов вы можете перейти в режим дизайнера бизнес-процессов.
Эта опция доступна на тарифах Команда и Компания.
Для каждого робота можно настроить время выполнения:
- Сразу: выполнить действие сразу
- Через X: выполнить действие с указанной задержкой — через 15 минут, часов, дней и т.д.
- За X: выполнить действие, например, отправить напоминание за 1 день до даты оплаты счёта.
- Точное время: выполнить действие в конкретное время.
Выберите опцию Только рабочее время — и робот не будет учитывать нерабочие часы, праздники и выходные дни (используется локальное время сотрудника).
Также вы можете построить целый алгоритм с помощью опции После предыдущего робота. В этом случае система будет ожидать выполнения предыдущего робота.
По умолчанию, робот будет выполнен для всех элементов с этим статусом. Однако вы можете ввести дополнительные условия — к примеру, создавать отдельное задание только для большой суммы сделки.
Также для каждого робота доступны значения полей лида или сделки (смотря для чего вы настраиваете робот). Например, вы можете сделать темой создаваемой задачи поле Название лида
При срабатывании этого робота система возьмет название текущего лида и добавит его в тему задачи.
Давайте разберём какие операции может выполнять робот.
Источник
Роботы в задачах
Роботы в задачах — инструмент автоматизации рабочего процесса. Они значительно ускоряют работу компании, повышают эффективность сотрудников и организуют выполнение больших задач и проектов.
Настройте роботов, и уже Битрикс24 сам вышлет напоминания, создаст последующие задачи и перенесет дедлайны!
Как настроить роботов в задачах?
Для примера создадим простого робота, который повысит Эффективность выполнения задач в проектах.
Когда какая-то задача вот-вот будет просрочена, ответственному придет пост с напоминанием в ленту Новостей. Таким образом и постановщику не надо постоянно переживать о задаче, и исполнитель точно не забудет ее выполнить.
Создадим в проекте отдельную стадию для таких задач.
Перейдем во вкладку Роботы и нажмем Настроить роботов.
Добавим триггер Скоро просрочена, чтобы задача автоматически перемещалась на созданную стадию.
Описание триггеров задач
Изменен статус — как только задача перейдет в указанный статус, например, начнет выполняться, триггер передвинет ее в нужную стадию.
Скоро просрочена — триггер сработает, когда до крайнего срока задачи останется 24 часа и она не будет завершена.
Просрочена — триггер для тех, кто не любит следить за дедлайнами задач. Не надо так 🙂
Как только задача попадает в эту стадию, срабатывает робот с действием Сообщение в живую ленту.
Какие еще действия доступны для роботов в задачах?
Задача — робот создает новую задачу. С его помощью удобно автоматизировать выполнение работ. Например, как только менеджер завершил задачу пополнения базы лидов и контактов, ему автоматически ставится задача по проведению рекламной компании.
Изменение задачи — робот редактирует текущую задачу: переносит крайний срок, добавляет наблюдателей и т.п.
Изменение элемента списка — робот меняет поля в указанном элементе списка.
Отправить письмо сотруднику — отправляет письмо на указанную электронную почту.
Сгенерировать код — робот генерирует код по алфавиту – строку нужной длины из чисел, букв и т.п. Например, можно использовать как пин-код, отправить его в смс или почтой сотруднику.
Сменить ответственного — укажите нового исполнителя задачи и робот изменит ее.
Сменить стадию — переводит задачу в другую стадию.
Сменить статус — робот меняет статус выполняемой задачи.
Создание элемента списка — робот создает новый элемент списка.
Сообщение в живую ленту — отправляет в ленту Новостей сообщение на указанных сотрудников.
Уведомление — отправляет уведомление через мессенджер.
Удаление задачи — удаляет текущую задачу.
Чтение элемента списка — читает элемент и его данные .
Webhook — это способ взаимодействия Битрикс24 со сторонними сервисами. Для настройки триггера нужно ввести адрес обработчика и параметры, которые нужно передать.
Уведомление — присылает внутреннее уведомление сотруднику в Битрикс24.
Приложения24 -в каталоге Приложений24 также можно скачать действия для роботов.
Теперь, когда сроки начнут поджимать, сотруднику придет уведомление и он уж точно не забудет про свою задачу 🙂
Источник
F.A.Q. по роботам в CRM
1. Почему у меня нет роботов?
Функция Роботы и триггеры доступна не на всех тарифах Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.
2. В какой момент запускается робот?
Робот находится на определенной стадии и запускается в тот момент, когда сделка попадает на неё.
3. Может ли робот запуститься, когда произошло какое-либо событие в карточке? Например, создана задача или заполнено поле.
Нет. Робот не отслеживает события в карточке, только изменения стадии.
4. Я создал робота на стадии, где уже были сделки. Но в этих сделках он не сработал, почему?
Если сделка была премещена на стадию раньше, чем был создан робот, то он не сработает.
5. Я переместил сделку на следующую стадию, но на прошлой ещё не все роботы сработали. Что произойдёт?
Роботы перестают выполнятся, как только сделка переходит на другую стадию.
6. Роботы настраиваются сразу для всего Битрикс24 или каждого сотрудника отдельно?
Роботы настраиваются сразу для всего Битрикс24. Вы можете создать роботов для лидов и каждого направления сделок.
7. Кто может настраивать роботов?
Сотрудник с правами на изменение роботов. Подробнее о правах на роботов можете прочитать в статье Роботы.
8. Могу ли я разместить несколько роботов на одной стадии?
Да, конечно. Так же можно указывать в роботах условия, при выполнении которых они будут запускаться.
9. Можно отложить запуск робота на определенное время?
Да, можно. Минимальное время паузы — десять минут.
10. Если у меня несколько роботов на одной стадии, они сработают последовательно или параллельно?
Параллельно, если указаны одинаковые условия запуска (например, сразу).
11. Можно ли с помощью робота вставить в сделку информацию из полей компании или контакта?
Да, можно. Чтобы увидеть список полей, значения которых можно использовать, нажмите на . в настройках робота.
12. Как узнать, сработал робот или нет?
Зайдите во вкладку Роботы в карточке элемента. Робот, который запустился, будет отмечен зеленой галочкой.
13. Что означают иконки в роботах?
Зеленая галочка означает, что робот запустился.
Иконка в виде кружка означает, что время выполнения ещё не наступило. Например, в настройках робота указана пауза, или он должен сработать после предыдущего.
14. В каких случаях роботы не запустятся?
Роботы не запустятся для сделок, которые были созданы:
- С помощью импорта .csv файла;
- На основании заказов из интернет-магазина;
- Другим роботом или бизнес-процессом.
15. В условиях можно выбрать И и ИЛИ одновременно. Как это работает?
Источник
Настройка REST роботов (действий) через приложение (встройку)
Описание
С версии 20.0.600 модуля Бизнес-процессы появилась возможность настраивать робота/действие, используя интерфейс приложения. Реализована стандартным механизмом встройки rest.placement.
Реализация на примере приложения
Рассмотрим реализацию на конкретном примере приложения (полный код приложения представлен в следующем табе страницы).
В нашем примере приложение добавляет робота, у которого есть 2 параметра типа Строка:
Для того, чтобы параметры можно было настраивать через приложение, при добавлении робота передаем параметры USE_PLACEMENT=Y и обработчик PLACEMENT_HANDLER .
Останется написать обработчик встройки, задача которого отрисовать параметры и сохранить их значения. Для этого в обработчик в PLACEMENT_OPTIONS мы передаем данные:
- code – код вашего робота при регистрации;
- activity_name – идентификатор действия в шаблоне бизнес-процесса;
- properties – список свойств и их описание;
- current_values – текущие значения свойств;
- document_type – тип документа, над которым идет настройка;
- document_fields – список полей документа.
В приложение это приходит так:
Осталось сделать верстку и научиться сохранять параметры непосредственно в Робота. Для этого мы используем функцию setPropertyValue , которая доступна нам через BX24.placement.call.
В качестве параметров передаются ID свойства и значения. Можно передавать несколько значений свойств, например:
Далее пользователь сохраняет робота как обычно.
Так это выглядит в Роботах:
А так в дизайнере бизнес-процессов:
Примечание: Белая область — встройка (фрейм приложения).
Полный код приложения
Пользовательские комментарии
Мы будем рады, если разработчики добавят свои комментарии по практическому использованию методов системы.
Для этого нужно всего лишь авторизоваться на сайте
Но помните, что Пользовательские комментарии, несмотря на модерацию, не являются официальной документацией. Ответственность за их использование несет сам пользователь.
Также Пользовательские комментарии не являются местом для обсуждения функционала. По подобным вопросам обращайтесь на форумы.
Источник